Biểu đồ là một sơ đồ minh họa các bước, trình tự và quyết định của một quy trình hoặc quy trình làm việc. Hiện nay, có nhiều loại lưu đồ khác nhau, và không thể không nhắc đến biểu đồ Flowchart. Flowchart là gì? Ký hiệu và các bước vẽ Flowchart như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Flowchart là gì?
– Flowchart – biểu đồ là một loại sơ đồ đại diện cho một quy trình hoặc quy trình làm việc. Lưu đồ cũng có thể được định nghĩa là một biểu diễn sơ đồ của một thuật toán, một cách tiếp cận từng bước để giải quyết một nhiệm vụ. Một biểu đồ đơn giản thể hiện quy trình xử lý đèn không hoạt động .
– FLowchart hiển thị các bước dưới dạng các hộp có nhiều loại khác nhau và thứ tự của chúng bằng cách kết nối các hộp bằng các mũi tên. Biểu diễn dạng sơ đồ này minh họa một mô hình giải pháp cho một vấn đề nhất định . Lưu đồ được sử dụng để phân tích, thiết kế, lập tài liệu hoặc quản lý một quy trình hoặc chương trình trong các lĩnh vực khác nhau
– FLowchart được sử dụng để thiết kế và lập tài liệu các quy trình hoặc chương trình đơn giản. Giống như các loại sơ đồ khác, chúng giúp hình dung những gì đang diễn ra và do đó giúp hiểu một quy trình và có lẽ cũng tìm thấy các đặc điểm ít rõ ràng hơn trong quy trình, như lỗ hổng và tắc nghẽn . Có nhiều loại sơ đồ khác nhau: mỗi loại có một tập hợp các hộp và ký hiệu riêng. Hai loại hộp phổ biến nhất trong FLowchart là:
+ Một bước xử lý, thường được gọi là hoạt động và được biểu thị dưới dạng hình hộp chữ nhật.
+ Một quyết định, thường được ký hiệu là một viên kim cương.
2. Đặc điểm của Flowchart:
– FLowchart được mô tả là “chức năng chéo” khi biểu đồ được chia thành các phần dọc hoặc ngang khác nhau, để mô tả sự kiểm soát của các đơn vị tổ chức khác nhau. Biểu tượng xuất hiện ở một bộ phận cụ thể nằm trong tầm kiểm soát của đơn vị tổ chức đó. Lưu đồ chức năng chéo cho phép tác giả xác định chính xác trách nhiệm thực hiện một hành động hoặc đưa ra quyết định và chỉ ra trách nhiệm của từng đơn vị tổ chức đối với các phần khác nhau của một quy trình.
– FLowchart mô tả các khía cạnh nhất định của quá trình và thường được bổ sung bởi các loại sơ đồ khác. Ví dụ: Kaoru Ishikawa đã định nghĩa lưu đồ là một trong bảy công cụ cơ bản của kiểm soát chất lượng, bên cạnh biểu đồ , biểu đồ Pareto , bảng kiểm , biểu đồ kiểm soát, biểu đồ nguyên nhân và kết quả và biểu đồ phân tán . Tương tự, trong UML, một ký hiệu mô hình hóa khái niệm tiêu chuẩn được sử dụng trong phát triển phần mềm, sơ đồ hoạt động , là một loại lưu đồ, chỉ là một trong nhiều loại sơ đồ khác nhau.
2. Ký hiệu và các bước vẽ biểu đồ Flowchart:
* Ký hiệu:
– Các tên thay thế thông thường bao gồm: lưu đồ, lưu đồ quy trình, lưu đồ chức năng, sơ đồ quy trình, biểu đồ quy trình, biểu đồ quy trình chức năng, mô hình quy trình kinh doanh, mô hình quy trình, sơ đồ quy trình , sơ đồ công việc , sơ đồ kinh doanh. Thuật ngữ “lưu đồ” và “lưu đồ” được sử dụng thay thế cho nhau.
– Cấu trúc đồ thị cơ bản của một lưu đồ là một biểu đồ dòng, nó tóm tắt các loại nút, nội dung của chúng và các thông tin phụ trợ khác.
– Biểu đồ có thể hữu ích trong nhiều trường hợp khác nhau, kể cả khi bạn cần:
+ Ghi lại một quá trình: Lưu đồ là một cách tuyệt vời để vạch ra và ghi lại một dự án hoặc quy trình hợp tác.
+ Đơn giản hóa và trực quan hóa các ý tưởng hoặc quy trình phức tạp: Không phải tất cả mọi người trong nhóm của bạn đều có thời gian (hoặc nguồn lực) để đọc qua một tài liệu quy trình phức tạp và dài dòng. Lưu đồ cho phép mọi người theo dõi quy trình làm việc, hiểu các nhiệm vụ và phân tích các bước riêng lẻ một cách nhanh chóng và dễ dàng.
+ Tổ chức nhóm của bạn và phân công nhiệm vụ hiệu quả: Trình bày trực quan một quy trình có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và tổ chức công việc của nhóm để tất cả diễn ra tốt hơn.
