Các doanh nghiệp không phát triển một cách có trật tự, bài bản. Nguồn lực cho một doanh nghiệp nên là một chức năng chiến lược chứ không phải là một chức năng được chỉ định từ dưới lên. Cùng tìm hiểu về mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tổ chức sự kiện.
Mục lục bài viết
- 1 1. Mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tổ chức sự kiện là gì?
- 2 2. Nội dung của mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tổ chức sự kiện:
- 3 3. Ưu điểm của mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tổ chức sự kiện:
- 4 4. Nhược điểm mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tổ chức sự kiện:
1. Mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tổ chức sự kiện là gì?
Cơ cấu chức năng là cơ cấu kinh doanh dựa trên chức năng của từng vị trí trong doanh nghiệp và kiến thức và kỹ năng của các thành viên trong nhóm thực hiện từng vai trò. Hầu hết các doanh nghiệp đều có một cơ cấu tổ chức cho hoạt động kinh doanh của họ, nhưng nó có chức năng không? Rất có thể không phải vậy. Việc có một cơ cấu tổ chức chỉ nêu ra các ‘người quản lý’ hoặc tên của từng người trong doanh nghiệp không mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp của bạn.
Hãy tưởng tượng điều này. Năm năm trước, bạn bắt đầu kinh doanh và bạn rất hào hứng với mọi thứ. Khi công việc kinh doanh của bạn bắt đầu phát triển và mọi thứ trở nên bận rộn hơn, bạn nhận ra mình cần một số trợ giúp nên đã thuê Sam, nhân viên đầu tiên của bạn. Bạn đã làm việc tốt cùng nhau và quản lý để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong tầm tay. Một vài năm sau, đối tác thứ hai, B, tham gia kinh doanh để bạn có thể tăng doanh thu của mình. Vì vậy, bây giờ công việc kinh doanh đang được quản lý bởi bạn và B, với C đang làm tất cả các công việc cơ bản.
Cuối cùng, C bị choáng ngợp với tất cả công việc bạn và B sản xuất, vì vậy bạn thuê một nhân viên khác, D. Vậy D làm gì? Bất cứ điều gì B không muốn làm! Bạn và C hiện đang hướng dẫn B và D. Mọi thứ đang trở nên lộn xộn nên bạn quyết định thêm một người hỗ trợ khác để giúp đỡ mọi người, vì vậy bạn đã thuê D. Sau một thời gian, bạn nhận ra nhóm của mình đang làm việc không hiệu quả (kém năng suất hơn bạn nghĩ) và họ cảm thấy thất vọng về sự không chắc chắn về vai trò thực sự của họ. Điều này nghe có vẻ quen thuộc?
Trong ví dụ trên, B, C và D có thể gặp khó khăn khi nhận chỉ đường từ một số người khác nhau. Điều này làm gián đoạn năng suất của nhân viên và có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của bạn về lâu dài.
Cơ cấu tổ chức chức năng là cơ cấu dùng để tổ chức người lao động. Chúng được phân nhóm dựa trên các kỹ năng và kiến thức cụ thể của chúng. Nó cấu trúc theo chiều dọc từng bộ phận với các vai trò từ chủ tịch đến bộ phận tài chính và bán hàng, dịch vụ khách hàng, đến các nhân viên được giao cho một sản phẩm hoặc dịch vụ. Các tổ chức chức năng bao gồm các đơn vị chuyên môn báo cáo cho một cơ quan duy nhất, thường được gọi là quản lý cao nhất. Mỗi đơn vị chức năng xử lý một khía cạnh của sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, chẳng hạn như:
– Công nghệ thông tin
– Tiếp thị
– Sự phát triển
– Nghiên cứu, v.v.
Chúng được gọi là “hầm chứa” vì chức năng độc lập và có cấu trúc quản lý theo ngành dọc riêng. Các nhân viên trong mỗi bộ phận chức năng giao tiếp với nhau độc quyền, và sau đó các trưởng bộ phận giao tiếp với nhau. Cấu trúc này hoạt động tốt trong một môi trường ổn định có các hoạt động liên tục. Mục tiêu của cấu trúc chức năng là tập hợp mọi nguồn nhân lực và thông tin cần thiết cho một hoạt động ở một nơi duy nhất. Cơ cấu tổ chức chức năng giúp các tổ chức hoạt động kinh doanh và thu được lợi nhuận.
2. Nội dung của mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tổ chức sự kiện:
Mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tổ chức sự kiện là một trong những cơ cấu tổ chức phổ biến nhất. Việc phân nhóm các công việc có tính chất tương tự theo chức năng và tổ chức các chức năng chính này thành các phòng ban riêng biệt tạo ra một cơ cấu chức năng. Tất cả các bộ phận báo cáo cho một người đứng đầu điều phối. Ví dụ, trong một bộ phận liên quan đến sản xuất, việc phân chia công việc thành các chức năng chính sẽ bao gồm sản xuất, mua hàng, tiếp thị, tài khoản và nhân sự. Các phòng ban này có thể được chia thành nhiều phần.
