Hệ thống thông tin tự động (AIS) được biết đến như bộ sưu tập dữ liệu và phần mềm dựa trên máy tính sử dụng đầu vào của nhiều nguồn lực khác nhau để tự động hóa việc quản lý các hoạt động và thông tin. Vậy hệ thống thông tin tự động hóa là gì? Nội dung của hệ thống thông tin tự động hóa?
Mục lục bài viết
1. Hệ thống thông tin tự động hóa là gì?
Hệ thống thông tin tự động (AIS) là một tập hợp phần cứng máy tính, phần mềm, chương trình cơ sở hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của chúng, được cấu hình để thực hiện các hoạt động xử lý thông tin cụ thể, chẳng hạn như giao tiếp, tính toán, phổ biến, xử lý và lưu trữ thông tin. Bao gồm máy tính, hệ thống xử lý văn bản, mạng hoặc hệ thống xử lý thông tin điện tử khác và thiết bị liên quan. Hệ thống thông tin quản lý là một ví dụ phổ biến của hệ thống thông tin tự động.
Hệ thống thông tin tự động chỉ đơn giản là một hệ thống mà thông tin được xử lý để thu thập và phân phối thông qua một loạt các quy trình tự động. Hệ thống thường yêu cầu rất ít sự tương tác của con người ngoài việc thiết lập và bảo trì. Nó thường được sử dụng để truy cập thông tin và gửi nó cho các cá nhân. Những người sử dụng các loại hệ thống này bao gồm chính phủ, thư viện và các doanh nghiệp tư nhân.
Hệ thống thông tin tự động (AIS) là một hệ thống phần cứng máy tính, phần mềm máy tính, dữ liệu và / hoặc viễn thông thực hiện các chức năng như thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền và hiển thị thông tin.
AIS là tập hợp phần cứng, phần mềm hoặc cả hai để tự động hóa giao tiếp, tài liệu, báo cáo, xử lý và lưu trữ thông tin và thường có giao diện front-end nơi người dùng tương tác với hệ thống, cơ sở dữ liệu back-end hoặc cơ chế tương tự để lưu trữ các mục như báo cáo quản lý, nguồn cấp dữ liệu xử lý giao dịch theo thời gian thực từ các hệ thống khác và logic phần mềm trung gian được sử dụng để gắn tất cả lại với nhau. AIS cho phép xử lý thông tin theo cách nhanh hơn nhiều so với một hệ thống thủ công có thể xử lý. Tóm lại, AIS là một cách tuyệt vời để xử lý các hoạt động kinh doanh của bạn bằng cách cho phép bạn giám sát hoạt động kinh doanh của mình mọi lúc để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru. Hệ thống thông tin tự động có thể giúp đảm bảo nhân viên của bạn làm việc hiệu quả, cung cấp mức độ minh bạch trong tổ chức và có thể giúp bạn cắt giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của công ty.
Hệ thống thông tin tự động hóa trong tiếng Anh được gọi là: “Automated Information System – AIS”.
2. Nội dung của hệ thống thông tin tự động hóa:
AIS có thể được sử dụng theo nhiều cách. Một số cách sử dụng phổ biến nhất như sau:
– Quản lý sự cố
Hầu hết các công ty thực hiện các thông lệ tốt nhất và có các quy định để tránh sự cố. Tuy nhiên, sự cố dịch vụ có thể xảy ra. AIS hỗ trợ các hoạt động bằng cách nhanh chóng xử lý sự cố và khôi phục các dịch vụ. có thể giảm chi phí do lỗi kỹ thuật.
– Triển khai ứng dụng
Một trong những trọng tâm chính của AIS là tự động hóa các tác vụ. Các công ty có thể sử dụng AIS để tạo ra một loạt các triển khai ứng dụng để kiểm tra hệ thống của họ. Điều này làm giảm yếu tố lỗi của con người và cho phép phân tích hệ thống để xem dịch vụ cần được định cấu hình khác nhau ở đâu.
– Tuân thủ Bảo mật và Quản lý Rủi ro
AIS cung cấp cho các nhà quản lý CNTT khả năng cấu hình các quy định và quy tắc an toàn vào hệ thống CNTT. Các dịch vụ an ninh mạng sẽ tự động tuân theo một bộ quy tắc cụ thể khi phát hiện bất kỳ vấn đề nào. Điều này làm cho nỗ lực giảm thiểu nhanh hơn nhiều mà không cần sự tham gia của con người hoặc sự giám sát của con người liên tục.
– Phân tích dữ liệu
Vì AIS xử lý thông tin nhanh hơn nhiều, bạn có thể đặt hệ thống tự động kích hoạt quy trình làm việc cụ thể mỗi khi có dữ liệu đầu vào. AIS có thể lấy tập dữ liệu và lưu trữ, truy xuất, truyền đạt cho người khác hoặc thậm chí thực hiện phân tích chính xác dựa trên dữ liệu được cung cấp.
Sau khi bạn thiết lập AIS của mình với một tập hợp các quy tắc, điều kiện và lệnh, AIS sẽ tuân theo quy trình làm việc được kích hoạt bằng thao tác thủ công. Ví dụ: khi người dùng nhấp vào nút để truy xuất thông tin về một mối quan tâm cụ thể về dịch vụ khách hàng, AIS sẽ làm theo các hướng dẫn chính để tìm và tải báo cáo. Sau đó, AIS sẽ thông báo cho đại diện dịch vụ khách hàng về một giải pháp hoặc một bước tiến xa hơn trong quy trình làm việc.
