Trong quá trình hoạt động của các danh nghiệp thì để có thể phân tích và kểm soát chi phí, nhất là chi phí sản xuất chung của doanh nghiệp mình thì đa phần các doanh nghiệp này đều lựa chọn việc sử dụng dự toán linh hoạt thay vì các loại dự toán khác trong quá trình hoạt động của mình. Vậy dự toán linh hoạt là gì? Trình tự lập dự toán và ý nghĩa như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Dự toán linh hoạt là gì?
Trước khi đi vào tìm hiểu các nội dung liên quan đến dự toán linh hoạt thì trước hết tác giả sẽ gửi tới quý bạn đọc nội dung liên quan đến dự toán linh hoạt với nội dung về định nghĩa như sau:
“Dự toán” được hiểu là việc đưa ra những số liệu có liên quan đến công việc sắp diễn ra trong thời gian tới và cần phải đưa ra những con số cụ thể dự báo trước cho một kế hoạch, chuẩn bị toàn bộ mọi thứ thông qua việc tính toán một cách tổng thể các hạng mục của công việc. Theo đó, cơ sở để có thể tính toán sẽ dựa trên những tiêu chuẩn nhất định cũng như các số liệu trên thực tế đã có từ trước, từ đó làm căn cứ cho việc đưa ra những dự đoán, con số phủ hợp nhất cho công việc sắp tới. Những người lập dự toán thường sẽ thực hiện thông qua các bảng tính và thể hiện được rõ ràng về số lượng, giá trị cũng như thời gian dự tính sẽ hoàn chành các hạng mục.
Hiện nay, khái niệm về dự toán thường được sử dụng nhiều trong lĩnh vực xây dựng và hầu hết khi bắt đầu một công trình nào đó thì công việc đầu tiên sẽ là tiến hành lập dự toán hoặc là những kế hoạch sẽ đầu tư trong một năm. Đối với giai đoạn này thì các nhà đầu tư sẽ cần phải có sự tính toán một cách sơ lược về tổng giá trị sẽ cần đầu tư dựa trên các cơ sở về chuẩn mực và sau đó sẽ đưa ra những dự toán cụ thế nhất cho từng hạng mục cần thực hiện.
Dự toán linh hoạt tạm dịch sang tiếng Anh là Flexible Estimation.
Dự toán linh hoạt là dự toán được xây dựng dựa trên một phạm vi hoạt động thay vì một mức hoạt động.
– Thứ nhất, dự toán linh hoạt không dựa trên một mức hoạt động mà dựa trên một phạm vi hoạt động.
– Thứ hai là kết quả thực hiện không phải so sánh với sô liệu dự toán ở mức hoạt động dự toán. Nếu mức hoạt động thực tế khác với mức hoạt động dự toán, một dự toán mới sẽ được lập ở mức hoạt động thực tế để so sánh với kết quả thực hiện.
Dự toán linh hoạt – còn được gọi là dự toán biến đổi – cung cấp các thông tin ước tính có thẻ được điều chỉnh cho nhiều mức hoạt động khác nhau trong giới hạn thích hợp. Các khoản biến phí đơn vị không thay đổi theo các mức hoạt động khác nhau.
Tính chất linh hoạt của dự toán linh hoạt được thể hiện thông qua công thức dự toán linh hoạt. Mỗi dự toán linh hoạt có một công thức dự toán linh hoạt. Nhờ công thức dự toán linh hoạt, chứng ta có thê điều chỉnh dự toán về bất kỳ mức hoạt động nào.
Chúng ta biết rằng mỗi dự toán linh hoạt, định phí và biết phí đơn vị không thay đổi theo khối lượng hoạt động. Do đó mỗi dự toán linh hoạt, chúng ta có công thức dự toán linh hoạt như sau:
Tổng chi phí sản xuất dự toán = ( Biến phí đơn vị x Số lượng sản phẩm sản xuất) + Định phí dự toán.
Kỹ thuật phân tích các chênh lệch ra sao chúng ta sẽ đề cập ở phần còn lại của bài học này.
Như vậy nhờ kỹ thuật dự toán linh hoạt, chúng ta có thể điều chỉnh dự toán về mức hoạt động thực tế, từ đó thông tư chênh lệch giữa dự toán và thực tế có ý nghĩa trong quản lý.
