Hoạt động kiểm soát là gì? Các yếu tố thuộc hoạt động kiểm soát

1. Hoạt động kiểm soát là gì?

Hoạt động kiểm soát trong tiếng Anh là Control activities.

Hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng các chỉ thị của ban giám đốc nhằm giảm thiểu rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu được thực hiện. Hoạt động kiểm soát được thực hiện ở tất cả các cấp của đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình kinh doanh và trên môi trường công nghệ. Chúng có thể mang tính chất phòng ngừa hoặc điều tra và có thể bao gồm một loạt các hoạt động thủ công và tự động, chẳng hạn như ủy quyền và phê duyệt, xác minh, hòa giải và đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Sự phân biệt các nhiệm vụ thường được xây dựng trong việc lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát. Trong trường hợp việc tách biệt các nhiệm vụ là không thực tế, ban lãnh đạo sẽ lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát thay thế.

2. Các thành phần Hoạt động kiểm soát:

– Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát góp phần giảm thiểu rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu đến mức có thể chấp nhận được.

– Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ để hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu.

– Tổ chức triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách thiết lập những gì được mong đợi và trong các thủ tục đưa các chính sách vào thực thi.

Khuôn khổ khuyến nghị một số cách tiếp cận để áp dụng các nguyên tắc này. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các cách tiếp cận này chưa đầy đủ, do đó, đơn vị cũng có thể thực hiện các bước để đạt được các nguyên tắc này mà không có các cách tiếp cận phù hợp được Khuôn khổ khuyến nghị.

Hoạt động kiểm soát là các chính sách, thủ tục, kỹ thuật và cơ chế giúp đảm bảo rằng Ban Giám đốc thực hiện phản ứng của Ban Giám đốc nhằm giảm thiểu rủi ro đã xác định trong quá trình đánh giá rủi ro. Nói cách khác, hoạt động kiểm soát là những hành động được thực hiện để giảm thiểu rủi ro. Sự cần thiết của một hoạt động kiểm soát được thiết lập trong quá trình đánh giá rủi ro. Khi đánh giá xác định rủi ro đáng kể đối với việc đạt được mục tiêu của đại lý, thì một hoạt động hoặc hoạt động kiểm soát tương ứng sẽ được xác định và thực hiện.  Các hoạt động kiểm soát có thể là phòng ngừa hoặc thám tử:

Các hoạt động phòng ngừa được thiết kế để ngăn chặn sự xuất hiện của một sự kiện không mong muốn. Việc phát triển các biện pháp kiểm soát này liên quan đến việc dự đoán các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra và thực hiện các thủ tục để tránh chúng. Hoạt động thám tử được thiết kế để xác định các sự kiện không mong muốn xảy ra và thông báo cho ban quản lý về những gì đã xảy ra. Điều này cho phép ban giám đốc thực hiện hành động khắc phục kịp thời.

Các hoạt động kiểm soát nội bộ có thể được kết hợp vào các nội dung sau:

– Chính sách

– Thủ tục

– Trình tự hoặc sự kết hợp của các thủ tục

– Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn

– Các quy trình hoặc sắp xếp vật lý

– Sự kết hợp của những điều trên.

3. Các yếu tố thuộc hoạt động kiểm soát:

Sau đây là mô tả về một số hoạt động kiểm soát thường được sử dụng. Đây không phải là danh sách đầy đủ về các lựa chọn thay thế có sẵn cho ban quản lý.

– Ủy quyền – Các hoạt động kiểm soát trong danh mục này được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng tất cả các giao dịch đều nằm trong giới hạn do chính sách đặt ra hoặc các ngoại lệ đối với chính sách đã được các quan chức thích hợp cấp.

– Xem xét và phê duyệt – Các hoạt động kiểm soát trong hạng mục này được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các giao dịch đã được nhân sự thích hợp xem xét về tính chính xác và đầy đủ.

– Xác minh – Các hoạt động kiểm soát trong danh mục này bao gồm nhiều loại kiểm soát bằng máy tính và thủ công được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng tất cả thông tin kế toán đã được nắm bắt một cách chính xác.

– Đối chiếu – Hoạt động kiểm soát trong hạng mục này được thiết kế nhằm đảm bảo hợp lý tính chính xác của hồ sơ tài chính thông qua việc đối chiếu định kỳ giữa tài liệu nguồn với dữ liệu được ghi trong hệ thống thông tin kế toán.

– An ninh vật chất đối với tài sản – Các hoạt động kiểm soát trong danh mục này được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng tài sản được bảo vệ và bảo vệ khỏi mất mát hoặc hư hỏng do tai nạn, thiên tai, sơ suất hoặc các hành vi cố ý gian lận, trộm cắp hoặc lạm dụng.

– Tách biệt các nhiệm vụ – Các hoạt động kiểm soát trong danh mục này làm giảm nguy cơ sai sót và gian lận bằng cách yêu cầu nhiều người cùng tham gia vào việc hoàn thành một quy trình tài chính cụ thể.

