Lập ngân sách dựa trên hoạt động là gì? Phân tích ưu và nhược điểm

1. Lập ngân sách dựa trên hoạt động là gì?

Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) là một hình thức lập ngân sách chặt chẽ thường được sử dụng cùng với các nỗ lực cắt giảm chi phí. Đây là một hình thức lập ngân sách hữu ích cho các tổ chức non trẻ cần phải giữ chặt chẽ về chi phí và cung cấp cái nhìn sâu sắc về các chi phí thúc đẩy doanh thu. Mặc dù ngân sách này căng thẳng hơn ngân sách truyền thống, nhưng lập ngân sách dựa trên hoạt động có thể là một phương pháp cực kỳ hữu ích.

Ngân sách dựa trên hoạt động là ngân sách xem xét kỹ lưỡng mọi chi phí trong một doanh nghiệp. Giống như tên của nó, ngân sách dựa trên hoạt động được tạo bằng cách sử dụng các hoạt động thúc đẩy chi phí. Quá trình này không phù hợp với loại chi phí hoặc tầm quan trọng của chúng đối với tổ chức. Quy trình ABB yêu cầu mỗi chi phí phải được nghiên cứu kỹ lưỡng và sau đó được điều chỉnh trước khi đưa vào ngân sách. Do quá chú trọng vào việc nghiên cứu và biện minh cho từng khoản chi phí, nên nó tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn so với ngân sách truyền thống. Điều quan trọng là bạn phải cân nhắc giữa chi phí và lợi ích của việc dành thời gian và nguồn lực cần thiết để ABB thành công.

Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho các công ty mới hơn và các công ty đang trải qua những thay đổi quan trọng.

Có lẽ lợi ích rõ ràng nhất của việc thành lập ABB là quá trình kiểm tra, nghiên cứu và biện minh cho mọi chi phí trong hoạt động kinh doanh. Điều này thực hiện hai điều quan trọng đối với một doanh nghiệp: Nó buộc doanh nghiệp phải quen thuộc với mọi chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thuNó giúp tổ chức thống nhất tìm cách cắt giảm và quản lý chi phí. Ý tưởng đằng sau ABB là giúp tổ chức duy trì mức doanh thu hiện tại đồng thời giảm chi phí. Theo cách này, ABB có thể là một công cụ mạnh mẽ mà theo giả thuyết sẽ làm tăng lợi nhuận.

Do các hoạt động của công ty tiêu tốn nguồn lực, nên mô hình ABB sử dụng các chỉ số vật chất và tiền tệ. Mô hình này đã được thực hiện nhờ sự phát triển và tiến bộ của máy tính để thực hiện các dịch vụ của công ty. Bằng cách cho phép thực hiện các biện pháp tiền tệ và phi tiền tệ, hệ thống này cung cấp cái nhìn toàn cảnh về chi phí của công ty và đảm bảo sử dụng tốt hơn các nguồn lực. Phương pháp này giả định một biến thể tách rời của mô hình tổng chi phí chỉ ra rằng tất cả các chi phí trong một công ty phải được phân bổ cho các sản phẩm của nó. Phương pháp này, xuất hiện vào giữa những năm 80, là một trong những mô hình phân bổ chi phí cho các hoạt động đáng tin cậy nhất.

Nhiệm vụ đầu tiên của hệ thống ABB là xác định tất cả các hoạt động được phát triển trong công ty và tiêu thụ các nguồn lực.

2. Phân loại các hoạt động lập ngân sách:

– Các hoạt động chính: Đây là những hoạt động liên quan trực tiếp đến mục đích của công ty và không thể bị loại bỏ.

– Hoạt động thứ cấp: Đây là những hoạt động tạo ra giá trị gia tăng theo quan điểm của khách hàng.

Chúng thường liên quan đến quá nhiều chi phí mà đôi khi được ký hợp đồng phụ.Bằng cách này, công ty biết được các nguồn lực mà mỗi hoạt động tiêu thụ và phân tích chi phí của khoản này trong sản phẩm. Phương pháp ABB cung cấp:

– Mở rộng quan niệm, kiểm soát và phân tích chi phí của ban giám đốc đồng thời chú ý đến việc lập kế hoạch và thiết kế sản phẩm.

– Một thước đo về chất lượng và thời gian giao hàng, tính linh hoạt, đổi mới và dịch vụ sau bán hàng đồng thời phân biệt các hệ thống chi phí truyền thống kém phát triển hơn so với nó.

– Phân tích chi tiết các nguồn lực được sử dụng trong trường hợp cơ sở của chi phí theo các hoạt động.

Ví dụ về lập ngân sách dựa trên hoạt động

Công ty A dự đoán sẽ nhận được 100.000 đơn đặt hàng trong năm tới, với mỗi đơn đặt hàng có giá 4 đô la để xử lý. Do đó, ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) cho các chi phí liên quan đến việc xử lý các đơn đặt hàng bán hàng cho năm sắp tới là 200.000 đô la (100.000 đô la * 4 đô la).

