Hoạch định đội ngũ kế thừa là gì? Tầm quan trọng và quy trình?

1. Hoạch định đội ngũ kế thừa là gì?

1.1 Đội ngũ kế thừa là gì?

Đội ngũ kế thừa là đội ngũ được dự tính làm trong các vị trí chủ chốt trong doanh nghiệp. Vị trí kế thừa xây dựng chiến lược và đưa doanh nghiệp vận hành ổn định. Các nhân sự cấp cao có tầm ảnh hưởng bằng các quyết định đến từng khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Đội ngũ kế thừa cũng là người biết rõ phương hướng, công việc, sứ mệnh của doanh nghiệp trong tương lai.

1.2. Hoạch định đội ngũ kế thừa là gì?

Lập kế hoạch kế nhiệm là một quá trình phát triển nhân tài để thay thế các nhân viên điều hành, lãnh đạo hoặc các nhân viên chủ chốt khác khi họ chuyển sang một vai trò khác, rời khỏi công ty, bị sa thải, nghỉ hưu hoặc qua đời.Nó có liên quan đến tất cả các vị trí trong doanh nghiệp, từ lớn nhất đến nhỏ nhất, trong cả lĩnh vực vì lợi nhuận và phi lợi nhuận.

Quy trình lập kế hoạch nhằm mục đích tạo ra một nguồn nhân lực kế thừa sẽ giúp tổ chức hoạt động mà không bị gián đoạn khi những thay đổi nhân sự không thể tránh khỏi xảy ra.

Hoạch định đội ngũ kế thừa hiệu quả bằng cách đánh giá các nhu cầu nhân sự có thể phát sinh cũng như tạo ra các mục tiêu và chiến lược dài hạn để quản lý những khoảng cách đó, bao gồm cả thông qua phát triển năng lực lãnh đạo.Các bộ phận nhân sự, đôi khi được gọi là bộ phận quản lý nguồn nhân lực (HRM), thường là động lực chính trong việc lập kế hoạch kế nhiệm. Tầm nhìn của lãnh đạo cao nhất và các bên liên quan khác là rất quan trọng để thành công. Lập kế hoạch kế nhiệm đôi khi cũng được gọi là lập kế hoạch thay thế. Một tổ chức phải có hoạch định đội ngũ kế thừa để giữ lại thông tin nội bộ của doanh nghiệp, xác định các nhu cầu về khoảng cách kỹ năng để đào tạo và đầu tư vào nhân viên.Quy trình này giúp xác định những nhân viên có bộ kỹ năng phù hợp và tài năng có thể lấp đầy vị trí còn trống.

Hoạch định đội ngũ kế thừa trong tiếng anh là “Succession planning”.

2. Tầm quan trọng của Hoạch định đội ngũ kế thừa:

Đội ngũ kế thừa được tìm kiếm ngay trong nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Chính vì thế có thể dễ dàng tìm được một người hiểu công ty. Nó góp phần giải quyết một số thiếu sót trong cơ cấu nhân sự cấp cao trong các doanh nghiệp.

– Duy trì lực lượng nhân sự nòng cốt, có chuyên môn cao

Đội ngũ kế thừa được chọn ngay trong những vị trí cấp thấp hơn trong doanh nghiệp, chính vì thế những nhân sự có kinh nghiệm nhiều năm, tầm nhìn rộng mở và ý chí cầu tiến. Ngoài ra, họ còn hiểu rõ định hướng phát triển của doanh nghiệp, nắm rõ văn hóa bản sắc của doanh nghiệp.
Nhóm nhân tài trong doanh nghiệp nắm rõ cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp, nắm giữ các bí mật và tổ chức vận hành những nhiệm vụ được giao một cách ổn định trong quá trình dài hạn. Phương pháp thăng tiến đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng đặc biệt với các vị trí cấp cao.

