KPIs là gì?​ Ý nghĩa, phân loại và cách xây dựng của KPIs?

1. KPIs là gì?​

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator (chỉ số hiệu suất công việc).

Khái niệm. 

KPI là chỉ số được xác định trong tính chất đánh giá hiệu quả công việc. Với doanh số hay giá trị được xác định cần thiết để hoàn thành. Tính hiệu quả của công việc được đảm bảo khi đánh giá, phân tích những thông tin về báo cáo phản ánh. Như tỉ lệ, số liệu, chỉ tiêu định lượng là những phản ánh trong số liệu đề ra. Đánh giá hoạt động của các tổ chức hay các bộ phận của công ty/doanh nghiệp/cá nhân. Tức là mang đến các đánh giá hiệu quả cho từng tiêu chí từ phạm vi nhỏ đến lớn trong hoạt động doanh nghiệp.

Mỗi bộ phận sẽ có một chỉ số KPI khác nhau. Khi mà yêu cầu cần thiết được đặt ra cho những bộ phận nhỏ, góp phần vào phản ánh hiệu quả chung của tổ chức. Nhằm đánh giá khách quan hiệu quả làm việc của mỗi bộ phận trong so sánh với những kỳ vọng ban đầu. KPI không chỉ đặt ra một mốc cho sự hoàn thành công việc. Mà là các ngưỡng được xác định để người thực hiện phản ánh khả năng khác nhau. Với các khoảng thời gian, cách thức tiếp cận, thuận lợi,… được phản ánh.

Do đó mà trong những bộ phận từ nhỏ nhất, các doanh số áp dụng theo từng cấp độ khác nhau. Nó phản ánh các khả năng trong hoàn thành công việc chung của tập thể. Cũng như mang đến năng lực được phản ánh hoàn thành cấp độ KPI như thế nào. KPI mang đến những phản ánh trong từng tác động chủ thể nhỏ nhất. Để xây dựng hiệu quả mong muốn trong chiến lược của doanh nghiệp. Cần thiết KPI được xác định cho từng cá nhân. Đó là các mốc để cá nhân vượt qua chính giới hạn của mình.

KPI cấp cao sẽ tập trung chủ yếu vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Trong khi KPI cấp thấp lại tập trung vào hiệu suất của từng quy trình hay nhân viên ở các phòng ban.

Xây dựng KPI thông thường dựa theo phương pháp bảng điểm cân bằng (BSC).

Phương pháp này mang đến tính chất cho chiến lược riêng biệt và cụ thể hóa thành mục tiêu chiến lược. Mang đến các phản ánh trong chiến lược và mục tiêu chung cho doanh nghiệp. Bao gồm 4 mục tiêu về Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Học hỏi phát triển. Ở đó, các bảng điểm thiết lập tiêu chí cụ thể từ các cấp công ty, cấp bộ phận và cấp cá nhân. Mang đến các phản ánh cụ thể cho từng cấp độ nhỏ nhất. Góp phần thể hiện trong hiệu quả chung cho doanh nghiệp.

Tiêu chí KPI cho từng bộ phận, từng vị trí cần đảm bảo sự phù hợp. Căn cứ trên những khả năng thực tế, lợi thế của giai đoạn hay những phản ánh khác. Từ đó các doanh số khác nhau được đặt ra cho nhu cầu thực hiện. KPI sẽ giúp nhà quản lý đánh giá được hiệu quả của từng bộ phận, từng cá nhân trong tính chất của chiến lược đề ra. So sánh một cách tương quan với nhau để phản ánh hiệu suất thực tế. Từ đó có căn cứ trong tính toán trả lương hoặc thưởng, cũng như đánh giá năng lực của từng người.

Đồng thời nhà quản lý sẽ có những chính sách phù hợp hơn cho mỗi vị trí nhân viên. Các lợi thế khác nhau phản ánh mang đến những đánh giá tiềm năng, các khả năng khai thác hay giá trị tìm kiếm. KPI khác biệt với những lương cứng và khối lượng công việc cụ thể. Nó mang đến những phấn đấu nhiều hơn để nhận được các lương, thưởng xứng đáng.

2. Ý nghĩa của KPIs:

KPI giúp doanh nghiệp đo lường dễ dàng sức tăng trưởng của các mục tiêu. Khi chiến lược xây dựng cụ thể cho từng khía cạnh hoạt động và bộ phận từ chung đến cụ thể. Giúp đánh giá hiệu quả công việc của phòng ban, nhân viên. Giúp hoạt động quản lý tốt hơn cũng như nắm rõ hiệu quả làm việc của từng nhóm, bộ phận, cá nhân.

KPI là chỉ số có độ chính xác cao. Các chiến lược xây dựng trên từng ngưỡng đặt ra. Khi những kết quả được phản ánh cụ thể với số liệu. Giúp sự đối chiếu với những chiến lược và mục tiêu đề ra dễ dàng. Cũng như có cơ sở xác định KPI cho những khoảng thời gian tiếp. Phản ánh đánh giá tiềm năng thực hiện chiến lược chung.