3. Ưu điểm của mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tổ chức sự kiện:
Cấu trúc chức năng có nhiều lợi thế để cung cấp. Quan trọng trong số đó là như sau:
– Một cấu trúc chức năng dẫn đến chuyên môn hóa nghề nghiệp vì sự nhấn mạnh được đặt vào các chức năng cụ thể.
– Nó thúc đẩy sự kiểm soát và phối hợp trong một bộ phận vì sự tương đồng trong các nhiệm vụ đang được thực hiện.
– Nó giúp tăng hiệu quả quản lý và hoạt động và điều này dẫn đến tăng lợi nhuận.
– Nó dẫn đến việc giảm thiểu nỗ lực trùng lặp, dẫn đến hiệu quả kinh tế theo quy mô và điều này làm giảm chi phí.
– Nó làm cho việc đào tạo nhân viên dễ dàng hơn vì chỉ tập trung vào một số kỹ năng hạn chế.
Khi những nhân viên có kỹ năng và kinh nghiệm giống nhau được nhóm lại với nhau, điều đó làm cho sản xuất hiệu quả hơn và có chất lượng cao hơn. Vai trò và nhiệm vụ không thay đổi nhiều nên có rất ít thời gian dành cho việc học và trách nhiệm giải trình rõ ràng. Vì hệ thống phân cấp rất đơn giản, nhân viên biết một người quản lý mà họ phải trả lời thay vì nhiều người. Điều này hợp lý hóa việc giao tiếp và giảm sự nhầm lẫn giữa các nhân viên. Nhân viên có thể cảm thấy tự tin về những gì họ đang làm vì nó được tiêu chuẩn hóa. Họ có nhiều khả năng cảm thấy trung thành với bộ phận của họ và toàn bộ tổ chức. Điều này làm tăng tinh thần và đạo đức làm việc, vì có nhiều việc làm an toàn hơn. Có một lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên, điều này mang lại động lực và họ có nhiều khả năng trở nên thân thiện với những người trong bộ phận của họ. Một cơ cấu tổ chức chức năng cung cấp một môi trường hoàn hảo để học tập cho nhân viên mới (đặc biệt là sinh viên mới tốt nghiệp đại học) được dạy về ứng dụng thực tế của thông tin lý thuyết.
4. Nhược điểm mô hình tổ chức lao động theo chức năng trong tổ chức sự kiện:
Cơ cấu chức năng có những nhược điểm nhất định mà tổ chức phải cân nhắc trước khi áp dụng. Một số trong số chúng như sau:
– Cơ cấu chức năng ít chú trọng đến các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp hơn là các mục tiêu mà người đứng đầu chức năng theo đuổi. Những thực hành như vậy có thể dẫn đến các đế chế chức năng, trong đó tầm quan trọng của một chức năng cụ thể có thể bị nhấn mạnh quá mức.
– Nó có thể dẫn đến các vấn đề trong phối hợp vì thông tin phải được trao đổi giữa các bộ phận khác nhau về chức năng.
– Xung đột lợi ích có thể phát sinh khi lợi ích của hai hoặc nhiều bộ phận không tương thích với nhau.
– Nó có thể dẫn đến sự thiếu linh hoạt vì những người có cùng kỹ năng và nền tảng kiến thức có thể phát triển một quan điểm hạn hẹp và do đó, khó đánh giá cao bất kỳ quan điểm nào khác.
Nhân viên có thể cảm thấy nhàm chán khi lặp đi lặp lại cùng một nhiệm vụ và trở nên kém nhiệt tình hơn theo thời gian. Nếu việc thăng chức không được xử lý tốt, nhân viên có thể chán nản nếu một đồng nghiệp có hiệu suất thấp hơn được thăng chức hơn họ. Các vấn đề có thể nảy sinh giữa các cấp quản lý nếu các trưởng bộ phận chỉ tập trung vào bộ phận của họ và không giao tiếp hiệu quả với các bộ phận khác. Điều này có thể gây ra giao tiếp kém và các “hầm chứa” quá độc lập với nhau.
Nếu nhân viên và cấp quản lý chỉ trung thành với đội của họ thì sẽ thiếu tinh thần đồng đội và sự phối hợp. Đó là một cấu trúc cứng nhắc mà những thay đổi, đổi mới và tính linh hoạt có thể khó thực hiện. Một nhân viên trong bất kỳ bộ phận nào có thể thiếu kiến thức về thông tin về tất cả các bộ phận khác. Các nhà quản lý có xu hướng đưa ra quyết định mà không tham khảo ý kiến của bộ phận trước, điều này có thể dẫn đến các vấn đề. Một bộ phận có thể trở nên quá chuyên quyền và đặt các mục tiêu của mình lên trên các mục tiêu của tổ chức nói chung. Với rất nhiều chuyên gia tham gia vào một quy trình, rất khó để quy trách nhiệm về sự cố cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể cho bất kỳ cá nhân nào.
