Trong cuộc sống chắc hẳn hầu hết ai trong chúng ta đều đều đã từng hoặc đang tiếp xúc với tin học văn phòng qua các nền tảng ứng dụng như Word, PowerPoint , Excel ... Tuy nhiên còn rất nhiều ứng dụng khác mà chúng ta chưa biết đến. Một trong số đó là Google Sheets. Vậy Google Sheets?
Mục lục bài viết
1. Google Sheets là gì?
Google Sheets là một ứng dụng đã không còn xa lạ gì đối với những người làm nghề văn phòng, có thể nói về ứng dụng bảng tính thì Google Sheets được biết đến và sử dụng phổ biến chỉ sau ứng dụng bảng tính Excel; như tên gọi của mình Google sheers là một sản phẩm của công ty đa quốc gia Google được phát triển để nhằm mục đích hỗ trợ cho các hoạt động liên quan đến tin học văn phòng của con người trong đời sống, công việc.
Hiểu theo một cách chính xác nhất và đầy đủ nhất Google Sheets có tên đầy đủ là Google SpreadSheet là một chương trình bảng tính được cung cấp miễn phí bởi công ty đa quốc gia Google nằm trong dịch vụ Google Drive dựa trên trình duyệt để tạo và chỉnh sửa bẳng tính. Dịch vụ này cũng bao gồm Google Docs và Google Slides, một quy trình xử lý văn bản, soạn thẻo văn bản và chương trình trình bày tương ứng. Hiểu một cách đơn giản thì Google Sheets là ứng dụng về bảng tính của Google Docs phục vụ cho nhu cầu tin học văn phòng của con người trong cuộc sống và trong công việc.
2. Lịch sử phát triển của Google Sheets:
Google Sheets là một phần mềm mới xuất hiện trong những năm gần đây chỉ từ những năm 2016 và đến ngày nay đã được cái tiến rất nhiều lần để đảm bảo phù hợp với nhu cầu sử dụng của đời sống. Théo đó các dấu hiệu đầu tiên của phần mềm Google Sheets bắt đầu từ nhưng năm đầu của thế kỷ 21 cụ thể từ năm 2006 khi mà trong bối cảnh lúc bấy giờ công nghệ thông tin đã bắt đầu có phát triển mạnh mẽ trên thế giới
– Ngày 06/06/2006, Google thử nghiệm giới hạn và phát hành bản beta cho các chủ tài khoản Google.
– Tháng 03/2010, Công ty tài liệu trực tuyến DocVerse đã được công ty Google mua lại, mở đầu cho những hoạt động phát triển ứng dụng sau đó cho phép mở rộng, phát triển công tác thu hút nhiều người dùng trên tài liệu tương thích Excel, Word, PowerPoint.
– Tháng 04/2010, Google công bố các cải tiến dựa trên DocVerse.
– Sau đó tiếp tục vào thời điểm tháng 06/2012, Google mua lại công ty Quickoffice, một công ty giải pháp năng suất văn phòng với thế mạnh về khả năng tương tác liền mạch và định dạng tệp phổ biến của Quickoffice
– Tháng 10/2012, Bảng tính Google đổi tên thành Google Sheets trên nền tảng Chrome. Bắt đầu một sự khởi đầu mới của ứng dụng Google trên môi trường công nghệ tin học và từ đây ứng dụng Google Sheets bắt đầu được nhiều người biết đến và sử dụng phổ biến. Người dùng có thể truy cập Google Sheets tại địa chỉ: http://spreadsheet.new/
3. Ưu điểm của Google Sheets:
Thứ nhất, về chi phí
Không giống với các ứng dụng tương tự như Excel phiên bản Excel mới nhất của Microsoft office 365 (Excel Online), để có thể sử dụng bạn sẽ phải trả mức phí khoảng 8,25$/tháng trong khi đó, công cụ Google Sheets lại hoàn toàn miễn phí với nhiều tính năng hữu ích cho người dùng về bảng tính. Điều này giúp giảm chi phí cho người sử dụng qua đó thu hút được lượng lớn khách hàng tìm đến lựa chọn sử dụng
Thứ hai, Về Sự cộng tác
Để nâng cao chất lượng và uy tín đối với khách hàng sử dụng ứng dụng Google Sheets luôn là một trong những ứng dụng được Google chú trọng phát triển, cải tiến nhiều tính năng mới giúp người dùng có thể dễ dàng chia sẻ và chỉnh sửa trực tuyến nội dung bảng tính với những người dùng khác. Tạo nên sự thuận tiện, tăng tính ưu việt của ứng dụng thúc đẩy tính tò mà và thu hút người sử dụng trên toàn thế giới.
Thứ ba, tính toán và trực quan
Trong khi một số phần mềm bảng tính chuyên nghiệp với các hàm và các biểu đổ đa dạng được tích hợp trong cùng ứng dụng thì Google Sheets buộc bạn phải làm thủ công nếu muốn tạo các biểu đồ hay các hàm chuyên nghiệp.
Thứ tư, sự liền mạch và dễ dàng sử dụng
Google Sheets có tính năng tự động lưu các file vào Google Drive đây là những yếu tô rất quan trọng giúp người dùng có thể khắc phục lại những rủi ro mà trong quá trình sử dụng có thể gặp phải như không lo bị mất dữ liệu hay phải nhập liệu lại nếu không may gặp sự cố mà chưa kịp lưu file.
