Kế toán dồn tích là gì? Phân biệt kế toán dồn tích và kế toán tiền

1. Kế toán dồn tích là gì?

– Kế toán dồn tích (Accrual basis) là cách tiếp cận ưu tiên cho các công ty báo cáo tài chính của họ theo các thông lệ kế toán được chấp nhận chung (GAAP), được ban hành thông qua các tiêu chuẩn của Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính  (FASB). Kế toán dồn tích yêu cầu các công ty phải ghi lại doanh số bán hàng tại thời điểm chúng xảy ra. Không giống như phương pháp cơ sở tiền mặt, thời gian của các khoản thanh toán thực tế không quan trọng. Nếu một công ty bán một mặt hàng cho khách hàng thông qua tài khoản tín dụng, trong đó việc thanh toán bị trì hoãn trong thời gian ngắn hạn (dưới một năm) hoặc dài hạn (hơn một năm), phương pháp cộng dồn ghi nhận doanh thu tại điểm bán hàng .

– Cơ sở kế toán dồn tích là khái niệm phản ánh doanh thu khi thu được và chi phí khi phát sinh. Việc sử dụng phương pháp này cũng ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán , trong đó các khoản phải thu hoặc phải trả có thể được ghi nhận ngay cả khi không có phiếu thu tiền mặt hoặc khoản thanh toán tiền mặt tương ứng. Cơ sở dồn tích của kế toán được ủng hộ theo cả các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung ( GAAP ) và các chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế ( IFRS ). Cả hai khuôn khổ kế toán này đều cung cấp hướng dẫn về cách hạch toán các giao dịch doanh thu và chi phí trong trường hợp không có các khoản thu hoặc chi tiền mặt sẽ kích hoạt việc ghi chép các giao dịch theo cơ sở tiền mặt của kế toán.

– Cơ sở dồn tích yêu cầu sử dụng các ước tính trong một số lĩnh vực nhất định. Ví dụ, một công ty nên ghi nhận một khoản chi phí cho các khoản nợ khó đòi ước tính chưa phát sinh. Bằng cách đó, tất cả các chi phí liên quan đến một giao dịch doanh thu được ghi nhận đồng thời với doanh thu, dẫn đến báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh đầy đủ kết quả hoạt động. Tương tự, số lượng ước tính của các khoản trả lại sản phẩm, phụ cấp bán hàng và hàng tồn kho lỗi thời có thể được ghi lại. Các ước tính này có thể không hoàn toàn đúng và do đó có thể dẫn đến các báo cáo tài chính không chính xác trọng yếu . Do đó, phải sử dụng một lượng cẩn thận đáng kể khi ước tính chi phí phải trả .

– Cơ sở dồn tích so với Kế toán cơ sở tiền mặt: Kế toán cơ sở dồn tích là cách tiếp cận tiêu chuẩn để ghi lại các giao dịch cho tất cả các doanh nghiệp lớn hơn. Khái niệm này khác với cơ sở kế toán tiền mặt , theo đó doanh thu được ghi nhận khi nhận tiền mặt và chi phí được ghi nhận khi trả tiền mặt. Ví dụ, một công ty hoạt động theo phương pháp kế toán dồn tích sẽ ghi nhận một khoản bán hàng ngay khi họ xuất hóa đơn cho khách hàng , trong khi một công ty dựa trên tiền mặt thay vào đó sẽ đợi được thanh toán trước khi ghi nhận khoản bán hàng đó. Tương tự, một công ty cơ sở dồn tích sẽ ghi nhận một khoản chi phí phát sinh, trong khi một công ty cơ sở tiền mặt thay vào đó sẽ đợi thanh toán cho nhà cung cấp của mình trước khi ghi nhận chi phí.

2. Ưu điểm và nhược điểm của kế toán cơ sở dồn tích:

– Ưu điểm của kế toán cơ sở dồn tích: Cơ sở kế toán dồn tích có xu hướng ghi nhận đồng đều hơn doanh thu và chi phí theo thời gian và do đó được các nhà đầu tư coi là hệ thống kế toán hợp lệ nhất để xác định kết quả hoạt động, tình hình tài chính và dòng tiền của một doanh nghiệp. Đặc biệt, nó hỗ trợ nguyên tắc phù hợp , theo đó doanh thu và tất cả các chi phí liên quan phải được ghi nhận trong cùng kỳ báo cáo ; bằng cách đó, có thể thấy được toàn bộ mức lãi và lỗ liên quan đến các giao dịch kinh doanh cụ thể trong một kỳ báo cáo .

– Nhược điểm của cơ sở dồn tích của kế toán: Một sai sót đáng kể của cơ sở kế toán dồn tích là nó có thể chỉ ra sự hiện diện của lợi nhuận, mặc dù dòng tiền liên quan chưa xảy ra. Kết quả có thể là một thực thể được cho là có lợi nhuận bị đói tiền mặt, và do đó có thể phá sản bất chấp mức lợi nhuận được báo cáo của nó. Do đó, bạn nên chú ý đến báo cáo lưu chuyển tiền tệ của một doanh nghiệp, báo cáo này cho biết các luồng tiền vào và ra của một doanh nghiệp.

