Kế hoạch hóa nhân lực là một hoạt động quan trọng trong việc vận hành một doanh nghiệp theo đó nó sẽ đảm bảo cho các mục tiêu của doanh nghiệp được hoàn thành một cách tốt nhất chính xác nhất. Cùng bài viết dưới đây tìm hiểu những nội dung về kế hoạch hóa nhân lực và vai trò và quy trình xây dựng.
Mục lục bài viết
1. Kế hoạch hóa nhân lực là gì?
Kế hoạch hóa là một phương thức quản lý theo mục tiêu, đây là hoạt động của con người dựa trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật của xã hội và tự nhiên, đặc biệt là các quy luật về kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế – kỹ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những mục tiêu thống nhất
Nhân lực chính là nguồn lực bởi những con người mang trong mình sức lực về trí lực và thể lực giúp con người hoạt động và không ngừng phát triển cùng với sự phát triển của cơ thể con người. Những con người này sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và phát triển một hoạt động nào đó.
Từ hai khái niệm trên ta có thể hiểu kế hoạch hóa nhân lực là quá trình liên tục xác định nhu cầu về nguồn nhân lực và thực thi chiến lược sử dụng tối ưu và phát triển nguồn lao động sao cho phối hợp với mục tiêu chiến lược.
Quá trình kế hoạch hóa nhân lực có thể được thực hiện ở cả cấp doanh nghiệp, ngành hoặc quốc gia. Nó giữa vai trò trong việc xác định các nhu cầu nhân lực trong sẽ tồn tại tương lai, bao gồm cả các hoạt động quản lý nhân sự khác như tuyển dụng, đào tạo,…
Thực chất kế hoạch hoá nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc trở lên năng suất, chất lượng và hiệu quả hơn, hoàn thành tốt mục tiêu đã được đề ra. Do đó, việc lập kế hoạch nhân lực là một trong các nội dung quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải thực hiện trong công tác quản lý nhân lực
Kế hoạch hóa nhân lực trong tiếng Anh có tên gọi là manpower planning.
2. Vai trò của kế hoạch hóa nhân lực:
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp cụ thể được thể hiện dựa trên các vai trò sau đây:
Thứ nhất, kế hoạch hoá nguồn nhân lực đóng vai trò là trung tâm trong việc quản lý chiến lược nguồn nhân lực trên cơ sở gắn nguồn nhân lực và tổ chức lại với nhau. Việc lập kế hoạch nguồn nhân lực sẽ giúp tạo ra và năng cao sự liên kết giữa các vấn đề quan tâm của người lao động với đội ngũ quản lý công ty
Thứ hai, kế hoạch hoá nguồn nhân lực có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của các doanh nghiệp thông qua việc liên kết hành động với kết quả. Lập kế hoạch nhìn chung góp phần đưa doanh nghiệp đi đúng hướng, còn đối với lập kế hoạch nguồn nhân lực sẽ giúp cho các doanh nghiệp tiến hành bố trí nhân lực một cách phù hợp nhất để người lao động làm việc có năng suất và hiệu quả.
Thứ ba, đối với phương diện nguồn nhân lực, công tác hoạch định giúp cho doanh nghiệp tìm ra phương hướng, cách thức quản lý nguồn nhân lực của mình, đảm bảo cho doanh nghiệp tìm được đúng người lấp đầy đúng vị trí mà doanh nghiệp còn thiếu và đúng thời điểm, linh hoạt đối phó với những biến động trên thị trường.
Thứ tư, kế hoạch hoá nguồn nhân lực đóng vai trò điều hoà các hoạt động nguồn nhân lực. Thông qua việc lập kế hoạch nguồn nhân lực sẽ giúp ta thấy được tình trạng của tất cả các bộ phận đã ăn khớp với nhau hay chưa để đưa ra các biện pháp hoàn thiện. Đặc biệt, nguồn nhân lực có đảm bảo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường vơi các đối thủ cạnh tranh hay không.
Thứ năm, kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh, tiêu thụ trên thị trường.
3. Quy trình xây dựng kế hoạch hóa nhân lực:
Bước 1: Đánh giá các mục tiêu
Đầu tiên để xây dựng một bản kế hoạch nhân lực hoàn hảo đòi hỏi người lên kế hoạch phải tiến hành đánh giá các mục tiêu, mong muốn mà doanh nghiệp cần đạt được sau khi hoàn thành xong kế hoạch. Bằng cách hiểu biết được các mục tiêu nay, các bộ phận nhân sự có thể tạo ra các điều kiện và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để những mục tiêu được hoàn thành.
Các chuyên gia nhân sự cũng cần nắm rõ những mục tiêu của phòng ban – những mục tiêu liên kết và hỗ trợ quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cần tiếp cận những lãnh đạo của phòng ban khác để hiểu rõ con đường phát triển trong thời gian sắp tới tìm ra các nội dung quan trọng lên kế hoạch cho việc kế hoạch nhân sự công ty tránh tình trạng đi lạc hướng khiến mất thời gian và chi phí.
Bước 2: Xác định những tác nhân ảnh hưởng
Sau khi đã đánh giá được mục tiêu của kế hoạch, nhà quản lý nhân lực sẽ xác định những yếu tố có khả năng làm ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự. Những yếu tố đó có thể xuất phát từ bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, có thể mang tính tích cực hoặc tiêu cực, là những yếu tố gián tiếp tác động đến kế hoạch mà tổ chức khó kiểm soát được.