Google Sheets là một công cụ khá mới và đó chắc chắn là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất. Đây là một điểm cộng rất lớn đối với ứng dụng Google Sheers bởi mặc dù là một ứng dụng chỉ mới xuấ hiện không quá lâu những ứng dụng nay đã biết tận dụng và học hỏi những lợi thế từ những ứng dụng lâu đời trước đó.Về cơ bản, bất kỳ công thức hoặc các chức năng mà bạn biết từ một ứng dụng chuyên nghiệp và lâu đời như Excel thì Sheets đều làm việc tốt. Nếu Excel là một ứng dụng đầy đủ tính năng và có nhiều thế mạnh thì Sheets có cảm giác thân thiện hơn cho người dùng mới và loại bỏ một số các rào cản để bắt đầu.
Cuối cùng, Sheets tạo ra sự cân bằng giữa lưu các phương pháp hay về bảng tính và nhường chỗ cho tính năng mới.
Thứ năm, Macro
Macro hay có tên gọi khác là lệnh macro là một chuỗi các hành động cụ thể cho phép bạn tự động hóa các thao tác để cải thiện năng suất công việc. Với việc sử dụng Macro sẽ giúp ghi lại các chuyển động của bạn và sau đó lưu vào một file đã được liên kết với bảng tính mà chúng ghi lại từ trước.
Khi ghi macro trên Google Sheets, nó sẽ tự động tạo một Apps Script với tất cả các code để sao chép hành động của bạn. Google Sheets đã rất mạnh mẽ với Macro, nó có thể làm mọi thứ cơ bản mà Sheets có thể làm. Tính năng Macro này cũng đang dần phổ biến trên Excel.
Thứ sáu, Sheets đã được kết nối
Một lợi thế khi sử dụng Google Sheets là việc Sheets đã được các nhà cung cấp kết nối và đã được tích hợp với các ứng dụng khác tương tự. Vì vậy hầu hết các dữ liệu bảng tính khi sử dụng người sử dụng không phải gõ từ đầu do nó thường được nhập từ các nguồn khác như các trang web hoặc các ứng dụng khác tương tự liên quan đến bảng tính.
Một lợi thế nữa là Sheets thường tiến hành truy xuất trực tiếp trên các nguồn dữ liệu của nhiều nền tẳng thông tin nên sẽ giúp cho người sử dụng tiết kiệm rất nhiều thời gian phải bỏ ra qua việc kết nối trực tiếp với các ứng dụng khác và kéo các dữ liệu vào bảng tính.
Một trong những ví dụ là Sheets có thể kết nối với Google Finance. Từ đó giúp Google Finance chạy để theo dõi dữ liệu thị trường chứng khoán và bạn có thể gõ trực tiếp vào dữ liệu trên Sheets. Hãy kiểm tra các hướng dẫn dưới đây để xem tính năng thực tế.
Bên cạnh tính năng GOOGLEFINANCE, bạn có thể sử dụng nhiều dịch vụ khác với Google Sheets như IFTTT. Hãy tìm hiểu bài học này để biết IFTTT có thể liên kết Google Sheets với nhiều dịch vụ và ứng dụng khác nữa.
4. Các tính năng cơ bản của Google Sheets:
Google Sheets là một ứng dụng đã có sẵn trên Google Drive, để sử dụng Google Sheets trước tiên chúng ta cần phải tiến hành đăng nhập bằng tài khoản Gmail để thực hiện các công việc như tạo, chỉnh sửa, lưu và chia sẻ tệp. Tài khoản Google hoạt động giống như một hệ thống đăng nhập hợp nhất cung cấp quyền truy cập vào danh mục sản phẩm của Google. Google Sheets cung cấp các tính năng cơ bản và thường được sử dụng mà người ta mong đợi khi làm việc với bảng tính, chẳng hạn như:
– Tùy chỉnh bảng tính và dữ liệu;
– Làm việc với các hàng, cột và ô;
– Thực hiện các hàm, macro và tập lệnh cho các phép tính phức tạp;
– Thêm biểu đồ / đồ thị, bảng trụ và hình ảnh;
– Nhập hoặc tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính.
Tuy nhiên, có một số điểm mạnh đáng chú ý khi sử dụng Google Sheets đó là:
– Làm việc với cùng một tài liệu mọi lúc – ngay cả từ nhiều thiết bị, nền tảng khác nhau ở những vị trí khác nhau vì các tệp được lưu trữ trên đám mây (Google Drive). Các thay đổi được lưu tự động và chỉnh sửa ngoại tuyến (thông qua ứng dụng di động và trình duyệt web Google Chrome) cũng có sẵn.
– Chia sẻ tệp với người khác (thay vì gửi email nhiều bản sao qua lại) để hợp tác, chỉnh sửa, nhận xét và trò chuyện theo thời gian thực. Lịch sử sửa đổi tích hợp sẵn của Google Sheets theo dõi tất cả các thay đổi (cả người và chỉnh sửa họ đã thực hiện) và cung cấp cho người dùng tùy chọn khôi phục tệp về phiên bản cũ hơn.
– Tích hợp / truy cập vào các sản phẩm khác của Google, như Google Forms (để tạo / chèn các cuộc thăm dò ý kiến / bảng câu hỏi / khảo sát trên bản trình bày bảng tính), Google Dịch (chức năng di động để dịch ngôn ngữ) hoặc Google Finance (tự động tìm và nhập thông tin tài chính được chỉ định).
– Dễ dàng để học / dạy và miễn phí cho sử dụng cá nhân.
