Nhân viên văn phòng là gì? Làm gì? Những kỹ năng cần có?

1. Nhân viên văn phòng là gì?

Có thể thấy, trong lĩnh vực hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là cụm từ được nhắc đến khá rộng rãi. Trong tiếng anh, nhân viên văn phòng được hiểu là những Office Staff và được ví như những bảo mẫu của các công ty, thực hiện các công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Nhân viên văn phòng chính là một trong những bộ phận cốt lõi, là bộ phận không thể thiếu của mỗi cơ quan doanh nghiệp. Họ là những người chịu trách nhiệm về công việc liên quan đến thủ tục hành chính

2. Nhân viên văn phòng làm gì?

Thanh toán các khoản chi phí cho văn phòng

Mỗi tháng, nhiệm vụ của nhân viên văn phòng phải phụ trách việc lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định như cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ cho quá trình hoạt động ổn định của công ty. Những khoản chi phí cần thiết như: văn phòng phẩm cho công ty, chi phí điện thoại, internet, chi phí mặt bằng công ty, … Đôi khi, nhân viên văn phòng tại các công ty hay doanh nghiệp nhỏ còn phải thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản thanh toán thay cho thủ quỹ.

Nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân

Thông thường, nhân viên văn phòng thường có vị trí làm việc khá linh hoạt, có thể là trực ở quầy lễ tân. Họ có nhiệm vụ trực và tiếp nhận điện thoại khi khách hàng gọi tới điện thoại công ty, họ cũng chính là những người đón tiếp khách hàng tới công ty. Bên cạnh đó, trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị của công ty, nhân viên văn phòng là người trực tiếp thực hiện từ công tác chuẩn bị, soạn thảo kế hoạch đến khâu tổ chức cuộc họp. Để hoàn thành tốt những nhiệm vụ này, yêu cầu đặt ra với bạn là phải có kỹ năng xử lý tốt, khả năng giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, chuẩn, đặc biệt là phải có tài ứng biến linh hoạt với những tình huống bất ngờ xảy ra.

Ngày nay, nhu cầu tuyển nhân viên văn phòng ngày càng cao, cơ hội việc làm cho ngành nghề này càng ngày càng mở rộng hơn. Tuy nhiên, nhiều công ty, doanh nghiệp có yêu cầu khá cao về ngoại hình đối với nhân viên văn phòng nhất là ở những vị trí trực quầy lễ tân. Bởi nhân viên trực quầy lễ tân cũng giống như bộ mặt của công ty. Không chỉ vậy, một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp ở vị trí trực quầy lễ tân còn phải có khả năng ngoại ngữ tốt. Chính vì vậy, bạn cũng nên cân nhắc kỹ khi ứng tuyển vị trí này ở các công ty nhé.

Đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ

Nhân viên văn phòng có nhiệm vụ chính là thực hiện các công việc liên quan đến kỹ năng nghiệp vụ, đảm nhiệm về các công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan của công ty. Nhân viên văn phòng trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận những tài liệu quan trọng từ công ty tới khách hàng cũng như đối tác và ngược lại. Họ có nhiệm vụ xử lý và lưu trữ các tài liệu một cách khoa học nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.

Lưu ý, nhân viên văn phòng luôn phải đảm bảo bản gốc các tài liệu quan trọng được lưu trữ cẩn thận, trong trường hợp các bộ phận khác cần đến thì chỉ cung cấp bản photo có dấu công chứng. Bản chính của tài liệu chỉ cung cấp trong trường hợp thực sự cần thiết.

Theo dõi chế độ đãi ngộ, bảo hiểm cho nhân viên cũng là nhiệm vụ quan trọng của nhân viên văn phòng. Nhân viên văn phòng đòi hỏi phải có hiểu biết về luật bảo hiểm đối với người lao động. Đôi khi, nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ cho bộ phận hành chính nhân sự xem xét, chọn lọc những hồ sơ xin việc từ các ứng viên.
In ấn và photocopy tài liệu đáp ứng nhu cầu cho các phòng ban là nhiệm vụ của nhân viên văn phòng. Việc soạn thảo tài liệu trước khi đem in ấn cũng do họ đảm nhiệm. Chính vì vậy, nhân viên văn phòng cần phải thành thạo các kỹ năng cơ bản về tin học văn phòng như Word, Excel.

