Đối với mỗi doanh nghiệp thì hoạt động tuyển dụng luôn giữ một vai trò quan trọng. Để đảm bảo cho hoạt động tuyển dụng được như mong muốn của các nhà tuyển dụng thì điều cấp thiết phải lên kế hoạch tuyển dụng từ trước. Vậy kế hoạch tuyển dụng là gì? Vai trò và hướng dẫn xây dựng?
Mục lục bài viết
1. Kế hoạch tuyển dụng là gì?
Kế hoạch là một nội dung, chức năng quan trọng trong khâu quản lý của một doanh nghiệp. Bởi lẽ, đây là việc xây dựng các trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp, là việc lựa chọn một đường lối hành động mà một công ty hoặc cơ sở nào đó và mọi bộ phận của nó sẽ tuân theo. Kế hoạch cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận phù hợp với các mục tiêu đã định từ trước, là xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đã được định ra từ trước.
Tuyển dụng chính là quá trình nhà tuyển dụng thu hút, đánh giá, sàng lọc và tiếp nhận các ứng viên. Mục đích của việc tuyển dụng chính là để tìm ra ứng viên thích hợp cho các vị trí mà trong cơ cấu tổ chức đang còn thiếu của các doanh nghiệp đang tuyển.
Từ hai khái niệm trên ta có thể hiểu kế hoạch tuyển dụng là trình tự những công việc, dự định đã được dự kiến sẽ thực hiện và hoàn thành trong tương lai. Từ đây, chúng ta có thể thấy kế hoạch tuyển dụng chính là bản chiến lược với các bước thực hiện được sắp xếp tuần tự theo thứ tự thời gian nhằm chiêu mộ nhân tài thành công.
Thông qua kế hoạch tuyển dụng các doanh nghiệp sẽ xác định được các vị trí nhân sự mà nhu cầu doanh nghiệp đang cần đến, từ đó dễ dàng sàng lọc và lựa chọn ra những ứng viên đáp ứng nhu cầu thích hợp với vị trí đó. Ngoài ra, với những mốc thời gian được phê duyệt trong kế hoạch tuyển dụng thì mỗi bộ phận, mỗi cá nhân liên quan sẽ xác định được tiến độ công việc mà mình cần đảm bảo cũng như trách nhiệm của mình trong sứ mệnh tuyển dụng nhân sự chung.
Kế hoạch tuyển dụng có tên gọi trong tiếng anh là recruitment plan
2. Vai trò của việc lập kế hoạch tuyển dụng:
Mọi công việc dù là trong lĩnh vực nào và hoạt động nào khi đã được lên kế hoạch vạch ra từ trước thì hầu hết đều sẽ được diễn ra một cách chính xác và hiệu quả hạn chế tối đa các sai sót và tình trạng đi lệch hướng,… Do đó trong hoạt động tuyển dụng khi các nhà tuyển dụng lập kế hoạch tuyển dụng từ trước sẽ đóng một vai trò rất quan trọng trong việc lựa chọn các ứng viên thích hợp và đạt tiêu chuẩn để phục vụ cho doanh nghiệp hoạt. Theo đó lập kế hoạch tuyển dụng đóng vai trò như:
2.1. Tiết kiệm thời gian, chi phí tuyển dụng:
Khi tiến hành lên một kế hoạch hoàn chỉnh để thực hiện các dự án và đường lối chiến lược của doanh nghiệp sẽ quy định chi tiết và rõ ràng những mốc thời gian cùng nhiệm vụ và người phụ trách nhiệm vụ đó. Qua đó:
– Người phụ trách thực hiện kế hoạch sẽ có thể biết được kế hoạch để có cơ sở để sắp xếp lịch trình làm việc sao cho phù hợp tránh tình trạng trùng lập với hoạt động đời sống xã hội của người lên kế hoạch.
