Hệ thống kiểm soát Logistics là mối quan tâm thường xuyên của ban lãnh đạo, bởi vì môi trường thay đổi liên tục và tình huống xảy ra các sự kiện có tác dụng làm lệch các hoạt động hậu cần so với mức hoạt động theo kế hoạch của chúng. Vậy quy định về hệ thống kiểm soát Logistics là gì? Vai trò và các hệ thống kiểm soát?
Mục lục bài viết
1. Hệ thống kiểm soát Logistics là gì?
Hệ thống kiểm soát Logistics là một hệ thống với các yếu tố: thiết lập mục tiêu, đo lường hiệu suất, hành động khắc phục và một số khía cạnh của hệ thống thông tin hậu cần được thảo luận.
Về nguyên tắc, kiểm soát hậu cần là một công việc đơn giản liên quan đến việc xác định chi phí quan trọng cần theo dõi, đo lường các chi phí này, so sánh các chi phí này với các mục tiêu và phân tích bất kỳ phương sai kết quả nào so với chi phí mục tiêu. Theo Ballou, kiểm soát của người quản lý bao gồm: thiết lập các mục tiêu và tiêu chuẩn cho hiệu suất, đo lường hiệu quả hoạt động và thực hiện hành động khắc phục. Các công cụ kiểm soát cơ bản là các báo cáo và kiểm toán khác nhau để đo lường hiệu quả hoạt động.
Trên thực tế, Hệ thống kiểm soát Logistics là một trong những khía cạnh phức tạp nhất của quản lý hậu cần, vì các chi phí liên quan đến hoạt động hậu cần thường ít được nhìn thấy và do đó thường khó xác định và đo lường. Đôi khi, cũng khó phát triển các mục tiêu cho mức độ dịch vụ và đặc biệt là đối với các chi phí thay đổi theo mức độ hoạt động. Tuy nhiên, việc áp dụng một hệ thống kiểm soát quản lý chính thức và tinh vi hơn cho các hoạt động logistics đang nhanh chóng mở rộng.
2. Vai trò và các hệ thống kiểm soát:
Vai trò của Hệ thống kiểm soát Logistics:
– Thiết lập các mục tiêu và mục tiêu thực hiện Việc thiết lập các mục tiêu và tiêu chuẩn thực hiện đòi hỏi phải thiết lập các mục tiêu và biện pháp cụ thể để định hướng chi phí dịch vụ khách hàng và hậu cần. Điều này đòi hỏi phải lựa chọn các biện pháp cụ thể cũng như thiết lập các mục tiêu định lượng để đáp ứng các biện pháp đó.
Việc xác định các mục tiêu hoạt động đòi hỏi ban giám đốc phải cân nhắc sự cân bằng giữa lợi ích của một cấp độ dịch vụ khách hàng cụ thể và chi phí liên quan của nó. Có hai cân nhắc khi thực hiện sự đánh đổi này. Đầu tiên doanh nghiệp phải thiết lập vị trí dịch vụ của mình so với yêu cầu của khách hàng và sự cạnh tranh. Sự cân nhắc này là mong muốn của khách hàng được cân bằng với những gì doanh nghiệp có thể cung cấp trong khi vẫn duy trì tính cạnh tranh.
Sự đánh đổi thứ hai liên quan đến chi phí và lợi ích của các mục tiêu hoạt động cụ thể. Ban Giám đốc phải xác định những lợi ích mong đợi có thể thu được từ một mức dịch vụ cụ thể.
Lợi ích thường đến dưới dạng tăng doanh thu, lợi nhuận hoặc vị thế cạnh tranh. Các chi phí phải được đánh giá bao gồm chi phí tăng hàng tồn kho, vận chuyển cao cấp hoặc thông tin liên lạc nhanh hơn.
Việc đánh giá cả hai cân nhắc nên được hoàn thành bởi một phân khúc thị trường vì có thể mong muốn xác định các chiến lược phân khúc cụ thể. Có thể có một phân khúc yêu cầu tính sẵn có của sản phẩm cao, trong khi một phân khúc khác có thể chú trọng nhiều hơn vào chi phí thấp. Kết quả cuối cùng của nhiệm vụ này là các mục tiêu và chiến lược cụ thể cho từng phân khúc, cùng với tài liệu hỗ trợ để bảo vệ chúng dựa trên các phân bổ nguồn lực có thể khác.