– Ngăn chặn chảy máu chất xám, thông tin doanh nghiệpNhững nhân viên làm việc lâu năm trong doanh nghiệp nắm được quy trình hoạt động và có thể là cả bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. ngoài ra những nhân viên làm lâu năm đã được doanh nghiệp đào tạo và cho đi học them các lớp nâng cao khả năng. Nếu để những con người này nhảy việc sang một doanh nghiệp khác thì rủi ro về thông tin và việc chảy máu chất xám cao. Chính vì thế Đội ngũ kế thừa được trang bị nền tảng kiến thức và bị rang buộc trách nhiệm với doanh nghiệp trong mục tiêu dài hạn.

– Xây dựng hệ thống thăng tiến nội bộ bền vững

Một doanh nghiệp có tầm nhìn và chuyên nghiệp thì cần xây dựng một hệ thông thăng tiến nội bộ bền vững. Bằng cách cân bằng giá trị với các chương trình đào tạo và ngân sách đầu tư phát triển con người, hệ thống thăng tiến nội bộ là cách để giữ nhân viên ở lại doanh nghiệp. Mang lại hiệu quả tuyệt vời.
Trong quá trình trau dồi kiến ​​thức và kỹ năng của mình, các tài năng được khuyến khích bày tỏ ý kiến ​​và nguyện vọng thăng tiến cá nhân. Các trưởng nhóm sẽ là những người trực tiếp xem xét các hồ sơ. bổ nhiệm các ứng cử viên đủ tiêu chuẩn để lãnh đạo các cơ quan chức năng và trách nhiệm cán bộ mới. Vì vậy, nỗ lực của đội ngũ kế thừa mới có thể đảm bảo được chất lượng và sự phát triển bền vững. Nhờ đó, các doanh nghiệpcó thể tận dụng được tối đa nguồn nhân lực.

– Giảm tải chi phí tìm kiếm nhân tài

Việc tìm kiếm nhân tài thực sự khó khăn. Sẽ không có doanh nghiệp nào để lọt những vị trí quan trọng của mình rơi vào tay đối thủ cạnh tranh. Chính vì thế việc tìm kiếm nhân tài khá khó khăn và tốn nhiều thời gian, tiền bạc vậy, các doanh nghiệp luôn cần được hỗ trợ. Một số vị trí quản lý cấp cao có hoa hồng lên tới hàng chục nghìn đô la, điều này gây khó khăn. Các doanh nghiệp không muốn thuê người tài hoặc tiết kiệm ngân sách. Vì vậy, đội ngũ  tài năng tiếp theo sẽ là câu trả lời cuối cùng giúp các doanh nghiệp cân bằng giá trị của chất xám và tài chính. Họ được đào tạo bài bản để nắm vững  cấu trúc của doanh nghiệp. Từ đó, nhóm tiếp theo có thể phát triển và trau dồi kỹ năng của họ trong khi đối mặt với những thử thách  mới.

– Gắn kết nhân viên

Việc hoạch định đội ngũ kế thừa sử dụng chính những nhân sự đã làm trong doanh nghiệp lâu dài, qua đó việc gắn kết giữa họ và những thành viên khác trong doanh nghiệp. Trách nhiệm của đội ngũ kế thừa cũng từ đó được nâng cao hơn, các cá nhân có tư duy chuẩn mực và nỗ lực cải thiện bản than vì sự phát triên của doanh nghiệp. Đội ngũ kế thừa cũng là những người truyền lửa, làm động lực cho các vị trí nhân viên cấp thấp hơn. Đây cũng là phương pháp tạo ra mội trường làm việc thoải mái, an toàn cho mọi vị trí nhân sự trong doanh nghiệp.

– Tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, công bằng

Nhân viên kế thừa có tất cả các kỹ năng, chuyên môn và tính cách độc đáo. Do đó, khả năng cạnh tranh sẽ được nâng cao khi các thành viên ở trong một hoàn cảnh cụ thể trong hoạt động kinh doanh của mình. Được giám sát bởi Bộ phận Nhân sự và Nhân sự Cấp cao, các nhóm kế nhiệm luôn cố gắng phát huy hết tiềm năng của họ để tìm ra cách tốt nhất để tạo ấn tượng tốt nhất. Điều này tạo ra một sân chơi bình đẳng và bình đẳng giữa các nhân sự trong doanh nghiệp.

