Hoạch định công suất trong doanh nghiệp là gì? Những vấn đề liên quan?

1. Hoạch định công suất trong doanh nghiệp là gì?

– Hoạch định công suất trong doanh nghiệp ( Capacity planning)  là quá trình xác định năng lực sản xuất cần thiết của một tổ chức để đáp ứng nhu cầu thay đổi đối với sản phẩm của tổ chức đó. Trong bối cảnh hoạch định công suất trong doanh nghiệp, năng lực thiết kế là khối lượng công việc tối đa mà một tổ chức có khả năng hoàn thành trong một thời kỳ nhất định. Công suất hiệu quả là khối lượng công việc tối đa mà một tổ chức có khả năng hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định do các ràng buộc như vấn đề chất lượng, sự chậm trễ, xử lý nguyên vật liệu, v.v.

– Thuật ngữ” hoạch định công suất” cũng được sử dụng trong máy tính kinh doanh và công nghệ thông tin như một từ đồng nghĩa với quản lý năng lực. Hoạch định công suất trong công nghệ thông tin liên quan đến việc ước tính tài nguyên cơ sở hạ tầng lưu trữ, phần cứng máy tính, phần mềm và kết nối cần thiết trong một khoảng thời gian nào đó trong tương lai. Mối quan tâm chung của các doanh nghiệp là liệu có đủ nguồn lực cần thiết để xử lý sự gia tăng người dùng hoặc số lượng tương tác hay không.  Quản lý dung lượng liên quan đến việc thêm các đơn vị xử lý trung tâm (CPU), bộ nhớ và lưu trữ vào một máy chủ vật lý hoặc ảo. Đây là cách mở rộng quy mô ứng dụng web theo chiều dọc và truyền thống, tuy nhiên, việc lập kế hoạch năng lực CNTT đã được phát triển với mục tiêu dự báo các yêu cầu cho cách tiếp cận mở rộng theo chiều dọc này.

– Sự chênh lệch giữa công suất của một tổ chức và nhu cầu của khách hàng dẫn đến sự kém hiệu quả, hoặc nguồn lực được sử dụng thấp hoặc nhu cầu của khách hàng không được đáp ứng. Mục tiêu của lập kế hoạch công suất là giảm thiểu sự khác biệt này. Nhu cầu về công suất của một tổ chức thay đổi dựa trên những thay đổi của sản lượng sản xuất, chẳng hạn như tăng hoặc giảm số lượng sản xuất của một sản phẩm hiện có hoặc sản xuất các sản phẩm mới. Việc sử dụng tốt hơn năng lực hiện có có thể được thực hiện thông qua các cải tiến về hiệu quả tổng thể của thiết bị (OEE). Công suất có thể được tăng lên thông qua giới thiệu các kỹ thuật, thiết bị và vật liệu mới, tăng số lượng công nhân hoặc máy móc, tăng số ca làm việc hoặc mua thêm các cơ sở sản xuất.

2. Những vấn đề liên quan về hoạch định công suất:

2.1. Công thức tính công suất:

Công suất được tính bằng theo công thức sau: Công suất = (số lượng máy móc hoặc công nhân) × (số ca làm việc) × (sử dụng) × (hiệu quả).

– Các loại hoạch định công suất rộng rãi là chiến lược dẫn đầu, chiến lược tụt hậu, chiến lược đối sánh và chiến lược điều chỉnh. Chiến lược khách hàng tiềm năng đang bổ sung năng lực với dự đoán nhu cầu tăng lên. Chiến lược khách hàng tiềm năng là một chiến lược tích cực với mục tiêu lôi kéo khách hàng tránh xa các đối thủ cạnh tranh của công ty bằng cách cải thiện mức độ dịch vụ và giảm thời gian thực hiện. Đây cũng là một chiến lược nhằm giảm chi phí tồn kho. Công suất lớn không nhất thiết có nghĩa là mức tồn kho cao, nhưng nó có thể ngụ ý chi phí dự trữ chu kỳ cao hơn. Công suất dư thừa cũng có thể được cho các công ty khác thuê.

2.2. Lợi thế của chiến lược dẫn đầu:

+ Thứ nhất, nó đảm bảo rằng tổ chức có đủ năng lực để đáp ứng mọi nhu cầu, ngay cả trong thời kỳ tăng trưởng cao. Điều này đặc biệt quan trọng khi tính sẵn có của một sản phẩm hoặc dịch vụ là rất quan trọng, như trong trường hợp chăm sóc khẩn cấp hoặc sản phẩm mới nóng. Đối với nhiều sản phẩm mới, việc đưa ra thị trường muộn có thể đồng nghĩa với sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Một ưu điểm khác của chiến lược nâng cao năng lực là nó có thể được sử dụng để đánh bại các đối thủ cạnh tranh có thể đang có kế hoạch mở rộng năng lực của chính họ. Việc trở thành người đầu tiên trong lĩnh vực mở một cửa hàng tạp hóa lớn hoặc cửa hàng sửa chữa nhà cửa mang lại cho nhà bán lẻ một lợi thế xác định. Cuối cùng, nhiều doanh nghiệp nhận thấy rằng việc xây dựng quá mức với dự đoán tăng mức sử dụng sẽ rẻ hơn và ít gây gián đoạn hơn so với việc liên tục tăng công suất nhỏ. Tất nhiên, một chiến lược nâng cao năng lực dẫn đầu có thể rất rủi ro, đặc biệt nếu nhu cầu không thể đoán trước hoặc công nghệ đang phát triển nhanh chóng.

