Force Field Analysis là gì? Kỹ thuật phân tích miền động lực?

1. Force Field Analysis là gì?

Kỹ thuật phân tích miền động lực là một công cụ được sử dụng để đưa ra quyết định trong các chương trình quản lý thay đổi khác nhau trong một tổ chức. Nó giúp bạn xác định và phân tích sự đồng thuận đối với một thay đổi hoặc việc thực hiện một giải pháp được đề xuất và là một kỹ thuật quản lý để dự đoán các tình huống của Kurt Lewin (1890 -1947), một nhà tiên phong trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học tâm lý xã hội. Lewin cho rằng chúng ta không nên xem xét mọi tình huống trong một hệ thống ổn định vững chắc mà phải tiến hành xem xét trong một sự cân bằng tạm thời. Theo ông, mỗi tình huống đều bị lực thúc đẩy và lực kiềm chế ảnh hưởng lên mọi sự thay đổi của nó (nếu có).

Lực thúc đẩy là những lực tác động lên một tình huống có tác dụng đẩy tình huống đó đi theo một hướng nhất định; lực thúc đẩy có chiều hướng khởi đầu một sự thay đổi và thúc đẩy cho nó tiếp tục diễn ra. Một số ví dụ của lực thúc đẩy là cải thiện năng suất trong một nhóm làm việc, áp lực từ người giám sát, các phần thưởng khuyến khích, sự cạnh tranh…

Lực kìm hãm là những lực kìm chế hoặc làm giảm lực thúc đẩy. Một số ví dụ của lực kìm hãm là sự thờ ơ, thái độ chống đối, trang thiết bị làm việc xuống cấp…

Các loại lực gồm: các nguồn tài nguyên, các quy tắc truyền thống, các quyền lợi đảm bảo bất di bất dịch, các điều lệ, các mối quan hệ, các giá trị, chi phí, cơ cấu tổ chức, các mong muốn,…

Sự cân bằng là trạng thái khi mà tổng các lực thúc đẩy bằng với tổng các lực kìm hãm.

Trong bối cảnh đổi mới tiến trình, chúng ta sử dụng công cụ Phân tích miền động lực để đánh giá các lực đối lập nhau, từ đó chuẩn bị thực hiện các đổi mới. Để những đổi mới khả thi, điều cần thiết là lực thúc đẩy phải vượt trội hơn lực kìm hãm. Thông thường, cách hữu hiệu nhất là giảm bớt hoặc loại bỏ các lực kìm hãm. Tuy nhiên, chúng ta thường có xu hướng củng cố các lực thúc đẩy và điều này lại vô tình làm mạnh thêm các lực kìm hãm.

Phân tích miền động lực hay có tên gọi trong tiếng anh là Force Field Analysis

2. Khi nào sử dụng công cụ phân tích miền động lực?

Nhờ công cụ phân tích miền động động, chúng ta sẽ có thể biết được những gì đang thúc đẩy và đang kìm hãm sự phát triển để từ đó là cơ sở giúp các thành viên trong nhóm nhìn nhận mỗi vấn đề ở hai khía cạnh đối lập nhau. Chúng ta có thể sử dụng công cụ này để nghiên cứu các vấn đề hiện hữu hay để dự đoán và lên kế hoạch tiến hành đổi mới sao cho hiệu quả. Trong trường hợp sử dụng để phân tích vấn đề, công cụ này đặc biệt phát huy tác dụng khi giúp định nghĩa các vấn để chủ quan hơn như tinh thần làm việc, phong cách quản lý, tính hiệu quả và môi trường làm việc.

Công cụ này cũng sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm có cơ sở vững chắc và khả năng thực tế khi bắt đầu tiến hành lên kế hoạch đổi mới bằng cách qua việc dự đoán các loại lực thúc đẩy và kìm hãm mà họ có thể đối mặt. Việc tiến hành phân tích kiểu này sẽ giúp nhóm dễ dàng tiến tới sự đồng thuận vì nó tạo điều kiện cho mỗi cá nhân thể hiện mục tiêu, ý kiến và các mối quan tâm của họ về vấn đề từ các cuộc thảo luận liên quan đến phân tích miền động lực

Khi  quyết định thực hiện một kế hoạch, kỹ thuật phân tích miền động lực có thể sẽ giúp bạn phân tích và tìm ra các phương pháp để thúc đẩy kế hoạch tiếp dẫn trong những tình huống khó khăn có thể gặp phải. khi đó chúng ta có thể lựa chọn theo hai hướng sau đây:

Thứ nhất, Làm giảm sức mạnh của các lực kìm hãm;

Thứ hai, Gia tăng các lực thúc đẩy. Trong số hai lựa chọn này thì lựa chọn đầu thường là giải pháp tối ưu nhất.

