Hiện nay trên nền kinh tế phát triển thì vấn đề cần phải thực hiện kiểm soát trong các hoạt động của doanh nghiệp cũng rất được chú trọng phát triển một cách kĩ lưỡng. Kiểm soát có rất nhiều kiểu khác nhau nhưng đều phải tuân thủ theo nguyên tắc nhất định. Vậy nguyên tắc kiểm soát là gì? Các nguyên tắc kiểm soát chủ yếu?
Mục lục bài viết
1. Nguyên tắc kiểm soát là gì?
Chắc hẳn chúng ta đã nghe rất nhiều về kiểm soát trong tiếng Anh là Control. Nội dung của hoạt động kiểm soát hiện nay rât sđược quan tâm, kiểm soát cụ thể thì đây là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu. Với mục đích cụ thể đó là:
– Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế họach đã định
– Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu
– Xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra
– Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức
– Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm
– Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biễu mẫu thích hợp
– Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị
2. Các nguyên tắc kiểm soát chủ yếu:
Hiện nay để thực hiện có hiệu quả công tác kiểm soát, cần thực hiện theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây:
Nguyên tắc thứ nhất đó là kiểm soát phải dựa trên những mục tiêu và chiến lược của tổ chức và hoạt động kiểm soát này được tiến hành phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát, ví dụ như kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công tác của phó giám đốc khác kiểm soát công tác của tổ trưởng.
Nguyên tắc thứ hai đó là vệc kiểm soát phải được đưa ra theo yêu cầu. Cụ thể thì hoạt động kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.
Nguyen tắc thứ ba đó là việc kiểm soát phải được tiến hành ở những điểm trọng yếu. Tại vì ở những yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu và tình trạng không đạt mục tiêu; đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.
Nguyên tắc thứ tư đó là việc kiểm soát phải khách quan vì nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị sẽ cho kết quả không đúng và sai lệch.
Nguyên tắc thứ năm đó là việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức vì nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có.
Nguyên tắc thứ sáu đó là việc kiểm soát phải tiết kiệm vì những hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định. Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.
Nguyên tắc cuối cùng đó là việc kiểm soát phải đưa đến các hành động vì việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi những sai lệch được sửa sai, điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.
3. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp:
Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là một vấn đề rất quan trọng nó được ví như cốt lõi nhất đối với mỗi doanh nghiệp vì nó sẽ quyết định nhiều yếu tố khác nhau trên thực tế, Ví dụ như: nếu là kết cấu cốt thép của tòa nhà thường do các Kiến trúc sư thiết kế và tư vấn thực hiện theo quan điểm và phong cách của chủ nhân, còn Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp (Cốt lõi của quản lý điều hành công việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp) lại không được mấy doanh nghiệp Việt Nam đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ chú trọng hoặc để ý đến các “kiến trúc sư”.
Căn cứ dựa trên ví dụ này ta thấy được rằng có lẽ vì vậy nên người ta thường chỉ nói đến các thuật ngữ chung chung rằng “quản lý yếu kém” hay “còn nhiều tồn đọng” nhưng để chỉ ra chi tiết rằng yếu kém gì (?), tồn đọng gì (?), ở khâu nào (?) thì lại khó có thể diễn tả, bởi vì khâu nào, chi tiết nào cũng thấy chưa tốt. Cũng với hình ảnh liên hệ tương tự, việc xây dựng và hoạt động thường kỳ của doanh nghiệp dẫn đến vô số các phát sinh và giao dịch (đối tác, khách hàng, chính sách thương mại, quan hệ mua bán, quản lý tài sản nội bộ, quan hệ công việc tác nghiệp nội bộ, quan hệ và giao dịch với nhà đầu tư bên ngoài…) ta sẽ thấy nếu không có một “KHUNG” điều chỉnh cho tất cả cùng hệ thống chỉ định và hướng dẫn tác nghiệp thì “HỆ THỐNG” của doanh nghiệp sẽ trở lên rối rắm. Từ đó, sẽ dẫn đến những rủi ro, sai phạm, gian lận, nhầm lẫn… và thiệt hại sâu sắc thuộc về chính chủ sở hữu doanh nghiệp.
Không những vậy nếu nhìn trên thực tế cũng có rất nhiều doanh nghiệp thành lập ban kiểm soát nội bộ. Chúng thiết lập hệ thống quy chế, thủ tục, quy trình về mọi vấn đề mà họ cho là cần thiết, về tài chính, nhân sự,… để nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp thông qua kiểm soát rủi ro, giảm lãng phí thất thoát; đồng thời nâng cao sự minh bạch, tin cậy của các báo cáo tài chính và đảm bảo việc tuân thủ đúng pháp luật hiện hành và nội quy của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát nội bộ được áp dụng thống nhất với mọi cá nhân, tổ chức, tài sản,.. thuộc quản lý và sở hữu của doanh nghiệp và được thực hiện bởi các kiểm toán viên. Cụ thể các kiểm toán viên có trách nhiệm cũng như nhiệm vụ đánh giá và đưa ra những ý kiến của mình thông qua các báo cáo tài chính của Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng.
+ Thiết lập hệ thống quy chế, thủ tục, quy trình phù hợp và phát hiện, sửa chữa kịp thời những sai phạm trong xử lý nghiệp vụ nhằm đảm bảo an toàn và giảm thiểu rủi ro cho tài sản và hoạt động của từng cá nhân, phòng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp của doanh nghiệp,
+ Xác lập các hướng dẫn, căn cứ làm cơ sở cho hoạt động xây dựng các tài liệu phục vụ công tác quản lý điều hành trong doanh nghiệp.
+ Xây dựng các công cụ để làm căn cứ để tiến hành các thủ tục Kiểm soát nội bộ, căn cứ đánh giá tính chất, hiệu quả trong công tác quản lý điều hành các hoạt động của doanh nghiệp.
4. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh:
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:
+ Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;
+ Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;
+ Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;
+ Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và
+ Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Như chúng ta đã biết thì khi công ty phát triển cũng đồng nghĩa với lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở phát triển hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.
Theo đó nên nếu doanh nghiệp mà có sự khác nhau và riêng rẽ rất lớn giữa người quản lý và cổ đông thì điều đương nhiên đó là một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. nếu nhìn dựa trên hướng này thì một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