Con số này có thể được so sánh với cách tiếp cận ngân sách truyền thống. Nếu ngân sách năm ngoái gọi là 160.000 đô la cho chi phí xử lý đơn đặt hàng bán hàng và doanh thu dự kiến ​​sẽ tăng 20%, thì chỉ có 176.000 đô la (160.000 đô la + (160.000 đô la * 20%)) được lập ngân sách.

3. Phân tích ưu và nhược điểm lập ngân sách:

Các doanh nghiệp phải phân tích các mục tiêu và yêu cầu của mình để xác định xem hệ thống ABB có phù hợp để thực hiện hay không. ABB phù hợp hơn với các doanh nghiệp mới thiếu dữ liệu chi phí lịch sử mà các doanh nghiệp đã thành lập hơn có. Ví dụ, một doanh nghiệp bán lẻ lâu đời hơn, chẳng hạn như Walmart, đã thực hiện các thay đổi để tối ưu hóa chiến lược nhằm thu lợi nhuận trong nhiều năm. Lợi nhuận của họ sẽ duy trì ở tốc độ tăng trưởng tương đối đồng đều và họ biết chính xác động lực chi phí của họ là gì. Mặt khác, một công ty mới thành lập không có nhiều năm sử dụng thông tin tài chính lịch sử. Việc kiểm tra từng tác nhân chi phí và mức độ hoạt động tương ứng của chúng để đưa ra các dự báo tài chính chính xác hơn có thể là điều đáng giá đối với công ty mới thành lập.

Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) là một phương pháp lập ngân sách trong đó các hoạt động được phân tích kỹ lưỡng để dự đoán chi phí. Có ba bước chính trong ABB: xác định các yếu tố thúc đẩy chi phí, dự tính tổng số đơn vị và ước tính chi phí cho mỗi đơn vị. Mặc dù ABB có thể giúp một công ty phân tích kỹ lưỡng hơn các động lực chi phí, nhưng việc thực hiện có thể tốn kém.  Hiểu lập ngân sách dựa trên hoạt động Trong khi phương pháp lập ngân sách truyền thống điều chỉnh các chi phí trước đây dựa trên lạm phát hoặc những thay đổi trong hoạt động kinh doanh, thì lập ngân sách dựa trên hoạt động là một cách xem xét chi phí kỹ lưỡng hơn nhiều. Mọi chi phí phát sinh của một doanh nghiệp sẽ được xem xét chặt chẽ để xác định xem liệu có thể tạo ra hiệu quả và giảm chi phí hay không. Nó có thể ở dạng giảm mức độ hoạt động hoặc loại bỏ hoàn toàn các hoạt động không cần thiết. Cuối cùng, ABB nhằm mục đích phân tích các yếu tố thúc đẩy chi phí kinh doanh và cho phép hoạt động kinh doanh trở nên có lợi hơn.

3.1. Ưu điểm:

So với các phương pháp lập ngân sách khác, ABB cho phép bạn xem chính xác chi phí liên quan cho mỗi hoạt động vận hành. Nó cũng giúp chia nhỏ hơn nữa các chi phí này để xác định điều gì có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của một công ty. Trong khi các phương pháp lập ngân sách khác xem xét chi phí của các yếu tố đầu vào để thực hiện các hoạt động, ABB xem xét các kết quả đầu ra dẫn đến chi phí. Khi làm như vậy, ban lãnh đạo có thể đánh giá tốt hơn các đơn vị kinh doanh khác nhau có liên quan với nhau và phân bổ vốn ở những nơi mà chúng cho là có lợi nhất.

Hệ thống lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) cho phép kiểm soát nhiều hơn quá trình lập ngân sách. Lập kế hoạch doanh thu và chi phí diễn ra ở mức độ chính xác cung cấp các chi tiết hữu ích liên quan đến các dự báo. ABB cho phép ban quản lý tăng cường kiểm soát quá trình lập ngân sách và điều chỉnh ngân sách phù hợp với các mục tiêu tổng thể của công ty.

3.2. Nhược điểm:

Nhược điểm lớn nhất của việc triển khai ABB là chi phí và thời gian thực hiện cao hơn so với các phương pháp lập ngân sách khác. Vì tất cả các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh đều được theo dõi, nên tất cả các chi tiết kỹ thuật phải được ghi lại khi chúng xảy ra. Ngoài ra, các kế toán viên xử lý ABB cần phải hiểu biết sâu sắc về các quy trình kinh doanh. Điều này có thể khó khăn, đặc biệt là trong các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất phức tạp. Các doanh nghiệp cần quyết định xem việc tăng độ chính xác của dự báo có xứng đáng với khoản đầu tư thêm cần thiết để triển khai hệ thống ABB hay không.

Những lợi ích này phải trả giá đắt. Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) tốn kém hơn để thực hiện và duy trì so với các kỹ thuật lập ngân sách truyền thống và cũng tốn nhiều thời gian hơn. Hơn nữa, các hệ thống ABB cần có thêm các giả định và thông tin chi tiết từ cấp quản lý, đôi khi có thể dẫn đến việc lập ngân sách có khả năng không chính xác.