ERP là gì? Lợi ích của Hệ thống ERP đối với doanh nghiệp?

1. Phần mềm ERP là gì?

ERP hay còn gọi là Enterprise Resource Planning là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn  giản ERP ứng dụng công nghệ hiện đại để tích hợp nhiều module có nhiệm vụ khác nhau, phục vụ hoạt động của tất cả các phòng ban một cách nhanh chóng theo hướng thống nhất và tự động. Nếu như trước kia, cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp thường nằm rải rác ở khắp các phòng ban như phòng ban kế toán, phòng ban kinh doanh, phòng kho, … với nhiều phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, CRM, HRM, … thì ERP sẽ tích hợp tất cả vào một hệ thống duy nhất. Cũng nhờ đó mà có thể tối ưu được các tài nguyên doanh nghiệp, phục vụ mục đích  phát triển nhanh chóng và bền vững của doanh nghiệp.

MRP – ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất là tiền thân của giải pháp phần mềm ERP. Đến những năm 1990, tập đoàn Gartner đã hoàn thiện hệ thống MRP và hình thành nên tên gọi ERP. Cho đến nay, ERP ngày càng được sử dụng một cách rộng rãi trên toàn cầu, phù hợp với các doanh nghiệp đa ngành nghề, đa quy mô.

2. Cách thức hoạt động của phần mềm ERP:

All-in-one là môt hình mà ERP hoạt động : trên một hệ thống tất cả các bộ phận đều được quản lý và tất cả dữ liệu chung được liên kết lại duy nhất trong một phần mềm.

ERP tập trung tối đa hóa các quy trình tự động, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ, quản lý đồng bộ các nguồn lực. Để thực hiện được điều này, ERP được tạo ra như một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và các công đoạn sản xuất như quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý sản xuất, kế toán tài chính…

3. Điểm khác biệt của phần mềm ERP so với các phần mềm quản lý riêng lẻ:

Tính linh hoạt: Hệ thống được thiết kế theo cấu trúc rộng mở nên có khả năng nâng cấp đồng thời các module được thay đổi phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp để đáp ứng được sự thay đổi liên tục của các doanh nghiệp khác nhau.

Tính đặc trưng: Các module đặc trưng cho từng bộ phận của doanh nghiệp được cung cấp bởi phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP, đồng thời phần mềm còn xử lý các công đoạn theo quy trình một cách chuyên nghiệp. Hệ thống cung cấp các module đầy đủ chức năng như các phần mềm quản lý riêng lẻ dù chỉ tích hợp trên một phần mềm duy nhất.

Tính minh bạch, rõ ràng: Nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại,hệ thống ERP quản lý mọi thông tin dữ liệu một cách được tự động thu thập, xử lý và lưu chuyển. Nhờ vào điều đó mà khi có sự chỉnh sửa,  thay đổi liên kết nào thì cũng đều được ghi lại một cách rõ ràng để doanh nghiệp có được bảng tổng hợp số liệu và đánh giá rõ ràng nhất.

Đồng bộ dữ liệu cao:  Phần mềm ERP mang tính thống nhất chặt chẽ, đảm bảo sự liền mạch và gắn kết các nguồn lực. Khi tất cả các phòng ban cùng sử dụng chung một hệ thống duy nhất sẽ giúp đảm bảo tối đa sự liên kết dữ liệu giữa các quy trình sản xuất và kinh doanh khác nhau, thông tin theo thời gian thực, tránh sai sót dữ liệu.

4. Đặc trưng của phần mềm ERP:

a. Được thiết kế theo hệ thống module chức năng:

– Phân hệ tài chính – kế toán: Trong xã hội hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp khi mới triển khai ERP sẽ lựa chọn phân hệ tài chính kế toán FICO đầu tiên, sau đó mới triển khai các phân hệ khác. Bởi FICO có các tính năng nổi bật như : quản lý công nợ, thanh toán, lập kế hoạch tài chính đặc biệt liên kết đến các phân hệ khác đưa đến báo cáo chuyên sâu, đa chiều.

