Để bất kì một dự án nào thành công thì cũng cần rất nhiều các yếu tố khác nhau, như nhân sự, vốn, thiết kế,.... Để có một dự án thành công nhất nó phụ thuộc chính vào sự huy động nhóm dự án của các giám đốc, quản lý. Vậy huy động nhóm dự án là gì? Nội dung và những nguồn huy động như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Huy động nhóm dự án là gì?
Các nhóm dự án thường được tập hợp lại với nhau khi chỉ sử dụng kiến thức kỹ thuật hoặc vai trò công việc làm tiêu chí tham gia. Huy động nhóm dự án đó chính là việc huy động nguồn nhân lực chính để phục vụ cho dự án.
Việc huy động nhóm dự án là rất quan trọng đối với dự án nào vì những lý do sau: Việc huy động nhóm dự án nhằm đảm bảo sự tiếp tục cung cấp những nhân lực cần thiết cho dự án; Hỗ trợ tính bền vững của tổ chức; Cho phép cải tiến và mở rộng quy mô của dự án mà tổ chức hiện đang cung cấp; Các tổ chức, cả trong khu vực công và tư nhân, phải kinh doanh để tạo ra hoạt động kinh doanh mới để duy trì hoạt động kinh doanh.
Việc huy động nhóm dự án khi thực hiện dự án của doanh nghiệp không chỉ làm tăng năng suất của nhân viên và đơn giản hóa các hoạt động kinh doanh phức tạp mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện doanh thu và lợi nhuận bằng cách cho phép sức mạnh của phản ứng theo thời gian thực. Tuy nhiên, mặc dù các công nghệ kỹ thuật số đang được tiếp cận rộng rãi, nhiều tổ chức vẫn dựa vào phương pháp tiếp cận dựa trên giấy cho các giao dịch kinh doanh hàng ngày của họ. Cách tiếp cận tốn thời gian này dẫn đến các quy trình, phê duyệt bị trì hoãn và mất tài liệu, đồng thời làm giảm năng suất của nhân viên, tác động trực tiếp đến doanh thu và biên lợi nhuận của công ty. Các tổ chức có thể giảm bớt những thách thức này bằng cách kết hợp các giải pháp di chuyển.
Doanh nghiệp có thể thu được nhiều lợi ích từ việc đầu tư vào huy động lực lượng lao động. Nó giúp các tổ chức giải quyết các vấn đề về khoảng cách và kết nối, đồng thời trao quyền cho nhân viên tuyến đầu để đưa ra các quyết định tốt hơn và nhanh hơn một cách dễ dàng. Ban quản lý có thể xem các hoạt động trong thời gian thực, hướng dẫn chúng và theo dõi hiệu suất của từng cá nhân.
2. Nội dung huy động nhóm dự án:
Từ “được tham gia” là bị động. Từ “huy động” có nghĩa là hành động hoặc chuyển động. Nghĩa là một cá nhân đang tham gia vào công việc, nhưng tôi được huy động để thực hiện. Trong môi trường làm việc ngày nay, việc gắn bó chắc chắn là quan trọng, nhưng chỉ đơn giản là chưa đủ.
Huy động lực lượng lao động là một công cụ thiết yếu giúp tổ chức có khả năng thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với các nhu cầu kinh doanh đang thay đổi. Một chiến lược huy động thành công xác định, phát triển và thúc đẩy năng lực của nhân viên – trao quyền cho họ để đảm nhận một cách liền mạch các vai trò và trách nhiệm mới để hỗ trợ các nhu cầu đang thay đổi của tổ chức.
Để giúp đạt được một lực lượng lao động được huy động sẵn sàng cho sự thành công, hướng tới sự thành công của dự án, cần xem xét một số vấn đề như:
Ủy quyền cho một đồng nghiệp để ưu tiên việc di chuyển nhân tài: Khả năng di chuyển của nhân tài là một phần quan trọng trong khả năng của một tổ chức để thích ứng với các điều kiện thị trường đang thay đổi nên nó phải được ưu tiên hàng đầu. Để tối đa hóa hiệu quả của chiến lược huy động nhân tài, tốt nhất bạn nên chỉ định một đồng nghiệp có trách nhiệm hàng đầu là tạo điều kiện cho việc di chuyển nhân tài. Điều này sẽ nâng cao khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình của chiến lược trong toàn tổ chức.
Nâng cao kỹ năng quản lý nhân tài: Để tối đa hóa tiềm năng huy động lực lượng lao động của bạn, điều cần thiết là phải phản ánh các chiến lược quản lý nhân tài của bạn và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Đảm bảo rằng ban quản lý có nhiều cơ hội để thực hành các kỹ năng huấn luyện và các cuộc trò chuyện nghề nghiệp của họ. Cung cấp cho đồng nghiệp các cơ hội đào tạo chéo. Khuyến khích huấn luyện từng người một trong thời gian chậm. Những chiến thuật này sẽ cung cấp cho cấp quản lý các kỹ năng lãnh đạo cần thiết để trao quyền cho nhân viên đáp ứng các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của họ, đồng thời thúc đẩy khả năng của tổ chức trong việc đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đang thay đổi.
