Hệ thống thông tin được hiểu cơ bản là một tập hợp nhiều yếu tố có mối liên hệ mật thiết với nhau, từ đó tạo thành một chỉnh thể. Hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp?
Gia đoạn trước khi công nghệ thông tin chưa phát triển mạnh mẽ thì các thông tin chủ yếu được thu thập và lưu trữ thủ công bằng các văn bản, công cụ giấy bút, lưu trữ hồ sơ. Hiện nay, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ dẫn đến hệ thống thông tin được lưu trữ hiện đại trên máy tính bằng phần cứng hoặc phần mềm rất tiện sử dụng. Hệ thống thông tin được sử dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống, một trong số đó ta cần phải kể đến hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp. Thuật ngữ này chắc hẳn vẫn còn xa lạ đối với nhiều người.
Mục lục bài viết
1. Tìm hiểu về hệ thống thông tin:
Ta hiểu về hệ thống thông tin như sau:
Hệ thống thông tin được hiểu cơ bản là một tập hợp nhiều yếu tố có mối liên hệ mật thiết với nhau, từ đó tạo thành một chỉnh thể. Các yếu tố này vô cùng đa dạng, việc tập hợp thông tin qua hệ thống thông tin đã tạo nên khối dữ liệu không lồ và cấu thành từng lĩnh vực hệ thống thông tin nhất định. Có nhiều loại hệ thống thông tin đa dạng cả về chất lượng và số lượng. Ta có thể kể đến như hệ thống các trường đại học, hệ thống truyền thông, hệ thống giao thông…
Các thành phần của một hệ thống thông tin nói chung có thể là phần tử vật chất như máy móc, thiết bị, lực lượng nhân sự, các phòng ban và nhiều yếu tố cụ thể khác. Bên cạnh đó thì hệ thống thông tin cũng bao gồm các phần tử phi vật chất như lượng dữ liệu (data), các quy tắc xử lý, thủ tục, quy trình thu thập thông tin…
Trước đây, khi công nghệ máy tính chưa phát triển như hiện nay, hệ thống thông tin chủ yếu được thu thập và lưu trữ bằng giấy bút, văn bản, tủ lưu trữ hồ sơ. Ngày nay, đa số tất cả dữ liệu của hệ thống thông tin đều được cập nhật vào phần cứng hoặc phần mềm lưu trữ trên máy tính và được quản lý tự động hóa một cách có hệ thống và dễ tìm kiếm.
Đặc trưng của hệ thống thông tin:
Thông qua việc tìm hiểu về khái niệm của hệ thống thông tin ta nhận thấy rằng, hệ thống thông tin có các đặc trưng cơ bản như sau:
– Hệ thống thông tin được lưu trữ trên máy tính:
Với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ trên toàn cầu như ở giai đoạn hiện nay, hệ thống thông tin sẽ được xây dựng và lưu trữ dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại. Cụ thể như các hệ thống siêu máy tính với bộ nhớ khủng, các phần cứng và phần mềm quản lý khối dữ liệu chung…
– Hệ thống thông tin có tính phân nhánh:
Trên thực tế, một hệ thống thông tin lớn bao gồm nhiều nhánh con, gọi là hệ thống thông tin phân nhánh.
Chúng ta có thể hiểu tính phân nhánh của hệ thống thông tin như sau: Mỗi nhánh con trong hệ thống có mối liên hệ mật thiết, được kết nối và tương tác qua lại lẫn nhau. Mỗi khi các chủ thể là những người quản lý cập nhật dữ liệu trên một nhánh con bất kỳ sẽ ảnh hưởng gián tiếp đến hệ thống dữ liệu của các nhánh con còn lại, cũng như thay đổi dữ liệu hệ thống thông tin chung. Cũng như vậy, khi thực hiện truy xuất dữ liệu của hệ thống thông tin con, các chủ thể là người quản lý cần lưu tâm đến mối quan hệ lẫn nhau giữa các hệ thống phân nhánh.
– Hệ thống thông tin có thể thay đổi:
Hệ thống thông tin được đánh giá là một dạng hệ thống có kết cấu mềm dẻo và linh hoạt. Nguyên nhân để chúng ta có thể nói như vậy là vì chúng luôn luôn thay đổi, luôn luôn phát triển từng ngày, từng giờ, thậm chí từng giây. Nói cách khác hệ thống thông tin luôn được cập nhật và mở rộng để phù hợp với sự biến đổi và phát triển của tổ chức..
2. Hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp:
Khái niệm hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp:
Hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp được hiểu là các hệ thống thông tin xử lí giao dịch cho phép ghi chép, theo dõi, đo lường và giám sát mọi biến động về tài sản và nguồn vốn của tổ chức.
Các hệ thống này cung cấp nguồn dữ liệu quan trọng cho các chủ thể là nhà quản lí trong quá trình ra các quyết định mức chiến thuật và lập kế hoạch chiến lược.
Các hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp bao gồm các hệ thống cụ thể sau đây:
– Hệ thống thông tin kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp:
Tiền lương được hiểu là giá trị tiền mà tổ chức dùng để trả cho người lao động để nhằm mục đích giúp tái tạo lại sức lao động, bên cạnh đó thì hệ thống thông tin kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn góp phần vào việc định giá thành sản phẩm.
