Kiểm toán hoạt động là gì? Ý nghĩa và các phương pháp kiểm toán hoạt động?

1. Kiểm toán hoạt động là gì?

Kiểm toán hoạt động là một hoạt động kiểm toán mới xuất hiện trên trong môi trường kinh doanh hiện nay. Theo như nghiên cứu hoạt động kiểm toán hoạt động chỉ mới xuất hiện vào những năm 70 của thế kỷ XX. Khi mới xuất hiện hoạt động này chủ yếu được áp dụng trong hoạt động công sau đó mới được giới tư nhân tìm hiểu và áp dụng vào môi trường kinh doanh tư nhân. Tại Việt Nam thì thuật ngữ này xuất hiện mãi những năm thập niên 90 của thế kỷ XX qua các sách và tài liệu nước ngoài.

Hiện nay, trong hoạt động marketing có rất nhiều thuật ngữ dùng để chỉ hoạt động này như: Performance Audit, thuật ngữ Management Audit, Value for Money Audit,… Chính vì vậy có nhiều cách hiểu khác nhau về hoạt động này nhưng theo pháp luật quy định:

Căn cứ pháp lý: Điều 5 Luật Kiểm toán độc lập 2011 thì Kiểm toán hoạt động là việc kiểm toán viên hành nghề, doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam kiểm tra, đưa ra ý kiến về tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả hoạt động của một bộ phận hoặc toàn bộ đơn vị được kiểm toán.

Để giải thích rõ ràng hơn bạn có thể hiểu kiểm toán hoạt động là một cuộc kiểm tra mang tính toàn diện nhất và mang tính khách quan dựa trên việc thực hiện các đánh giá về các yếu tố về nguồn lực, nhân lực, yếu tố về vật lực, tính hiệu quả và sự hữu hiệu của những tiềm năng trong các hoạt động được triển khai thực hiện.

Theo hoạt động tư nhân thì Kiểm toán hoạt động được hiểu là sự đánh giá về các khía cạnh như tính kinh tế, tính hiệu quả cũng như sự hữu hiệu của các hoạt động đã được triển khai thực hiện dưới sự giám sát, kiểm sát của người chịu trách nhiệm quản lý những hoạt động đó. Nhìn chúng, kiểm toán hoạt động được thể hiện qua 3 khía cạnh là tính kinh tế, tính hiệu quả và sự hữu hiệu nay trong tiếng anh có tên gọi là: Economy, Efficiency, Effectiveness. Hay thường gọi kiểm toán hoạt động là hoạt động kiểm toán 3E.

2. Các tiêu chí đánh giá kiểm toán hoạt động:

Các tiêu chí đánh giá kiểm toán hoạt động sẽ dựa trên bản chất của Economy, Efficiency, Effectiveness. Hay thường gọi kiểm toán hoạt động là hoạt động kiểm toán 3E.

2.1. Economy – Tiêu chí về kinh tế:

Tiêu chí này có thể hiểu là việc thực hiện “tối thiểu hoá chi phí cho các nguồn lực sẽ được sử dụng nhưng vẫn đảm bảo đạt được kết quả đầu ra có chất lượng phù hợp”. Như vậy, nội dung của tính kinh tế nhấn mạnh đến yếu tố đầu vào, tức là việc có được tất cả các nguồn lực cần thiết sẽ được sử dụng hoặc cần đến.

Khi kiểm toán tính kinh tế, kiểm toán viên thực hiện kiểm toán tính kinh tế phải đánh giá, xem xét xem các nguồn lực có được đó có đúng số lượng, đúng địa điểm, đúng thời gian, đúng chủng loại và đúng giá cả hay không. Cụ thể hơn là kiểm toán viên sẽ tiến hành xem xét, đánh giá việc khả năng giảm bớt các nguồn lực cần thiết để sử dụng mà vẫn giữ được kết quả như tính ban đầu hay không? Nếu không còn cách nào khác chứng tỏ rằng đơn vị đã thật sự tiết kiệm chi phí khi mua sắm các nguồn lực đó.

