Dự phòng hàng tồn kho là gì? Đặc điểm và các lưu ý quan trọng

1. Dự phòng hàng tồn kho là gì?

Trong tiếng anh thì dự phòng hàng tồn kho được biết đến với tên gọi là Inventory Reserve. Đồng thời thì khái niệm về việc dự phòng hàng tồn kho cũng được biết đến là một tài khoản tài sản trái ngược trên bảng cân đối kế toán của công ty được lập với dự đoán hàng tồn kho sẽ không thể bán được. Hàng năm, một công ty có hàng tồn kho sẽ không thể bán được vì nhiều lý do khác nhau. Nó có thể bị hỏng, lỗi mốt hoặc trở nên lỗi thời về mặt công nghệ.

Dự phòng hàng tồn kho là một tài khoản đối chiếu tài sản được sử dụng để ghi giảm giá trị của hàng tồn kho. Tài khoản bao gồm một khoản phí ước tính cho hàng tồn kho chưa được xác định cụ thể, nhưng kế toán dự kiến ​​ghi giảm giá trị mà nó hiện đang được ghi nhận. Có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc ghi như vậy, chẳng hạn như hàng tồn kho lỗi thời, hư hỏng hoặc mất cắp. Việc sử dụng một khoản dự phòng hàng tồn được coi là kế toán thận trọng, vì một doanh nghiệp đang chủ động ước tính tổn thất hàng tồn kho ngay cả trước khi doanh nghiệp biết chắc chắn rằng chúng đã xảy ra. Nếu bạn không sử dụng khoản dự phòng và cũng không sử dụng việc đếm chu kỳ để cung cấp bằng chứng về số lượng hàng tồn kho, thì bạn có thể bị bất ngờ trước mức định giá hàng tồn kho thấp hơn dự kiến ​​vào cuối năm, mà bạn sẽ phải ghi nhận một khoản phí lớn cuối năm. Khoản phí một lần không mong muốn này có thể tránh được bằng một loạt các khoản phí nhỏ hơn đang diễn ra để xây dựng dự phòng hàng tồn kho trong suốt cả năm.

Để lường trước điều này, công ty sẽ tạo một mục trên bảng cân đối kế toán gọi là dự phòng hàng tồn kho. Dự phòng hàng tồn kho là số lượng dự đoán hàng tồn kho sẽ không thể bán được trong năm đó. Hàng tồn kho được tính là một tài sản và dự phòng hàng tồn kho được tính là một tài sản tương phản, theo đó nó làm giảm số lượng tài sản tồn kho ròng tại công ty.

Dự phòng hàng tồn kho là một loại bút toán kế toán giúp xác định số khấu trừ được yêu cầu đối với tài sản kiểm kê đã bị khấu hao, xuống cấp hoặc bị coi là lỗi thời trong hoạt động của doanh nghiệp. Ý tưởng đằng sau loại bút toán kế toán này là cho phép thực tế là một số tài sản vẫn còn trong hàng tồn kho không còn khả năng bán với tỷ giá bao gồm giá mua ban đầu. Việc sử dụng loại bút toán này phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung và được sử dụng bởi nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.

Dự phòng hàng tồn kho là một ước tính về sự hư hỏng của hàng tồn kho trong tương lai dựa trên những kinh nghiệm trong quá khứ của công ty. Khi hàng tồn kho không thể bán được thực sự được xác định, nó sẽ được ghi nhận chính thức về khoản lỗ.

2. Đặc điểm của Dự phòng hàng tồn kho:

Từ khái niệm trên, có thể đưa ra các đặc điểm của dự phòng hàng tồn kho trong hoạt động kinh doanh như sau:

Thứ nhất, đối với vấn đề dự phòng hàng tồn kho là một phần quan trọng của kế toán hàng tồn kho theo nguyên tắc kế toán chung GAAP. Theo dõi dự phòng hàng tồn kho của công ty cho phép công ty đó trình bày chính xác hơn tài sản của mình trên bảng cân đối kế toán. Tài sản là bất kỳ hàng hóa nào có giá trị trong tương lai đối với công ty. Vì một phần hàng tồn kho của công ty không bán được hàng năm, nên có nghĩa là công ty sẽ không bao gồm toàn bộ số lượng hàng tồn kho của mình như một tài sản trên bảng cân đối kế toán của họ. Tài khoản tài sản dự phòng hàng tồn kho trừ đi giá trị từ mục nhập tài sản hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán để trình bày chính xác hơn phần hàng tồn kho sẽ thực sự được bán để tạo ra giá trị trong tương lai cho công ty. Nếu không có mục dự phòng hàng tồn kho, giá trị tài sản của công ty sẽ bị phóng đại.