Hệ thống thông tin kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có chức năng tính toán tiền lương phải trả cho nhân viên, in séc thanh toán lương và các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân…
Với hệ thống lương riêng biệt cho phép thực hiện khấu trừ các khoản phải trừ vào lương, thuế thu nhập và tổng hợp nó trong báo cáo thu nhập, bên cạnh đó sẽ cho phép kiểm soát các tốt hơn các nghiệp vụ lương.
– Hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định là hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp:
Tài sản cố định được hiểu là những tài sản sở hữu của tổ chức có hình thái vật chất cụ thể hoặc chúng sẽ có thể tồn tại dưới hình thái giá trị sử dụng để nhằm mục đích có thể thực hiện một vài chức năng nhất định trong quá trình hoạt động của tổ chức.
Tài sản cố định có đặc điểm đó chính là chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng nó, nguyên giá tài sản được xác định một cách đáng tin cậy và có thời hạn sử dụng lâu thông thường từ 1 năm trở lên)
Hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định sẽ có chức năng ghi chép chính xác về tất cả các tài sản, các khoản khấu hao thường kì hàng năm và khấu hao luỹ kế của tất cả các tài sản này.
– Hệ thống thông tin kế toán hàng tồn kho là hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp:
Hệ thống thông tin kế toán hàng tồn kho sẽ có chức năng chính đó là ghi chép kế toán về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho (duy trì mức dự trữ tối ưu).
– Hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp:
Chi phí sản xuất là chi phí cần thiết để tạo ra sản phẩm bao gồm nhiều khoản khác nhau như chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao tài sản cố định…
Giá thành sản phẩm là một đại lượng tương quan giữa chi phí sản xuất đã bỏ ra và kết quả sản xuất đạt được (Giá thành sản phẩm = chi phí sản xuất / kết quả sản xuất).
Hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm sẽ có chức năng kiểm soát việc sử dụng vốn đầu tư cho sản xuất sao cho có hiệu quả nhất, tiết kiệm và tránh lãng phí.
– Hệ thống thông tin kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm là hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp:
Tiêu thụ sản phẩm được hiểu là việc các chủ thể cung cấp cho bên ngoài các sản phẩm (thành phẩm hoặc bán thành phẩm) mà tổ chức làm ra.
Hệ thống thông tin kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm sẽ có chức năng chính đó là phản ánh các hoạt động tiêu thụ sản phẩm thể hiện qua doanh thu bán hàng, giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng, trị giá hàng hư hỏng bị trả về hoặc các loại thuế có liên quan (thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu,…), để xác định chính xác doanh thu thuần bán hàng và lời lỗ.
– Hệ thống thông tin kế toán quá trình kinh doanh là hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp:
Bán hàng hóa hoặc dịch vụ được hiểu là hoạt động cơ bản của tất cả các tổ chức nhằm mục đích chính đó là để thực hiện chức năng liên kết giữa sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động bán hàng, dự trữ hàng, trao đổi hàng hoá sẽ được gọi chung là lưu chuyển hàng hóa nhằm tạo ra lợi nhuận cho tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán quá trình kinh doanh phản ánh tình hình lưu chuyển hàng hóa về mặt giá trị và hiện vật (nhập kho, xuất kho và tiêu thụ) và xác định kết quả kinh doanh.
– Hệ thống thông tin kế toán đầu tư – xây dựng cơ bản là hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp:
Đầu tư xây dựng cơ bản được hiểu là quá trình chuyển một phần nguồn vốn của tổ chức thành tài sản cố định bằng các dự án đầu tư để tạo ra năng lực sản xuất mới cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc phục vụ cho đời sống của người nhân viên trong tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán đầu tư xây dựng cơ bản sẽ phản ánh vốn đầu tư xây dựng cơ bản và quyết toán vốn đầu tư khi các dự án, công trình đã được nghiệm thu, bàn giao.
– Hệ thống thông tin kế toán các loại nguồn vốn là hệ thống thông tin kế toán mức tác nghiệp:
Tất cả các tổ chức khi muốn tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cũng đều cần phải có tài sản. Tài sản sẽ được tạo ra từ nguồn vốn của tổ chức.
Tổng giá trị tài sản và tổng giá trị nguồn vốn tạo ra tài sản chỉ là sự thể hiện trên hai mặt khác nhau của một lượng tài sản duy nhất của tổ chức và nó có thể được thể hiện bằng nhau trên bảng cân đối.
Nguồn vốn được hình thành từ nhiều cách khác nhau như vay tiền ngân hàng, phát hành trái phiếu, hay vốn chủ sở hữu. Mỗi loại hình vốn có chi phí sử dụng khác nhau cụ thể như vay ngắn hạn, vay dài hạn đều phải trả tiền lãi.
Hệ thống thông tin kế toán các loại nguồn vốn hỗ trợ việc phân bổ tỉ lệ của mỗi loại nguồn vốn như thế nào để đạt hiệu quả đầu tư cao nhất.