+ Đưa ra và biện minh cho các quyết định: Các quyết định thường ít đáng sợ và phức tạp hơn khi chúng được vạch ra trong một sơ đồ. Lưu đồ cũng có thể giúp bạn thấy hậu quả của các quyết định của mình, giúp bạn dễ dàng dự đoán và biện minh cho các bước tiếp theo.
+ Xác định và ngăn chặn các vấn đề hoặc tắc nghẽn: biểu đồ giúp bạn khám phá các nút thắt cổ chai hoặc các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề. Bằng cách vạch ra toàn bộ quy trình với hướng dẫn trực quan này, bạn có thể làm theo từng bước và đảm bảo rằng bạn phân bổ đủ thời gian và nguồn lực cho mọi công việc.
+ Chuẩn hóa các quy trình: Khi biểu đồ của bạn được hoàn thành, bạn có thể sử dụng lại nó cho các dự án và quy trình tương tự. Điều này có thể giúp bạn và nhóm của bạn tiết kiệm thời gian – và căng thẳng – về lâu dài.
+ Theo dõi tiến độ của một dự án : Vì rất dễ dàng để làm theo các bước trong sơ đồ của bạn, bạn luôn có thể xác định nhóm của bạn hiện đang ở đâu trong dự án hoặc quy trình. Điều này làm cho việc theo dõi tiến độ rất dễ dàng và cũng cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ vẫn cần phải hoàn thành.
– Biểu đồ thay đổi từ các hình ảnh trực quan được vẽ tay nhanh chóng để giúp lập tài liệu hoặc lập kế hoạch một quy trình đến các sơ đồ quy trình làm việc toàn diện được tạo bằng một phần mềm được chỉ định. Để giúp bạn hiểu sơ đồ giữa các nhóm, phòng ban và thậm chí các ngành dễ dàng hơn, Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) đã đặt ra các tiêu chuẩn chính thức vào những năm 1960, được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) thông qua vào năm 1970 và được cập nhật liên tục. và được cải thiện. Phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn này đã được xác nhận vào năm 2019 .
– Khi đọc một lưu đồ, hãy tuân theo tiêu chuẩn phương Tây, nghĩa là bạn sẽ đọc nó từ trên xuống dưới và từ trái sang phải. Chúng ta hãy xem xét một số biểu tượng sơ đồ được sử dụng phổ biến nhất, tên và ý nghĩa của chúng.
+ Dòng chảy : Dòng biểu thị hướng của quá trình bằng cách kết nối hai khối với nhau.
+ Phần cuối hoặc Phần cuối : Phần cuối hoặc phần cuối đại diện cho điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc của một quy trình lưu đồ.
+ Quy trình: Biểu tượng quy trình là thành phần phổ biến nhất của lưu đồ và chỉ ra một bước trong quy trình.
+ Nhận xét hoặc Chú thích: Bạn có thể chỉ ra thông tin bổ sung về một bước bằng nhận xét hoặc chú thích.
+ Quyết định: Biểu tượng này thể hiện quyết định mà bạn hoặc nhóm của bạn cần thực hiện để đi đến bước tiếp theo của quy trình. Thông thường, đó là một quyết định đúng hay sai hoặc một câu hỏi có hoặc không mà bạn cần trả lời.
+ Dữ liệu được lưu trữ: Biểu tượng này tượng trưng cho một tệp dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu.
+ Biểu tượng “Hoặc”: Điều này cho biết quy trình tiếp tục trong ba nhánh trở lên.
+ Đầu vào / Đầu ra: Ký hiệu đầu vào / đầu ra đại diện cho quá trình nhập hoặc xuất dữ liệu bên ngoài.
+ Hiển thị: Điều này cho biết một bước hiển thị thông tin có liên quan.
+ Tài liệu: Biểu tượng này đại diện cho một tài liệu duy nhất.
+ Độ trễ: Biểu tượng này cho phép bạn lập kế hoạch và thể hiện bất kỳ khoảng thời gian trì hoãn nào sẽ là một phần của quy trình.
+ Nhập thủ công : Biểu tượng này đại diện cho dữ liệu hoặc thông tin cần được nhập thủ công vào hệ thống.
+ Thao tác thủ công: Điều này tượng trưng cho thao tác thủ công hoặc điều chỉnh quy trình.
+ Kết nối ngoài trang: Biểu tượng này được sử dụng để kết nối hai biểu tượng thuộc các trang khác nhau.
+ Trình kết nối trên trang: Dấu chấm này có thể kết nối hai biểu tượng và thay thế các dòng dài cho phép tạo ra một sơ đồ rõ ràng hơn.
+ Biểu tượng đường giao nhau triệu hồi: Biểu tượng này dùng để hội tụ nhiều nhánh lại thành một tiến trình duy nhất.
