Trong hầu hết các lĩnh vực, các ngành công nghiệp đều áp dụng quản lý chất lượng. Đây được xem là hoạt động cần thiết đảm bảo cho tổ chức có thể làm đúng được những việc phải làm. Hoạch định chất lượng là một giai đoạn quan trọng và có những ý nghĩa to lớn trong thực tiễn. Hoạch định chất lượng là gì? Nhiệm vụ, vai trò và ví dụ cụ thể?
Mục lục bài viết
1. Tìm hiểu về hoạch định:
Ta hiểu về hoạch định cụ thể như sau:
Hoạch định được hiểu cơ bản chính là một tiến trình trong đó nhà quản trị cần định hướng, xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra những hướng đi cần thiết trong tương lai nhằm mục đích để đạt được mục tiêu mà tổ chức đã đề ra. Hoạch định chính là quyết định của một doanh nghiệp về kế hoạch tổ chức và thực hiện các hoạt động cụ thể của tổ chức dựa trên các nền tảng sẵn có nhằm từ đó có thể đạt được các mục tiêu mà tổ chức yêu cầu.
Vai trò của hoạch định:
– Hoạch định có vai trò giúp định hướng cho doanh nghiệp về tổ chức, lãnh đạo trong quản trị doanh nghiệp.
– Hoạch định có vai trò giúp doanh nghiệp định hướng, xác định và lựa chọn các mục tiêu hoạt động và phát triển, đề ra các biện pháp khắc phục khó khăn và cũng từ đó xây dựng các kế hoạch và chiến lược hoạt động phù hợp.
– Hoạch định có vai trò giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh vì khi đã thực hiện hoạch định, doanh nghiệp đã dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra và có biện pháp dự phòng để khắc phục nếu có rủi do xảy ra.
– Hoạch định có vai trò giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được sự hoạt động bình ổn khi có sự thay đổi về môi trường, thị trường và các yếu tố cạnh tranh khác
– Hoạch định có vai trò đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi và sử dụng hợp lý nguồn lao động và chi phí hạn chế sự chồng chéo, lãng phí.
– Hoạch định có vai trò giúp doanh nghiệp trong việc kết nối giữa các thành viên của doanh nghiệp tạo nên sự phối hợp hoạt động có hiệu quả.
– Hoạch định có vai trò giúp quá trình kiểm tra, đánh giá hoạt động được nhanh và thuận tiện hơn.
Hoạch định chất lượng tiếng anh là quality planning.
2. Tìm hiểu về hoạch định chất lượng:
Khái niệm hoạch định chất lượng:
Hoạch định chất lượng được hiểu cơ bản chính là một hoạt động xác định mục tiêu và các phương tiện, nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu chất lượng sản phẩm.
Hoạch định được xem là một nhiệm vụ tất yếu được thực hiện bởi ban lãnh đạo của một tổ chức, doanh nghiệp. Nhiệm vụ này còn là nền tảng vững chắc, mang tính chiến lược của ban lãnh đạo các cấp.
Hoạch định trên thực tiễn có vai trò rất lớn trong việc phát triển đường lối hoạt động của doanh nghiệp, bởi chúng cung cấp tư duy và tiên liệu về các tính huống có thể xảy ra. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các phương án, giải pháp hữu hiệu để giải quyết mọi vấn đề.
Bên cạnh đó, hoạch định còn là cách giúp doanh nghiệp xác định được tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của mình trong tương lai. Khi các doanh nghiệp tiến hành hoạch định rõ ràng, doanh nghiệp cũng sẽ có thể định hướng trước và phác thảo sơ bộ những công việc cần làm để hoàn thành tốt các mục tiêu kinh doanh của mình.
Hoạch định chất lượng trong tiếng Anh là gì?
Hoạch định chất lượng tạm dịch sang tiếng Anh là Quality planning.
Thuật ngữ liên quan:
Hoạch định chiến lược (Strategic Planning) được hiểu là quá trình xây dựng kế hoạch được thực hiện bởi quản lý cấp cao để định hình mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh trong tương lai. Nhiệm vụ này liên quan đến quá trình phân tích các yếu tố vi mô và vĩ mô của hoạt động kinh doanh.
Hoạch định chiến lược không được thiết lập cho một bộ phận hoặc đơn vị vụ thể, mà đây là nhiệm vụ của toàn bộ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các chủ thể khi tiến hành lập kế hoạch chiến lược còn xác định các yếu tố nội lực và ngoại lực có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Mục tiêu của hoạch định chiến lược là tập trung vào sự phát triển lâu dài, được thực hiện thông qua các công cụ phổ biến mà chúng ta sẽ có thể kể đến cụ thể như: Phân tích SWOT (Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức); Phân tích danh mục đầu tư; Phân tích PEST (Yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ); Phân tích 5 áp lực cạnh tranh của Michael Porter; Phân tích BCG Matrix (Boston Consulting Group – ma trận Boston).