– Tiến độ thực hiện các dự án, đường lối chiến lược khi được lên kế hoạch sẽ được đáp ứng, đảm bảo không ảnh hưởng đến việc sản xuất kinh doanh để tiết kiệm thời gian thực hiện chiến lược, đường lối phát triển của doanh nghiệp và phù hợp với ngân sách thực hiện những đường lối phát triển đã được đề ra từ trước.
– Việc lên kế hoạch sẽ đóng một vai trò góp phần phân bố thời gian một cách chặt chẽ, giúp ban lãnh đạo chủ động theo dõi tiến độ, hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
2.2. Đảm bảo không đi chệch yêu cầu tuyển dụng:
Khi lên kế hoạch tuyển dụng người lập kế hoạch đã nêu rõ các tiêu chí, tiêu chuẩn cũng như yêu cầu cần thiết mà nhà tuyển dụng muốn có ở một ứng viên, cũng như quy định cụ thể và rõ ràng nhiệm vụ và những phẩm chất mà ứng viên cần phải đáp ứng. Điều này tạo thuận lợi cho người trực tiếp phỏng vấn trong quá trình khai thác thông tin ứng viên lauwj chọn ứng viên sáng giá nhất và đảm bảo không bỏ sót những ứng viên tiềm năng, đặc biệt ở những vị trí khó tuyển người, trong quá trình tuyển dụng nhà tuyển dụng sẵn sàng chấp nhận lựa chọn những ứng viên thiếu một vài tố chất cần thiết nhưng trong quá trình làm việc môi trường doanh nghiệp có thể đào tạo và giúp nâng cao rèn luyện để khắc phục những khuyết điểm đó.
2.3. Săn nhân tài giỏi kịp thời:
Nhân tài cũng là một đơn vị được các doanh nghiệp cạnh tranh gay gắt trên thị trường tuyển dụng việc lựa chọn được những người có tiềm năng là một thành công lớn giúp cho doanh nghiệp có thể phát triển mạnh mẽ hơn. Trên thị trường tuyển dụng đối với họ để những đối thủ cạnh tranh có được nhân tài giỏi cũng đồng nghĩa họ đã để thua cơ sở ban đầu trong cuộc cạnh tranh kinh tế về sau. Vì vậy, kế hoạch tuyển dụng chính là cẩm nang hướng dẫn chi tiết để xác định những phẩm chất yếu tố quan trọng của một nhân tài để làm cơ sở tìm kiếm và chiêu mộ khi tiến hành phỏng vấn.
3. Các bước lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết:
Để đảm bảo cho một cuộc tuyển dụng nhân sự thành công, bộ phận tuyển dụng nhân sự phải nghiên cứu thật chi tiết và rõ ràng, từ nhu cầu số lượng tuyển vào các vị trí còn thiếu trong doanh nghiệp cho đến chất lượng cần có của một ứng viên thích hợp cho đến chuẩn bị các hình thức đăng ký kênh đăng tuyển; xác định, bố trí thời gian, địa điểm, bộ câu hỏi phỏng vấn;… Nếu không có sự chuẩn bị lên kế hoạch tuyển dụng từ trước thì người tuyển dụng sẽ gặp nhiều khó khăn không biết phải bắt đầu từ đâu. Hiện nay để việc lên kế hoạch tuyển dụng được hiểu quả và thành công chúng ta có thể thực hiện theo năm bước sau đây:
Bước 1: Tìm hiểu kỹ nhu cầu nhân lực
Không phải vị trí nào trong công ty cũng cần tuyển dụng, người tuyển dụng không thể tiến hành tuyển dụng một cách bừa bãi, thiếu cơ sở mà thay vào đó để lên kế hoạch cho việc tuyển dụng nhân sự người tuyển dụng phải nghiên cứu và xem xét thật kỹ năng đâu là vị trí doanh nghiệp đang còn thiếu hay cần bổ sung, thay thế thêm lực lượng nhân sự thích hợp cũng như đáp ứng nhu cầu phát triển, mở rộng kinh doanh, hay các yếu khác của cơ cấu, tổ chức doanh nghiệp để từ đó ghi vào nôi dụng của của kế hoạch tuyển dụng và công việc này là công việc chính của phòng nhân sự/ bộ phận tuyển dụng.
