Ma trận trách nhiệm là gì? Chức năng, vai trò và ví dụ thực tiễn

Ma trận trách nhiệm là gì? Chức năng của ma trận trách nhiệm? Phương pháp lập ma trận RACI trong quản lý dự án? Vai trò và ví dụ thực tiễn về ma trận trách nhiệm?

Để một dự án có thể thành công trong việc phân bổ người chịu trách nhiệm và người thực thi tất cả đều phải thực hiện một cách rõ ràng và có tính chuyên nghiệp, chính vì thế việc hiểu rõ Ma trận trách nhiệm là gì? Chức năng, vai trò và ví dụ thực tiễn nhu thế nào để có thể ứng dụng thành công ma trận này.

Mục lục bài viết

1 1. Ma trận trách nhiệm là gì?
2 2. Chức năng của ma trận trách nhiệm:
3 3. Phương pháp lập ma trận RACI trong quản lý dự án:
4 4. Vai trò của ma trận trách nhiệm:

1. Ma trận trách nhiệm là gì?

Ma trận trách nhiệm hay ma trận phân công nhiệm vụ trong tiếng Anh được gọi là ” Responsibility Assignment Matrix – RAM hay (RACI) matrix”.

Ma trận RACI đât là ma trận gán trách nhiệm (RAM). RACI là viết tắt của 4 chữ:

R – chữ cái đầu tiên viết tắt của Responsible có nghĩa trách nhiệm thực thi đây là người trên mộtnhóm đóng vai trò thực thi gói công việc hoặc hoạt động nhằm đảm bảo gói công việc trên một hoạt động đó được hoàn thành và phải luôn có ít nhất 1 người trên mộtnhóm thực thi gói công việc hoạt động thì gói công việc/hoạt động đó mới có kết hoàn thành theo đó nếu không có ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc thì công việc đó sẽ không thể hoàn thành. Đối với các gói công việc trên một hoạt động lớn đòi hỏi cần nhiều người trên một nhóm thực thi thì có thể gán nhiều người trên một nhóm ở vai trò R – trách nhiệm thực thi cho gói công việc và các hoạt động đó như vậy nên ta thấy với một gói công việc trên một hoạt động bất kỳ sẽ luôn có ít nhất 1 người trên một nhóm chịu trách nhiệm thực thi.

A – Chữ cái viết tắt của từ Accountable có nghĩa là trách nhiệm giải trình ta thấy đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành gói công việc hoạt động nếu thường đây là cấp trên của người trên một nhóm chịu trách nhiệm thực thi và chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của gói công việc trên một hoạt động đó. Như vậy nếu với gói công việc trên một hoạt động đó được hoàn thành bởi người trên một nhóm chịu trách nhiệm thực thi bất kỳ và đạt kết quả tốt hay xấu thì người chịu trách nhiệm giải trình sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng. Nếu một gói công việc trên mộ thoạt động đó được hoàn thành bởi người trên một nhóm chịu trách nhiệm thực thi bất kỳ và đạt kết quả tốt hay xấu thì người chịu trách nhiệm giải trình sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng.hoạt động mà không có người chịu trách nhiệm giải trình thì có rủi ro rất lớn là gói công việc trên một hoạt động đó thất bại, không hoàn thành đúng mục tiêu. Trường hợp mà từ 2 người trở lên chịu trách nhiệm giải trình cho một gói công việc trên mộthoạt động thì cũng có rủi ro lớn là gói công việc trên một hoạt động đó sẽ thất bại do việc không phân định rõ trách nhiệm và do việc đùn đẩy cho nhau và theo đó chỉ có duy nhất một người chịu trách nhiệm giải trình cho bất kỳ một gói công việc trên một hoạt động.

C đây là chữ cái viết tắt của Consult tức là tham vấn đây là các cá nhân và các tổ chức được tham vấn, hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc trên một hoạt động và người trên một nhóm chịu trách nhiệm thực thi cần tham vấn ý kiến, tham vấn chuyên gia đối với các cá nhân trên một tổ chức có vai trò C để có thể thực thi một gói công việc trên một hành động.

I – Cuối cùng là chữ cái viết tắt của Inform tức là thông báo đây là các cá nhân, tổ chức mà cần được thông báo thông tin về một gói công việc trên một hoạt động với các thông tin về tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … sẽ được người trên một nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông báo đến các bên liên quan I để các bên liên quan này nắm thông tin về gói công việc trên một hoạt động đó.

Theo các thông tin đưa ra trên đây với ma trận này bạn có thể tùy chỉnh thêm một số thông tin như yêu cầu kết quả công việc, các quy trình phải thực hiện, tiêu chuẩn đánh giá KPI. Bên cạnh đo sta thấy với bí mật cuối cùng của RACI sẽ được bật mí ra ở phần công việc cuối cùng tất nhiên khi chúng ta tổng kết xem mỗi người có mấy chữ A, mấy chữ R và nếu ai mà có nhiều chữ R quá thì thử kiểm tra lại xem họ có đang bị quá tải không và trường hợp mà có ai đó mà ít chữ R quá thì xem xem họ có đang rảnh rang quá không, nhưng đừng máy móc, đôi khi một chữ R phải làm hết ngày này qua ngày khác còn có chữ làm một thoáng là xong.

