Milestone trong quản lý dự án là gì? Cách sử dụng các Milestone?

1. Milestone trong quản lý dự án là gì?

Milestone (Mốc) là một điểm cụ thể trong vòng đời của dự án được sử dụng để đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu cuối cùng. Các mốc quan trọng trong quản lý dự án được sử dụng như các bài đăng báo hiệu cho ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của dự án, đánh giá bên ngoài hoặc đầu vào, kiểm tra ngân sách, gửi một sản phẩm chính có thể phân phối, v.v. Mốc là một điểm tham chiếu đánh dấu một sự kiện quan trọng hoặc một điểm quyết định phân nhánh trong một dự án.

Milestone đánh dấu tiến độ dự án. Chúng đóng một vai trò thiết yếu trong các khía cạnh khác nhau của vòng đời dự án, bao gồm lập kế hoạch, lập lịch và báo cáo dự án.

2. Các loại Milestone khác nhau trong quản lý dự án:

– Phê duyệt dự án: Đối với nhiều dự án, cột mốc đầu tiên là sự chấp thuận cho phép công việc bắt đầu. Tiếp theo, người quản lý dự án nhập các sự kiện quan trọng khác vào công cụ quản lý dự án của họ để theo dõi tiến độ.

– Mục tiêu và mục tiêu đánh giá: Một cột mốc quan trọng có thể là việc hoàn thành hoặc hoàn thành các mục tiêu và mục tiêu của dự án. Ví dụ: bạn có thể sử dụng mốc này để mô tả thời điểm ra mắt sản phẩm, khi khách hàng đã đồng ý với các yêu cầu của dự án hoặc khi hoàn thành đánh giá tác động môi trường đối với dự án xây dựng công trình dân dụng.

– Môi trường: Một cột mốc quan trọng cũng có thể mô tả việc hoàn thành việc xây dựng một môi trường như ứng dụng, nhà dân dụng hoặc phòng thí nghiệm. Ví dụ: bạn có thể mô tả cột mốc quan trọng này là “hoàn tất xây dựng ứng dụng”.

– Lập kế hoạch: Người quản lý dự án cũng có thể sử dụng các mốc quan trọng để mô tả việc hoàn thành quá trình lập kế hoạch. Sự kiện quan trọng sẽ bao gồm việc hoàn thành và phê duyệt một kế hoạch.

–  Nguồn lực: Bạn có thể sử dụng một cột mốc quan trọng để đại diện cho việc triển khai hoặc phân phối các nguồn lực của dự án. Ví dụ, việc triển khai một nhóm phát triển hoặc giao một chiếc cần trục 3000 tấn có thể thể hiện một dấu mốc quan trọng về tiến độ trong một dự án.

– Quyết định: Các quyết định liên quan đến một dự án cũng có thể là những cột mốc quan trọng. Ví dụ, việc lựa chọn một nhà cung cấp thiết bị 5G có thể đại diện cho một sự kiện quan trọng trong việc triển khai công nghệ truyền thông thế hệ tiếp theo trên toàn tiểu bang cho một nhà cung cấp dịch vụ lớn.

– Phê duyệt thiết kế: Một cột mốc quan trọng cũng có thể đại diện cho một sự kiện mà người quản lý dự án, khách hàng và các bên liên quan khác xem xét và phê duyệt thiết kế dự án. Tại đây, các bên liên quan sẽ đưa ra những phản hồi có thể ảnh hưởng đến tiến trình của dự án.

– Quy trình: Bạn có thể đại diện cho sự bắt đầu hoặc kết thúc của quá trình bằng các mốc quan trọng. Ví dụ, việc bắt đầu thử nghiệm động cơ của một máy bay thương mại thể hiện một sự kiện quan trọng đối với việc giao máy bay cho người mua.

– Đào tạo: Việc bắt đầu hoặc hoàn thành các hoạt động đào tạo cho một nhóm nhân viên hoặc đội nhóm có thể là một sự kiện quan trọng đối với sự ra mắt của một nhà máy mới.

– Giao hàng: Việc giao sản phẩm, công việc hoặc nhận hoặc chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp có thể là một cột mốc quan trọng. Nó đại diện cho một ngày cụ thể, được thỏa thuận theo hợp đồng khi các bên phải nộp các sản phẩm được giao.

– Giao tiếp: Một mốc quan trọng của dự án cũng có thể đại diện cho việc hoàn thành một báo cáo dự án hoặc các cuộc họp về các sự kiện quan trọng của dự án.

– Tích hợp: Sự kiện mà các nhóm kết nối thành công các hệ thống khác nhau và làm cho chúng hoạt động cùng nhau cũng có thể là một cột mốc quan trọng của dự án.

– Ngày mục tiêu mềm: Những cột mốc này chia nhỏ các giai đoạn của dự án thành một loạt các nhiệm vụ. Ngày tháng giúp các nhà quản lý dự án theo dõi tiến độ và thúc đẩy các nhóm tập trung và hướng tới việc hoàn thành nhiệm vụ của họ trước thời hạn.