-Quản lý mua hàng: Module thực hiện chức năng: tạo mới, phê duyệt đề nghị mua hàng, lập in hóa đơn mua, quản lý yêu cầu đổi trả, theo dõi tiến trình mua hàng, đánh giá nhà cung cấp và lập các báo cáo,….

– Quản lý bán hàng: Quản lý các hoạt động kinh doanh bán hàng để tối ưu hóa hiệu quả là một chức năng tiếp theo của module, bao gồm tất cả các công việc từ thiết lập kế hoạch, chính sách và quy trình bán hàng đến quản lý đơn hàng rồi đến cả công nợ kinh doanh. Đó chính là cơ sở để chủ doanh nghiệp căn cứ vào để có những điều chỉnh kịp thời với các mặt hàng mà mình kinh doanh, sản xuất.

– Quản lý tồn kho: Với thiết kế module, quản lý kho hàng thông minh thực hiện nhiều nhiệm vụ như: thiết lập danh mục hàng hóa, quản lý tồn kho theo vị trí hoặc hạn sử dụng, quản lý định mức tồn kho…

– Quản trị sản xuất và tính giá thành: Lập kế hoạch sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, thiết kế công đoạn, kiểm soát chất lượng là các hoạt động sản xuất mà tất cả đều được hệ thống ERP quản lý trong một module. Cũng chính chức năng này đã giúp tăng tối đa năng suất hoạt động và kiểm soát giá cả hiệu quả.

– Quản trị dự án: Quản trị dự án bao gồm các công việc như lập kế hoạch, tổ chức và quản lý. Trong quá trình thực hiện dự án cần đảm bảo cho dự án đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách đã được đề ra và đã được duyệt để đảm bảo chất lượng. Phần mềm sẽ hỗ trợ người quản trị dự án đạt được mục tiêu và mục đích đề ra.

– Quản lý dịch vụ sau bán hàng: Phần mềm ERP có thể kiểm soát các hoạt động bảo hành sau bán hàng cũng như cung cấp các báo cáo, cho phép người dùng đăng ký quy trình dịch vụ sửa chữa và tự động tính toán chi phí dịch vụ cho sản phẩm.

– Quản trị quan hệ khách hàng (CRM): Phân hệ này cung cấp các giải pháp để tăng sự tin tưởng từ khách hàng tiềm năng và nhanh chóng đạt được sự hài lòng từ họ. Một số chức năng chính của phân hệ này bao gồm: quản lý chiến dịch tiếp thị, quản lý cơ hội bán hàng, quản lý khách hàng tiềm năng,…

b. Các chức năng được tích hợp chặt chẽ:

Nhằm phục vụ cho từng nhiệm vụ, phần mềm ERP được thiết kế theo nhiều module theo từng chức năng. Đây lại là một hệ thống được gắn kết chặt chẽ, trên database, mọi thông tin của các phòng ban đều được kế thừa và lưu trữ để đảm bảo tính đồng bộ xuyên suốt theo thời gian thực.

c. Khả năng phân tích và đánh giá chuẩn xác:

Có thể nói, một trong những điểm nổi bật của ERP là khả năng phân tích và đánh giá chuẩn xác. Nhờ số dữ liệu theo thời gian thực và xuyên suốt giữa các phòng ban mà những báo cáo phân tích đa chiều được thực hiện kịp thời, và từ đó, hỗ trợ tối đa người quản lý, ban lãnh đạo trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng như đưa ra chiến lược cho doanh nghiệp.

d. Cấu trúc linh hoạt, nâng cấp mở rộng dễ dàng theo đặc thù doanh nghiệp:

Tùy biến theo quy mô, hay đặc thù của doanh nghiệp mà cấu trúc ERP được thiết kế dễ dàng. Dù doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ, dù doanh nghiệp hoạt động trong bất cứ lĩnh vực sản xuất, lĩnh vực phân phối, lĩnh vực thương mại hay là lĩnh vực dịch vụ thì phần mềm ERP đều có khả năng thay đổi linh hoạt để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp đề ra trước đó.