– Một doanh nghiệp nhỏ có thể chọn tránh sử dụng cơ sở dồn tích của kế toán, vì nó yêu cầu một số kiến ​​thức chuyên môn về kế toán nhất định. Ngoài ra, một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể chọn thao túng thời gian của các dòng tiền vào và ra để tạo ra một lượng thu nhập chịu thuế nhỏ hơn theo cơ sở kế toán tiền mặt, điều này có thể dẫn đến việc hoãn nộp thuế thu nhập .

3. Phân biệt kế toán dồn tích và kế toán tiền:

– Sự khác biệt chính giữa kế toán dồn tích và tiền mặt nằm ở thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí. Phương pháp tiền mặt là phương pháp ghi nhận doanh thu và chi phí ngay lập tức, trong khi phương pháp dồn tích tập trung vào doanh thu và chi phí dự kiến.

– Phương pháp kế toán dồn tích: Doanh thu được hạch toán khi nó kiếm được. Thông thường, doanh thu được ghi nhận trước khi bất kỳ khoản tiền nào được đổi chủ. Không giống như phương pháp tiền mặt, phương pháp cộng dồn ghi nhận doanh thu khi sản phẩm hoặc dịch vụ được giao cho khách hàng với kỳ vọng rằng tiền sẽ được thanh toán trong tương lai. Chi phí hàng hoá và dịch vụ được ghi nhận mặc dù chưa thanh toán bằng tiền mặt cho các chi phí đó.

– Kế toán cơ sở tiền mặt: Doanh thu chỉ được báo cáo trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi nhận được tiền mặt. Các khoản chi phí chỉ được ghi nhận khi đã thanh toán hết tiền mặt. Phương pháp tiền mặt chủ yếu được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ và cho tài chính cá nhân .

*  Sự khác biệt chính:

–  Về ưu điểm:

+ Ưu điểm chính của phương thức tiền mặt :là tính đơn giản của nó – nó chỉ tính đến tiền mặt được trả hoặc nhận. Theo dõi dòng tiền của một công ty cũng dễ dàng hơn với phương pháp tiền mặt.

+ Nhược điểm của phương pháp tiền mặt là nó có thể phóng đại quá mức sức khỏe của một công ty giàu tiền mặt nhưng có tổng số tiền lớn các khoản phải trả vượt xa số tiền mặt trên sổ sách và dòng doanh thu hiện tại của công ty. Một nhà đầu tư có thể kết luận rằng công ty đang kiếm được lợi nhuận trong khi trên thực tế, công ty đang thua lỗ.

– Phương pháp cộng dồn thường được các công ty sử dụng nhất, đặc biệt là các công ty giao dịch công khai. Một lý do giải thích cho sự phổ biến của phương pháp cộng dồn là nó giúp tính toán các khoản thu nhập theo thời gian vì nó hạch toán tất cả các khoản doanh thu và chi phí khi chúng được tạo ra thay vì được ghi nhận không liên tục theo phương pháp cơ sở tiền mặt. Ví dụ, theo phương pháp tiền mặt, các nhà bán lẻ trông có vẻ cực kỳ có lãi trong Q4 khi người tiêu dùng mua sắm cho mùa lễ nhưng sẽ không có lãi trong Q1 do chi tiêu của người tiêu dùng giảm sau đợt cao điểm nghỉ lễ.

– Cả hai phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm, và mỗi phương pháp chỉ cho thấy một phần sức khỏe tài chính của một công ty. Việc hiểu rõ cả phương pháp dồn tích và dòng tiền của một công ty với phương pháp tiền mặt là rất quan trọng khi đưa ra quyết định đầu tư.

– Ví dụ về kế toán dồn tích so với kế toán cơ sở tiền mặt : Giả sử bạn sở hữu một doanh nghiệp bán máy móc. Nếu bạn bán máy móc trị giá 5.000 đô la, theo phương thức tiền mặt, số tiền đó sẽ không được ghi vào sổ sách cho đến khi khách hàng giao tiền cho bạn hoặc bạn nhận được séc. Theo phương pháp cộng dồn, $ 5.000 được ghi nhận là doanh thu ngay lập tức khi giao dịch bán được thực hiện, ngay cả khi bạn nhận được tiền vài ngày hoặc vài tuần sau đó.

– Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các khoản chi phí. Nếu bạn nhận được hóa đơn điện với giá 1.700 đô la, theo phương thức tiền mặt, số tiền này sẽ không được cộng vào sổ sách cho đến khi bạn thanh toán hóa đơn. Tuy nhiên, theo phương pháp cộng dồn, 1.700 đô la được ghi nhận là một khoản chi phí vào ngày bạn nhận được hóa đơn.