Quản lý tài sản, trang thiết bị của công ty.

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm của công ty, nhân viên văn phòng phụ trách việc lên kế hoạch sau đó đề xuất lên cấp trên. Sau khi được thông qua đề xuất, phê duyệt và chi ngân sách, họ tiếp tục tiến hành hoạt động mua sắm những trang thiết bị cần thiết và bàn giao cho các phòng ban sử dụng. Trong quá trình các bộ phận phòng ban sử dụng trang thiết bị, nhân viên văn phòng phải theo dõi cũng như quản lý các trang thiết bị đó. Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên. Phần lớn các công ty hiện nay đều có hệ thống sách báo phục vụ cho nhu cầu thông tin và giải trí cho nhân viên. Nhân viên văn phòng có trách nhiệm quản lý, kiểm soát sách báo của công ty.

Hỗ trợ dự án công ty

Bên cạnh những công việc như quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm công ty, quan tâm, theo dõi chế độ bảo hiểm nhân viên, đảm nhiệm công tác lễ tân, đón khách, … nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ các dự án của công ty khi cần thiết. Đối với những dự án lớn của công ty cần huy động lượng lớn nhân sự hỗ trợ, trong đó bao gồm cả nhân viên văn phòng. Công việc của họ lúc này chính là in ấn các hồ sơ, giấy tờ, xin dấu và chữ ký của người chịu trách nhiệm thực hiện dự án. Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho người chịu trách nhiệm dự án như phương tiện đi lại, ăn uống và nơi ở. Nhân viên văn phòng còn phải chuẩn bị tài liệu và những trang thiết bị đảm bảo quá trình công tác diễn ra thuận tiện nhất.

3. Những kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng:

Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định của thành công. Kỹ năng thông tin là khả năng giao tiếp hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của bạn trong giao tế, trên giấy tờ và qua điện thoại. Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác. Bạn không cần phải nói hay như diễn giả, nhưng phải biết cách linh động trong từng vấn đề.

Có sáng tạo trong công việc

Không ai dạy bạn cách sáng tạo trong công việc, nếu có chỉ là hướng dẫn bạn nên làm như thế nào để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Vậy kỹ năng sáng tạo trong công việc do chính bạn nắm bắt và khơi nguồn. Một công việc quen thuộc, làm hàng ngày theo một cách dập khuôn chỉ mang lại cho bạn kết quả như những lần trước. Hãy thử tìm cách khác để thực hiện công việc đó nhanh hơn, sáng tạo hơn và cho kết quả tốt hơn.

Sử dụng vi tính

Kỹ năng sử dụng vi tính không chỉ đơn giản trong việc sử dụng thành thạo các phần mềm thông dụng như Word, Excel ….Khả năng tự tìm tòi, học hỏi cách dùng các công cụ khác nhau trên máy vi tính cũng rất cần thiết, bởi công nghệ không ngừng phát triển và đang được tích hợp ngày càng sâu vào việc vận hành doanh nghiệp.

Rèn luyện óc tổ chức

Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.

Ham học hỏi và năng động

Trở thành một người luôn phấn đấu học hỏi không chỉ dừng lại ở mức khẩu hiệu. Văn phòng ngày nay đòi hỏi bạn phải không ngừng trau dồi các kĩ năng mới. Nhân viên nên tích cực đón nhận những cái mới, hiện đại hơn.

Biết xử lý giải quyết vấn đề

Không phải lúc nào cuộc sống cũng như công việc luôn thuận lợi, suôn sẻ. Sẽ có những vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Lúc này bắt buộc bạn phải có cách giải quyết vấn đề một cách khoa học để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn cần phải có.