Tối đa hóa các đánh giá về hiệu suất: Đánh giá hiệu suất mang đến cơ hội lý tưởng cho các nhà tuyển dụng và nhân viên trong các chiến lược huy động tài năng hơn nữa. Ban giám đốc nên phản ánh hiệu suất của nhân viên trong năm qua đồng thời so sánh các kỹ năng có thể chuyển giao với cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp. Điều này không chỉ thúc đẩy phân tích tốt hơn về khả năng của nhân viên để hỗ trợ trong việc huy động lực lượng lao động, mà còn thúc đẩy họ phát triển chuyên môn hơn nữa.
Trao quyền cho nhân viên: Khuyến khích nhân viên chủ động và kiểm soát sự phát triển nghề nghiệp của họ. Đưa ra hướng dẫn về phát triển chuyên môn và cung cấp các nguồn lực để đồng nghiệp hiểu rõ hơn về trách nhiệm của các vị trí mở khác nhau. Bằng cách trao quyền cho nhân viên, bạn đang khẳng định lại giá trị của họ đối với công ty của mình và khuyến khích lực lượng lao động tận tâm hơn.
Khi bạn đạt được một lực lượng lao động được huy động, lợi ích là vô tận. Bạn không chỉ cung cấp cho nhân viên của mình những công cụ cần thiết để đáp ứng nguyện vọng nghề nghiệp của họ, bạn còn nâng cao nhóm tuyển dụng nội bộ của mình. Bằng cách huy động hiệu quả lực lượng lao động của mình, bạn có khả năng triển khai nhân tài dựa trên nhu cầu kinh doanh mà không bị giới hạn phụ cấp tài năng của mình.
3. Một số nguồn có thể huy động cho nhóm dự án:
– Từ chính nhân lực của doanh nghiệp, có thể thực hiện việc huy động bằng cách thay đổi vị trí nhân sự.
– Thuê nhân sự ở bên ngoài
– Kết hợp với dự án khác để bổ sung nhân sự
– Xây dựng việc làm việc qua mạng
Để thực hiện việc huy động nhóm dự án, cần tiến hành một số hoạt động quan trọng có thể kể đến như:
Xác định, Chỉ định và Lập lịch trình Nhân sự: Khi bạn chia nhỏ công việc của dự án thành các nhiệm vụ riêng lẻ, những công việc không có điều kiện tiên quyết có thể được bắt đầu ngay lập tức. Xác định những người bạn cần và tìm hiểu khi họ có mặt. Nếu bạn không có đủ nhân viên, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và tính toán ảnh hưởng đến tiến độ và việc hoàn thành dự án.
Kế hoạch huy động dự án cho phép bạn xác định các nút thắt về nhân sự và do kế hoạch của bạn, ban lãnh đạo công ty của bạn có thể phải quyết định giữa việc trì hoãn dự án hay tiến hành đúng tiến độ và trì hoãn một sáng kiến khác của công ty.
Đảm bảo có sẵn nguồn tài chính, thiết bị và cơ sở vật chất: Bạn có thể sử dụng kế hoạch huy động dự án để đảm bảo các nguồn lực cần thiết được phê duyệt và sẵn có, đồng thời thông báo cho các nhân viên chịu trách nhiệm rằng các nguồn lực cụ thể sẽ cần thiết. Ví dụ: dự án của bạn có ngân sách và yêu cầu về dòng tiền. Nhân viên tài chính của bạn phải biết bạn dự định chi bao nhiêu tiền mỗi tháng ngoài tổng chi tiêu sẽ là bao nhiêu.
Tương tự, người quản lý nhà máy và nhân viên chịu trách nhiệm sử dụng thiết bị phải biết bạn cần gì. Nếu việc huy động dự án của bạn cho thấy rằng các nguồn lực cần thiết không có sẵn, bạn có thể phải thay đổi các kế hoạch dự án của mình.
Xác định thông số kỹ thuật, mức chất lượng và tiêu chuẩn: Khi nhóm của bạn bắt đầu làm việc, các thành viên của nhóm cần tài liệu dự án để tiến hành lập kế hoạch chi tiết và thực hiện công việc. Xem lại các thông số kỹ thuật của dự án để tìm lỗi hoặc thiếu sót. Nếu không được quy định trong tài liệu dự án, hãy xác định mức độ kiểm soát chất lượng nào được áp dụng cho công việc của dự án.
Các tiêu chuẩn cụ thể có thể được quy định hoặc các tiêu chuẩn nội bộ của công ty về công việc và thiết bị có thể được áp dụng. Tập hợp một gói tài liệu dự án hoàn chỉnh và phân phối các phần có liên quan cho từng thành viên trong nhóm dự án. Thực hiện các kiểm soát tài liệu cho các bản cập nhật và sửa đổi.
Xác định các yêu cầu và ràng buộc: Bạn có thể không thể tiến hành dự án của mình như bạn muốn vì các quy định hiện hành. Các cơ quan thành phố, tiểu bang và liên bang có thể có các yêu cầu về giấy phép, giấy phép hoặc tài liệu mà bạn phải hoàn thành trước khi bắt đầu công việc. Các phần khác của dự án, chẳng hạn như các tòa nhà, có thể không thể tiến hành trước khi hoàn thành việc cấp phép và kiểm tra. Việc xác định những ràng buộc này trong quá trình huy động dự án sẽ tránh được sự chậm trễ sau này do các yêu cầu quy định không mong muốn và cho phép bạn phân công trách nhiệm đáp ứng các yêu cầu liên quan.