Trong bước này bộ phân có trách nhiệm phải tiến hành tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ các trưởng bộ phận/ phòng ban. Sau đó Họp bàn phân tích và làm rõ nhu cầu cần tuyển dụng: chi tiết mục đích, thời gian, số lượng, mô tả công việc, chế độ lương thưởng, các yêu cầu với nhân sự cần tuyển,… làm rõ nguồn lao động dùng cho thời vụ, dự trù hay dùng chính thức. Chú ý đến các vấn đề nhân viên hết hạn hợp đồng, nhân viên thai sản để có kế hoạch cụ thể.
Một kế hoạch tuyển dụng nhân sự hoàn hảo không chỉ rõ ràng về con số mà nó phải “ăn khớp nhịp nhàng” tới mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Để đưa ra dự báo nhu cầu nhân lực một cách chính xác và “ăn khớp” nhất, bạn cần nắm được mong muốn, mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được là gì? Đâu là những nhân tố đạt được những mục tiêu đó? Quy mô dự án như thế nào? Kế hoạch truyền thông ra sao?….
Bước 2: Đánh giá khách quan thực trạng nhân sự của doanh nghiệp
Đến với bước tiếp theo để lên kế hoạch cho các hoạt động tuyển dụng các doanh nghiệp phải xem xét mình đang ở đâu, mình đang gặp vấn đề gì để trở lời cho câu hỏi Công ty của bạn có những ai? Và Họ đang làm công việc, vị trí gì? Họ đã có thực sự là người phù hợp với vị trí công việc đó?
Hãy hình dung công ty của bạn như một khối lego để hoàn thành phải có đầy đủ các mảnh ghép để khỏa lấp các khuyết điểm và chỗ trống còn thiếu. Để hoàn thành khối lego thì bạn không còn lựa chọn nào khác ngoài việc kiểm tra lại toàn bộ những mảnh ghép mình đang có và hình dung ra các mảnh ghép còn thiếu để hoàn thành khối lego
Bước 3: Đề xuất tăng / giảm nhân sự
Sau khi qua hai bước trên sang đến bước này bạn đã có đầy đủ thông tin, dữ liệu cần thiết để phân tích xác định nguồn nhân sự của doanh nghiệp mình đang ở con số bao nhiêu, liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt. Từ đó đưa ra được các phương thức bổ sung cũng như đào thải chính xác nhất.
Bước 4: Lên kế hoạch để thực hiện
Về cơ bản để có thể lên kế hoạch tốt nhất thì bản kế hoạch của bạn cần phải có những thông tin chủ yếu sau đây:
– Kế hoạch tuyển dụng nhân viên: về số lượng cần thiết, các vị trí cần bổ sung, mức lương dự kiến trả cho nhân viên, thời gian tuyển dụng dự kiến, hình thức tuyển dụng, dự trù kinh phí.
– Phương án tái cơ cấu nhân sự: Phân bổ, sắp xếp lại nhân sự thuộc các phòng ban sao cho phù hợp với năng lực, kinh nghiệm, trách nhiệm của nhân viên đang có
– Đề xuất cắt giảm nhân sự: Đưa ra cơ sở rõ ràng để tránh xảy ra kiện tụng, tranh chấp giữa doanh nghiệp và nhân viên bị cắt giảm
Bước 5: Đánh giá, hiệu chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế
Đây là bước cuối cùng trong quá trình lên kế hoạch người lập kế hoạch cần phải phân tích thực tế để đảm bảo yếu tố phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải xem xét việc thực hiện đã đem lại những hiệu quả gì, và phân loại xem đâu là điểm cần phát huy và chỉnh sửa:
Sau khi đã xác định được nguồn nhân lực phù hợp với doanh nghiệp công việc tiếp theo và cũng là công việc quyết định đến sự hiệu quả của cả quá trình là khẩn trương tiến hành tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo có sẵn khi cần.
