Lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục là gì? Quy trình lập kế hoạch

1. Lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục là gì?

Khái niệm lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục:

Lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục được hiểu cơ bản là quá trình tạo ra một hệ thống phòng ngừa và phục hồi hoạt động kinh doanh nếu một mối đe doạ tiềm tàng nào đó đối với công ty xảy ra.

Kế hoạch này được lập ra nhằm mục đích để đảm bảo nhân sự và tài sản được bảo vệ và có thể nhanh chóng hoạt động trở lại trong trường hợp thảm hoạ xảy ra.

Kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục thường được hình thành trước và cần tới sự đầu tư từ các cổ đông và nhân sự chủ chốt.

Lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục trong tiếng Anh được gọi là gì?

Lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục trong tiếng Anh được gọi là Business Continuity Planning – BCP.

2. Quy trình lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục:

Lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục sẽ bao gồm xác định tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng tới hoạt động của công ty, biến chúng trở thành một phần quan trọng trong chiến lược quản lí rủi ro của tổ chức.

Các rủi ro có thể bao gồm: thảm hoạ thiên nhiên như cháy, lũ lụt hoặc các thảm hoạ liên quan tới thời tiết và tấn công mạng. Khi các rủi ro đã được xác định, quy  trình tiếp theo như sau:

– Xác định các rủi ro này sẽ có tác động tới hoạt động kinh doanh như thế nào.

– Thực hiện các quy trình, biện pháp bảo vệ để giảm thiểu rủi ro.

– Thử nghiệm các quy trình bảo vệ để nhằm mục đích đảm bảo chúng có hiệu quả.

– Đánh giá lại quá trình để đảm bảo chúng được cập nhật phù hợp với tình hình hiện tại.

Lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục trong giai đoạn hiện nay được xem là một hoạt động quan trọng với bất cứ doanh nghiệp nào. Các mối đe doạ và sự gián đoạn cũng sẽ làm giảm lợi nhuận của công ty bởi vì từ đó doanh thu bị mất đi, còn chi phí bị tăng cao.

Các doanh nghiệp cũng không thể chỉ dựa vào bảo hiểm, bởi vì thực chất bảo hiểm không đảm bảo chi trả cho mọi chi phí cũng như việc mất khách hàng vào tay đối thủ.

Nhìn chung lại, ta nhận thấy:

– Lập kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục được hiểu cơ bản là quá trình một công ty tạo ra một hệ thống phòng ngừa và phục hồi hoạt động kinh doanh khi các mối đe doạ tiềm ẩn như thiên tai hoặc tấn công mạng xảy ra.

– Kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục được thiết kế để nhằm mục đích chính là để bảo vệ nhân sự, tài sản và đảm bảo họ có thể hoạt động trở lại nhanh chóng khi thảm hoạ xảy ra.

– Các kế hoạch đảm bảo kinh doanh liên tục nên được thử nghiệm trước để kịp thời xác định và sửa chữa những yếu điểm.

3. Kế hoạch kinh doanh liên tục:

Tìm hiểu về kế hoạch kinh doanh liên tục:

Kế hoạch kinh doanh liên tục được hiểu cơ bản là kế hoạch nhằm mục đích giúp thiết lập các nhóm biện pháp phòng ngừa chủ động và phục hồi hoạt động kinh doanh nếu một mối đe dọa tiềm tàng nào đó đối với công ty xảy ra.

Trong trường hợp có rủi ro xảy ra thì hệ thống này sẽ được sử dụng để nhằm mục đích giúp đảm bảo các tài sản và nhân sự của doanh nghiệp được bảo toàn, giảm thiểu tối đa các đứt gãy trong quy trình kinh doanh, đồng thời có phương án để tái thiết khi dịch kết thúc.

Một kế hoạch kinh doanh liên tục có thể đem tới những lợi ích cụ thể như sau:

– Đối với nhân viên:

Kế hoạch kinh doanh liên tục sẽ là phao cứu sinh cho nhân viên của doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp kinh doanh liên tục tức là người lao động vẫn cần làm việc. Việc có sự chuẩn bị cho những rủi ro của công ty cũng là thể hiện sự quan tâm của bạn đối với công việc của người lao động. Bằng cách này, nhân viên của doanh nghiệp đó sẽ có thêm niềm tin vào tổ chức và chủ động hơn trong công việc.

– Đối với khách hàng:

Khi một công ty minh bạch về kế hoạch kinh doanh liên tục, họ cũng đồng thời phát đi một thông điệp rằng: Chúng tôi biết mình đang làm gì, chúng tôi có thể giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát, và chúng tôi luôn sẵn sàng để phục vụ khách hàng. Đó cũng chính là cơ sở quan trọng cho niềm tin của khách hàng, là nền tảng cho một thương hiệu vững chắc, là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phục hồi sau giai đoạn khó khăn.