– Đo lường hiệu suất Hệ thống đo lường cần đảm bảo rằng các nguồn lực được chỉ định và giám sát để đạt được các mục tiêu quản lý. Hiệu suất logic phải luôn được đo lường so với kế hoạch xóa bỏ tùy chọn. Nếu không có kế hoạch hoạt động, việc đo lường hiệu suất là rất khó khăn, nếu không muốn nói là không thể.
Đo lường logic là quản lý theo ngoại lệ. Bản chất toàn diện và chi tiết của hoạt động hậu cần đòi hỏi việc xem xét của lãnh đạo phải được giới hạn ở những sai lệch so với kết quả dự đoán. Có một số loại phương pháp: tỷ lệ năng suất, ngân sách linh hoạt, tiêu chuẩn, biểu đồ kiểm soát và đánh giá, có thể được sử dụng để đo lường hiệu suất và kiểm soát chi phí hậu cần. Mỗi phương pháp được thảo luận dưới đây.
+ Tỷ lệ năng suất Tỷ lệ năng suất là hình thức kiểm soát quản lý đơn giản nhất và liên quan đến việc so sánh các biện pháp vật chất và / hoặc tài chính khác nhau. Các tỷ lệ này có thể được sử dụng để theo dõi hiệu quả của các hoạt động hậu cần tổng thể, các chức năng khác nhau hoặc các hoạt động công việc riêng lẻ.
Các tỷ lệ này được phát triển dễ dàng, dễ hiểu và có thể phát hiện ra các khu vực có vấn đề hoặc xác định các cơ hội để điều tra nhằm cải thiện tiềm năng. Tuy nhiên, tỷ lệ năng suất bị hạn chế về tính hữu dụng của chúng. Đầu tiên, họ so sánh hiệu suất hiện tại với hiệu suất trong quá khứ hoặc hiệu suất của các hoạt động tương tự – chứ không phải chống lại một số tiêu chuẩn hiệu suất tương đối. Thứ hai, tỷ lệ năng suất nói chung không phân biệt giữa các thành phần chi phí biến đổi và chi phí cố định, và do đó các mức độ hoạt động khác nhau có thể ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ năng suất. Thứ ba, các đặc điểm hoạt động thường khác nhau đối với các cơ sở và công ty khác nhau, và do đó, so sánh đơn giản giữa các tỷ lệ năng suất có thể không phải là thước đo hiệu quả tương đối thích hợp.
+ Ngân sách linh hoạt Ngân sách linh hoạt là một phương pháp phổ biến và hữu ích để kiểm soát quản lý hậu cần. Ngân sách linh hoạt có thể thay đổi theo mức độ hoạt động. Các thành phần chi phí cố định và biến đổi được xác định riêng biệt và mức chi tiêu kế hoạch được tính toán cho mức hoạt động thực tế. Các khoản chi tiêu thực tế được so sánh với ngân sách này và sự khác biệt hoặc phương sai kết quả được phân tích để xác định xem sự khác biệt về hiệu suất theo kế hoạch và thực tế là do sự thay đổi của tổ hợp sản phẩm, hiệu quả hoạt động hoặc sự kém hiệu quả hoặc chênh lệch chi phí / giá cả.
3. Tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát:
Các tiêu chuẩn, được sử dụng như một phần của hệ thống lập ngân sách linh hoạt, có thể cung cấp các biện pháp kiểm soát quản lý hiệu quả nhất. Chi phí tiêu chuẩn dựa trên chi phí xác định trước, không phải chi phí lịch sử. Chi phí tiêu chuẩn thường được xác định từ các nghiên cứu kỹ thuật công nghiệp, trong đó các hoạt động vận hành và công việc đã được phân tích để xác định tỷ lệ hoạt động hiệu quả và hợp lý cho một Các tiêu chuẩn cho hoạt động phân phối đôi khi rất khó xác định vì mối quan hệ nhân quả phức tạp của nhiều hoạt động phân phối. Tuy nhiên, chi phí của các tiêu chuẩn giới hạn có thể được phát triển cho tất cả các chức năng hậu cần (vận chuyển, kho bãi, hàng tồn kho, v.v.) và cho bất kỳ cấp độ hoặc thành phần hậu cần nào (các chức năng phụ hậu cần và các hoạt động công việc riêng lẻ).
