Môi trường kiểm soát là gì? Các yếu tố của môi trường kiểm soát

1. Môi trường kiểm soát là gì?

Môi trường kiểm soát tiếng Anh là Control environment.

Trong kinh doanh và trong các doanh nghiệp thì chủ đề về môi trường kiểm soát không còn xa lạ với chúng ta nó được định nghĩa như sau:

“Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị”.

Khi nhắc về môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản đo là những quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch và tính trung thực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát, chính sách về nhân sự phản ánh quan điểm toàn diện của người quản lý cấp cao nhất, người lãnh đạo, chủ sở hữu của một đơn vị về vấn đề kiểm soát và sự quan trọng của nó đối với đơn vị đó.

Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch:

Nếu đánh gia về bất kì một hệ thống kiểm soát hiệu quả nào đó mà nó  nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý và nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận hệ thống kiểm soát hiệu quả đã được thiết lập. Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu.

Một khía cạnh khác của cách thức điều hành là công tác kế hoạch. Hệ thống kế hoạch trong đơn vị thường bao gồm:

kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch khai thác, chăm sóc khách hàng; kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính, kế hoạch giá thành… Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện.

Hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý DN. Tính trung thực và giá trị đạo đức:

Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào. Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức. Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý v.v…Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nền nếp và văn hóa của doanh nghiệp.

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát:

Người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thể hiện trước hết ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát hiệu quả thích hợp bao gồm tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm soát đối với các chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát.

Cơ cấu tổ chức bộ máy:

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như là một hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại. Một cơ cấu tổ chức tốt phải xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng. Đối với công việc kiểm soát, phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kế hoạch, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua vật tư nguyên liệu và xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh. Cơ chế hoạt động kiểm soát: bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát.

Hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong đơn vị thường bao gồm:

quy chế tài chính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, về trích lập, sử dụng các quỹ… quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt chứng từ kế toán; quy chế mô tả yêu cầu trình độ và nội dung công việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát. Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh đạo đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm soát hoạt động, hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế.

Chính sách về nguồn nhân lực và quá trình thực hiện:

Như vây nhìn trên khía cạnh quan trọng nhất của kiểm soát nội bộ là nhân sự nếu những nhân viên có năng lực và trung thực, những nội dung kiểm soát khác có thể không có, nhưng những báo cáo tài chính tin cậy vẫn có thể đạt được kết quả.

3. Các yếu tố của môi trường kiểm soát:

Đặc thù quản lí

Là những quan điểm, phong cách điều hành và triết lí của nhà quản lí cấp cao ở đơn vị được kiểm toán. Quan điểm chỉ đạo kinh doanh quá chú trọng lợi nhuận thì sẽ làm suy giảm tính hiệu lực của các quá trình kiểm soát nội bộ.

Cơ cấu tổ chức

Trong một đơn vị, cơ cấu tổ chức phản ánh việc phân chia trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ giữa các thành viên trong tổ chức cũng như chỉ mối quan hệ giữa mọi người về sự phối hợp, hợp tác, kiểm soát và chia sẻ thông tin trong nội bộ của tổ chức. Cơ cấu tổ chức hợp lí giúp cho việc kiểm soát lẫn nhau giữa các thành viên được thực hiện chặt chẽ hơn cũng như giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo điều hành của nhà quản lí trở nên thông suốt.

Chính sách nhân sự

Trong hoạt động kiểm soát, con người là yếu tố quan trọng nhất do con người là chủ thể trong mọi hoạt động của tổ chức. Nếu các thành viên trong tổ chức có năng lực và trung thực thì không cần thiết phải tạo ra nhiều quá trình kiểm soát cũng có thể đảm bảo được các hoạt động trong đơn vị được thực hiện tốt, đảm bảo cho báo cáo tài chính được thực hiện đáng tin cậy. Nhưng nếu các nhân viên, lao động trong tổ chức không đáng tin cậy và yếu kém về năng lực thì các quá trình kiểm soát thành không hiệu quả.

Công tác kế hoạch

Một hệ thống kế hoạch thống nhất bao gồm kế hoạch sản xuất, kỹ thuật và tài chính. Trong đó một kế hoạch tài chính chắc chắc và ổn định là điều kiện quan trọng để kiểm soát nội bộ tốt.

Bộ phận kiểm toán nội bộ

Bộ phận này có chức năng giám sát, kiểm tra, đánh giá thường xuyên mọi hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên bộ phận này chỉ phát huy tác dụng nếu được giao quyền hạn đầy đủ và giữ được tính độc lập so với các bộ phận khác trong đơn vị.

Các nhân tố bên ngoài

Các nhân tố này bao gồm: trách nhiệm pháp lí, ảnh hưởng của các cơ quan nhà nước và của chủ nợ.