– Đối với đối tác:

Khi vạch ra một kế hoạch kinh doanh liên tục hoàn chỉnh, doanh nghiệp đó sẽ nắm được những yếu tố nào là chủ chốt trong chuỗi cung ứng, những đối tác hay nhà cung cấp thiết yếu với quy trình kinh doanh vận hành của công ty. Bằng cách này, chủ doanh nghiệp sẽ đề ra được phương án kiểm soát, bảo vệ các mắt xích quan trọng, xây dựng được lòng tin với đối tác.

– Đối với mục tiêu kinh doanh, tài chính:

Tất cả những lợi ích được nêu cụ thể bên trên đều là những dấu hiệu tích cực cho hiệu quả tài chính và kinh doanh của các doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh liên tục cũng chính là một loại lợi thế cho doanh nghiệp cạnh tranh. Trong bối cảnh phức tạp và biến động khôn lường của thị trường như hiện nay, bản kế hoạch đó chính là sự thể hiện các doanh nghiệp có tốc độ, có năng lực và có tầm nhìn để phản ứng và phục hồi.

Kế hoạch kinh doanh liên tục là một phần nội dung rất quan trọng, được đa số các doanh nghiệp, tập đoàn lớn rất chú trọng sau nhiều năm phải đối mặt với nhiều rủi ro thị trường.

4. Các yếu tố đảm bảo thành công của kế hoạch kinh doanh liên tục:

Một kế hoạch kinh doanh liên tục hiệu quả sẽ đảm bảo khả năng triển khai thành hoạt động cụ thể. Bên cạnh kế hoạch xây dựng và kiểm soát, ở đây chúng ta sẽ nhấn mạnh một số yếu tố thiết yếu quyết định sự thành công của kế hoạch kinh doanh liên tục, cụ thể đó là:

– Thứ nhất: Vai trò của đội ngũ lãnh đạo:

Lãnh đạo là quá trình tác động đến con người, để họ cố gắng một cách tự nguyện vì các mục tiêu chung của tổ chức hay doanh nghiệp. Vai trò của người lãnh đạo đó chính là nâng tầm nhìn và đưa việc thực hiện mục tiêu đạt tới tiêu chuẩn cao hơn, phát triển khả năng của nhân viên vượt lên những giới hạn thông thường. Chính bởi vì vậy mà chỉ khi nhà lãnh đạo nhận thức được đầy đủ vai trò của mình và có năng lực lãnh đạo thực sự thì mới đem lại những quyết định lãnh đạo hiệu quả, có tầm nhìn chiến lược cũng như tạo ra được một kế hoạch kinh doanh liên tục khả thi.

– Thứ hai: Hoạt động truyền thông nội bộ:

Truyền thông nội bộ là một bước không thể thiếu để quá trình triển khai kế hoạch kinh doanh liên tục được diễn ra suôn sẻ, nhận được sự ủng hộ tham gia của đội ngũ nhân sự cũng như tối đa các lợi ích mà kế hoạch kinh doanh liên tục đem lại. Kế hoạch truyền thông nội bộ nhằm bổ trợ kế hoạch kinh doanh liên tục.

– Thứ ba: Nguồn lực công nghệ:

Khi con người không thể đi lại hoặc gặp gỡ nhau giữa các nhóm người, họ sẽ phụ thuộc nhiều hơn vào kỹ thuật công nghệ giao tiếp để có thể duy trì liên lạc và hoàn tất công việc. Những cuộc họp, hội thảo cần sự di chuyển sẽ được tổ chức dễ dàng hơn, bớt cồng kềnh, bớt tốn kém hơn rất nhiều.

Khi sức khỏe của nhân viên được đặt lên hàng đầu, doanh nghiệp đã tập trung vào những nhu cầu mà trước đây chưa quá được chú trọng như giải pháp chấm công qua điện thoại để thay thế máy chấm công vân tay vốn tồn tại rủi ro lây nhiễm qua tiếp xúc. Giải pháp chấm công qua camera quan sát và nhận diện khuôn mặt để tự động hóa hoạt động chấm công của nhân viên cũng đã được phát triển và chú trọng đầu tư.

Về khía cạnh vận hành, bỏ qua những công cụ lỗi thời cụ thể như gọi điện, email, chat, một nền tảng quản trị tập trung trên online sẽ là môi trường đảm bảo các nhân sự trong doanh nghiệp có thể làm việc được mọi lúc mọi nơi mà vẫn có sự trao đổi liền mạch về thông tin. Đó không chỉ là sự tiện lợi, mà còn mang lại sự chủ động cho doanh nghiệp thích ứng nhanh với bất kỳ biến động nào khác trong tương lai.

Về khía cạnh kinh doanh, các doanh nghiệp đang chuyển đổi dần sang những mô hình kinh doanh không chạm, tận dụng các marketplace online, tư vấn và chăm sóc khách hàng thông qua các kênh giao tiếp online. Đặc biệt, cũng nhờ tiến hành kinh doanh online, doanh nghiệp có thêm nhiều cơ hội để thu thập dữ liệu khách hàng và đưa ra phương án tối ưu trải nghiệm mua hàng.

Nguồn lực công nghệ giúp cho việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh liên tục trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.