Mô tả công việc là gì? Cách xây dựng bảng mô tả công việc?

1. Mô tả công việc là gì?

Mô tả công việc là quá trình ghi lại chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, nhu cầu và yêu cầu khác liên quan đến một công việc cụ thể. Mô tả công việc giúp định nghĩa rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi nhân viên, đồng thời tạo ra một cơ sở chung để đánh giá hiệu suất làm việc, phát triển nghề nghiệp, phân công công việc và quản lý nguồn lực nhân sự.

2. Nội dung bản mô tả công việc:

Bản mô tả công việc thông thường bao gồm các thành phần cơ bản sau:

– Tiêu đề công việc: Mô tả chính xác tên chức danh của công việc đang được xem xét, giúp nhân viên và người quản lý hiểu rõ về vị trí công việc đó trong tổ chức.

– Tóm tắt công việc: Cung cấp một tóm tắt ngắn gọn về vai trò và trách nhiệm của công việc, giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về công việc này.

– Nhiệm vụ và trách nhiệm: Liệt kê chi tiết các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của công việc, bao gồm cả nhiệm vụ chính và các nhiệm vụ hỗ trợ. Mô tả cụ thể về công việc gồm những gì, khi nào, ở đâu, làm thế nào, và với ai.

– Kỹ năng và kinh nghiệm yêu cầu: Đưa ra danh sách các kỹ năng, năng lực, và kinh nghiệm cần thiết để có thể thực hiện công việc đúng cách. Bao gồm cả kỹ năng cứng (như kỹ năng chuyên môn, kỹ năng công nghệ, kỹ năng ngôn ngữ, v.v.) và kỹ năng mềm (như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm, v.v.).

– Mối quan hệ công việc: Mô tả về mối quan hệ công việc của vị trí công việc đó với các vị trí khác trong tổ chức, bao gồm cả cấp trên, cấp dưới, và đồng nghiệp. Đây là một phần quan trọng giúp người đọc hiểu rõ về vị trí công việc đó trong cấu trúc tổ chức, cũng như nhận thức về vai trò của công việc đó trong quá trình làm việc và tương tác với các đối tượng khác.

– Địa điểm làm việc: Đưa ra thông tin về địa điểm làm việc của công việc, bao gồm vị trí, chi nhánh, hay bất kỳ yêu cầu địa lý nào khác liên quan đến công việc.

– Đối tượng hoặc khách hàng phục vụ: Mô tả đối tượng hoặc khách hàng mà người đảm nhận công việc phục vụ, giúp người đọc hiểu rõ về phạm vi và tính chất của công việc, cũng như tầm quan trọng của việc đáp ứng nhu cầu của đối tượng hoặc khách hàng đó.

– Các yêu cầu khác: Ngoài các yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm, bản mô tả công việc cũng có thể đưa ra các yêu cầu khác như giờ làm việc, điều kiện lao động, bảo mật thông tin, và các quy định hay quy trình nội bộ khác liên quan đến công việc.

– Các chính sách và quy định nội bộ: Bản mô tả công việc có thể cung cấp thông tin về các chính sách và quy định nội bộ của tổ chức mà người đảm nhận công việc cần tuân thủ.

– Tổng kết: Bản mô tả công việc kết thúc bằng một tổng kết, đưa ra một tóm tắt lại về nội dung chính của công việc, tầm quan trọng của công việc đó trong tổ chức, và những gì người đọc cần phải hiểu rõ về công việc đó.

Bản mô tả công việc là một công cụ quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp định hướng rõ ràng và thúc đẩy sự hiểu biết đúng đắn về công việc của người ứng tuyển hoặc nhân viên trong tổ chức.

3. Mẫu bảng mô tả công việc:

….., Ngày….tháng…năm ….

I. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

II. VỊ TRÍ TRONG TỔ CHỨC

TỔNG GIÁM ĐỐC – TRƯỞNG BỘ PHẬN – NHÂN VIÊN

III. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CÓ QUAN HỆ LÀM VIỆC

IV. NHIỆM VỤ

V. QUYỀN HẠN

VI. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

– Số ngày làm việc trong tuần: 06 ngày, Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần.

– Thời gian làm việc trong ngày như sau:

• Sáng từ 08 giờ đến 12 giờ
• Chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 30

– Công ty trang bị các phương tiện làm việc chính: Điện thoại, máy vi tính, văn phòng phẩm.

– Các chế độ hỗ trợ khác theo chính sách Công ty.

