Hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp là gì? Các hệ thống

23/12/202423/12/2024

23/12/2024

Hiện nay chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy công nghệ thông tin đang ngày một phát triển, kéo theo đó là những nhu cầu quản lý và khai thác các giá trị từ công nghệ thông tin hiện nay trong đó có lĩnh vực marketing. Vậy hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp là gì? Các hệ thống?

Mục lục bài viết

1 1. Hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp là gì?

2 2. Các hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp:

2.1 2.1. Hệ thống thông tin khách hàng tương lai:
2.2 2.2. Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng:
2.3 2.3. Hệ thống thông tin hỏi đáp và khiếu nại:
2.4 2.4. Hệ thống thông tin quảng cáo gửi thư trực tiếp:
2.5 2.5. Hệ thống thông tin theo dõi bán hàng:
2.6 2.6. Các hệ thống kế toán tài chính tác nghiệp hỗ trợ:

3 3. Vai trò của hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp:

1. Hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp là gì?

Hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin chúng ta thấy rằng với hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp là các hệ thống hỗ trợ bán hàng hoá và dịch vụ của tổ chức như: hệ thống thông tin khách hàng tương lai, hệ thống thông tin liên hệ khách hàng, hệ thống bán hàng từ xa, theo dõi bán hàng, hệ thống thông tin thư trực tiếp, hệ thống quảng cáo sản phẩm… Nhiều hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp có vai trò hỗ trợ quan trọng đối với hệ thống thông tin Marketing như hệ thống thông tin xử lí đơn hàng, hệ thống hàng tồn kho và hệ thống tín dụng.

2. Các hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp:

2.1. Hệ thống thông tin khách hàng tương lai:

Xác định các khách hàng tương lai thường là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức. Các nguồn thông tin phục vụ cho việc xác định các khách hàng tương lai thường rất khác nhau: thông tin trên báo chí, danh bạ điện thoại, từ các phiếu thăm dò khách hàng… Các cơ sở dữ liệu trực tuyến cũng là nguồn thông tin về khách hàng tương lai. Các cơ sở dữ liệu kiểu này cho phép tìm kiếm bằng phần mềm truy vấn hoặc phần mềm bản đồ và cho phép khoanh vùng khách hàng tương lai theo các vùng địa lí và hiển thị chúng lên trên bản đồ các vùng này.

2.2. Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng:

Hệ thống này cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng về khách hàng, về sở thích các sản phẩm của họ và số liệu về quá trình mua hàng của họ trong quá khứ. Khi thông tin đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, các nhân viên bán hàng có thể dễ dàng xác định được tất cả những khách hàng ưa chuộng các kiểu mẫu sản phẩm nhất định hay khách hàng nào có thể sẵn sàng mua thêm hàng đã mua lần trước; khách hàng nào đang ở tình trạng gần hết hàng, cần mua bổ sung thêm…

2.3. Hệ thống thông tin hỏi đáp và khiếu nại:

Khi khách hàng có khiếu nại, thắc mắc về các sản phẩm của thì các khiếu nại đó cần được ghi nhận, xử lí và lưu trữ lại phục vụ phân tích quản lí hoặc liên hệ kinh doanh. Cần lưu ý rằng, các khiếu nại cần được lưu trữ trên một phương tiện sao cho có thể dễ dàng tiến hành phân tích sau này. Khả năng này cho phép các nhà quản lí marketing phân tích yêu cầu của khách hàng, nhằm xác định cơ hội cho những sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm hiện có, thiết lập hoặc cải tiến các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

2.4. Hệ thống thông tin quảng cáo gửi thư trực tiếp:

Nhiều tổ chức nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng cách gửi các cuốn sách nhỏ và các catalog hàng hóa và dịch vụ trực tiếp tới khách hàng, bằng cách sử dụng hệ thống quảng cáo gửi thư trực tiếp. Để có thể phân phối tài liệu kinh doanh tới một số lượng lớn khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng, đa phần các phòng kinh doanh đều duy trì danh sách, địa chỉ khách hàng và thực hiện gửi tài liệu hàng loạt trên cơ sở danh sách đó. Danh sách này có thể có được từ các tệp khách hàng, các bản ghi công nợ phải thu của khách, các tệp khách hàng tương lai hoặc các cơ sở dữ liệu thương mại. Danh sách này cũng có thể mua lại từ các tổ chức, doanh nghiệp khác.

2.5. Hệ thống thông tin theo dõi bán hàng:

Hệ thống thông tin này cung cấp khả năng theo dõi đường đi của hàng hóa và dịch vụ thông qua hệ thống phân phối nhằm xác định và sửa chữa những sai sót trong phân phối và làm giảm thời gian phân phối. Một trong những tiêu chí dịch vụ khách hàng quan trọng đối với một tổ chức là tốc độ và độ an toàn trong phân phối hàng hóa và dịch vụ tới tay khách hàng.

2.6. Các hệ thống kế toán tài chính tác nghiệp hỗ trợ:

Chức năng Marketing hiện nay chúng ta thấy nó được phat triển và sử dụng rất nhiều dữ liệu được cung cấp bởi 3 hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp: hệ thống xử lí đơn đặt hàng, hệ thống thông tin hàng tồn kho và hệ thống thông tin tín dụng.