– Buổi lễ: Việc đạt được một sự kiện quan trọng trong vòng đời của dự án, chẳng hạn như việc bắt đầu công việc tại chỗ trong một dự án xây dựng dân dụng lớn, thường được đánh dấu bằng một buổi lễ. Một buổi lễ tưởng thưởng cho nỗ lực của cả nhóm và thúc đẩy họ đạt được cột mốc quan trọng tiếp theo.

– Hoàn thành dự án: Việc hoàn thành dự án là một cột mốc quan trọng khác, thường được biểu thị bằng một ngày hạn định. Tất cả những nỗ lực của người quản lý dự án và các mốc quan trọng khác nhằm hoàn thành dự án vào ngày kết thúc.

3. Cách sử dụng các Milestone:

Các mốc quan trọng đóng vai trò như biển chỉ dẫn trong suốt quá trình dự án của bạn, giúp đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng. Nếu không có theo dõi cột mốc của dự án, bạn chỉ đang theo dõi các nhiệm vụ và không nhất thiết phải đi theo con đường đúng đắn trong dự án của mình.

Mốc là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để tham chiếu đến một điểm tiến độ cụ thể trong một dự án. Nó mô tả thời điểm bạn muốn đạt được một sự kiện giúp bạn tiến gần hơn đến việc hoàn thành một dự án. Các mốc quan trọng của dự án đóng vai trò như các cột báo hiệu mà các bên liên quan trong dự án có thể sử dụng để đo lường tiến độ, chẳng hạn như bắt đầu dự án, bàn giao thành phần chính, hoàn thành 50% thiết kế kỹ thuật hoặc ngày kết thúc.

Các mốc quan trọng có thể phục vụ một số chức năng trong quản lý dự án. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các mốc quan trọng của dự án để cho các bên liên quan không thể đến thăm địa điểm dự án xem công việc đang tiến triển như thế nào. Chúng hiển thị khi một sự kiện đã xảy ra, khiến chúng trở nên lý tưởng để đi đúng hướng với các sản phẩm dự án được giao. Vì các mốc quan trọng không có thời lượng, bạn cũng có thể sử dụng chúng như một công cụ lập lịch trình để chia các nhiệm vụ thành nhiều phần dễ quản lý hơn để cải thiện hiệu quả và giúp việc theo dõi dễ dàng hơn.

Mọi người tham gia vào dự án đều được hưởng lợi từ các mốc quan trọng. Các thành viên trong nhóm làm việc với năng suất tốt hơn và khách hàng cảm thấy dễ hiểu hơn về tiến độ. Tương tự, bản thân các nhà quản lý dự án cũng nhận thấy các mốc quan trọng hữu ích và sử dụng chúng để phù hợp với kế hoạch dự án ban đầu.

– Đối với dự án:

Nhóm có được cảm giác về thành tích và thấy dễ dàng hơn khi hoạt động trong khi tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn. Kỷ niệm những cột mốc quan trọng khiến nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và có giá trị. Ngoài ra, phá vỡ chu trình làm việc đơn điệu có thể có tác động đáng kể đến năng suất của nhóm của bạn.

Đặc biệt trong trường hợp các dự án dài hạn phức tạp, các cột mốc là một phương pháp đã được thử nghiệm và thử nghiệm để giữ cho các thành viên trong nhóm dự án gắn bó và có động lực trong suốt vòng đời của dự án .

– Khách hàng và các bên liên quan khác

Họ thấy dễ dàng hơn trong việc theo dõi tiến độ dự án và luôn cập nhật về vị trí của dự án tại một thời điểm cụ thể. Các bên liên quan cũng có được sự hiểu biết về các bên chịu trách nhiệm đối với một giai đoạn cụ thể trong giai đoạn thực hiện, điều này giúp tăng trách nhiệm giải trình và tính minh bạch trong các dự án của bạn.

– Quản lý dự án

Các nhà quản lý dự án ở khắp mọi nơi đồng ý rằng các cột mốc quan trọng giúp họ thực hiện các nguyên tắc quản lý dự án hiệu quả trong các dự án của họ. Ngay cả khi xử lý nhiều dự án cùng lúc, việc ấn định các mốc thời gian của dự án sẽ giúp người quản lý thực hiện tốt hơn.

Một thực tế khác về các mốc quan trọng của dự án là chúng không ảnh hưởng đến thời gian tổng thể của dự án của bạn vì các mốc quan trọng chỉ đơn giản là các điểm kiểm tra bạn cần vượt qua. Bạn cũng có thể thiết lập cập nhật tự động ngay từ đầu để đảm bảo rằng mọi người đều nhận được thông báo đơn giản ngay sau khi đạt được một cột mốc duy nhất.