Lập ngân sách từ con số không là một phương pháp lập ngân sách đặc biệt bên cạnh lập ngân sách truyền thống. Sự ra đời của phương pháp này cũng xuất phát từ thực tiễn lập ngân sách và vai trò bù đắp những hạn chế trong phương pháp lập ngân sách truyền thống.
Mục lục bài viết
1. Lập ngân sách từ con số không là gì?
Lập ngân sách từ con số không trong Tiếng anh là “Zero-Based Budgeting- ZBB“.
Lập ngân sách dựa trên số không (ZBB) là một phương pháp giúp điều chỉnh chi tiêu của công ty với các mục tiêu chiến lược. Cách tiếp cận của nó yêu cầu các tổ chức xây dựng ngân sách hàng năm của họ từ 0 mỗi năm để xác minh rằng tất cả các thành phần của ngân sách hàng năm là hiệu quả về chi phí, phù hợp và thúc đẩy tiết kiệm được cải thiện.
Được triển khai một cách hiệu quả, ZBB là một kỷ luật về chi phí cho phép các doanh nghiệp cải thiện việc lập kế hoạch nguồn lực, sự tham gia của nhân viên và sự hợp tác của tổ chức. Mặc dù ZBB thường được đánh giá là có các biện pháp giảm chi phí, nhưng cách tiếp cận của ZBB không chỉ tập trung vào tiết kiệm và có thể giúp kiểm tra các giả định, giải quyết vấn đề và đảm bảo chi tiêu phù hợp với mục tiêu tăng trưởng của tổ chức. Nếu hiệu suất không đạt như mong đợi, ZBB có thể trao quyền cho các doanh nghiệp để xác định cách sửa lỗi khóa học tốt nhất cho những tháng sắp tới.
Làm đúng cách, ZBB có thể chuyển thành tiết kiệm chi phí để tài trợ cho các sáng kiến chiến lược trong tương lai và thúc đẩy tăng trưởng.
Lập ngân sách dựa trên số 0 khác với lập ngân sách truyền thống như thế nào?
Phương pháp ZBB hoạt động hoàn toàn trái ngược với các phương pháp lập ngân sách hàng năm truyền thống. Ngân sách hàng năm truyền thống thường được tạo ra bằng cách lấy số liệu thực tế của năm trước và thêm một vài điểm phần trăm để tính đến việc tăng lương và lạm phát. Việc lập ngân sách đơn giản hóa và gia tăng này có thể dẫn đến sự kém hiệu quả và bỏ lỡ các cơ hội tiết kiệm chi phí lớn hơn.
ZBB yêu cầu các tổ chức xây dựng ngân sách hàng năm của họ từ con số 0 mỗi năm (do đó, tên của nó) để giúp xác minh rằng tất cả các thành phần của ngân sách hàng năm là hiệu quả về chi phí, phù hợp và thúc đẩy tiết kiệm được cải thiện.
2. Đặc điểm của lập ngân sách từ con số không:
Các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí một cách hiệu quả có thể sử dụng lập ngân sách dựa trên số không. ZBB là một hình thức lập ngân sách kỹ lưỡng và chặt chẽ hơn, đòi hỏi thời gian để thực hiện. Các doanh nghiệp có mục tiêu giảm chi phí từ 10% trở xuống có thể sử dụng loại ngân sách này. Nó cũng phù hợp cho các doanh nghiệp sẵn sàng đối mặt với những thách thức do lập ngân sách dựa trên số không. Lập ngân sách dựa trên số không yêu cầu đào tạo vì nó yêu cầu tạo ra văn hóa tiết kiệm chi phí giữa các nhân viên. Các doanh nghiệp sẵn sàng nỗ lực có thể xem xét sử dụng ngân sách dựa trên số không vì nó có nhiều khả năng mang lại kết quả trong dài hạn.
