Hệ thống số hoá dữ liệu quốc tế là hệ thống ra đời, phát triển và điều chỉnh bởi Dun & Bradstreet (D&B), nhằm cung cấp một số nhận dạng gồm chín ký tự duy nhất cho một thực thể kinh doanh, và được gọi là “mã số DUNS”. Cách thức hoạt động của số DUNS?
Đối với các doanh nghiệp, chắc hẳn không còn xa lạ gì với hệ thống số hóa dữ liệu quốc tế (Data Universal Numbering System Number- DUNS Number), bởi nó là hệ thống sản sinh ra số DUNS được xem như “mã định danh” gắn cụ thể với một doanh nghiệp để giúp một chủ thể khác có thể nhận diện doanh nghiệp đó. Ra đời từ năm 1983, hệ thống số hóa dữ liệu quốc tế có vị trí, vai trò cực kỳ quan trọng và được xem như một bước tiến đánh dấu cho cách thức quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.
1. Hệ thống số hoá dữ liệu quốc tế là gì?
Hệ thống số hoá dữ liệu quốc tế là hệ thống ra đời, phát triển và điều chỉnh bởi Dun & Bradstreet (D&B) (một nhà cung cấp các báo cáo thông tin kinh doanh), nhằm cung cấp một số nhận dạng gồm chín ký tự duy nhất cho một thực thể kinh doanh, và được gọi là “mã số DUNS”.
Hệ thống số hoá dữ liệu quốc tế liệt kê hơn 260 triệu công ty trên toàn cầu bao gồm các tập đoàn lớn, doanh nghiệp nhỏ, quan hệ đối tác và tổ chức phi lợi nhuận. Nó có thể được phát hành cho bất kỳ doanh nghiệp nào trên toàn cầu.
Thông tin cần thiết để lấy số DUNS bao gồm tên doanh nghiệp / tổ chức, loại hình, vị trí, số lượng nhân viên và thông tin liên hệ. Chính phủ liên bang sử dụng số DUNS để duy trì dữ liệu tên và địa chỉ nhất quán về các tổ chức / doanh nghiệp. Điều này giúp duy trì và sắp xếp các ứng dụng và hợp đồng giữa các cơ quan liên bang.
2. Cách thức hoạt động của số DUNS:
Trước khi đi vào cách thức hoạt động của số DUNS, tác giả muốn trả lời cho câu hỏi: Tại sao phải cần tới số DUNS?
Số DUNS được sử dụng trên khắp thế giới để xác định và truy cập thông tin về doanh nghiệp. Số DUNS xác định hồ sơ tín dụng kinh doanh Dun & Bradstreet của một công ty, có thể bao gồm dữ liệu linh hoạt (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, v.v.), các mối quan hệ gia đình của công ty (trụ sở chính, chi nhánh, công ty con, v.v.), và điểm số và xếp hạng đánh giá các chỉ số sức khỏe tài chính khác nhau. Tổng hợp tất cả lại với nhau, hồ sơ thông tin này được gọi là Dun & Bradstreet Live Business Identity. Các đối tác và người cho vay tiềm năng có thể yêu cầu báo cáo tín dụng kinh doanh về doanh nghiệp của bạn bằng cách sử dụng số DUNS của bạn hoặc các số nhận dạng doanh nghiệp khác. Tương tự, bạn có thể sử dụng số DUNS để truy cập cùng một thông tin về bất kỳ công ty nào mà bạn có thể muốn làm việc.
Do được công nhận phổ biến và chỉ định duy nhất, số DUNS cũng có thể đóng vai trò là khóa dữ liệu chính trong kiến trúc quản lý dữ liệu tổng thể của tổ chức. Theo cách này, số DUNS (và dữ liệu nhận dạng doanh nghiệp trực tiếp được kết nối), cho phép một nguồn trung thực duy nhất trong việc thu thập và lưu trữ thông tin liên quan đến khách hàng, đối tác và nhà cung cấp của công ty.
Hãy coi nhận dạng doanh nghiệp trực tiếp duy nhất của Dun & Bradstreet là một mô tả động của gần như mọi doanh nghiệp trên trái đất, cho phép hiểu rõ mối quan hệ kinh doanh có đi có lại. Thông tin trong báo cáo tín dụng Dun & Bradstreet của bạn đến từ danh tính doanh nghiệp trực tiếp của công ty bạn, giúp đưa ra các quyết định sáng suốt về việc có hợp tác với công ty của bạn hay không và ở mức độ nào hoặc theo những điều khoản nào.
Với vai trò, ý nghĩa như vậy, thì số DUNS sẽ có cách thức hoạt động như thế nào?
Dun & Bradstreet đã tạo ra hệ thống đánh số phổ quát dữ liệu (DUNS) vào năm 1963 để xác định các doanh nghiệp như một phần của hệ thống báo cáo tín dụng kinh doanh. Năm 1994, DUNS trở thành mã định danh doanh nghiệp tiêu chuẩn cho thương mại điện tử của chính phủ liên bang. Các công ty niêm yết bao gồm các tập đoàn lớn, chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ, tổ chức phi lợi nhuận và công ty hợp danh. Người dùng của nó bao gồm chính phủ Hoa Kỳ, Liên hợp quốc và các nhà bán lẻ lớn như Target (TGT).
Đăng ký số DUNS là tự nguyện. Tuy nhiên, mã định danh là cần thiết để đấu thầu các hợp đồng địa phương, tiểu bang hoặc chính phủ và nộp đơn xin trợ cấp liên bang hoặc tín dụng khác với người cho vay. Nó cũng cho phép xác nhận uy tín của một doanh nghiệp và giúp tiến hành kinh doanh với các nhà bán lẻ và một số nước ngoài.
