Khi năng suất được tập trung nhiều hơn vào việc tăng số lượng được sản xuất, thì hiệu quả đề cập đến chất lượng và hiệu quả của công việc đang được thực hiện. Hiệu quả là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng quyết định đến kết quả làm việc. Vậy hiệu quả là gì? Sự khác biệt giữa năng suất và hiệu quả?
Mục lục bài viết
1. Hiệu quả là gì?
– Hiệu quả (Efficiency) là khả năng tạo ra một kết quả mong muốn hoặc khả năng tạo ra sản lượng mong muốn. Khi điều gì đó được coi là hiệu quả, điều đó có nghĩa là nó có một kết quả dự kiến hoặc mong đợi, hoặc tạo ra một ấn tượng sâu sắc và sống động.
– Trong toán học , hiệu quả đôi khi được sử dụng như một từ đồng nghĩa của thuật toán có thể tính toán được .
– Trong lý thuyết nhóm , một yếu tố nhóm hoạt động hiệu quả (hoặc trung thành ) trên một điểm, nếu điểm đó không được cố định bởi hành động.- Trong vật lý , một lý thuyết hiệu quả , tương tự như lý thuyết hiện tượng học, là một khuôn khổ nhằm giải thích các tác động (quan sát) nhất định mà không khẳng định rằng lý thuyết này mô hình hóa chính xác các quá trình cơ bản (không được quan sát).
– Trong truyền nhiệt , hiệu quả là thước đo hiệu suất của thiết bị trao đổi nhiệt khi sử dụng phương pháp NTU .
– Trong y học, hiệu quả liên quan đến mức độ hoạt động của một phương pháp điều trị trong thực tế, đặc biệt là được thể hiện trong các thử nghiệm lâm sàng thực tế , trái ngược với hiệu quả , đo lường mức độ hoạt động của nó trong các thử nghiệm lâm sàng giải thích hoặc các nghiên cứu trong phòng thí nghiệm.
– Trong tương tác giữa con người và máy tính, tính hiệu quả được định nghĩa là “tính chính xác và đầy đủ của các tác vụ của người dùng trong khi sử dụng một hệ thống”.
– Trong khoa học quân sự, hiệu quả là một tiêu chí được sử dụng để đánh giá những thay đổi được xác định trong hệ thống mục tiêu, trong hành vi, khả năng hoặc tài sản của nó, gắn liền với việc đạt được trạng thái cuối, đạt được mục tiêu hoặc tạo ra hiệu ứng.
2. Tìm hiểu về hiệu quả:
– Hiệu quả là những thuật ngữ có thể, trong một số trường hợp, có thể thay thế cho nhau với thuật ngữ hiệu quả. Từ hiệu quả đôi khi được sử dụng theo cách định lượng, “rất hiệu quả hoặc không hiệu quả lắm”. Tuy nhiên, cả hiệu quả và hiệu quả đều không thông báo về hướng (tích cực hoặc tiêu cực) và sự so sánh với tiêu chuẩn của hiệu ứng đã cho. Mặt khác, hiệu quả là mức độ đạt được hiệu quả mong muốn; khả năng tạo ra một lượng hiệu quả mong muốn hoặc sự thành công trong việc đạt được một mục tiêu nhất định. Trái ngược với thuật ngữ hiệu quả, trọng tâm của hiệu quả là thành quả đạt được, không phải là nguồn lực chi ra để đạt được hiệu quả mong muốn. Do đó, những gì hiệu quả không nhất thiết phải hiệu quả, và những gì hiệu quả không nhất thiết phải hiệu quả.- Nói một cách đơn giản, hiệu quả có nghĩa là đạt được hiệu quả, và hiệu quả có nghĩa là hoàn thành một nhiệm vụ hoặc công việc mà ít lãng phí. Để minh họa: giả sử, bạn xây 10 ngôi nhà, rất nhanh và rẻ (hiệu quả), nhưng không ai mua chúng. Ngược lại với việc xây dựng 5 căn nhà cùng kinh phí và thời gian như 10 căn nhà nhưng bạn bán được cả 5 căn và người mua rất vui (hiệu quả). Bạn nhận được kết quả mong muốn khi bán nhà của mình và những người ở chung vui vẻ (hiệu ứng).- Điều này có nghĩa là hiệu quả thường được biểu thị bằng phần trăm, với 100% là mục tiêu lý tưởng với hiệu suất tối đa để hàng hóa được sản xuất với tổng chi phí trung bình thấp nhất, với tất cả các mục tiêu khác là không đổi.
