Hóa đơn điện tử là việc trao đổi chứng từ hóa đơn giữa nhà cung cấp và người mua dưới dạng điện tử tích hợp. Tình hình sử dụng, các tồn tại và hạn chế hiện nay?
Hiện nay, việc sử dụng những loại hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến, điều này xuất phát từ nhu cầu cũng như sự phát triển của xã hội, công nghệ thông tin. Việc sử dụng hóa đơn điện tử đem lại rất nhiều những hiệu quả, tuy nhiên vẫn còn những tồn tại và hạn chế.
Mục lục bài viết
1. Hóa đơn điện tử là gì?
– Hóa đơn điện tử (e-Invoicing) là việc trao đổi chứng từ hóa đơn giữa nhà cung cấp và người mua dưới dạng điện tử tích hợp. Theo truyền thống, việc lập hóa đơn, giống như bất kỳ quy trình dựa trên giấy tờ nào, đều tốn nhiều công sức thủ công và dễ xảy ra sai sót do con người gây ra, dẫn đến tăng chi phí và vòng đời xử lý cho các công ty. Lập hóa đơn điện tử là một hoạt động B2B phổ biến và đã là một phần của các giao dịch Trao đổi Dữ liệu Điện tử trong nhiều năm. Các vấn đề tuân thủ dường như đã tách e-hóa đơn từ B2B. Có lẽ đáng ngạc nhiên là nhiều nhà lãnh đạo Tài chính không biết rằng công ty của họ đã gửi / nhận hóa đơn điện tử EDI. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được chuyển giao điện tử ở định dạng được chuẩn hóa cụ thể. Hóa đơn điện tử chứa dữ liệu hóa đơn ở dạng có cấu trúc và có thể được nhập tự động vào hệ thống tài khoản phải trả của tổ chức mua. Chúng thường bao gồm một bản trình bày trực quan về dữ liệu hóa đơn. Tuy nhiên, chúng có thể được hiển thị tạm thời trong quá trình xử lý hoặc chuyển sang các định dạng trực quan.
– Vì điều này cho phép một số định dạng được sử dụng, rất hữu ích nếu áp dụng các nguyên tắc sau:
+ Dữ liệu hóa đơn có cấu trúc được phát hành ở định dạng Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) hoặc XML
+ Dữ liệu hóa đơn có cấu trúc được phát hành bằng cách sử dụng các biểu mẫu web tiêu chuẩn dựa trên Internet
Mặc dù có thể tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian bằng cách loại bỏ giấy và xử lý thủ công khỏi lập hóa đơn của bạn, nhưng lợi ích thực sự của Hóa đơn điện tử đi kèm với mức độ tích hợp giữa bạn và các đối tác thương mại và giữa phần mềm lập hóa đơn và các hệ thống kinh doanh khác. Trao đổi điện tử này có thể được kích hoạt bởi hai tùy chọn chính. Đầu tiên là kết nối điểm-điểm giữa người mua và người bán, điều này thường xảy ra nhất khi sử dụng lập hóa đơn EDI. Tùy chọn khác là thông qua một mạng kết nối nhiều người mua và người bán. Mô hình mạng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay khi dự kiến sự phát triển của hóa đơn điện tử, nhờ khả năng mở rộng và hiệu quả của nó đối với tất cả các bên liên quan.
– Việc sử dụng hóa đơn điện tử cần có hai chức năng chính: (1) Hóa đơn điện tử cần được tạo đúng cấu trúc, (2) Hóa đơn điện tử cần được chuyển từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua.
– Tuy nhiên, hóa đơn điện tử không phải là: Dữ liệu hóa đơn phi cấu trúc được phát hành ở định dạng pdf hoặc Word, hình ảnh của hóa đơn như jpg hoặc tiff, hóa đơn HTML không có cấu trúc trên trang web hoặc trong email, OCR (Bản scan hóa đơn giấy)., hóa đơn giấy được gửi dưới dạng hình ảnh qua máy fax.