+ Chiến lược trễ đề cập đến việc bổ sung năng lực chỉ sau khi tổ chức đang hoạt động hết công suất hoặc hơn thế nữa do nhu cầu tăng lên. Đây là một chiến lược thận trọng hơn và ngược lại với một chiến lược năng lực dẫn đầu. Nó làm giảm nguy cơ lãng phí, nhưng nó có thể dẫn đến mất khách hàng tiềm năng do hết hàng hoặc mức độ dịch vụ thấp. Ba lợi thế rõ ràng của chiến lược này là giảm rủi ro xây dựng quá mức, năng suất cao hơn do mức sử dụng cao hơn và khả năng bỏ các khoản đầu tư lớn càng lâu càng tốt. Tổ chức tuân theo chiến lược này thường cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ trưởng thành, nhạy cảm với chi phí.

+ Chiến lược đối sánh là bổ sung công suất với số lượng nhỏ để đáp ứng nhu cầu thay đổi trên thị trường. Đây là một chiến lược ôn hòa hơn. Chiến lược điều chỉnh là thêm hoặc giảm công suất với số lượng nhỏ hoặc lớn do nhu cầu của người tiêu dùng hoặc do những thay đổi lớn đối với sản phẩm hoặc kiến ​​trúc hệ thống.

– Trong bối cảnh kỹ thuật hệ thống, hoạch định công suất được sử dụng trong quá trình thiết kế hệ thống và giám sát hiệu suất hệ thống ….

Hoạch định công suất trong doanh nghiệp là quyết định dài hạn nhằm thiết lập các nguồn lực cấp tổng thể của công ty. Nó kéo dài trong một khoảng thời gian đủ dài để có được tài nguyên. Các quyết định về công suất ảnh hưởng đến thời gian tiến hành sản xuất, khả năng đáp ứng của khách hàng, chi phí vận hành và khả năng cạnh tranh của công ty.

– Hoạch định công suất trong doanh nghiệp không phù hợp có thể dẫn đến mất khách hàng và doanh nghiệp. Năng lực dư thừa có thể làm cạn kiệt các nguồn lực của công ty và ngăn cản các khoản đầu tư vào các dự án mạo hiểm sinh lợi hơn. Câu hỏi về thời điểm nên tăng công suất và bao nhiêu là các quyết định quan trọng. Việc không đưa ra các quyết định một cách chính xác có thể gây tổn hại đặc biệt đến hiệu suất tổng thể khi có sự chậm trễ về thời gian trong hệ thống.

Hoạch định công suất trong doanh nghiệp là một vấn đề của cung và cầu: một vấn đề có thể quyết định số phận của dự án hoặc dây chuyền sản xuất của bạn. Đọc tiếp để tìm hiểu về các chiến lược lập kế hoạch năng lực và các phương pháp hay nhất về quản lý năng lực mà bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch nguồn lực của mình và đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn đang thực hiện đúng nhiệm vụ vào đúng thời điểm.

3. Lợi ích của hoạch định công suất trong doanh nghiệp:  

Hoạch định công suất trong doanh nghiệp là một quá trình hoạch định chiến lược quan trọng vì nhiều lý do. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc lập kế hoạch năng lực hiệu quả.

+ Giảm chi phí

+ Ngăn chặn hết hàng

+ Giảm thời gian sản xuất

+ Loại bỏ công suất dư thừa

+ Hỗ trợ Quản lý Chuỗi cung ứng : Hiểu rõ về các yêu cầu năng lực dự án của bạn sẽ giúp bạn có được lượng nguồn lực phù hợp, có lợi cho chuỗi cung ứng/

+ Hỗ trợ Quản lý Nguồn lực: Có năng lực sản xuất phù hợp để đáp ứng các yêu cầu về năng lực của bạn là chìa khóa để tối ưu hóa việc lập kế hoạch nguồn lực và phân bổ nguồn lực.

– Các phương pháp hoạch định công suất trong doanh nghiệp:

+ Thành lập Nhóm đa chức năng: Để cộng tác và giao tiếp về năng lực sản xuất và quản lý nguồn lực, bạn muốn có một nhóm đa chức năng với các cấp độ khác nhau và các chức năng khác nhau.

+ Tính toán năng lực nguồn lực: Trước khi bạn có thể lập một kế hoạch năng lực sản xuất, bạn cần phải có ý tưởng về năng lực hiện tại và các nguồn lực hiện có của bạn.

+ Xác định Yêu cầu Nguồn lực: Đối với mỗi dự án, hãy xem phạm vi và những nguồn lực nào được yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ cho dự án.

+ Ưu tiên các dự án: Dự án nào quan trọng nhất và dự án nào có thể tạm gác lại? Bạn không thể làm mọi thứ cùng một lúc.

+ Phân bổ nguồn lực dựa trên mức độ ưu tiên của dự án: Bây giờ hãy phân bổ các dự án ưu tiên đó và đảm bảo rằng chúng phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

+ Giữ các đường truyền thông mở: Giao tiếp giữa các giám đốc điều hành, các nhà lãnh đạo quản lý dự án và các bên liên quan.

+ Tài liệu về rủi ro đã biết: Theo dõi các rủi ro như đình công công đoàn, thời tiết, các quy định của chính phủ khiến dự án ngừng hoạt động hoặc tạo dự án mới bất ngờ.

+ Lập kế hoạch cho cách xử lý quá nhiều năng lực: Hiểu nó đang ở đâu và cách giải quyết nó (chẳng hạn như phân công lại), hoặc không đủ năng lực (một lần nữa, ở đâu / như thế nào).