+ Quy trình thay thế: Các dòng tới biểu tượng này thường có dạng chấm. Bản thân biểu tượng đại diện cho một bước thay thế cho bước quy trình thông thường trong trường hợp cần thiết.
+ Quá trình được xác định trước: Biểu tượng này cho biết một quá trình đã được xác định ở nơi khác.
+ Nhiều tài liệu: Điều này tượng trưng cho nhiều tài liệu.
+ Chuẩn bị hoặc khởi tạo: Biểu tượng này cho biết một bước chuẩn bị hoặc khởi tạo trong quy trình.
– Khi bạn đã học được những gì các biểu tượng đại diện cho bạn, bạn có thể đọc – hoặc tạo – hầu như bất kỳ loại lưu đồ nào và hiểu rõ hơn về quy trình trực quan hóa. Khi bạn tạo một sơ đồ cần các hình dạng hoặc ký hiệu khác nhau, hãy bao gồm chú giải để đồng đội của bạn vẫn có thể truy cập được.
– Các loại sơ đồ: Bởi vì sơ đồ là một công cụ mạnh mẽ, chúng được sử dụng trên nhiều lĩnh vực và ngành công nghiệp. Cho dù đó là trong giáo dục, bán hàng và tiếp thị, kinh doanh, kỹ thuật hoặc sản xuất, sơ đồ có thể được tìm thấy hầu như ở bất cứ đâu.
– Tùy thuộc vào loại quy trình bạn muốn hình dung, bạn sẽ muốn sử dụng một loại lưu đồ khác nhau. Theo Mark A. Fryman và cuốn sách Cải tiến Quy trình và Chất lượng năm 2002 của ông , có năm loại sơ đồ từ góc độ kinh doanh:
+ Biểu đồ quyết định giúp giải thích các bước được thực hiện để biện minh cho một quyết định. Loại lưu đồ này có thể hữu ích trong việc dự đoán hậu quả của các quyết định khác nhau.
+ Một biểu đồ logic được áp dụng để phát hiện ra các sơ hở, tắc nghẽn hoặc các hạn chế trong quy trình có thể gây ra sự cố hoặc gián đoạn.
+ Biểu đồ hệ thống thể hiện cách dữ liệu lưu chuyển trong hệ thống. Chúng thường được sử dụng trong thế giới kế toán.
+ Biểu đồ sản phẩm hiển thị trực quan quá trình tạo sản phẩm và thứ tự của các chuỗi. Loại lưu đồ này có thể là một phần tài liệu hữu ích khi bạn tung ra một sản phẩm mới hoặc cải tiến quy trình sản xuất.
+ Biểu đồ quy trình hiển thị cách một quy trình sẽ đạt được một kết quả nhất định. Bạn có thể sẽ tạo một sơ đồ quy trình để cải thiện quy trình hiện có hoặc thiết lập một quy trình mới. Một ví dụ cho một sơ đồ quy trình là một sơ đồ đường bơi.
3. Cách tạo sơ đồ Flowchart:
Cho dù bạn viết nguệch ngoạc một lưu đồ trong sổ tay của mình hay bạn sử dụng mẫu lưu đồ để vạch ra một quy trình chính thức, có năm bước bạn nên làm theo để tạo một lưu đồ hợp lý và hữu ích.
– Xác định mục đích và phạm vi: Trước khi bạn lên bảng vẽ hoặc mở trình tạo lưu đồ, hãy xác định phạm vi dự án và mục đích quy trình của bạn. Tự hỏi bản thân xem dự án của bạn nên hoàn thành những gì và ngày bắt đầu và ngày kết thúc thích hợp.
– Đặt nhiệm vụ của bạn theo thứ tự thời gian: Tùy thuộc vào loại lưu đồ bạn đang tạo, bạn có thể muốn xem lại tài liệu hiện có, phỏng vấn các thành viên trong nhóm về kinh nghiệm trước đây của họ hoặc quan sát quy trình hiện có. Có thể hữu ích khi viết ra một số bước dưới dạng danh sách trước khi bạn tạo bản nháp lưu đồ đầu tiên của mình.
– Sắp xếp các công việc của bạn theo loại và biểu tượng lưu đồ. Khi bạn đã viết tất cả các nhiệm vụ của mình và sắp xếp theo thứ tự thời gian, hãy gán chúng vào ký hiệu tương ứng để bạn chuẩn bị vẽ sơ đồ của mình.
– Vẽ biểu đồ của bạn. Bạn có thể phác thảo bằng tay hoặc sử dụng phần mềm tạo lưu đồ hoặc phần mềm lưu đồ để tạo lưu đồ mà bạn có thể dễ dàng chia sẻ với nhóm của mình.
– Xác nhận và tinh chỉnh lưu đồ của bạn. Để mắt đến sơ đồ thứ hai, thứ ba hoặc thậm chí thứ tư sẽ giúp bạn phát hiện ra các điểm nghẽn hoặc các vấn đề tiềm ẩn và cho phép bạn tinh chỉnh sơ đồ trước khi quy trình bắt đầu