2. Tình hình sử dụng, các tồn tại và hạn chế hiện nay:
– Tình hình sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay: sử dụng hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian bằng cách loại bỏ giấy và xử lý thủ công khỏi lập hóa đơn của bạn. Nhưng lợi ích thực sự của việc lập hóa đơn điện tử đi kèm với mức độ tích hợp mà bạn có thể đạt được, không chỉ với các đối tác thương mại mà còn giữa phần mềm lập hóa đơn và các hệ thống kinh doanh khác. Đặc biệt, đối với các khoản phải trả, việc tích hợp trực tiếp hóa đơn điện tử vào giải pháp tự động hóa AP tiếp tục thúc đẩy quá trình xử lý hóa đơn không cần chạm – giúp giải phóng thời gian và tài nguyên cho các nhiệm vụ chiến lược và gia tăng giá trị hơn.
+ Bắt đầu gửi và nhận hóa đơn điện tử có thể là bước đầu tiên tuyệt vời trong hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của tổ chức bạn và là một bước quan trọng trong việc đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của bạn hiệu quả và có thể mở rộng để hỗ trợ tăng trưởng trong tương lai.
+ Việc vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác được tạo thuận lợi nhờ việc nộp ‘Hóa đơn điện tử’ trên cổng thông tin GST chung. Tương tự, trong cuộc họp lần thứ 35, Hội đồng GST đã quyết định triển khai hệ thống Lập hóa đơn điện tử, sẽ áp dụng cho các hạng người cụ thể. Hóa đơn điện tử không có nghĩa là tạo hóa đơn trên cổng thông tin GST. Đó sẽ là một huyền thoại. Thay vào đó, lập hóa đơn điện tử bao gồm việc gửi hóa đơn chuẩn đã được tạo trên một cổng thông tin hóa đơn điện tử chung . Do đó, nó tự động hóa báo cáo đa mục đích với việc nhập chi tiết hóa đơn một lần. CBIC đã thông báo về một bộ cổng thông tin chung để chuẩn bị hóa đơn điện tử thông qua Thông báo số 69/2019 – Central Tax.
+ ClearTax cung cấp giải pháp lập hóa đơn điện tử tốt nhất cho các doanh nghiệp. ClearTax cũng cung cấp Trình kết nối kiểm đếm hóa đơn điện tử , cho phép người nộp thuế thực hiện các hoạt động lập hóa đơn điện tử mà không cần rời khỏi màn hình kiểm đếm. ClearTax sẽ đảm bảo di chuyển an toàn sang giao diện người dùng được nâng cấp mà không có thay đổi nào đối với dữ liệu lịch sử của bạn.
ClearTax cung cấp nhiều chế độ khác nhau mà người nộp thuế có thể tạo hóa đơn điện tử, chẳng hạn như tích hợp API liền mạch, chế độ Excel, FTP, SFTP hoặc trình kết nối Tally. Người dùng có thể tận hưởng nhiều giá trị bổ sung như:
(1) Tạo liền mạch 5.000 hóa đơn điện tử mỗi phút
(2) Tích hợp với giải pháp độ trung thực cao với 99,99% thời gian hoạt động
(3) Hơn 100 xác thực dữ liệu để đảm bảo trải nghiệm lập hóa đơn điện tử trơn tru không có lỗi
(4) Tự động thử lại các EWB không thành công (với lỗi khoảng cách) để cải thiện tỷ lệ tạo EWB thành công
(5) Tự động tạo hóa đơn điện tử sau khi tạo IRN mà không cần nhập dữ liệu
(6) Tải nhanh hơn ‘hóa đơn điện tử’ và ‘hóa đơn điện tử’ trên màn hình cho nhiều nhất là 1 vạn tài liệu
(7) Đối chiếu hóa đơn điện tử trực quan và dữ liệu GSTR-1, báo cáo chi tiết, mẫu in tùy chỉnh cho hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu, v.v.