2.2. Efficiency – Tiêu chí hiệu quả:

Tiêu chí hiệu quả được hiểu là việc sử dụng tối thiểu các nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị. Có nghĩa là kết quả được tạo ra nhiều hơn so với mục tiêu, mục đích hoặc kế hoạch nhưng vẫn sử dụng đúng nguồn lực đã được xác định, hoặc kết quả tạo ra đúng như mục tiêu, mục đích hoặc kế hoạch nhưng nguồn lực sử dụng lại ít hơn dự tính ban đầu; Nói cách khác tính hiệu quả nhằm hướng đến việc cải tiến hoạt động để giảm giá thành hoặc giảm được nguồn lực sử dụng trên một đơn vị kết quả tạo ra.

2.3. Effectiveness – Tiêu chí Hữu hiệu:

Đây là tiêu chí hướng đến cái cuối cùng, là sự đánh giá mức độ thực hiện đối với các mục tiêu, mục đích đã được lên kế hoạch trước đó cho một hoạt động hay một chương trình nào đó (đạt được kết quả thỏa đáng từ việc sử dụng các nguồn lực và các hoạt động của tổ chức). Nói một cách dễ hiểu hơn thì tiêu chí hữu hiệu đó chính là việc đánh giá, xem xét giữa kết quả nhận được ở thời điểm hiện tại với kết quả thực tế đã được đề ra và lên kế hoạch từ trước khi hoạt động, chương trình nào đó được thực hiện.

Những rắc rối và khó khăn mà tiêu chí hữu hiệu có thể gặp phải:
– Các mục tiêu thường xác định không rõ ràng, phức tạp, thay đổi và đôi khi lại mâu thuẫn với nhau.
– Việc xác định mức độ hoàn thành và đơn vị dùng để đo lường mức độ hoàn thành thường không rõ ràng.
– Nhiều kỹ thuật hoặc chiến lược thực hiện tuy khác nhau nhưng đôi khi lại cho ra kết quả giống nhau.

Nhìn chung, tiêu chí hữu hiệu được nhìn nhận và đánh giá ra sao phụ thuộc vào người đang nghiên cứu. Mỗi quan điểm đó đều có sự hợp lý trong bối cảnh riêng của nó.

3. Các phương pháp kiểm toán hoạt động:

Với kiểm toán hoạt động tùy thuộc vào cách tiếp cận mà các chủ thể lựa chọn các phương pháp kiểm toán hoạt động khác nhau nhưng nhìn chung sẽ được sử dụng chủ yếu bởi hai phương pháp sau:

3.1. Phương pháp kiểm toán hoạt động chung:

Phương pháp chung của kiểm toán hoạt động gồm nhiều loại, tuỳ thuộc vào cách tiếp cận hoạt động kiểm toán của người nghiên cứu. Theo các cách tiếp cận phổ biến nhất ở nhiều quốc gia trên thế giới hiện nay sẽ gồm 2 phương pháp chính đó là:

Phương pháp” định hướng kết quả”. Đây là phương pháp kiểm toán mà kiểm toán viên sẽ thực hiện dựa trên những kết quả hoạt động chính của đơn vị (các lĩnh vực, các nhiệm vụ, những mục tiêu hoạt động của đơn vị, bộ phận trong đơn vị…) để làm căn cứ, cơ sở cho việc xác định các mục tiêu, nội dung kiểm toán, chương trình kiểm toán, lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá của kiểm toán hoạt động,…

Phương pháp “định hướng vấn đề”. Đây là phương pháp kiểm toán mà kiểm toán viên dựa trên những nhận định về những hoạt động, những bộ phận có vấn đề tại đơn vị để làm cơ sở cho việc xác định mục tiêu, nội dung kiểm toán, chương trình kiểm toán, lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá của kiểm toán hoạt động… Những hoạt động, những bộ phận của đơn vị được coi là có vấn đề thường là những hoạt động bất thường; những hoạt động đạt kết quả thấp so với mục tiêu của kế hoạch đề ra,…

3.2. Phương pháp – kỹ thuật nghiệp vụ kiểm toán hoạt động:

Phương pháp – kỹ thuật nghiệp vụ kiểm toán hoạt động gồm rất nhiều các phương pháp cụ thể thuộc các chuyên môn nghiệp vụ và lĩnh vực khoa học khác nhau vận dụng vào kiểm toán hoạt động. Phương pháp Kiểm toán nghiệp vụ cần thực hiện nhiều hoạt động nghiệp vụ để có thể thu thập bằng chứng cho việc kiểm toán, đưa ra những nhận xét, kết luận kiểm toán.