Để hoàn thành bước này, các chuyên gia nhân sự nên động não xác định mọi thứ có thể ảnh hưởng và sắp xếp các tác nhân ảnh hưởng lại theo nhóm để giải quyết từng nhóm vấn đề một đảm bảo hạn chế tối đa những tác nhân tiêu cực.
Để xác định những tác nhân ảnh hưởng hoàn chỉnh bản kế hoạch hóa nhân sự ta có thể đặt ra những câu hỏi như:
– Những nhân tố nào đang ảnh hưởng đến sự phát triển trình độ, kỹ năng thực hiện kế hoạch hóa nhân lực?
– Liệu sự thay đổi đường lối, chính sách, chiến lược của doanh nghiệp trong thời gian tới có làm ảnh hưởng đến đội ngũ nhân viên?
– Những thay đổi về công nghệ kỹ thuật sẽ ảnh hưởng đến cung và cầu của lao động như thế nào?
– Liệu đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp ảnh hưởng đến nguồn cung lao động như thế nào? Hoạt động tuyển dụng hay sa thải nhân viên của đối thủ cạnh tranh sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến nguồn cung lao động trên thị trường nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng?
– Những yếu tố về kinh tế và tài chính sẽ có ảnh hưởng gì đối với kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp ?
Bước 3: Phân tích tình trạng hiện tại của bộ phận nhân sự
Tại bước này, nhà quản lý nhân lực đầu tiên cần phải tập hợp lại tất cả những thông tin, tài liệu liên quan đến tình trạng hiện tại của bộ phận nhân sự. Cụ thể, quá trình tập hợp thông tin sẽ liên quan đến việc lập danh sách tất cả nguồn nhân sự hiện có bao gồm nhân viên chính thức, nhân viên thời vụ hoặc nhân viên hỗ trợ thực hiện mục tiêu chức năng nào đó.
Tiếp theo, nhà quản lý nhân lực sẽ quyết định sử dụng công cụ hoặc hệ thống nào để có được dữ liệu phân tích cần thiết. Dữ liệu cần thiết cho một kế hoạch nhân sự tổng quát và hoàn chỉnh có thể đến từ nhiều nguồn như hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) hoặc bảng lương, hệ thống điều hành lịch trình hoặc quản lý tài năng. Nếu kế hoạch nhân sự nhằm mục đích định số nhân viên thì bảng lương hoặc hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) có thể đáp ứng được. Tuy nhiên nếu kế hoạch nhân sự hướng đến mục đích xây dựng và cải thiện năng lực thì thông tin từ hệ thống quản lý tài năng sẽ chính xác hơn.
Ngoài ra, trong bước phân tích tình trạng hiện tại này, dự đoán và đánh giá những yếu tố có thể khiến thay đổi cấu trúc của các bộ phận phòng ban như khả năng nhân viên/lãnh đạo nghỉ việc trước thời hạn, khả năng gia nhập của nhân viên mới hoặc những vị trí đang tuyển dụng hiện tại,… cũng đóng một vai trò rất quan trọng.
Bước 4: Hình dung những nhu cầu
Tại bước này, nhà quản lý nhân lực sẽ hình dung những yếu tố cần và đủ để thực hiện được mục tiêu đã đề ra từ khâu ban đầu. Việc hình dung những nhu cầu này có thể bắt đầu từ góc độ số lượng nhân viên, tuy nhiên tiếp cận từ góc độ trình độ chuyên môn hay kỹ năng của nhân viên sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn.
Bước 5: Thực hiện Phân tích lỗ hổng
Lỗ hổng ở đây có thể bao gồm sự thiếu hụt nhân sự ở các vị trí của doanh nghiệp còn thiếu, sự yếu kém trình độ chuyên môn hay chỉ đơn giản là sử dụng sai người ở sai vị trí.
Những thông tin thu được từ việc phân tích những lỗ hổng sẽ giúp người quản lý nhân lực phát hiện kịp thời những khuyết điểm để đưa ra các phương án giải quyết trong việc thực hiện vai trò chức năng của bộ phận HR.
Bước 6: Phát triển một kế hoạch giải pháp.
Đây là bước cuối cùng trong việc thiết lập kế hoạch hoàn chỉnh theo đó sẽ bao gồm việc xác định thời gian (khi nào nên thuê hoặc thăng chức nhân viên cụ thể) và dự tính chi phí tương xứng cần thiết phải bỏ ra trong mối quan hệ vòng tuần hoàn ngân sách.
Một vài câu hỏi có thể giúp nhà quản lý nhân lực có thể phát triển kế hoạch giải pháp bao gồm:
– Với tất cả những dữ liệu và thông tin thu thập và phân tích hiện có sau quá trình thu thập thì làm thế nào để sử dụng có hiệu quả để đạt được mục tiêu đặt ra từ trước?
– Cần phải điều chỉnh nhân sự tại thời điểm và vị trí nào để hỗ trợ thực hiện mục tiêu chung của cả tổ chức?
– Mức độ chuyên môn cần phải đảm bảo cho các vai trò/chức vụ là gì?
– Cách tốt nhất để đối mặt với những nhân tố tác động, ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch hoàn thành mục tiêu là gì?
– Các phương pháp khắc phục, giải quyết những khuyết điểm, hạn chế đã được phân tích từ trước?
– Tần suất xem lại kế hoạch nhân lực là bao lâu để đảm bảo nó vẫn đáp ứng được những nhu cầu của tổ chức?