– Tuy nhiên, nhiều công ty sản xuất có thể chỉ hoạt động với hiệu suất 60-80%. Ví dụ: bạn đã sản xuất nhiều hơn 40% số đơn vị trong một tháng so với giai đoạn trước, nhưng sau đó nhận ra rằng 30% số đơn vị đó bị lỗi. Mặc dù năng suất đã tăng lên, nhưng hiệu quả lại giảm xuống. Việc lựa chọn nguyên liệu thô tốt hơn có thể dẫn đến tăng hiệu quả do dễ dàng hơn trong công việc và cải thiện tính nhất quán. Bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang tối đa hóa hiệu quả (hoặc ít nhất là không làm mất nó) khi bạn tăng sản lượng của mình trong một khoảng thời gian.
– Một cách khác để xem xét hiệu quả là số giờ làm việc năng suất chất lượng tốt kiếm được chia cho số giờ làm việc có sẵn trong một ngày. Bạn cũng có thể coi đây là một thước đo lợi nhuận của bạn trên bảng lương. Các phương pháp và đào tạo phù hợp có thể dẫn đến việc nâng cao hiệu quả. Chúng tôi có danh sách tuyệt vời về KPI sản xuất và KPI sản xuất để giúp bạn bắt đầu đo lường các chỉ số quan trọng. Về cơ bản để đạt được hiệu quả sản xuất, bạn muốn tạo ra nhiều sản lượng hơn trong cùng một khoảng thời gian, vì vậy hãy chọn bộ KPI phù hợp giúp bạn thực hiện điều đó tùy thuộc vào vị trí của bạn trong hành trình năng suất và hiệu quả của riêng bạn.
– Có nhiều cách khác nhau để nâng cao hiệu quả cũng như thúc đẩy năng suất: đầu tư vào các cải tiến trong dây chuyền sản xuất và những người chịu trách nhiệm về nó. Thiết kế cho Six Sigma được giới thiệu để đảm bảo các quy trình được thiết kế hiệu quả và thành công ngay từ giai đoạn thiết kế ban đầu. Bạn có thể đã nghe tuyên bố rằng bạn không thể xây dựng chất lượng vào một thiết kế kém và nó rất đúng.
3. Sự khác biệt giữa năng suất và hiệu quả:
– Năng suất chỉ đơn giản là sản lượng trên một đơn vị thời gian. Hiệu quả là kết quả tốt nhất có thể trên một đơn vị thời gian: tức là làm đúng. Khi bạn làm đúng những điều đúng đắn, bạn đã đạt đến mức hiệu quả và năng suất tối đa của mình . Ví dụ: Nếu Andy sản xuất 1.000 dòng mã trong một tuần trong khi Brad sản xuất 800 dòng, thì có vẻ như Andy là công nhân năng suất hơn; điều đó đúng nếu anh ta có tỷ lệ mắc lỗi thấp. Nhưng nếu mã của anh ấy yêu cầu 30 giờ gỡ lỗi và Brad hoạt động ngay lần đầu tiên nó được biên dịch, thì Brad rõ ràng là hiệu quả hơn nhiều so với Andy – và điều này gắn thẳng vào năng suất thực sự của anh ấy, xu hướng làm những điều đúng đắn của anh ấy. Cuối cùng, anh ấy làm việc năng suất hơn Andy, mặc dù đối với một số nhà quan sát, điều này có thể dễ dàng bỏ qua.
