Sử dụng máy fax sẽ giúp việc gửi các thông tin văn bản cho các chủ thể là những khách hàng, đối tác trong thời gian ngắn nhất. Dù vậy, những ai mới bắt đầu hoặc chưa từng sử dụng thiết bị này cũng khá khó khăn trong cách dùng lần đầu tiên. Fax là gì? Máy Fax là gì? Chức năng và sự ra đời của máy Fax?
Mục lục bài viết
1. Fax là gì?
Ta hiểu về Fax như sau:
Fax có nghĩa là điện thư. Hiểu một cách đơn giản, fax là kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp thông qua một hệ thống gồm dây dẫn điện. Cách gửi bản sao này được cho là một sáng chế thông minh bởi nhà khoa học người Anh Alexander Bain cực kỳ nổi tiếng. Sau đó nhiều nhà khoa học khác tiếp tục nghiên cứu và phát triển tới ngày nay.
Ta hiểu về gửi fax như sau:
Theo đó, gửi fax chính là hoạt động gửi thông tin đến cho khách hàng, đối tác hoặc doanh nghiệp dựa vào số fax mà bên họ cung cấp. Hình thức này giúp việc gửi thông tin vừa nhanh chóng vừa có hiệu quả cao hơn rất nhiều so với các hình thức gửi thông thường khác.
Số fax được hiểu như sau:
Cũng giống như số điện thoại, số phách sử dụng giúp việc phân biệt địa chỉ mà họ cần gửi. Điều này sẽ tránh được các trường hợp gửi sai. Vậy nên khi cần trao đổi thông tin với đối tác bạn cũng đừng quên gửi cho họ số fax đơn vị mình nhé. Tùy thuộc theo nhu cầu sử dụng bạn có thể trang bị một hoặc là nhiều số fax khác nhau.
Số phách chính là một dãy số các ký tự. Các số fax này thường được công ty chọn theo số điện thoại.
Máy fax được viết tắt bởi từ facsimile. Máy fax chính là một thiết bị được sử dụng gửi tài liệu điện tử thông qua mạng điện thoại. Máy fax hay còn được gọi là máy viễn thông hoặc máy telefax.
Máy fax giúp việc in tài liệu nhanh chóng và đơn giản.
Đường truyền đó sẽ được gọi là faxes và có thể thực hiện được giữa 2 máy fax, hoặc giữa máy fax với máy tính, hay các dịch vụ fax trực tuyến được trang bị để nhận gửi fax.
Chức năng chính của thiết bị điện tử này đó chính là việc gửi các thông tin được copy trực tiếp thông qua hệ thống dây dẫn điện này. Sau khi có tín hiệu được truyền đi, từ bên phía chủ thể là người nhận thông tiến hành việc trao đổi tín hiệu đó rồi in lên văn bản.
2. Sự ra đời của máy fax:
Ý tưởng về máy fax đã được có từ những năm 1842. Cụ thể khi Alexander Bain là người đã phát minh ra một cỗ máy có khả năng nhận được tín hiệu từ dây điện báo rồi chuyển nó thành hình ảnh trên giấy.
Năm 1850, một nhà phát minh ở London, FC Blakewell cũng đã được nhận bằng sáng chế cho một cỗ máy tương tự. Theo ông FC Blakewell gọi máy đó là điện báo sao chép. Tuy nhiên cho đến mãi năm 1983, loại máy này mới thực sự trở nên phổ biến.
Máy fax là một phát minh thông minh rất cần trong cuộc việc hiện nay. Sự phát triển công nghệ, máy fax hiện được đánh giá là một phần thiết bị đa chức năng hơn là máy fax độc lập. Một số máy còn có thể gửi, nhận email hoặc mạng IP thay vì thông qua mạng điện thoại như trước.