+ Kiểm soát thích ứng Schary đã gợi ý rằng trọng tâm của kiểm soát hậu cần là để đáp ứng với sự thay đổi bằng cách dự đoán các trạng thái hệ thống có thể có trong tương lai. Điều này có thể được thực hiện ở một mức độ nào đó thông qua lập ngân sách linh hoạt và dự trù các chi phí cố định và biến đổi riêng biệt. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, phản ứng của việc lập ngân sách linh hoạt có thể không phù hợp.
Do đó, nên tập trung vào kiểm soát thích ứng; quản lý tìm kiếm sự so sánh với một tương lai đã định, không phải quá khứ. Kiểm soát thích ứng không nên giả định là sự tiếp diễn của quá khứ, mà là các điều kiện có thể có trong tương lai, để lập kế hoạch phản ứng và hướng dẫn các quyết định. Bài toán kiểm soát cả trước, bao gồm và sau bài toán quyết định. Mục tiêu đầu tiên trong kiểm soát là phát hiện thay đổi, thứ hai là xác định tầm quan trọng của hành động, dẫn đến việc ra quyết định và sau đó là đánh giá hoạt động.
Thích ứng đòi hỏi khả năng trước tiên là thấy trước các điều kiện trong tương lai và sau đó phản ứng, so sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn đã được dự kiến. Nói chung, một hệ thống điều khiển thích ứng hoạt động với cả hệ thống tiến lùi (xạ ảnh) và hệ thống phản hồi (phân tích).
+ Các phương pháp khác Không phải tất cả dữ liệu hiệu suất đều được trình bày tốt nhất dưới dạng số. Có thể dễ dàng phát hiện các xu hướng và hiệu suất hoạt động nằm ngoài tầm kiểm soát khi các mức hiệu suất được trình bày bằng đồ thị. Một loại biểu đồ kiểm soát phổ biến trong các ứng dụng kiểm soát chất lượng công nghiệp được áp dụng để kiểm soát dịch vụ khách hàng. Các giới hạn trên và dưới cho dịch vụ dựa trên các quy trình thống kê tiêu chuẩn. Khi xu hướng trở nên đáng ngờ hoặc mức dịch vụ nằm ngoài giới hạn, người quản lý có thể muốn thực hiện hành động tại thời điểm đó để đưa dịch vụ trở lại trong giới hạn của nó. Loại biểu đồ này cũng có thể được phát triển cho chi phí hoạt động hậu cần.
Đo lường hiệu suất một cách thường xuyên không phải lúc nào cũng chính xác. Các báo cáo có thể chỉ ra rằng hiệu suất hoạt động nằm trong giới hạn có thể chấp nhận được trong khi thực tế là không. Vì có thể có sai sót trong báo cáo và vì báo cáo thường xuyên không bao quát được toàn bộ các hoạt động của hệ thống hậu cần, nên cần phải kiểm tra tình hình theo thời gian.
Một số loại kiểm toán phổ biến trong kiểm soát hậu cần. Việc kiểm tra hàng tồn kho được thực hiện ít nhất hàng năm bởi công ty duy trì kho nguyên vật liệu, hàng hóa đang chế biến và thành phẩm. Việc kiểm đếm hàng tồn kho nói chung là cần thiết cho các mục đích thuế, nhưng chuyên viên hậu cần có thể sử dụng công việc kiểm toán để điều chỉnh bất kỳ sai lệch nào trong hồ sơ kế toán. Việc kiểm tra như vậy là cần thiết theo định kỳ, bởi vì các sai sót xảy ra trong hồ sơ do các nguyên nhân phổ biến như báo cáo không đầy đủ về tình trạng cạn kiệt và trả lại hàng trong kho, và hành vi trộm cắp hàng trong kho.
Tổng chức năng của một cuộc kiểm toán ngày càng trở nên phổ biến. Một cuộc đánh giá xem xét tổng thể các hoạt động hậu cần để đánh giá tình trạng tổng thể của chi phí và hiệu quả hoạt động hậu cần. Môi trường thị trường, tài chính, luật pháp, nguồn cung và quy định của chính phủ, có thể thay đổi ở mức độ cao mà ban quản lý có thể không phát hiện ra trong thời gian dài. Các loại kiểm toán khác nhau có thể được thực hiện cho các mục đích cụ thể. Những điều này có thể tập trung vào dịch vụ khách hàng, hiệu quả xử lý vật liệu, sử dụng đội vận tải hoặc hiệu suất của nhà cung cấp.