5. Lợi ích của phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp:

– Nâng cao bảo mật dữ liệu doanh nghiệp: Một trong những lợi ích cực kỳ quan trọng mà hệ thống ERP mang lại là bảo mật. Nhằm tăng cường sự bảo mật so với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ trên các hệ thống khác nhau thì tất cả mọi thông tin dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được hợp nhất vào một cơ sở dữ liệu duy nhất.

– Tăng hiệu quả làm việc: Tự động hóa từ việc tạo hóa đơn cho đến việc tự động hóa tiếp thị, báo cáo,… là một lợi ích chính của hệ thống ERP. Nhờ vậy mà thời gian làm việc của nhân viên được tối ưu đáng kể. 

 – Chuẩn hóa quy trình kinh doanh: Quy trình vận hành và quản lý trong doanh nghiệp được tổ chức một cách thống nhất và chặt chẽ với nhau nhờ hệ thống ERP. Sự tương tác và hỗ trợ giữa các bộ phận được tiến hành kịp thời. Từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của thị trường và xã hội,ví dụ trong các thời điểm dịch bệnh bùng phát như hiện nay.

– Giảm chi phí vận hành: Hệ thống ERP thông qua việc tăng hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ gián tiếp giúp các doanh nghiệp cắt giảm chi phí và tăng lợi nhuận kinh doanh từ khâu sản xuất cho đến tài chính.

Đồng thời việc xây dựng hệ thống ERP cũng sẽ giúp tối ưu cơ sở hạ tầng trong doanh nghiệp của bạn. Doanh nghiệp sẽ cắt giảm được một khoản chi phí như phí bản quyền, phí hỗ trợ, cơ sở hạ tầng của các phần mềm khác nhau mà trước đó sử dụng khi sử dụng hệ thống ERP tập trung.

– Dữ liệu tổng hợp chính xác: Mọi thông tin dữ liệu sẽ được thu thập từ tất cả phòng ban và được tập hợp thành một nguồn duy nhất chỉ với ERP. Điều này sẽ giúp bạn ngay cả khi bạn là doanh nghiệp nhỏ có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu một cách nhất quán, duy nhất và chính xác hơn. Cũng từ đó giúp gắn kết sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty.

– Hỗ trợ lập kế hoạch và báo cáo dễ dàng: Một hệ thống báo cáo thống nhất và duy nhất là ột hệ thống ERP hoàn chỉnh tức là mọi dữ liệu sẽ được cập nhật chính xác theo thời gian thực, có thể tạo và chia sẻ mà không cần sự can thiệp của kỹ thuật viên IT. 

Các nhân viên có thể ngay lập tức tạo báo cáo, đặt ra các vấn đề và đưa ra giải pháp xử lý, đồng thời giúp cho việc đồng bộ dữ liệu dễ dàng, các cơ sở dữ liệu giữa các bộ phận trong công ty cũng được thiết kế.

– Hệ thống linh hoạt: ERP đám mây cho phép nhân viên có thể hoạt động từ xa một cách hiệu quả với công nghệ lưu trữ đám mây hiện nay. Bên cạnh đó,hệ thống ERP để thích ứng với những thay đổi trong tương lai khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng còn có thể được cấu hình.

– Cải thiện dịch vụ khách hàng:

Hệ thống ERP cho phép nhóm chăm sóc khách hàng Customer Service và nhóm bán hàng Sales dễ dàng tìm ra các thông tin liên quan về khách hàng đã được lưu trữ trước đó. Việc cho phép này sẽ trực tiếp hỗ trợ các đội nhóm làm việc một cách nhanh gọn hơn, giải quyết các mối quan tâm của khách hàng và dễ dàng theo dõi hành trình trải nghiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp.

– Cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban: Các phòng ban trong công ty dễ dàng chia sẻ thông tin từ xa với nhau nhờ các giải pháp ERP. Ngoài ra, các nhà cung cấp cũng có thể lên kế hoạch dự trù và theo dõi số dư trong kho hợp lý hóa hoạt động chuỗi cung ứng.