Kế toán bán hàng là gì? Nhiệm vụ, vai trò của kế toán bán hàng?

1. Kế toán bán hàng là gì?

Chúng ta đều hiểu bán hàng đề cập đến việc trao đổi một sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc giao hàng để lấy tiền. Nó liên quan đến việc trợ giúp khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng bằng cách lắng nghe họ và hiểu mong muốn và nhu cầu của họ để tìm cho họ những gì họ đang tìm kiếm. Thay vì thuyết phục ai đó mua thứ gì đó, việc bán hàng tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách khách quan.

Kế toán đo lường và tóm tắt các hoạt động của công ty và thông báo kết quả cho ban giám đốc và các bên quan tâm khác. Các nhà quản lý cần dữ liệu tài chính chính xác và kịp thời để đưa ra các quyết định thông minh, và kế toán là người tạo ra thông tin này. Trong khi quy trình kế toán thu thập dữ liệu và trình bày trong các loại báo cáo khác nhau, kế toán giúp giải thích ý nghĩa của các báo cáo và đề xuất cách sử dụng các chi tiết này để giải quyết các vấn đề kinh doanh.

Kế toán bán hàng dưới góc độ là một hoạt động kế toán, thì chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ kiểm tra, tính toán, tổng hợp, đo lường.. về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Còn kế toán bán hàng nếu được hiểu là một vị trí, thì đây là một công việc kế toán mà phạm vi chủ yếu của nó là trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Tùy theo từng yêu cầu của mỗi doanh nghiệp mà công việc của kế toán bán hàng lại khác nhau.

Kế toán bán hàng giúp cho các nhà lãnh đạo, chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, chi tiết về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, đây chính là căn cứ để các nhà lãnh đạo có những quyết định đúng đắn về kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp nói riêng và định hướng phát triển doanh nghiệp nói chung.

2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng: 

Kế toán bán hàng gần như cần thiết trong bất kỳ doanh nghiệp nào có hoạt động bán hàng và dịch vụ. Một số trách nhiệm chung của kế toán bán hàng mà các doanh nghiệp đưa ra bao gồm:

– Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ hàng đầu của kế toán bán hàng bởi lẽ kế hoạch bán hàng đã được xây dựng dựa trên cơ sở đảm bảo để doanh nghiệp tồn tại và phát triển, nếu kế hoạch bán hàng không được thực hiện đúng, đủ thì sẽ không thể nào đáp ứng được vai trò của nó. Việc giám sát kế hoạch bán hàng nhằm đảm bảo việc thực hiện kế hoạch của các bộ phận khác được diễn theo đúng kế hoạch ban đầu, đúng tiến độ và mục tiêu đề ra, từ đó mới đảm bảo được doanh thu của doanh nghiệp. Cùng với việc giám sát kế hoạch bán hàng thì kế toán bán hàng cũng giám sát  kế hoạch lợi nhuận, bởi lẽ hoạt động bán hàng và lợi nhuận luôn đi cùng với nhau.

– Nhiệm vụ tiếp theo của kế toán bán hàng phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng. Lợi nhuận của doanh nghiệp thu được sẽ được dùng cho các nhiệm vụ khác nhau, và kế toán bán hàng sẽ là người thực hiện nhiệm vụ phân phối đó cho các nhiệm vụ đã được xác định từ trước, ví dụ như nghĩa vụ nộp thuế, thì lợi nhuận sẽ được phân phối để thực hiện nhiệm vụ này,

– Nhiệm vụ khác của kế toán bán hàng đó chính là tập hợp các khoản chi phí bán hàng thực tế đã phát sinh trong kỳ. Chi phí bán hàng chắc chắn phát sinh trong quá trình bán hàng, ví dụ như chi phí quảng cáo, chi phí vận chuyển, chi phí thuê nhân công,…. Kế toán bán hàng phải thực hiện thống kê đầy đủ, chính xác, kịp thời  những khoản chi phí đã phát sinh này. Bên cạnh đó là nhiệm vụ kết chuyển, phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, hoạt động này được sử dụng làm căn cứ để xác định kết quả bán hàng, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

– Là người theo dõi sát sao của quá trình bán hàng trong doanh nghiệp, nên kế toán bán hàng cũng chính là một trong những cá nhân nắm rõ nhất về tình hình bán hàng của doanh nghiệp. Do vậy, một nhiệm vụ khác của kế toán bán hàng đó chính là cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp cho các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp. Các thông tin này có ý nghĩa cho việc chỉ đạo và điều hành hoạt động kinh doanh của nhà lãnh đạo, bởi lẽ khi nắm được tình hình bán hàng, thì nhà lãnh đạo sẽ có những thay đổi kịp thời trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, như có thể thay đổi phương thức bán hàng, thay đổi nhóm đối tượng, thị trường mục tiêu của doanh nghiệp,…

– Tương tự như nhiệm vụ cung cấp thông tin cho lãnh đạo, thì trong quá trình giám sát thực hiện kế hoạch bán hàng, các kế toán bán hàng sẽ nhận ra được những ưu điểm, nhược điểm của kế hoạch, phương thức bán hàng hiện tại của doanh nghiệp, để từ đó các kế toán bán hàng sẽ đưa ra những ý kiến góp ý xuất phát từ thực tiễn để tham mưu cho các lãnh đạo của doanh nghiệp về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng, nâng cao doanh số, doanh thu của doanh nghiệp.