Với sự hỗ trợ những công cụ này, ban lãnh đạo có thể thiết kế một chiến lược toàn diện với các yếu tố khác nhau. Nhờ đó, các chủ thể này cũng sẽ dẫn dắt doanh nghiệp theo tầm nhìn và định hướng của mình một cách thuận lợi.
Nhiệm vụ và vai trò của hoạch định chất lượng:
– Nhiệm vụ của hoạch định chất lượng là:
+ Nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu của khách hàng về sản phẩm hàng hóa dịch vụ, từ đó xác định các yêu cầu về chất lượng, các thông số kĩ thuật của sản phẩm dịch vụ và thiết kế sản phẩm dịch vụ là một nhiệm vụ của hoạch định chất lượng.
+ Xác định chính sách và mục tiêu chất lượng là một nhiệm vụ của hoạch định chất lượng.
+ Chuyển kết quả hoạch định cho các bộ phận tác nghiệp là một nhiệm vụ của hoạch định chất lượng.
– Tác dụng của hoạch định chất lượng là:
+ Định hướng phát triển chất lượng cho toàn công ty là một tác dụng của hoạch định chất lượng.
+ Tạo điều kiện nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, giúp các doanh nghiệp chủ động thâm nhập và mở rộng thị trường là một tác dụng của hoạch định chất lượng.
+ Sử dụng nguồn lực có hiệu quả, góp phần giảm chi phí chất lượng trong dài hạn là một tác dụng của hoạch định chất lượng.
– Vai trò của hoạch định chất lượng là:
Hoạch định chất lượng là hoạt động nền tảng giúp:
+ Định hướng tổ chức tới khách hàng là một vai trò cơ bản của hoạch định chất lượng.
+ Xác định rõ ràng mục tiêu, chính sách chất lượng là một vai trò cơ bản của hoạch định chất lượng.
+ Thiết kế các quá trình cần thiết là một vai trò cơ bản của hoạch định chất lượng.
+ Định rõ nội dung hoạt động là một vai trò cơ bản của hoạch định chất lượng.
+ Xác định rõ trách nhiệm quản lí, điều hành là một vai trò cơ bản của hoạch định chất lượng.
+ Hạn chế rủi ro kinh doanh là một vai trò cơ bản của hoạch định chất lượng.
Các bước hoạch định chất lượng:
– Bước 1: Xây dựng mục tiêu chất lượng.
– Bước 2: Xác định khách hàng mục tiêu.
– Bước 3: Tìm hiểu nhu cầu khách hàng.
– Bước 4: Phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ.
– Bước 5: Thiết lập quy trình cụ thể.
– Bước 6: Hoạch định chi tiết.
3. Điểm khác nhau giữa hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp:
Điểm khác nhau giữa hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp cụ thể đó là:
– Thứ nhất: Khái niệm:
+ Hoạch định chiến lược được biết đến chính là quy trình xác định phương hướng, tầm nhìn, sứ mệnh và tạo ra các chiến lược cụ thể. Thông qua đó, ban lãnh đạo cấp cao sẽ tuân theo và dẫn dắt doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu chung.
+ Hoạch định tác nghiệp được biết đến chính là quy trình xác định các nhiệm vụ, công việc hằng ngày mang tính ngắn hạn, được thực hiện bởi các phòng ban, bộ phận khác nhau. Hoạch định tác nghiệp có vai trò hỗ trợ cho hoạch định chiến lược phát triển.
– Thứ hai: Mục tiêu:
+ Hoạch định chiến lược: Tập trung vào các mục tiêu dài hạn, sứ mệnh, tầm nhìn và nhiệm vụ của toàn bộ doanh nghiệp cần làm để hoàn thành chúng.
+ Hoạch định tác nghiệp: Tập trung vào các hoạt động diễn ra thường xuyên trong thời gian ngắn của một đơn vị kinh doanh.
– Thứ ba: Thời gian:
+ Hoạch định chiến lược: Được thực hiện và tồn tại trong thời gian dài.
+ Hoạch định tác nghiệp: Chỉ tồn tại trong thời gian ngắn nhằm mục đích có thể giải quyết các công việc mang tính chất hằng ngày.
– Thứ tư: Người thực hiện:
+ Hoạch định chiến lược: Được thực hiện bởi các quản lý cấp cao, ban lãnh đạo, nhà điều hành của doanh nghiệp.
+ Hoạch định tác nghiệp: Được thực hiện bởi các quản lý cấp trung.
– Thứ năm: Phạm vi thực hiện:
+ Hoạch định chiến lược: Được thực hiện trong một phạm vi lớn, tác động đến toàn bộ doanh nghiệp.
+ Hoạch định tác nghiệp: Được thực hiện trong một phạm vi hẹp, tác động đến một bộ phận cụ thể.
– Thứ sáu: Tính linh hoạt:
+ Hoạch định chiến lược: Sau khi phát triển thì hoạch định chiến lược sẽ được giữ nguyên trong thời gian dài, hầu như không có sự thay đổi.
+ Hoạch định tác nghiệp: Trên thực tế thì hoạch định tác nghiệp thường xuyên thay đổi tùy thuộc vào các giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp.