+ Hệ thống xử lí đơn đặt hàng: cung cấp cho nhà quản lí marketing dữ liệu ban đầu phục vụ việc lập báo cáo về tình hình đặt hàng của khách theo thời kì, theo người bán, theo sản phẩm và theo địa điểm. Thông tin này có thể được sử dụng để ra nhiều quyết định marketing ở các mức khác nhau như các dự báo bán hàng.Hệ thống POS (Point – of – Sale) thu thập dữ liệu về đơn hàng ngay tại thời điểm hàng được bán ra. Thông tin ra từ hệ thống POS sẽ là dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán tài chính, sau đó chúng được cung cấp tiếp cho hệ thống thông tin marketing.

+ Hệ thống thông tin hàng tồn kho: cung cấp thông tin về mức tồn kho, về tình hình xuất-nhập – tồn, về hàng hư hỏng… Nhân viên bán hàng có thể kiểm tra lại lượng hàng còn tồn trong kho trước khi bán hàng cho khách. Như vậy, hệ thống thông tin hàng tồn kho cung cấp cho hệ thống xử lí đơn hàng các dữ liệu quan trọng về mức tồn kho để có hướng điều chỉnh phương thức bán hàng, ví dụ nếu có mặt hàng nào không đủ cung cấp ngay tức thời, nhân viên bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng và thỏa thuận thời gian giao hàng hợp lí.

+ Hệ thống thông tin tín dụng: cung cấp cho nhân viên bán hàng hoặc nhân viên quản lí tín dụng thông tin về tín dụng tối đa cho phép đối với một khách hàng. Thông thường, thông tin của hệ thống này được tích hợp với hệ thống xử lí đơn đặt hàng.

3. Vai trò của hệ thống thông tin Marketing mức tác nghiệp:

Thứ nhất, hệ thống thông tin marketing mức tác nghiệp có vai trò đối với dự đoán nhu cầu của người tiêu dùng, cụ thể trong sản xuất hàng loạt và phân phối hàng loạt tại các thị trường ngày càng mở rộng dựa trên dự đoán nhu cầu của người tiêu dùng. Theo phương pháp marketing hướng đến khách hàng, mỗi nhà marketing cần có kiến thức cập nhật về nhu cầu và mong muốn của người tiêu dùng. Trong một nền kinh tế năng động, thị hiếu của người tiêu dùng, thời trang và sở thích luôn thay đổi. Không có thông tin chính xác về bản chất, đặc điểm và quy mô của nhu cầu của người tiêu dùng, các nhà marketing sẽ chỉ đơn giản là mò mẫm trong bóng tối. Các quyết định dựa trên linh cảm, phỏng đoán, trực giác hoặc truyền thống không thể mang lại kết quả mong muốn trong nền kinh tế hiện đại. Họ phải được hỗ trợ bởi các sự kiện và số liệu.

Thứ hai, sự cần thiết của hệ thống thông tin marketing đối với sự phức tạp của Marketing hiện nay, ta thấy với quy trình marketing hiện đại đã trở nên phức tạp và công phu hơn nhiều. Thị trường ngày càng mở rộng và các hoạt động marketing đa quốc gia đòi hỏi dịch vụ tình báo thị trường đầy đủ và hệ thống thông tin có tổ chức.

Thứ ba, với ý nghĩa của các chỉ số kinh tế hiện nay thì lực lượng cung và cầu luôn thay đổi. Chúng xác định giá cả và điều kiện thị trường chung. Trong một nền kinh tế rộng lớn và phức tạp, sự biến động về nhu cầu, nguồn cung và giá cả là rất lớn. Nhà marketing phải có thông tin mới nhất về xu hướng thay đổi của cung, cầu và giá cả.

Thứ tư, với các ý nghĩa của cạnh tranh trên thị trường hiện đại có tính cạnh tranh. Kinh doanh hiện đại là một trò chơi nhiều mặt, trong đó các đối thủ và đối thủ liên tục cố gắng xây dựng các chiến lược để giành lợi thế hơn nhau. Dự đoán hành vi của đối thủ cạnh tranh và vượt qua đối thủ cạnh tranh sẽ cần các dịch vụ của trí tuệ marketing. Một nhà marketing không thể tồn tại dưới sự cạnh tranh sắc sảo mà không có thông tin thị trường cập nhật, đặc biệt là về bản chất, tính chất và quy mô của cạnh tranh sẽ được đáp ứng.

Thứ năm, với việc lập kế hoạch marketing hiện nay như chúng ta đang sống trong thời đại lập kế hoạch và lập trình. Các kế hoạch và chương trình của chúng tai dựa trên thông tin được cung cấp bởi nghiên cứu kinh tế (dự báo kinh tế) và nghiên cứu marketing (dự báo marketing), cung cấp thông tin cần thiết về điều kiện kinh tế và marketing trong tương lai. Ví dụ, dự báo bán hàng là cơ sở của kế hoạch sản xuất, kế hoạch marketing, kế hoạch tài chính và ngân sách. Thông tin marketing một mình có thể liên quan và phối hợp giữa sản phẩm và nhu cầu của người dùng.