Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? Mục đích và hạn chế của hệ thống

1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Đối với mỗi một doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu nôm na bao gồm các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Trên thực tế cho thấy nó không sử dụng các kết quả dựa trên các con số  phatstrieenr mà hệ thống này chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không và bên cạnh đó hệ thống này sẽ thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.

2. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Trên thức tế có những vấn đề khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.

Như vậy nên việc doanh nghiệp thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ mục đích là giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

– Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…).

– Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

– Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,

– Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,

– Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,

– Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

– Tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể với các quyết định quản lý thích hợp và hiệu lực, quản lý phải đem lại kết quả; kinh doanh phải thu được lợi nhuận cao.

Trước đây và theo khái niệm truyền thống, hệ thống nắm bắt nội bộ thường chỉ chăm chú vào nội bộ của công ty, nhưng tại thời điểm này hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đã vượt ra khỏi phạm vi ranh giới của bản thân công ty, do các hoạt động của doanh nghiệp hiện nay được nhiều tổ chức bên ngoài quan tâm.

Doanh nghiệp cần có một bộ máy kiểm soát nội bộ đủ mạnh để điều hành và quan trọng hơn đó là phải đáng tin cậy để đáp ứng yêu cầu của những đối tượng này đặt ra như các nhà tài trợ, chủ sở hữu, cho vay vốn, các cổ đông, ngân hàng và nhiều đối tượng khác… hệ thống nắm bắt nội bộ có phạm vi rất rộng, xoay quanh đến mọi lĩnh vực công việc của đơn vị cả lĩnh vực kinh tế, tài chính và phi kinh tế, phi tài chính.

3. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Ngay trong định về về kiểm soát nội bộ của COSO (2013) đã nêu rõ rằng kiểm soát nội bộ chỉ mang lại một sự đảm bảo hợp lý. Sau hơn 100 năm phát triển về kiểm soát nội bộ, các nhà nghiên cứu cũng như các tổ chức nghề nghiệp luôn muốn nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhưng lại không có một nghiên cứu nào để làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ hiểu quả tuyệt đối. Bởi vì, hệ thống kiểm soát nội bộ luôn có sự góp mặt của con người. Dù ngay cả khi xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo thì nó vẫn phụ thuộc chủ yêu vào yếu tố con người. Một số nguyên nhân như:

– Những hạn chế xuất phát từ bản thân nhân viên như: sự cố ý, chủ quan, đãng trí, thiếu kiến thức, hiểu biết…

– Sự thông đồng giữa các nhân viên hoặc của chính nhà lãnh đạo. Khi đó sẽ xảy ra các hoạt động để qua mặt hệ thống kiểm soát nội bộ.

– Lợi ích và nguồn chi phí thì hầu hết các nhà quản lý sẽ không muốn bỏ ra chi phí lớn hơn lợi ích mà hệ thống kiểm soát có thể mang lại. Ví dụ như nếu chi phí bỏ ra để ngăn chặn gian lận lớn hơn cả chi phí gian lận thì có thể nhà quản lý sẽ cân nhắc không bỏ ra chi phí để thực hiện các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn gian lận.

– Sự lạm quyền của nhà quản lý: hệ thống kiểm soát nội bộ là do nhà quản lý thiết lập và điều hành, vì vậy những chính sách của hệ thống kiểm soát nội bộ có thể không tác động tới nhà quản lý mà chỉ đối với các nhân viên cấp dưới.

4. Làm thế nào để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả?

Như vậy ở thực tế chúng ta không thế tìm ra một công thức chung giúp chúng ta giải quyết và hạn chế những yếu kém của hệ thống kiểm soát trong công ty bạn.

Như các chuyên gia tài chính đã đưa ra các quan điểm về kinh tê thì chúng ta đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Bạn phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệcụ thế đối với bất kỳ phòng ban nào trong công ty muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì bạn nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ.

Bên cạnh đó đối với các hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song cụ thể là  kiểm tra đột xuất và trả lương cao.  Theo đó chúng ta nên thực hiện  trả lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng thời nói rõ rằng nếu công ty phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như vậy nghĩa là họ sẽ mất đi một chỗ làm tốt nếu để cho lòng tham làm mờ mắt. Bên cạnh đó, bạn nhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.

Hiện nay có các hình thức kiểm soát khác nhau và căn cứ theo một quy trình kiểm soát cụ thể đối với hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ.

Bên cạnh những hoạt động như  thiết lập các quy chế kiểm soát tổng quat và đa chiều trong doanh nghiệp hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không… nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.