Lập ngân sách dựa trên số không có thể được sử dụng bởi các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và mọi loại hình vì nó có thể dẫn đến tiết kiệm lớn theo thời gian. Các chủ doanh nghiệp thường lầm tưởng rằng ZBB chỉ dành cho những doanh nghiệp không có khả năng phát triển. Các doanh nghiệp có thể thực hiện lập ngân sách dựa trên số không để tăng trưởng vì nó có thể hoạt động như một chất thúc đẩy tăng trưởng. Nó thực hiện điều này bằng cách phân bổ các chi phí không hiệu quả cho những nỗ lực hiệu quả. Các doanh nghiệp nhỏ và các doanh nghiệp đang phát triển có thể sử dụng ngân sách dựa trên số không một cách hiệu quả để tăng trưởng tốt hơn trong ngắn hạn. Nó cũng có thể được sử dụng bởi các doanh nghiệp đang sử dụng các phương pháp cắt giảm chi phí truyền thống nhưng muốn giảm chi phí nhiều hơn.
Ưu điểm của lập ngân sách dựa trên số không?
Trong những năm gần đây, sự không chắc chắn gia tăng, các doanh nghiệp đã tìm kiếm các cách bổ sung để cải thiện tốc độ tăng trưởng và cắt giảm chi phí. Điều này khiến nhiều tổ chức phải kiểm tra lại việc lập ngân sách dựa trên số không, một cách tiếp cận để lập ngân sách từ cuối những năm 1970.
Các phương pháp lập ngân sách truyền thống bắt đầu với ngân sách của năm trước và tìm kiếm các lĩnh vực cần điều chỉnh. Họ không nhất thiết phải dành thời gian hoặc quyền sở hữu để suy nghĩ thấu đáo về tác động của những khoản chi tiêu đó.
Với ZBB, các nhà quản lý được thử thách để xác định cách hiệu quả nhất về chi phí để cung cấp các hoạt động, chương trình và mức độ dịch vụ của họ, đồng thời giữ nguồn lực của họ phù hợp với khối lượng công việc thay đổi và loại bỏ các chi phí không liên quan không phù hợp với chiến lược.
Tại sao các phương pháp tiếp cận ZBB lại khó đạt được trong quá khứ? Chúng chỉ đơn giản là quá phức tạp đối với bảng tính và môi trường lập kế hoạch thủ công. Các hệ thống quy hoạch kế thừa đã thêm vào những phức tạp hơn nữa với các kiến trúc vật lộn để cung cấp sự linh hoạt cần thiết để sửa đổi các mô hình.
Những tiến bộ trong công nghệ lập kế hoạch cho phép các doanh nghiệp đánh giá lại cơ hội của ZBB và triển khai thành công trong tổ chức. Bằng cách tận dụng các nền tảng lập mô hình không giới hạn ở các mục hàng tài chính cụ thể hoặc dự kiến, các doanh nghiệp có thể lập mô hình bất kỳ quy trình nào cần thiết cho nhu cầu lập kế hoạch của họ và triển khai ZBB một cách nhanh chóng và hiệu quả cho các chu kỳ lập ngân sách nhanh, linh hoạt và năng động.
Các công ty sử dụng ZBB báo cáo tiết kiệm chi phí từ 10 đến 25% —các công ty tiết kiệm vốn có thể sử dụng để tăng tỷ suất lợi nhuận của họ hoặc đầu tư vào tăng trưởng trong tương lai. Không giống như các sáng kiến cắt giảm chi phí toàn diện từ trên xuống có thể ảnh hưởng đến mức độ dịch vụ và gây thiệt hại cho doanh thu, ZBB tập trung vào việc thực hiện những điều đúng đắn theo cách tiết kiệm chi phí nhất. Nó có thể cung cấp một cách tiếp cận rủi ro thấp để chuyển đổi cơ sở chi phí trong khi vẫn để các công ty có đủ nguồn lực và nguồn tài chính tốt cho sự tăng trưởng trong tương lai.
Nhược điểm của Lập ngân sách dựa trên số không?