3. Những chức năng của máy fax:
Một chiếc máy fax sở hữu nhiều công dụng máy fax đã và đang trở thành một thiết bị đa chức năng. Máy có thể hoạt động như một smartphone, máy quét, máy photocopy, máy in… Một số chức năng điển hình của máy fax có thể nhắc đến như:
– Chức năng In fax là một chức năng điển hình của máy fax:
Chức năng In fax là công dụng chính của những chiếc máy fax. Tùy theo các lựa chọn như laser, phun màu, toàn bộ quá trình in fax chính xác, đáng tin cậy và giúp tiết kiệm chi phí.
Ngoài việc nhận, in fax thì in ấn cũng là một chức năng phổ biến máy fax hiện nay. Đã có khá nhiều người thắc mắc rằng: “máy fax có in được không? Máy fax hoàn toàn có thể in được nếu như được trang bị tính năng này.
Để có thể in tài liệu, máy fax sẽ cần được kết nối máy tính chứa tài liệu cần in. Tuy nhiên, mực được sử dụng trong máy in thường có xu hướng rẻ hơn rất nhiều so với mực sử dụng cho máy fax. Vậy nên việc in qua máy fax thông thường chỉ được giới hạn ở một vài tài liệu trong trường hợp thực sự cần thiết.
– Truy cập kép là một chức năng điển hình của máy fax:
Tính năng truy cập kép của máy fax cho phép các chủ thể có thể dễ dàng in các bản fax từ bộ nhớ trong khi truyền fax khác. Hoặc dễ dàng quét fax vào bộ nhớ trong quá trình nhận fax.
– Sao chép là một chức năng điển hình của máy fax:
Một máy fax cũng hoàn toàn có thể hoạt động tương tự như một máy photocopy. Tương tự như việc in ấn, khi sao chép tài liệu bằng máy fax chi phí bị đắt hơn so với khi sử dụng máy photocopy chuyện dụng. Vậy nên, trong trường hợp bạn cần nhu cầu sao chép không thường xuyên vẫn có thể sử dụng máy fax để tiết kiệm chi phí mua máy photocopy. Hoặc có thể tìm ra phương án khác như thuê máy photocopy.
– Giao tiếp là một chức năng điển hình của máy fax:
Máy fax giúp việc gửi và nhận tài liệu thay thế nhanh chóng thay cho cách gửi và nhận qua thư bưu chính hoặc những dịch vụ chuyển phát khác. Các mục cần yêu cầu chữ ký cũng có thể được xử lý dễ dàng qua fax.
4. Phân loại máy fax:
Máy fax được chia ra những loại như sau:
– Máy fax sử dụng giấy nhiệt:
Máy fax sử dụng giấy nhiệt được biết đến là loại máy fax có kết cấu in đơn giản và hoạt động với độ ổn định cao. Máy sử dụng loại giấy in riêng dạng cuộn. khi có tác động cơ học lên giấy – giống như khi ta lấy móng tay vạch lên giấy nó sẽ tạo ra vết in trên đó. Cuộn giấy nhiệt đã được sản xuất theo một tiêu chuẩn thống nhất nên khi ta dùng máy fax của hãng Sharp, Panasonic hay một hãng máy Fax bất kỳ khi hết giấy chỉ cần mua cuộn giấy nhiệt tại các cửa hàng văn phòng phẩm lắp vào là lại dùng tốt.
Ưu điểm của máy fax sử dụng giấy nhiệt: Kết cấu đơn giản,dễ sử dụng, hoạt động tin cậy, giá mua máy thấp
Nhược điểm của máy fax sử dụng giấy nhiệt: Đó là việc lưu trữ các bản Fax . Bản in trên loại giấy này để một thời gian là sẽ mờ dần đi và mất hẳn. muốn lưu giữ lâu các bản in này họ thường phải Foto ra giấy hoặc quét lại vào máy tính.
Loại máy này sẽ là sự lựa chọn tốt nhất cho những ai không thành thạo về đồ công nghệ và không có nhu cầu thường xuyên phải lưu trữ lại các bản fax .