Trong thực tiễn cho thấy có 2 nhóm hoạt động chủ yếu để làm cơ sở cho việc thu thập, xử lý chứng cứ, bằng chứng kiểm toán, đó là các hoạt động thu thập dữ liệu kiểm toán và phân tích dữ liệu kiểm toán. Do vậy, trong nghiên cứu về các phương pháp kỹ thuật kiểm toán hoạt động, dựa trên tính chất của các hoạt động tác động đến cơ sở dữ liệu kiểm toán để hình thành hai nhóm phương pháp kỹ thuật kiểm toán chủ yếu trong kiểm toán hoạt động, đó là: các phương pháp thu thập dữ liệu kiểm toán và các phương pháp phân tích dữ liệu kiểm toán.

– Các phương pháp thu thập dữ liệu kiểm toán liệu là hoạt động chủ yếu trong kiểm toán nói chung và kiểm toán hành động nói riêng. Có thể áp dụng nhiều phương pháp – kỹ thuật để thu thập dữ liệu trong kiểm toán hoạt động, phổ biến như: Kiểm tra tài liệu lưu trữ, nghiên cứu tình huống, điều tra, hội thảo và chất vấn, tham khảo ý kiến chuyên gia và tư vấn, thử nghiệm hiện trường,…

– Các phương pháp phân tích dữ liệu kiểm toán trong kiểm toán hoạt động, phân tích dữ liệu là một hoạt động rất quan trọng có ý nghĩa quyết định trực tiếp đến các phát hiện kiểm toán. Phân tích dữ liệu là quá trình nối tiếp của việc thu thập dữ liệu trong kiểm toán. Trên cơ sở phân tích dữ liệu, kiểm toán viên sẽ đưa ra những đánh giá, nhận xét về tính kinh tế, tính hiệu quả, tính hiệu lực trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp. Để phân tích dữ liệu, kiểm toán viên có thể áp dụng rất nhiều phương pháp thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: Mô tả dữ liệu, so sánh, hồi quy và tương quan (hồi quy), chỉ số, giá trị đồng tiền theo thời gian, chi phí – Lợi ích,…

4. Ý nghĩa của kiểm toán hoạt động:

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay bất cứ doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động nhằm đảm bảo độ hiệu quả, an toàn trong hoạt động sản xuất, kinh doanh; đồng thời phát hiện kịp thời sai phạm để khắc phục; Bên cạnh hoạt động kiểm toán nội bộ hay kiểm toán độc lập là chưa đủ Doanh nghiệp cần có thêm sự kiểm toán hoạt động để có thể kiểm tra và theo dõi về tính kinh tế, tính hữu hiệu và hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp.

Kết quả kiểm toán hoạt động là một báo cáo, trong đó đánh giá về tính hữu hiệu, tính kinh tế và tính hiệu quả của hoạt động đã được kiểm toán; đồng thời phân tích ưu, nhược điểm và đề xuất của kiểm toán viên về hoạt động đó. Những ý kiến tư vấn này rất hữu ích đối với các nhà quản lý đơn vị để chấn chỉnh, cải tiến quản lý và điều hành hoạt động có chất lượng và hiệu quả tốt hơn ở hiện tại và trong tương lai. Lợi ích kiểm toán hoạt động mang lại:

– Xác định những phạm vi trong hệ thống quản lý và kiểm soát, cải tiến những vấn đề năm trong phạm vi này;

– Thu hút sự chú ý của nhà quản lý đến những nhân tố tiêu cực có ảnh hưởng đến tính kinh tế, tính hiệu quả và sự hữu hiệu của các hoạt động qua đó có cái nhìn tổng quát để sửa chữa, khắc phục những khuyết điểm trong các hoạt động này;

– Giúp cho nhà quản lý có cơ hội để hiểu biết sâu sắc về những vấn đề mới được nảy sinh trong hoạt động và quá trình thực hiện của đơn vị;

– Nâng cao nhận thức về khái niệm giá trị của đồng tiền ở những bộ phận trong doanh nghiệp.

Để thực hiện cuộc kiểm toán hoạt động đòi hỏi người kiểm toán viên phải am hiểu chuyên sâu nhiều lĩnh vực khác nhau như kế toán, tài chính, kinh tế, khoa học, kỹ thuật… Hoặc có thể mời chuyên gia có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực mà đơn vị đang muốn kiểm tra tham gia công việc kiểm toán.