Cách tốt nhất là thiết lập một hệ thống duy nhất để quy trình làm việc của con người và máy móc được đồng bộ hóa, thay vì thiết lập một hệ thống riêng biệt cho từng bộ phận. Bằng cách này, nhân viên có thể đưa ra tất cả các yêu cầu cùng một lúc thay vì phải đi qua các kênh khác nhau (ví dụ: yêu cầu báo cáo chi phí qua email so với yêu cầu ai đó trong nhóm của họ). Nếu có bất kỳ sự chồng chéo nào trong quy trình giữa các bộ phận, bạn sẽ chỉ cần một hệ thống tự động có thể hoàn thành cả hai nhiệm vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả trong khi vẫn duy trì độ chính xác.
AIS không chỉ lưu trữ và truy xuất dữ liệu mà còn có thể quản lý việc truyền dữ liệu giữa các phần mềm khác nhau. Ví dụ, nếu dữ liệu tài chính tồn tại trong một hệ thống riêng biệt thay vì công cụ quản lý dự án, AIS có thể hỗ trợ kết nối để hỗ trợ người dùng kéo các báo cáo tài chính vào phần mềm PM. Với điều này, quy trình làm việc giảm bớt khối lượng công việc của người dùng khi phải lấy thông tin từ một hệ thống phần mềm, chuyển đổi nó sang một định dạng mới, rồi nhập nó vào một hệ thống khác.
Người quản lý chương trình (PM) đối với việc mua lại các ứng dụng AIS có trách nhiệm phối hợp với các tổ chức sẽ lưu trữ (chạy) các ứng dụng sớm trong quá trình mua lại. PM cần giải quyết các rủi ro bảo mật hoạt động mà AIS có thể đặt ra đối với tổ chức, cũng như xác định tất cả các nhu cầu về bảo mật hệ thống có thể được các dịch vụ của tổ chức giải quyết dễ dàng hơn là nâng cao hệ thống.
Các biện pháp kiểm soát đảm bảo thông tin cơ sở (IA) đóng vai trò như một khuôn khổ chung để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này. Cơ quan phê duyệt được chỉ định cho tổ chức nhận đơn AIS có trách nhiệm kết hợp các cân nhắc của IA đối với ứng dụng AIS vào Kế hoạch đảm bảo thông tin (ISP) của vùng đó. Gánh nặng để đảm bảo rằng một ứng dụng AIS có đủ sự đảm bảo là trách nhiệm chung của cả PM ứng dụng AIS và Cơ quan phê duyệt được chỉ định đối với tổ chức lưu trữ; tuy nhiên, trách nhiệm khởi xướng quá trình đàm phán này rõ ràng thuộc về Thủ tướng. Các PM nên, trong chừng mực có thể, dựa trên các khả năng chung của IA có thể được cung cấp bởi tổ chức lưu trữ.
3. Vai trò của hệ thống thông tin tự động hoá:
Việc sử dụng hệ thống thông tin tự động, còn được gọi là hệ thống quản lý thông tin tự động, có thể mang lại lợi ích to lớn cho cả các tổ chức chính phủ và các công ty tư nhân. Quá trình nhanh chóng phổ biến thông tin thông qua một hệ thống tự động có thể tiết kiệm nhiều giờ lao động tẻ nhạt, do đó tiết kiệm chi phí cho đơn vị cần phân phối thông tin đó. Loại hệ thống này có thể làm mọi thứ, từ nhắc nhở mọi người khi có hóa đơn đến cảnh báo về một tình huống nghiêm trọng có thể xảy ra.
Một ví dụ về hệ thống thông tin tự động mà nhiều người ở Hoa Kỳ quen thuộc là hệ thống Amber Alert. Hệ thống này là một mạng lưới toàn quốc được tự động hóa để cảnh báo các cá nhân về khả năng có thể bị bắt cóc. Hệ thống có thể được tinh chỉnh để thông tin được gửi đến một khu vực địa lý hạn chế nơi đứa trẻ có thể ở đó. Trong vòng vài phút, nó có thể được hiển thị hoặc phát trên các biển báo giao thông, truyền hình và đài phát thanh, e-mail, cuộc gọi điện thoại, và thậm chí cả tin nhắn văn bản được gửi đến điện thoại di động. Việc sử dụng các cá nhân để phát tán thông tin này sẽ không chỉ rất tốn kém mà còn lãng phí thời gian quý báu, cho phép một thủ phạm có thể trốn thoát cùng đứa trẻ.
Hệ thống thông tin thư viện tự động là một hệ thống đặc biệt hữu ích cho những người đang tìm kiếm tài liệu thư viện cụ thể. Thông thường, toàn bộ danh mục thẻ của thư viện có sẵn trong chính thư viện, sử dụng mạng của thư viện và trực tuyến. Ngay sau khi sách được quét vào, chúng sẽ ngay lập tức được hiển thị là có sẵn mà thủ thư không cần thực hiện thêm công việc nào. Khả năng trực tuyến của loại hệ thống thông tin tự động này đặc biệt thuận tiện cho người sử dụng thư viện. Không cần phải đến thư viện, chỉ thất vọng nếu các tài liệu mong muốn không có sẵn, vì nó có thể được kiểm tra trực tiếp từ nhà.
Trong kinh doanh tư nhân, một hệ thống thông tin tự động cũng có thể rất quan trọng, đặc biệt là khi liên quan đến bán hàng và sự hài lòng của khách hàng. Ví dụ, những người thực hiện các chiến dịch tiếp thị hàng loạt qua điện thoại có thể sử dụng các hệ thống này để theo dõi khách hàng. Một số hệ thống như vậy sẽ không chỉ quay số mà có thể cung cấp toàn bộ quảng cáo chiêu hàng. Trong các trường hợp khác, điện thoại đổ chuông sẽ được chuyển trực tiếp đến một nhà tiếp thị trực tiếp. Loại hệ thống này cũng có thể theo dõi giờ làm việc và bảng lương của nhân viên.