– Việc tìm kiếm sự cân bằng ổn định giữa năng suất và hiệu quả là rất quan trọng để làm cho công ty sản xuất của bạn hoạt động tốt nhất. Nhấn mạnh cái này hơn cái kia là một trò chơi nguy hiểm để chơi. Hãy tưởng tượng bỏ qua chất lượng đầu ra của các mặt hàng của bạn chỉ đơn giản là sản xuất đủ để đáp ứng nhu cầu, chỉ để nhận ra rằng chất lượng kém? Bây giờ bạn đã mất tiền và sự tin tưởng của người tiêu dùng của bạn và bạn có thể không bao giờ lấy lại được. Nó không chỉ đơn giản là về số lượng đơn vị sản xuất hoặc sản xuất tối đa, những hàng hóa này còn phải duy trì chất lượng cao và vượt qua sự kiểm tra của khách hàng.
– Ngược lại, việc trở nên khắt khe về hiệu quả có thể khiến nhân viên sợ hãi. Đây là điểm mà chúng ta cần phải thận trọng khi thực hiện các phương pháp LEAN đúng cách để người lao động không lo bị mất việc làm do tăng hiệu quả.
– Nói một cách đơn giản, trong khi năng suất là hoàn thành công việc, thì hiệu quả là hoàn thành đúng công việc. Các nhà quản lý gặp rủi ro đáng kể khi họ cố gắng ép nhiều nhiệm vụ hơn vào nhóm của mình mà không hiệu quả. Làm việc suốt bữa trưa, không nghỉ giải lao và trả lại thư thoại trong khi trả lời email hiếm khi dẫn đến việc hoàn thành nhiều việc hơn: thay vào đó, nó tạo ra căng thẳng, tăng khả năng mắc lỗi và cuối cùng dẫn đến việc người quản lý mệt mỏi, phân bổ quá mức. Câu hỏi bạn nên tự hỏi bản thân không phải là liệu bạn có đang làm việc hiệu quả hay không; đó là việc bạn có đang sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả và tập trung vào công việc phù hợp hay không.
– Sử dụng khuôn khổ trách nhiệm giải trình phù hợp có thể biến cải thiện hiệu quả thành tăng năng suất. Nó cho phép các nhà quản lý xác định mức độ hiệu quả của họ trong việc xác định các ưu tiên của riêng họ và thiết lập bối cảnh cho các nhà quản lý cấp dưới của họ. Nó cũng đảm bảo rằng các nhà quản lý hiểu rõ ràng các ưu tiên của tổ chức và của những người quản lý cấp dưới của họ. Đổi lại, các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, sử dụng thời gian hiệu quả và hoạt động hết khả năng của họ trong suốt ngày làm việc.
– Đào tạo năng suất là rất quan trọng, nhưng bạn sẽ không có được thành công tốt nhất cho tiền của mình nếu không hỗ trợ nó bằng cách lập chiến lược cho hiệu quả. Dành một khoảng thời gian tương đương để thiết lập bối cảnh phù hợp cho người quản lý cấp dưới của bạn đảm bảo họ rõ ràng về trách nhiệm giải trình và quyền hạn của mình, đồng thời giúp họ thực hiện những đánh đổi cần thiết để có thể tập trung vào công việc quan trọng trong ngày.
– Một thực tế phổ biến là tăng sản lượng đồng thời đầu tư vào nhân viên của bạn. Bất cứ khi nào thay đổi được thực hiện, nhân viên không yên tâm là điều đương nhiên. Việc đào tạo hiệu quả và hiểu biết về toàn bộ dây chuyền sản xuất, cho biết tầm quan trọng của họ trong việc tạo ra sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, sẽ hữu ích. Điều quan trọng không kém đối với nhân viên là phải biết sản phẩm sẽ được sử dụng như thế nào để họ có thể góp phần cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ ngay từ đầu. Trao quyền cho nhân viên là chìa khóa.
– Tóm lại, năng suất chỉ dựa vào đầu ra so với đầu vào. Trong khi đó, hiệu quả liên quan đến việc thực hiện những điều đúng theo cách đúng đắn, giảm thiểu sai lầm và tổn thất trong khi sử dụng tối đa các nguồn lực có giá trị. Khi hai khái niệm này kết hợp hài hòa với nhau, công ty sẽ thấy sự gia tăng cả về số lượng và chất lượng. Mặc dù khác nhau nhưng năng suất và hiệu quả phụ thuộc vào nhau rất nhiều.