Thứ hai, hoạt động theo dõi mục dự phòng hàng tồn kho của công ty giúp công ty đó thể hiện chính xác hơn các tài sản của mình trên bảng cân đối kế toán. Các công ty tạo tài khoản dự phòng hàng tồn kho cho hàng tồn kho mà họ dự đoán sẽ không thể bán được trong năm đó.  Khoảng không quảng cáo được tính là một tài sản và dự phòng hàng tồn kho được tính là một tài sản tương phản, trong đó nó làm giảm số lượng tài sản tồn kho. Do một phần hàng tồn kho của công ty sẽ không được bán hàng năm, nên nghĩa là công ty sẽ không thể hiện được toàn bộ số lượng hàng tồn kho của mình như một tài sản trên bảng cân đối kế toán của họ.

Thứ ba, đối với việc quy định về tài khoản dự phòng hàng tồn kho trừ đi giá trị mục nhập tài sản hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán sẽ cho kết quả chính xác hơn cho phần hàng tồn kho thực sự sẽ được bán để tạo ra giá trị tương lai cho công ty. Nếu không có mục dự phòng hàng tồn kho, giá trị tài sản của công ty sẽ bị cường điệu hóa.

Thứ tư, theo các tiêu chuẩn của ngành kế toán, dự phòng hàng tồn kho là một phương pháp luận thận trọng. Nó cố gắng dự đoán tổn thất hàng tồn kho ngay cả trước khi tổn thất được xác nhận là đã xảy ra. Như vậy, hàng tồn kho được tạo thành từ những hàng hóa có giá trị kinh tế trong tương lai, được coi là tài sản. Các nguyên tắc kế toán thận trọng quy định báo cáo tài sản càng gần với giá trị hiện tại của chúng càng tốt. Làm điều này với hàng tồn kho đòi hỏi một phương pháp để lập ước tính.

3. Các lưu ý đối với Dự phòng hàng tồn kho:

Theo tiêu chuẩn ngành kế toán, dự phòng hàng tồn kho là một phương pháp thận trọng. Bởi vì nó cố gắng dự đoán tổn thất hàng tồn kho trước khi một khoản lỗ được xác định là đã xảy ra. Như vậy, hàng tồn kho được tạo thành từ hàng hóa có giá trị kinh tế trong tương lai, đủ điều kiện chúng là tài sản.

Đến một lúc nào đó, một công ty sẽ phải thừa nhận rằng họ có hàng tồn kho không thể bán được. Chẳng hạn như trường hợp của một công ty có hàng tồn kho là cà chua thối trong nhà kho của một cửa hàng tạp hóa, hoặc một kho chứa các linh kiện máy tính lỗi thời. Khi điều này xảy ra, công ty sẽ “xóa sổ” những mục đó, có nghĩa là nó sẽ đưa chúng ra khỏi sổ sách và công ty sẽ chịu trách nhiệm về các chi phí.

Các nguyên tắc của kế toán thận trọng qui định tài sản báo cáo càng gần với giá trị hiện tại của chúng thì càng tốt. Việc dự phòng với hàng tồn kho đòi hỏi phải có một phương pháp để lập dự toán. Khi một khoản dự phòng hàng tồn kho được tạo, hãy tính một khoản chi phí vào giá vốn hàng bán cho số tiền tăng dần mà bạn muốn tăng bất kỳ khoản dự phòng hàng tồn kho hiện có nào (hoặc sử dụng một tài khoản riêng trong phân loại giá vốn hàng bán) và ghi có vào khoản dự phòng hàng tồn kho tài khoản. Sau đó, khi có sự giảm giá trị hàng tồn kho có thể xác định được, hãy giảm số lượng dự phòng hàng tồn kho bằng cách ghi nợ và ghi có cho tài khoản tài sản hàng tồn kho với số tiền tương tự. Do đó, chi phí được ghi nhận trước khi xác định một vấn đề hàng tồn kho cụ thể, điều này có thể không xảy ra trong một thời gian.

Việc sử dụng dự phòng hàng tồn kho giúp bạn có thể theo dõi các tình huống mà vật liệu, thiết bị và các tài sản khác không còn cần thiết có thể được hạch toán đúng vào hàng tồn kho. Ví dụ: nếu một công ty dệt ngừng sử dụng một loại máy chải thô hoặc kéo sợi cụ thể, tất cả các bộ phận thay thế hiện đang được giữ trong khu vực bảo quản của nhà máy có thể bị đánh dấu là lỗi thời. Mặc dù hàng hóa vẫn có thể được bán và được bù đắp một phần chi phí ban đầu, nhưng vẫn cần phải loại bỏ những mặt hàng đó khỏi hàng tồn kho đang hoạt động và do đó hạn chế số thuế phải trả trên giá trị của những mặt hàng đó. Sử dụng bút toán dự phòng hàng tồn kho giúp giảm thiểu gánh nặng thuế và do đó tạo ra một bức tranh tài chính cân bằng hơn cho công ty.