Để hiểu rõ hơn về phân tích miền động lực chúng ta sẽ cùng phân tích ví dụ sau đây: Một nhà quản lý muốn nâng cấp, cải tạo nhà máy của mình để gia tăng năng suất bằng việc trang bị các loại máy móc sản xuất mới. Người này liệt kê tất cả lực thúc đẩy và kìm hãm có thể, sau đó đánh số thứ tự từ 1 cho đến 5. Sự cân bằng xuất hiện tại vị trí khi lực kìm hãm chiến ưu thế hơn lực thúc đẩy theo tỉ lệ 11:10. Theo ví dụ trên, qua việc nhận biết tất cả các lực có thể xảy ra, nhà quản lý có thể đưa ra các đề xuất khả thi để thúc đẩy kế hoạch tiếp diễn như sau:

– Đào tạo nhân viên (tăng chi phí xuống 1), nỗi lo sợ khi ứng dụng công nghệ mới có thể bị loại bỏ (giảm lo sợ xuống 2).

Điều cần thiết là chỉ cho nhân viên thấy việc đổi mới là thiết yếu cho sự sống còn của nhà máy (lực thúc đẩy mới + 2).

– Nhân viên được hướng dẫn và đào tạo qua các trường trình học để hiểu và biết được là các loại máy móc sản xuất mới sẽ vận hành ra sao để giúp cho công việc của họ thuận lợi hơn (lực thúc đẩy mới + 1).

– Lương sẽ tăng lên do năng suất có thể gia tăng nhờ vào các loại máy móc mới (chi phí + 1, thiệt hại do làm quá giờ – 2).

– Các loại máy móc mới sẽ được lắp bộ lọc để giúp làm giảm ô nhiễm khi tiến hành vận hành sản xuất (ảnh hưởng môi trường làm việc – 1).

Những thay đổi khả thi trên có thể làm dao động tỉ lệ cân bằng từ 11:10 (không có lợi cho kế hoạch) thành 8:13 (rất có lợi để thực hiện kế hoạch thành công).

3. Cách thực hiện phân tích miền động lực:

Có nhiều cách thức phân tích miện động lực khác nhau tùy thuộc vào khả năng và sự hiểu biết tìm hiểu của mỗi người về việc phân tích miên độc lực. Tuy nhiên theo sự tìm hiểu ở một số tài liệu và sự hiểu biết của chúng tôi, để tiến hành phân tích miền động lực chúng ta cũng có thể tiến hành phân tích theo cách sau đây:

Thứ nhất, tìm hiểu và xác định những thay đổi bạn muốn thực hiện. Việc làm như vậy, trước hết chúng ta cần phải hiểu rõ tình trạng hiện tại cho việc phân tích miền động lực và từ đó đặt ra các mục tiêu để làm cơ sở có thể đạt được

Thứ hai, chúng ta sẽ tiến hành tập hợp lại một nhóm có liên quan và sau đó cùng lên ý tưởng (sử dụng bản đồ tư duy) về các yếu tố có khả năng bị thay đổi / tác động nhiều nhất khi thực hiện phân tích miền động lực. Sau đó liệt kê chúng trên một mẫu phân tích force field

Thứ ba, nếu muốn, hãy chia sẻ sơ đồ phân tích với nhóm của bạn bằng liên kết sơ đồ và giúp họ dễ dàng truy cập để chỉnh sửa sơ đồ trong thời gian thực với các tính năng cộng tác tại Creately.

Thứ tư, tiếp theo, chúng ta hãy suy nghĩ và xác định các yếu tố có thể cho thấy khả năng không đồng thuận với sự thay đổi mà bạn muốn áp dụng. Liệt kê chúng trên sơ đồ.

Thứ năm, đánh giá các lực tác động và hạn chế đến quá trình phân tích miền động lực. Qua đó tiến hành thực hiện xếp hạng từ mạnh cho đến yếu dựa trên tác động của chúng.

Thứ sáu, kiểm tra các nhân tố ảnh hưởng, tác động đến quá trình phân tích miền động lực và cố gắng tìm ra nhân tố linh hoạt trong các nhân tố đó và có khả năng chịu tác động của những lực nào.

Thứ bảy, chúng ta sẽ tiến hành xây dựng các chiến lược tăng cường các động lực và giảm thiểu tác động của các lực cản để tạo thuận lợi cho việc phân tích miền động lực.

Và cuối cùng là việc chúng ta sẽ xác định các nguồn lực thiết thiết mà chúng ta sẽ cần đến trong quá trình triển khai chiến lược của mình và các bước hành động tiếp theo để phân tích miền động lực. để làm được điều này chúng ta có thể sử dụng bản đồ quy trình để phác thảo các bước hành động.