KPI giúp gia tăng mối liên kết giữa từng cá nhân và bộ phận với nhau. Khi hiệu quả công việc của cá nhân đóng góp vào thành công chung của bộ phận. Nhiều bộ phận như thế phản ánh cho hiệu quả của doanh nghiệp nói chung. Với các phản ánh cuối cùng có hoàn thành KPI của doanh nghiệp đề ra hay không.

3. Phân loại của KPIs:

KPI chiến lược.

Chỉ số KPI gắn liền với các mục tiêu chiến lược. Đảm bảo cho những hiệu quả mong muốn về phát triển lâu dài và bền vững trong doanh nghiệp. Đó là tiền, lợi nhuận, những lợi ích nhận được cho cá nhân nói riêng và lợi ích chung doanh nghiệp. Đó chính là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc công ty có thể tồn tại không.

KPI phản ánh những căn cứ đòi hỏi doanh thu trong những khoảng thời gian nhất định. Với các kế toán xác định giá trị tìm đươc phải đạt những yêu cầu đề ra. Phản ánh những doanh số yêu cầu đạt được. Từ đó mà các kế hoạch thực hiện được xây dựng để hoàn thành chỉ tiêu đó. Hoặc có thể mang đến những giá trị cao hơn theo những chỉ tiêu đặt ra. Nếu không đạt được KPI đó thì nhà đầu tư sẽ rút vốn, lợi ích của các bộ phận không được đảm bảo,..

KPI chiến thuật.

KPI chiến thuật là chỉ số KPI gắn liền với các mục tiêu chiến thuật nhỏ hơn. Với những đòi hỏi cho hiệu suất cụ thể hơn. Nó mang đến các hiệu quả phản ánh và tác động trực tiếp đến hiệu quả của chiến lược đặt ra. KPI chiến lược sẽ gồm nhiều KPI chiến thuật. Mỗi KPI chiến thuật sẽ góp phần đạt KPI chiến lược.

Trong từng bộ phận thực hiện chiến lược, các KPI chiến thuật được đặt ra. Nó mang đến những cách thức để thực hiện được mục tiêu về doanh số thực tế. Tính chất áp KPI đảm bảo cho chỉ tiêu từng bộ phận hoàn thành, đồng thời phản ánh hiệu quả chung.

4. Cách xây dựng của KPIs:

Bước 1: Xây dựng bản đồ chiến lược.

Là những chiến lược cần thiết cho hoạt động tìm kiếm lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong đó phản ánh trên các khía cạnh, bộ phận hay phòng ban khác nhau. Cũng như những phản ánh trực tiếp đến chiến lược doanh số. Phản ánh những tính chất chung nhất trong đo lường các khả năng và lợi thế của doanh nghiệp. Bên cạnh những doanh số mong muốn để doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển.

Bước 2: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs.

Phản ánh với những doanh số cụ thể nhất đến từng phòng, ban. Từ đó phản ánh của từng bộ phận nhỏ và đến từng cá nhân. Với các nhiệm vụ càng cụ thể, vai trò càng cần phát huy và đạt được chỉ tiêu. Có các căn cứ khác nhau để xác định khả năng, nguồn lực. Người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban. Với các chức năng quản lý trực tiếp cũng như đánh giá cụ thể các khả năng.

Bước 3: Xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chính (Key Performance Question – KPQ).

Đặt ra các câu hỏi xác định tính chất của hiệu suất cần thiết phản ánh. Mang đến các mục tiêu kinh doanh và việc lập chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Hiệu suất được phân bổ với những năng lực, lợi thế khác nhau.

Bước 4: Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng).

Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng riêng biệt. Có bộ phận tạo ra nguồn doanh thu trực tiếp. Tuy nhiên lại có những bộ phận chỉ đóng vai trò trong ổn định và làm nên lợi thế cho doanh nghiệp. Nhằm tác động lên thị trường đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban với tên gọi của họ. Cho nên với các doanh số yêu cầu không thể phân chia đều. Hệ thống các KPIs phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. Tính khả thi, sự tích cực trong công việc mới có thể được phản ánh hiệu quả. Đặc biệt khi các cá nhân hay bộ phận thấy được lợi ích của mình bên cạnh vai trò đóng góp.

Bước 5: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.

Các chức danh với vai trò quản lý cần có sự thúc đẩy phù hợp. Mang đến trách nhiệm của họ trong quản lý cũng như thúc đẩy năng lượng và tinh thần cá nhân. Các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được. Xác định cụ thể còn phản ánh nghĩa vụ đối với công việc và chức danh đảm nhận. Là cần thiết trong lao động với tính chất phân chia công việc để hoàn thành nhiệm vụ chung.

Bước 6: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá) và thu thập dữ liệu.

Các doanh nghiệp cần phải xác định được liệu các dữ liệu đã có sẵn để thu thập hay chưa và liệu các nguồn có đáng tin hay không. Quyết định các mức độ hiệu suất được định nghĩa thế nào hay cách thu thập dữ liệu. Đối với các dữ liệu định lượng, có thể áp dụng các công thức tính.

Bước 7: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh.

Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số.

Bước 8: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng.

Mức đãi ngộ, lương hay thưởng phản ánh với doanh số đạt được. Nó cũng được tăng lên theo KPI càng hoàn thành tốt. Là động lực cho từng cá nhân trong hoàn thành công việc được phân công.