Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là hoạt động được thực hiện trong nội bộ các tổ chức. Với người tiến hành nhiệm vụ là các kiểm toán viên. Mang đến các phân tích và đưa ra đánh giá cho chu trình mua hàng và thanh toán của tổ chức. Vậy kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là gì? Mục tiêu và quy trình?
Mục lục bài viết
1. Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là gì?
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong tiếng Anh là Audit of acquisition and payment cycle.
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là việc kiểm tra các khoản mục liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán của một đơn vị. Đánh giá tính trung thực và hợp lí của chu trình. Thông qua các dữ liệu cung cấp trong Báo cáo tài chính của đơn vị đó. Với tính chất mua hàng là nhu cầu cơ bản được phản ánh trong nội dung hoạt động chung của đơn vị. Được thực hiện bằng nguồn tài chính và phải phù hợp nhu cầu. Mang đến các phản ánh trong sử dụng hiệu quả, hợp lý, tránh lãng phí hay các hành vi trục lợi.
Nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán.
Quá trình mua vào của hàng hóa dịch vụ trong tổ chức diễn ra rất đa dạng. Dựa trên các nhu cầu bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, điện nước, sửa chữa và bảo trì… Có thể là các hàng bắt buộc phải mua nhằm đảm bảo hoạt động trực tiếp hay duy trì tổ chức. Khi đó, các tài chính chi tiêu được phản ánh.
Chu trình mua hàng và thanh toán thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua. Với đối tượng có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó. Phản ánh tính chất đầu tiên là nhu cầu mua hàng hóa. Và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được. Các giá trị thanh toán được ghi chép trong báo cáo tài chính. Nhằm liệt kê và tổng hợp các khoản đã chi.
Các tài khoản có liên quan đến chu kì này: TK 151, 152, 153, 156, 211, 212, 213, 142, 242, 111, 112, 331, 133, 335, 621, 627, 641, 642…
2. Đặc điểm của chu trình mua hàng và thanh toán:
Chu trình mua hàng thanh toán có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả kinh doanh của đơn vị. Khi các khoản chi ra mang tính chất mất đi. Nó có thể được sử dụng nhằm khai thác các lợi nhuận và lợi ích trực tiếp trong quá trình sử dụng. Cũng như chi tiêu hợp lý giúp tổ chức thực hiện được các kế hoạch đề ra. Đồng thời giữ lại các lợi nhuận hay khoản ngân sách phù hợp. Khi đó, các kết quả kinh doanh mới đạt được hiệu quả. Cũng như tính chủ động trong tìm kiếm và lợi nhuận giữ lại.
Người sử dụng BCTC thường có khuynh hướng dựa vào mối liên hệ giữa Tài sản và Công nợ để đánh giá một số chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp. Các khoản chi thường được cân đối trên nhu cầu và khả năng đáp ứng của các khoản tài chính.
Các khả năng sai phạm của chu trình mua hàng và thanh toán.
Trình bày sai lệch để điều chỉnh kết quả kinh doanh theo ý muốn chủ quan của doanh nghiệp. Không phản ánh chính xác các hiệu quả quản lý hay hoạt động doanh nghiệp. Mang đến các kết quả kinh doanh không được phản ánh khách quan.
Điều chỉnh các khoản nợ phải trả người bán để điều chỉnh cán cân tài chính của doanh nghiệp. Có thể khai tăng hoặc khai giảm các giá trị. Mang đến các tác động trong kết quả hoạt động và ổn định của tổ chức trên lý thuyết. Làm các nhà đầu tư hay đối tác thấy các tiềm năng hay hiệu quả hoạt động tốt. Trong khi thực tế được phản ánh không đúng.
Gian lận trong các nghiệp vụ mua hàng. Giá cả cao hơn thực tế hoặc chất lượng thấp hơn yêu cầu. Nâng các giá trị thể hiện trong hoạt động doanh nghiệp. Hướng đến che mắt đặc biệt với đối tượng khách hàng. Là một thủ đoạn gian lận trong chất lượng cung cấp các hàng hóa sản xuất.
Vấn đề kiểm kê số lượng, chất lượng hàng tồn kho.
Nguồn số liệu để kiểm toán.
Các nội quy, quy chế nội bộ của đơn vị liên quan đến quản lí các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Được phản ánh như tiêu chuẩn. Và các hoạt động trên thực tế phải đáp ứng yêu cầu chung. Khi đánh giá và phân tích trong hoạt động kiểm toán, đánh giá tính hợp lý trong các áp dụng.
Bảng cân đối kế toán năm, kì kiểm toán. Phần liên quan đến hàng hóa, tài sản mua vào và các khoản thanh toán phải trả người bán. Các dữ liệu phản ánh ghi chép trong các giao dịch được thực hiện.
Các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết của các tài khoản có liên quan. Tạo các nguồn dữ liệu đa dạng phản ánh chung các vấn đề. Mang đến các đánh giá trong tính thống nhất trong các thông tin xem xét.
Các chứng từ, hóa đơn mua hàng, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, chứng từ vận chuyển, biên bản kiểm nghiệm… Là các dữ liệu trực tiếp thực hiện trong giao dịch.