– Để doanh nghiệp luôn liên tục hoạt động thì quá trình bán hàng, sản xuất luôn diễn ra theo một vòng tuần hoàn. Để có một lượng sản phẩm, hàng hóa đã bán thì cần phải bỏ những chi phí để mua những nguyên liệu,… để sản xuất, hoặc đối với doanh nghiệp mua sản phẩm để bán lại thì cũng phải bỏ ra một khoản tiền để mua sản phẩm về. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng đó chính là xác định chính xác giá mua thực tế đã bỏ ra để sản xuất (hoặc mua) của lượng hàng hóa đã được tiêu thụ.

– Trong trường hợp hàng hóa bán ra có lỗi, doanh nghiệp cần thu hồi lại sản phẩm đã bán thì kế toán bán hàng sẽ thực hiện nhiệm vụ kiểm tra tình hình thu hồi, đôn đốc việc thu hồi sản phẩm kịp thời.

– Quản lý tiền hàng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của kế toán bán hàng. Các kế toán sẽ kiểm tra, giám sát tiền hàng mà các bộ phận bán hàng thu. Việc quản lý tiền hàng này nhằm giám sát, đánh giá khả năng bán hàng của các bộ phận doanh nghiệp. Đối với những khác hàng có nợ với doanh nghiệp, thì kế toán bán hàng sẽ theo dõi các thông tin liên quan đến khách hàng đó như việc khác hàng đã mua sản phẩm (lô sản phẩm) nào, số tiền khách hàng nợ là bao nhiêu, thời hạn doanh nghiệp cho khách hàng nợ, tình hình trả nợ của khách hàng,…

– Lập báo cáo bán hàng theo quy định. Trong nhiệm vụ này, kế toán bán hàng sẽ sử dụng nghiệp vụ kế toán của mình để thống kê, tổng kế lại hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Một số loại báo cáo mà kế toán bán hàng sẽ lập như báo cáo doanh số bán hàng theo nhân viên, tức sẽ thống kê xem mỗi nhân viên, bộ phận bán được lượng sản phẩm như thế nào; hoặc báo cáo dựa trên phân tích doanh số theo mặt hàng, chủng loại,…. mà doanh nghiệp bán ra, tức xem xét mặt hàng nào bán được nhiều, nhu cầu của người tiêu dùng đối với mặt hàng nào có xu hướng tăng trong tương lai… Ngoài ra có một số loại báo cáo khác như báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng, báo cáo về đối soát với kế toán kho,…. Kế toán bán hàng cũng sẽ tham gia vào quá trình lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp, bởi lẽ bán hàng chính là một hoạt động không thể thiếu của doanh nghiệp, và kế toán bán hàng chính là người thực hiện kế toán chuyên trách trong hoạt động này, nên việc tham gia lập báo cáo tài chính là việc đương nhiên.

Trên đây là những nhiệm vụ cơ bản mà một doanh nghiệp yêu cầu kế toán bán hàng phải thực hiện. Một số doanh nghiệp khác có thể yêu cầu kế toán bán hàng thực hiện các nhiệm vụ kế toán khác. Nhìn chung các hoạt động của kế toán bán hàng đó chính là xoay quanh hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

3. Yêu cầu đối với kế toán bán hàng:

Mặc dù các loại kế toán khác nhau này tập trung vào các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp hoặc thậm chí các loại hình doanh nghiệp khác nhau, thì các kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng phải:

– Tuân theo các tiêu chuẩn nhất định

– Tuân thủ các sự kiện

– Nhấn mạnh các quy trình đạo đức

Nó được coi là một tính năng chính của kế toán để phục vụ lợi ích công cộng bằng cách báo cáo chính xác tình hình tài chính của một đơn vị. Bất kể chức danh công việc của bạn là gì, các tiêu chuẩn thông báo báo cáo của bạn hoặc bạn làm việc cho ai, điều quan trọng là tất cả các kế toán viên phải chính xác trong công việc của họ. Cần có các kỹ năng phân tích, diễn giải và khả năng thích ứng để truyền đạt thông tin tài chính chính xác, đưa ra các mục tiêu thực tế và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.