2. Trình tự thành lập dự toán linh hoạt:
Dự toán linh hoạt được xây dựng dựa trên mô hình ứng xử của chi phí. Trình tự lập dự toán linh hoạt có thể khái quát qua các bước như sau:
– Bước 1: Để có thể dự toán linh hoạt thì trước tiên hết phải xác định phạm vi phù hợp cho đối tượng được lập dự toán
– Bước 2: Xác định cách ứng xử của chi phí, tức phân loại chi phí thành biến phí, định phí. Đối với chi phí hỗn hợp, cần phân chia thành biến phí và định phí dựa trên các phương pháp ước lượng chi phí
– Bước 3: Xác định biến phí đơn vị dự toán
– Bước 4: Xây dựng dự toán linh hoạt
Như vậy, để có thể tiến hành xây dựng dự toán linh hoạt thì các chủ thể của các doanh nghiệp muốn thực hiện hoạt động xây dựng dự toán linh hoạt thì cần phải tuân thủ quy định của pháp luật và tiến hành việc chuyển đổi theo một trình tự cụ thể được tác giả nêu trên theo như quy định của pháp luật hiện hành. Việc tuân thủ các quy định của pháp luật sẽ giúp quá trình tiến hành xây dựng dự toán linh hoạt được nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
Cách ứng xử của chi phí là thuật ngữ để biểu thị sự thay đổi của chi phí tương ứng với các mức độ hoạt động đạt được. Các chỉ tiêu thể hiện mức độ hoạt động cũng rất đa dạng. Trong doanh nghiệp sản xuất ta thường gặp các chỉ tiêu thể hiện mức độ hoạt động như: khối lượng công việc đã thực hiện, khối lượng sản phẩm sản xuất, số giờ máy hoạt động,v.v..
Việc đưa ra dự toán sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể dự toán trước những khoản tiền cho các hạng mục của kế hoạch sắp thực hiện và giúp cho các nhà đầu tư có thể chuẩn bị thật tốt toàn bộ các khâu của kế hoạch cũng như tiến hành huy động nguồn vốn kịp thời. Việc lập dự toán sẽ giúp nhà đầu tư có thể tính toán được những chi phí và dễ dàng lựa chọn ra được những nhà thầu phù hợp nhất, đồng thời tiết kiệm được chi phí cho các hoạt động thực hiện kế hoạch.
Thông qua việc lập dự toán, các nhà đầu tư cũng có thể có được những căn cứ xem xét về những chi phí hư tổn cùng với những giá trị của công trình, của các hoạt động đều được xác định. Đây được xem là tài liệu quan trọng cần phải được lưu lại trong hồ sơ để sau này có thể tiến hành quyết toán khi mà công trình hay các hoạt động được hoàn thành.
Qua những con số đã được dự toán trước, các nhà đầu tư sẽ có thể đưa ra được các kế hoạch để tiến hành đầu tư cũng như cung cấp những số liệu cụ thể đến cho các ngân hàng để đàm phán và vay vốn khi có nhu cầu. Đây cũng là cơ sở để có thể tínk toán được về các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật trong vấn đề so sánh và lựa chọn những phương án tốt nhất cho các dự án. Việc dự toán cũng là cơ sở giúp cho việc ký kết hợp đồng giữa các nhà đầu tư với đối tác được diễn ra một cách thuận lợi cũng như trong việc thực hiện thanh toán, quyết toán sau khi dự án được hoàn thành.
3. Ý nghĩa thành lập dự toán linh hoạt:
Cách lập dự toán linh hoạt được dựa trên những đặc điểm của chi phí sản xuất chung, bao gồm:
+ Chi phí sản xuất chung gồm nhiều khoản mục chi phí riêng biệt
+ Các khỏan mục chi phí riêng này thường có giá trị rất nhỏ vì thế khơng thực tế.
+ Các khoản mục này do nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm.
+ Các khỏan mục này thường linh hoạt về cách ứng xử tức là có một số khỏan là biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp.
Vì những đặc điểm trên của chi phí sản xuất chung, các nhà quản trị doanh nghiệp phải lập dự toán linh hoạt để lập kế hoạch và kiểm sốt chi phí sản xuất chung. Dự toán linh hoạt là dự toán được lập dựa trên một phạm vi hoạt động mà doanh nghiệp có thể đạt được trong kỳ. Quan điểm coơ bản của phương pháp lập dự tồn linh hoạt là thơng qua việc nghiên cứu các mơ hình ứng xử của chi phí trong một chuỗi các mức độyhoạt động để xây dựng các mục tiêu tương lai. Muốn lập du toán linh hoạt, cần xác định:
+ Phạm vi hoạt động cho đối tương cần lập dự toán
+ Xác định cách ứng xử của chi phí hay phân tích các khỏan chi phí có thể phát sinh trong phạm vi đó theo mơ hình ứng xử của từng loại chi phí.
+ Phân loại chi phí theo mơ hình ứng xử và xác định các đơn giá tính cho từng loại chi phí biến đổi, cố định và hỗn hợp. Hay tính biến phí đơn vị dự tốn:
Biến phí đơn vị dự tốn = Tổng biến phí dự tốn Tổng mức hoạt động du toán + Lập du toán linh hoạt điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế.
Khi doanh nghiệp lập dự toán dựa trên một mức hoạt động cụ thể thì dự toán này được gọi là dự toán tĩnh. Dự toán tĩnh không phù hợp với việc phân tích và kiểm soát chi phí, nhất là chi phí sản xuất chung, bởi vì mức hoạt động thực tế thường có sự khác biệt so với mức hoạt động dự toán.
Chính vì vậy, cần xây dựng một loại dự toán có thể đáp ứng được yêu cầu phân tích trong trường hợp mức hoạt động thực tế khác với mức hoạt động mà dự toán tĩnh đã lập, đó chính là dự toán linh hoạt.