Như vậy, qua những phân tích như trên ta thấy với mô hình ma trận phân công trách nhiệm mô tả sự tham gia của các tổ chức, mọi người cùng với vai trò khác nhau trong việc hoàn thành các nhiệm vụ hoặc sản phẩm giao cho một dự án. Ma trận trách nhiệm được sử dụng để liên kết các hoạt động của dự án cụ thể đối với công việc đóng gói công việc, nhiệm vụ với các cá nhân/bộ phận tham gia dự án. Ma trận trách nhiệm tóm tắt các nhiệm vụ phải thực hiện và ai là người chịu trách nhiệm cho dự án. Như vậy ta sẽ thấy ở ma trận trách nhiệm là hoạt động để tiến hành liệt kê các hoạt động của dự án và thành viên dự án chịu trách nhiệm cho từng hoạt động, xác định các mối tương tác giữa các cá nhân và bộ phận cần phải phối hợp hành động, cung cấp một cách thức mà các thành viên dự án cùng nhau theo dõi và nhất trí về trách nhiệm của mình trong dự án, và cũng làm rõ quyền hạn của từng thành viên tham dự.

2. Chức năng của ma trận trách nhiệm:

Thông qua việc sử dụng ma trận trách nhiệm và xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng đơn vị và cá nhân tham gia dự án, ví dụ và chịu trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm giám sát, tham vấn, được cung cấp thông tin – mối quan hệ giữa các đơn vị khác nhau.

+ Đối với các dự án lớn, ma trận trách nhiệm có thể áp dụng linh hoạt dưới nhiều cấp độ chi tiết khác nhau.

+ Ở cấp độ tổng hợp, ma trận trách nhiệm xác định nhóm dự án hoặc bộ phận nào chịu trách nhiệm cụ thể cho từng hạng mục công việc của dự án.

+ Ở cấp độ nội bộ nhóm dự án thì vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn cho tùng hoạt động được xác định cụ thể.

Hiện nay với loại hình này ta thấy ma trận trách nhiệm có thể áp dụng cho dự án nhỏ và một hình thức đơn giản của ma trận trách nhiệm bao gồm các hàng liệt kê các hoạt động và các cột liệt kê các cá nhân chịu trách nhiệm cho từng hoạt động và theo đó thì ma trận trách nhiệm cho biết tất cả các hoạt động gắn với một cá nhân và tất cả các cá nhân gắn với một hoạt động và ma trận trách nhiệm yêu cầu rằng chỉ có một cá nhân chịu trách nhiệm chính về một hoạt động một nhiệm vụ để trách chồng chéo

3. Phương pháp lập ma trận RACI trong quản lý dự án:

Bước 1. Xác định danh sách các gói công việc/hoạt động

Ở bước này với danh sách các gói công việc trên hoạt động này có được nhờ kỹ thuật chia tách để phân rã giao phẩm dự án thành các gói công việc nhỏ nhất, và phân rã tiếp tục cho đến danh sách các hoạt động trong dự án và tiến hành liệt kê danh sách tất cả gói công việc một hoạt động này vào cột bên trái.

Bước 2. Xác định danh sách các nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan

Các nguồn lực của dự án có thể bao gồm nhưng không giới hạn là giám đốc dự án, đội dự án, giám đốc chức năng, các nhân viên bên trong công ty với một tổ chức và các bên liên quan và liệt kê danh sách các nguồn lực này vào hàng trên cùng.

Bước 3. Phân công trách nhiệm

Tại bước này thì công việc của giám đốc dự án cùng với nhóm dự án sẽ phân công vai trò trách nhiệm bằng cách gán R là trách nhiệm thực thi, A là trách nhiệm giải trình, C tham vấn, I là thông báo giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

Bước 4. Rà soát

Để đảm bảo một gói công việc/hoạt động bất kỳ luôn có duy nhất 1 người chịu trách nhiệm giải trình, và luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi

Bước 5. Thống nhất với các bên liên quan quan trọng

Thống nhất với giám đốc chức năng trong cấu trúc ma trận nếu cần sử dụng nguồn lực của phòng ban này nhằm đảm bảo có được sự đồng thuận của các bên liên quan nhằm giúp gói công việc/hoạt động có thể được triển khai đúng tiến độ, chất lượng và đạt mục tiêu.

4. Vai trò của ma trận trách nhiệm:

Ma trận RACI đóng vai trò rất to lớn nó được xem như là một hệ thống mang đến cấu trúc và sự rõ ràng, giúp bạn phân công vai trò của mọi người trong nhóm đây là hệ thống lưới đơn giản mà bạn có thể sử dụng để làm rõ trách nhiệm của mọi người và đảm bảo tất cả mọi việc nhóm cần làm đều được chú ý và với ma trận RACI có thể xem đây là một kỹ thuật nhằm mục đích để làm rõ các công việc, trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân hoặc đơn vị.

Nói chung nếu nhìn trên góc độ khác nhau chúng ta thấy việc lập ma trận Raci không quá phức tạp nhưng khi đặt vào hoàn cảnh của mỗi doanh nghiệp, để đưa ra ma trận phân chức vụ trách nhiệm của phòng ban thì không hề đơn giản, mà phải biết sử dụng RACI một cách hợp lý và chuẩn xác mới có thể đem đến hiệu quả hoạt động tốt cho doanh nghiệp.

Vơi các thông tin chúng tôi cung cấp thì chúng ta hoàn toàn có thể biết rõ được vai trò và ý nghĩa của ma trận RACI và nó giúp mọi người đều hiểu rõ được vai trò và nhiệm vụ của mình, tránh phát sinh những vấn đề không cần thiết, lãng phí nhân lực. Có thể mọi người sẽ đổ lỗi cho nhau, không có quyết định hay không ai chịu trách nhiệm rõ ràng… đây là những nhiệm vụ chính ma trận RACI.

1. Ma trận trách nhiệm là gì?

2. Chức năng của ma trận trách nhiệm:

3. Phương pháp lập ma trận RACI trong quản lý dự án:

4. Vai trò của ma trận trách nhiệm:

Tìm kiếm