3. Quy trình hoạch định đội ngũ kế thừa:

Bước 1: Chủ động xây dựng hoạch định

Trong quá trình hoạt đông của doanh nghiệp thì việc các vị trí chủ chốt, vị trí quản lý, leader sẽ rời doanh nghiệp hoặc đội ngũ nhân sự đã về hưu theo kế hoạch. Chính vì vậy việc hoạch định đội ngũ phải được xác định sớm để tránh tính trạng gián đoạn công việc. Làm cho cấp dưới trở nên hoang mang, mất phương hướng.

Hãy xem xét các vai trò chính của vị trí đó tác động với doanh nghiệp như thế nào, tác động vào bộ phận đang quản lý ra sao. Nếu thiếu hụt vị trí đó thì điều gì sẽ xảy ra. Ảnh hưởng tích cực đến doanh nghiệp như thế nào để có một kế hoạch hoạch định lâu dài.

Bước 2. Xác định ứng viên kế thừa

Bạn có thể chọn thành viên trong nhóm có chuyên môn cao, khả năng quản lý tốt và thời gian làm việc lâu dài. Những người đó sẽ được cân nhắc vào đội ngũ hoạch định đầu tiên. Sau khi sàng lọc được các ứng viên thì sẽ phải xem xét tiềm năng và khả năng của họ có đủ để đảm nhận vị trí hoạch định không? So sánh giữa các ứng cử viên để chọn ra người tốt nhất. Doanh nghiệp vẫn phải chú ý đến thời gian mà người đó có thể cống hiến cho doanh nghiệp. Tránh tính trạng không gắn bó lâu dài, tránh chọn sai người.

Những vị trí được xem xét đầu tiên là người có cấp dưới gần nhất trong sơ đồ tổ chức. Ví dụ Nếu trưởng Phòng nghỉ thì người được xem xét đầu tiên chính là phó phòng….. Đôi khi có những trường hợp người được tín nhiệm cao, khả năng triển vọng hơn lại được đề bạt. Chính vì thế tạo ra sự cạnh tranh công bằng giữa các nhân sự với nhau.

Bước 3. Thông báo cho người được hoạch định.

Trong các cuộc họp, bạn sẽ phải thuyết phục bằng cách đưa ra các bằng chứng cụ thể để chứng mình người đó có đủ khả năng được quy hoạch vào đội ngũ hoạch định. Cho người được hoạch định biết sẽ tạo động lực hơn, nhưng tránh để người đó ngộ nhận về vị trí của mình.

Bước 4 : Đẩy mạnh nỗ lực phát triển doanh nghiệp
Những người được chọn sẽ được tích lũy them kiếm thưc và kinh nghiệm. Đội ngũ hoạch định sẽ được đào tạo bài bản bời người đang quản lý trực tiếp họ hoặc được luân chuyển qua nhiều vị trí khác nhau để nắm bắt công việc một cách tổng thể. Kết nối họ với những người cố vấn có thể tang cường khả năng trong các lĩnh vực quan trọng.

Bước 5 : Hoạt động giả định đối với đội ngũ kế thừa.

Để chắc chắn là đánh giá chính xác đội ngũ kế thừa thì cần đưa đội ngũ kế thừa vào trong hoạt động thực tế. Người quản lý cấp cao hơn sẽ giao từ từ từng phần nhiệm vụ của mình cho đội ngũ kế thừa thực hành thử, dưới sự giám sát của người quản lý . Ngoài ra còn giảm tải công việc cho người quản lý hơn.

Bước 6: Tích hợp kế hoạch kế thừa vào chiến lược tuyển dụng.

Khi bạn đã xác định được nhân viên là người kế nhiệm các vai trò quan trọng trong tổ chức của mình, hãy lưu ý về bất kỳ sự thiếu hụt nhân tài  nào mà họ sẽ bỏ đi nếu họ tiếp quản. Điều này có thể giúp bạn ưu tiên các nỗ lực tuyển dụng trong tương lai. Đó là lý do tại sao bạn cần kết hợp kế hoạch kế nhiệm vào chiến lược tuyển dụng của mình.