– Giáo dục, đào tạo và huấn luyện – Các hoạt động kiểm soát trong hạng mục này làm giảm nguy cơ sai sót và kém hiệu quả trong hoạt động bằng cách đảm bảo rằng nhân viên được giáo dục và đào tạo thích hợp để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả. Các chương trình giáo dục và đào tạo cần được định kỳ xem xét và cập nhật để phù hợp với bất kỳ thay đổi nào trong môi trường đại lý hoặc quy trình xử lý tài chính.

– Lập kế hoạch và đánh giá hoạt động – Các hoạt động kiểm soát trong hạng mục này thiết lập các chỉ số hoạt động chính cho cơ quan có thể được sử dụng để xác định các kết quả không mong muốn hoặc các xu hướng bất thường trong dữ liệu có thể chỉ ra các tình huống cần điều tra thêm và / hoặc các hành động khắc phục. Việc đánh giá có thể được thực hiện ở nhiều cấp trong cơ quan, nếu thích hợp: toàn bộ cơ quan; các sáng kiến ​​chính; các chức năng cụ thể; hoặc các hoạt động cụ thể.

Đánh giá hiệu suất có thể tập trung vào các vấn đề tuân thủ, tài chính hoặc hoạt động. Ví dụ, đánh giá tài chính nên được thực hiện dựa trên hiệu suất thực tế so với ngân sách, dự báo và hiệu suất trong các kỳ trước.

Mặc dù các thủ tục hoạt động kiểm soát không nhằm mục đích tăng mức nhân sự, nhưng các thủ tục có thể chấp nhận được phải được thiết lập và tuân theo có thể yêu cầu thay đổi khối lượng công việc hiện có và / hoặc (các) vị trí nhân viên bổ sung. Tuy nhiên, việc đánh giá nội bộ kỹ lưỡng định kỳ đối với các hoạt động kiểm soát có thể xác định các chính sách và thủ tục không còn cần thiết. Người ta thừa nhận rằng một số hoạt động có quy mô vừa và nhỏ có thể không thể thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở cấp độ tương tự như các cơ quan lớn hơn, phức tạp hơn. Trong những trường hợp mà việc bố trí nhân viên có thể cấm hoặc hạn chế việc phân chia nhiệm vụ phù hợp, thì ban lãnh đạo phải giám sát tích cực hơn các hoạt động hoặc sử dụng nhân sự từ các đơn vị khác trong phạm vi có thể để bù đắp cho các biện pháp kiểm soát.

Các hoạt động kiểm soát, bất kể được thiết kế và thực hiện tốt đến đâu, chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu. Khả năng thành tích bị ảnh hưởng bởi những hạn chế vốn có trong tất cả các hệ thống kiểm soát.

4. Những hạn chế của hoạt động kiểm soát:

– Phán đoán – Tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát sẽ bị hạn chế bởi thực tế là các quyết định phải được đưa ra với sự đánh giá của con người trong thời gian có sẵn, dựa trên thông tin có sẵn và dưới áp lực hoạt động kinh doanh.

– Sự cố – Ngay cả khi các hoạt động kiểm soát được thiết kế tốt, chúng vẫn có thể đổ vỡ. Nhân sự có thể hiểu sai hướng dẫn hoặc đơn giản là mắc lỗi. Lỗi cũng có thể xuất phát từ công nghệ mới và sự phức tạp của hệ thống thông tin được máy tính hóa.

– Ghi đè quản lý – Ngay cả trong một cơ quan được kiểm soát hiệu quả, nhân viên cấp cao vẫn có thể thay thế các chính sách hoặc thủ tục quy định vì lợi ích hoặc lợi ích cá nhân. Điều này không nên nhầm lẫn với sự can thiệp của ban quản lý, thể hiện các hành động của ban quản lý nhằm đi ra khỏi các chính sách hoặc thủ tục quy định cho các mục đích hợp pháp.

– Thông đồng – Thông đồng giữa hai hoặc nhiều cá nhân có thể dẫn đến lỗi kiểm soát. Các cá nhân hành động tập thể thường xuyên có thể thay đổi dữ liệu tài chính hoặc thông tin quản lý khác theo cách mà hệ thống kiểm soát không thể xác định được.

– Chi phí so với lợi ích – Để xác định xem có nên thiết lập một hoạt động kiểm soát cụ thể hay không, chi phí thiết lập kiểm soát phải được xem xét cùng với rủi ro thất bại và tác động tiềm tàng. Kiểm soát quá mức sẽ gây tốn kém và phản tác dụng. Kiểm soát quá ít sẽ dẫn đến rủi ro không đáng có. Các cơ quan nên nỗ lực có ý thức để đạt được sự cân bằng thích hợp.

– Hạn chế về nguồn lực – Mọi cơ quan phải ưu tiên các hoạt động kiểm soát vì không có sẵn các nguồn lực để đưa mọi hoạt động kiểm soát vào thực tế.