Việc đăng ký số DUNS được thực hiện thông qua trang web của DUNS. Các doanh nghiệp có trụ sở tại Hoa Kỳ có thể yêu cầu số DUNS miễn phí. Đại diện được ủy quyền của công ty phải hoàn thành đơn đăng ký và việc nhận số DUNS có thể mất đến 30 ngày.
Tuy nhiên, bạn có thể nhận được số này trong vòng 24 giờ miễn phí nếu đăng ký như một phần của hợp đồng chính phủ liên bang. Người đại diện được ủy quyền của công ty sẽ cần cung cấp tên công ty hợp pháp, tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty, địa chỉ thực, địa chỉ gửi thư, số điện thoại, tên và chức danh liên lạc, và số lượng nhân viên tại địa điểm thực tế.
Số DUNS dành riêng cho một vị trí thực tế. Do đó, một công ty sẽ cần một DUNS riêng biệt cho từng địa điểm thực tế của nó như chi nhánh, bộ phận hoặc trụ sở chính. Tổ chức có trách nhiệm quản lý số DUNS của mình và xác minh rằng thông tin là chính xác.
Công cụ Tra cứu Số DUNS được sử dụng để kiểm tra xem doanh nghiệp có số DUNS hay không. Cơ sở dữ liệu D&B cho phép truy cập điểm tín dụng kinh doanh D&B của công ty, xem xét và cập nhật báo cáo tín dụng D&B hiện có, xem và in bản sao báo cáo tín dụng D&B, xem xét và tranh chấp lịch sử thanh toán cũng như cập nhật thông tin tài chính.
Số DUNS thực sự rất có ý nghĩa, một số văn phòng Liên hợp quốc và các cơ quan chính phủ Úc cũng yêu cầu số DUNS từ một số doanh nghiệp nhất định. DUNS rất hữu ích cho cả các công ty và chính phủ liên bang. Vì nó cung cấp tất cả các thông tin chi tiết về công ty, nó giúp các doanh nghiệp tìm hiểu thêm về các công ty khác và tìm kiếm khách hàng, đối tác và nhà cung cấp có thể có. Vào ngày 27 tháng 6 năm 2003, Văn phòng Quản lý và Ngân sách Hoa Kỳ thông báo rằng số DUNS là bắt buộc để nộp đơn xin trợ cấp. Bạn có thể lấy số DUNS thông qua trang web của DUNS và có thể mất tới 30 ngày để có được số DUNS. Nó được cung cấp miễn phí cho các doanh nghiệp có trụ sở tại Hoa Kỳ. Người đại diện được ủy quyền của tổ chức cần hoàn tất thủ tục đăng ký cung cấp tên pháp lý, chức danh, địa chỉ email, địa chỉ gửi thư, tổng số nhân viên và tên liên hệ của công ty.
Một kiểu cải tiến của số DUNS là số DUNS + 4 bao gồm số DUNS chín chữ số duy nhất do Dun và Bradsheet cung cấp và một hậu tố bốn ký tự cho nó. Hậu tố chứa bốn ký tự chữ và số và có thể được chỉ định bởi mối quan tâm kinh doanh để thiết lập hồ sơ CCR bổ sung nhằm xác định các tài khoản Chuyển tiền điện tử thay thế cho cùng mối quan tâm chính. Nó không có bất kỳ ý nghĩa nào khác và nó không được Dun và Bradsheet theo dõi. DUNS + 4 còn được gọi là chỉ báo Chuyển khoản điện tử (EFT ).v
Mất bao lâu thì có được số DUNS? Cho phép tối đa hai ngày làm việc để nhận số DUNS, nhưng nó có thể xảy ra trong một ngày làm việc.
LƯU Ý: Tại một số thời điểm, Số DUNS sẽ được thay thế bằng “số nhận dạng mới, không độc quyền” được Hệ thống Quản lý Giải thưởng (SAM.gov) yêu cầu và chỉ định. Số nhận dạng mới này được gọi là Mã định danh thực thể duy nhất (UEI), hoặc ID thực thể. Grants.gov đã bắt đầu chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi này bằng cách thông báo cho người dùng về những thay đổi sắp tới và cập nhật nhãn trường cũng như tham chiếu đến Số DUNS (số nhận dạng hiện tại) trong hệ thống Grants.gov. Người dùng nên tiếp tục sử dụng Số DUNS trong các trường UEI cho đến khi có thông báo mới.
Tóm lại, khi nhắc đến số DUNS hãy nhớ rằng:
– Số (DUNS) là một số nhận dạng duy nhất gồm chín chữ số được chỉ định cho một thực thể kinh doanh.
– Dun & Bradstreet đã tạo ra DUNS vào năm 1963 để xác định các doanh nghiệp là một phần của hệ thống báo cáo tín dụng kinh doanh của mình.
– Số DUNS miễn phí cho các công ty Hoa Kỳ. Nếu tổ chức của bạn nằm ngoài Hoa Kỳ, bạn có thể đăng ký số DUNS trực tuyến. Để đăng ký với D&B, bạn không bắt buộc phải có Mã số thuế liên bang (TIN), còn được gọi là Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN). Khi đăng ký, bạn chỉ cần để trống thông tin TIN / EIN. Tuy nhiên, bất kỳ ai kinh doanh với chính phủ liên bang nói chung cần phải có được TIN / EIN để đáp ứng các yêu cầu báo cáo thuế của Sở Thuế vụ (IRS).
– Mặc dù việc nhận số DUNS là tự nguyện, nhưng việc có số này là bắt buộc để đăng ký các hợp đồng chính phủ và thường để tiến hành kinh doanh ở nước ngoài.1