– Việc thực hiện ngân sách dựa trên số không yêu cầu nhân viên có trình độ và đào tạo chuyên môn, điều này có thể tốn nhiều thời gian và chi phí.
– Có thể làm tổn hại đến văn hóa tổng thể hoặc hình ảnh thương hiệu của công ty.
– Có thể bị cấm về chi phí (vì yêu cầu thời gian, nghiên cứu và phân tích) đối với các công ty có nguồn vốn khả dụng tối thiểu.
– Về cơ bản, nó phức tạp và tẻ nhạt hơn nhiều nếu bắt đầu từ cơ số 0. Lập ngân sách truyền thống đơn giản hơn, nhanh hơn và dễ thực hiện hơn nhiều.
3. Ví dụ về lập ngân sách từ con số không:
Giả sử bạn điều hành một tiệm làm tóc và bán dầu gội và dầu xả cho khách hàng. Năm ngoái, bạn đã mua những sản phẩm này từ một công ty khác với giá 30.000 đô la.
Bạn quyết định sử dụng lập ngân sách dựa trên số không cho năm sắp tới. Khi liệt kê các khoản chi phí, bạn nhận ra rằng mình có thể tự sản xuất các sản phẩm tóc với giá rẻ hơn giá của nhà cung cấp. Tự làm sản phẩm sẽ giúp bạn tiết kiệm được 22.000 đô la.
Khi tạo ngân sách dựa trên số 0, bạn sẽ chỉ đánh dấu 8.000 đô la (30.000 đô la – 22.000 đô la) là ngân sách chi phí cho các sản phẩm làm đẹp.
Bạn cũng nhận ra rằng bạn có thể cắt giảm các quảng cáo. Thay vì chi 10.000 đô la trong ví dụ về lập ngân sách dựa trên số 0 này, bạn chỉ cần chi 3.000 đô la. Bạn sẽ đánh dấu 3.000 đô la cho quảng cáo.
Và, bạn phát hiện ra rằng bạn có thể nhận được mức giá tốt hơn từ một nhà cung cấp văn phòng khác, giúp bạn tiết kiệm được 500 đô la. Thay vì 1.500 đô la, nguồn cung cấp của bạn bây giờ sẽ chỉ có giá 1.000 đô la.
Nếu bạn đã dựa vào ngân sách sắp tới của mình dựa trên ngân sách của năm trước, bạn có thể không nhận ra những khoản chi phí khác nhau mà bạn có thể cắt giảm. Nhưng với lập ngân sách dựa trên số không, bạn đảm bảo rằng mọi đô la đều được hạch toán.
Tóm lại, mặc dù lập ngân sách dựa trên số 0 là một lựa chọn có thể tạo ra nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số nhược điểm tiềm ẩn.
Việc thực hiện lập ngân sách dựa trên số không chỉ là một quyết định kế toán và phải được xem xét kết hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh tổng thể của công ty. Trong khi ngân sách dựa trên số 0 có thể giúp các công ty giảm chi phí tốt hơn, chúng có thể thay đổi hoàn toàn giá trị của công ty và văn hóa của nó.
Ví dụ: nếu các công ty chủ yếu dựa vào việc duy trì một môi trường tích cực, sôi động và dễ tiếp cận cho nhân viên của họ nhưng tất cả các chi phí để duy trì môi trường này đã bị loại bỏ do quy trình ngân sách dựa trên số không, thì văn hóa tổng thể của công ty có thể thay đổi. Sự thay đổi này có thể dẫn đến tỷ lệ doanh thu cao hơn và thay đổi tiêu cực trong nhận thức về thương hiệu.
Theo một nghiên cứu của Accenture, chỉ khoảng 50% công ty có thể duy trì tiết kiệm chi phí trong hơn một đến hai năm, và trong những trường hợp như vậy, việc lập ngân sách truyền thống trở nên không hiệu quả.
Lập ngân sách dựa trên số không phải là một quyết định hợp tác, nhất trí trong công ty sau khi đã cân nhắc kỹ lưỡng những ưu và nhược điểm tương đối của nó.