VII. CÁC YÊU CẦU CẦN CÓ CHO VỊ TRÍ NÀY

4. Cách xây dựng bảng mô tả công việc:

a. Tiêu đề: Đưa ra tiêu đề cho bảng mô tả công việc, gồm tên công việc, vị trí công việc, đơn vị/công ty.

b. Giới thiệu công việc: Mô tả tổng quan về công việc, bao gồm mục đích, vai trò, vị trí trong tổ chức, quan hệ công việc với các bộ phận khác.

c. Nhiệm vụ và trách nhiệm: Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của công việc, mô tả chi tiết các hoạt động, công việc, quy trình, kỹ năng, công cụ, phương pháp, v.v. liên quan đến công việc.

d. Yêu cầu công việc: Đưa ra các yêu cầu về trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, năng lực, tính cách, v.v. liên quan đến công việc.

e. Quyền lợi và phúc lợi: Liệt kê các quyền lợi, chính sách, phúc lợi, phúc lợi không thu nhập, v.v. được cung cấp cho công việc này.

f. Đánh giá hiệu suất: Mô tả cách đánh giá hiệu suất làm việc của người làm công việc, đưa ra các tiêu chí, phương pháp, chuẩn đoán được sử dụng để đánh giá hiệu suất.

g. Các điều khoản khác: Đưa ra các điều khoản, quy định, chính sách khác liên quan đến công việc, ví dụ như thời gian làm việc, địa điểm làm việc, điều khoản hợp đồng, v.v.

h. Ngày cập nhật: Để lại thông tin về ngày cập nhật bảng mô tả công việc, để đánh dấu thời điểm bảng được cập nhật lần cuối.

5. Lưu ý khi xây dựng bảng mô tả công việc:

Khi xây dựng bản mô tả công việc, cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:

– Sự chính xác: Bản mô tả công việc cần phải đưa ra những thông tin chính xác, rõ ràng về các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kinh nghiệm, và các yêu cầu khác của công việc. Đây là cơ sở để người ứng tuyển hoặc nhân viên hiểu rõ về công việc của họ.

– Cụ thể và rõ ràng: Bản mô tả công việc cần phải mô tả cụ thể và rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm, và kỳ vọng của công việc. Điều này giúp người đọc hiểu đúng về nội dung công việc và định hướng công việc của họ.

– Ngôn ngữ đơn giản: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp. Điều này giúp người đọc dễ dàng hiểu và hình dung được công việc cần làm.

– Tầm quan trọng của công việc: Bản mô tả công việc cần phải đưa ra thông tin về tầm quan trọng của công việc đó trong tổ chức, cũng như mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác trong tổ chức. Điều này giúp người đọc hiểu rõ về vị trí công việc trong cấu trúc tổ chức và định hướng công việc của họ.

– Yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm: Bản mô tả công việc cần phải đưa ra các yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để đảm nhiệm công việc đó. Điều này giúp người ứng tuyển hoặc nhân viên hiểu rõ về những gì cần chuẩn bị và phát triển để đạt thành công trong công việc.

– Thời gian và gắn kết công việc: Bản mô tả công việc cần đưa ra thông tin về thời gian làm việc, các yêu cầu về độ linh hoạt, và mức độ gắn kết công việc của người đảm nhiệm công việc đó. Điều này giúp người đọc hiểu về yêu cầu thời gian và nỗ lực công việc cần đưa vào công việc, cũng như đánh giá khả năng thực hiện công việc đó.

– Phân chia công việc: Bản mô tả công việc cần phải đưa ra thông tin về phân chia công việc, quan hệ công việc với các bộ phận khác trong tổ chức, và vai trò của công việc trong quá trình làm việc của tổ chức. Điều này giúp người đọc hiểu về mối quan hệ giữa công việc đó và các công việc khác, cũng như định hướng công việc của họ trong tổ chức.

– Định hướng nghề nghiệp: Bản mô tả công việc cần đưa ra thông tin về cơ hội nghề nghiệp, các tiềm năng phát triển, và những kỳ vọng dài hạn của công việc đó. Điều này giúp người đọc có cái nhìn rõ ràng về cơ hội phát triển và định hướng nghề nghiệp của họ trong công việc đó.

– Động lực và giá trị: Bản mô tả công việc cần phải đưa ra thông tin về động lực và giá trị của công việc đó đối với tổ chức và cộng đồng. Điều này giúp người đọc hiểu rõ về ý nghĩa và tầm quan trọng của công việc đó, từ đó tạo động lực cho người đảm nhiệm công việc.

– Định dạng và cấu trúc: Bản mô tả công việc cần được định dạng và cấu trúc một cách hợp lý, dễ đọc và hiểu. Điều này giúp người đọc có thể theo dõi các thông tin công việc một cách dễ dàng, từ đó đưa ra quyết định chính xác về việc ứng tuyển vào công việc hay không.

Trên đây là những lưu ý cơ bản khi xây dựng bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc là một công cụ quan trọng giúp tổ chức và nhân viên hiểu rõ về nội dung công việc, định hướng công việc của mỗi người, và đạt được sự phù hợp giữa nhu cầu công việc và kỹ năng, năng lực của người đảm nhiệm công việc.

Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn xây dựng được bảng mô tả công việc chất lượng và đầy đủ cho công tác đoàn và phong trào thanh niên của mình.