Các hợp đồng mua bán, đi thuê tài sản, nhà cửa, đất đai, các đơn đặt hàng, các biên bản thanh lí hợp đồng mua bán, vận chuyển, hợp đồng đi thuê. Mang đến các thống nhất thỏa thuận cho giá trị hợp đồng.
3. Mục tiêu:
Kiểm toán các khoản chi tiêu hợp lý.
Đây là một công việc cần thiết được thực hiện trong hoạt động doanh nghiệp. Khi các tài chính và ngân sách phải được phản ánh chính xác trên thực tế. Cho thấy các khả năng tài chính, các nhu cầu thực hiện trên thực tế. Bên cạnh các mức chi tiêu phù hợp. Đặc biệt khi các cá nhân hoạt động trong doanh nghiệp phải đảm bảo các lợi ích hay nhu cầu của doanh nghiệp. Khi phản ánh đúng tính chất các hoạt động diễn ra. Bên cạnh các lợi ích cá nhân xâm phạm lợi ích doanh nghiệp phải bị kiểm soát.
Cụ thể trong hoạt động này, kiểm toán viên tham gia vào hoạt động. Thực hiện kiểm tra tính trung thực và hợp lí của các khoản mục liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán. Thông qua các cung cấp trên Báo cáo tài chính của một đơn vị. Các dữ liệu được mang vào phân tích, đánh giá. Đưa ra các kết luận với nội dung chính phản ánh về các tính chất phản ánh giá trị giữa mua hàng thực tế và thanh toán ghi lại trên Báo cáo tài chính.
Tính chất chu trình mua hàng và thanh toán.
Kiểm toán được thực hiện trong hoạt động của kiểm toán viên. Là công việc yêu cầu kinh nghiệm, năng lực và kỹ năng chuyên môn. Mang đến các đánh giá và phân tích tính hiệu quả hay hợp lý của các giá trị thanh toán. Chu trình trở thành đối tượng xem xét là hoạt động mua hàng đến các thông tin về giá trị thanh toán tương đương. Hàng hóa hay sản phẩm nói chung được mua phải thuộc danh mục cần thiết trong hoạt động. Phù hợp với các yêu cầu và tiêu chí sử dụng hợp lý, hiệu quả. Nó có thể là các hàng hóa tham gia trực tiếp trong tạo giá trị lợi nhuận. Hoặc gián tiếp thúc đẩy mang đến thuận lợi cho sản xuất kinh doanh.
Các thanh toán được thể hiện với hóa đơn và các xác nhận giao dịch liên quan. Thông báo đến công ty nhằm rút ngân sách chi trả. Với các hoạt động mua hàng đa dạng, các kiểm soát là hoàn toàn cần thiết. Nó phải trùng khớp với những hàng hóa được mua. Với giá ghi lại trong sổ ghi chép phải phản ánh đúng các giao dịch trên thực tế. Các ghi chép phản ánh tính trung thực và chính xác. Mang đến các hợp lý phản ánh trong hoạt động kiểm toán. Khi các thống nhất và phù hợp được thể hiện với sổ sách và hóa đơn giao dịch.
3. Quy trình kiểm toán mua hàng và thanh toán:
Quy trình diễn ra theo các giai đoạn phản ánh trên thực tế. Với các điều kiện phát sinh trong hoạt động giao dịch mua hàng hóa. Các khoản chi thực tế người quản lý tài chính thanh toán cho hoạt động. Cho đến các ghi chép và phản ánh trên báo cáo tài chính các khoản chi đó.
– Quy trình mua hàng và thanh toán của đơn vị.
Đây là quy trình diễn ra hoàn tất. Cần thiết có các hoạt động kiểm toán để kiểm soát các thông tin được phản ánh chính xác. Đặc biệt khi mà đây là các nhu cầu chi tiêu mua hàng hóa của doanh nghiệp. Sử dụng các nguồn tài chính trong ngân sách. Nên cần thiết được chi tiêu hiệu quả, phù hợp vì mục tiêu chung trong hoạt động và quản lý doanh nghiệp. Bất kỳ một tổ chức nào cũng cần thực hiện các tính chất kiểm toán trong hoạt động của mình.
Có thể thực hiện các kiểm toán với các khoảng thời gian hay trên từng giao dịch thực tế. Phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp cũng như tính đa dạng trong các giao dịch được tổ chức thực hiện.
– Quy định về quản lí kho.
Thực hiện với các hoạt động quản lí hàng nhập, quản lí chất lượng, kiểm kê kho.
– Các chứng từ sử dụng làm dữ liệu cung cấp trong hoạt động kiểm toán.
Đó là các yêu cầu mua, lệnh mua, phiếu giao hàng, phiếu nhận hàng, nhật kí mua, sổ cái người cung cấp hàng, hóa đơn. Các chứng tư càng thể hiện thông tin đa dạng càng giúp hoạt động phân tích và chứng minh nhanh chóng, hiệu quả hơn. Xem xét giữa các sổ sách phản ánh cho các ghi chép liên quan đến hoạt động. Đối chiếu tính thống nhất của các dữ liệu và số liệu.
– Quy định về tính giá hàng nhập kho.
Tiêu chuẩn xác định giá trị một cách đồng bộ. Thể hiện các thống nhất trong tính toán và xác định giá trị.