– Máy fax in Film:
Loại máy fax này sử dụng một cuộn Film in có kết cấu giống như một cuộn giấy than để tạo ra hình ảnh in lên loại giấy A4 thông thường. Bản in có thể lưu trữ được.
Ưu điểm : Sử dụng loại giấy thường chung với máy in dễ dùng, dễ kiếm.
Nhược điểm : Chất lượng bản in phụ thuộc vào cuộn Film, với cuộn Film tiêu chuẩn chỉ dùng một thời gian ngắn là hết. Các máy fax khác nhau lại sử dụng các cuộn film khác nhau nên sẽ là khó khăn cho những người ở những vùng xa trung tâm, sử dụng fax nhiều mà không mua sẵn Film dự trữ.
Để tiết kiệm người dùng thường cuộn ngược lại cuộn Film giống như cách cuốn ngược lại cuộn băng catset.
Giá của máy fax in Film cao hơn máy in nhiệt một chút. Nhưng xét về mức độ dễ sử dụng và độ ổn định thấy không bằng
– Máy fax in phun:
Máy fax in phun sẽ sử dụng đầu in phun mực lên giấy A4 thông thường khi in.
Ưu điểm : Có thể tạo ra bản fax có mầu nếu chúng ta sử dụng hộp mực màu.
Nhược điểm : Khi hộp mực lắp trên máy bị hết, bạn sẽ thấy rất căm ghét loại máy fax này. Bởi vì giá thành cho mỗi hộp mực bé tí đó cũng khá cao ( Khoảng 26$) và rất ít cửa hàng sẵn có mực cho loại máy này.
-Máy fax in Laser:
Sử dụng công nghệ in Laser giống như các máy in thông dụng.
Ưu điểm : Chất lượng bản in khi nhận fax tốt nhất. Lượng mực trong máy nhiều dùng rất lâu mới phải thay mực
Nhược điểm: Giá thành hơi cao.
– Máy in Laser đa năng tất cả trong một:
Đó là sự kết hợp của một cái máy Fax, một cái máy in và một cái máy quét ảnh. Rất thích hợp cho các văn phòng cần sự gọn gàng, tập trung 1 chỗ.
Ưu điểm của máy in Laser đa năng tất cả trong một: Đa năng, Gọn gàng. gía bán của loại máy này cũng chỉ cao hơn một chút so với máy Fax Laser
Nhược điểm của máy in Laser đa năng tất cả trong một: Buồn phiền nhất là khi nó hỏng, lúc đó sẽ là sự ra đi của tất cả trong một !!!
– Sử dụng Fax trên máy vi tính:
Rất nhiều người không biết rằng trên các máy tính xách tay đã có sẵn một thiết bị có thể giúp bạn sẵn sàng cho việc gửi, nhận Fax. Đó chính là chiếc Modem 56K tích hợp sẵn trên máy mà ta vẫn hay dùng để kết nối mạng Internet bằng kết nối quay số 1269. Các bản Fax khi nhận sẽ lưu trữ trên máy tính. Có thể đọc luôn hoặc in ra nếu thấy cần.
Ưu điểm : Là chiếc máy fax có giá bán thấp nhất khi các chủ thể đang có trong tay một chiếc máy tính xách tay và khoảng 40$ cho thiết bị dùng cho máy để bàn. Rất tiện dụng khi cần nhận Fax tại bất cứ chỗ nào có dây điện thoại.
Nhược điểm khi sử dụng Fax trên máy vi tính: Khi gửi văn bản sẵn có trong máy thì tuyệt, nhưng nếu cần xin thêm chữ ký và dấu thì phải có máy quét ảnh để nhập dữ liệu vào máy tính.
Sử dụng Fax trên máy vi tính sẽ là rất phức tạp với những người không thạo máy tính, và sẽ là rất điên tiết khi đang cần nhận một bản fax quan trọng mà cái máy tính lại bị nhiễm Virus đang nằm ỳ ra….
