Dự án cải tiến nhỏ là gì? Đặc điểm và vai trò của dự án cải tiến nhỏ

Hiện nay để đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh có thể hiệu quả và có chất lượng cao trong việc cải tiến sản phẩm thì đối với một dự án cần áp dụng các phương thức cải tiến để đem lại hiệu quả cao hơn và một trong số đó là ” Dự án cải tiến nhỏ “.

1. Dự án cải tiến nhỏ là gì?

Dự án cải tiến nhỏ trong tiếng Anh được gọi là Small Improvement Project – SIP.

Khi chúng ta nhắc tới dự án cải tiến nhỏ đây được hiểu là những dự án được tiến hành nhằm hỗ trợ và nâng cao hiệu quả cho các hoạt động kinh doanh hiện tại của công ty hay cũng có thể hiểu theo cách khác thì dự án cải tiến nhỏ là một trong các dự án do công ty tiến hành. Để thuận tiện cho công tác quản lí và phân bổ hợp lí các nguồn lực khan hiếm cho các dự án có các mức độ ưu tiên khác nhau, cân đối giữa mục tiêu lợi nhuận ngắn hạn với các mục tiêu tăng trưởng và phát triển năng lực cạnh tranh dài hạn, cân đối rủi ro giữa các loại hình dự án người ta tiến hành phân loại dự án và các dự án có thể phân loại thành 3 nhóm chính như với các dự án bắt buộc thực hiện, dự án cải tiến nhỏ, dự án chiến lược.

Thuật ngữ liên quan tới dự án cải tiến nhỏ cụ thể như:

– Dự án là một khái niệm đã rất quên thuộc vỡi chúng ta nó chỉ một nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chất đơn nhất được thực hiện trong điều kiện ràng buộc nhất định về thời gian, ngân sách, nguồn lực và các tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

– Quản trị dự án có thể hiểu dựa trên khái nhiệm dự án thì đây là sự áp dụng khoa học và phù hợp các kiến thức, kĩ năng, công cụ và kĩ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án.

2. Đặc điểm của dự án cải tiến nhỏ:

Những dự án cải tiến sản phẩm, qui trình sản xuất, nâng cao hiệu quả hệ thống phân phối, giảm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua áp dụng các công cụ leansixsigma và á dụng hệ thống quản lí chất lượng, áp dụng hệ thống thông tin quản lí mới, giới thiệu sản phẩm cùng loại có giá rẻ hơn hoặc một số tính năng cải tiến hơn là một số ví dụ những dự án thuộc nhóm này.

Tích lũy các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn cụ thể nó sẽ góp gió thành bão và theo đó giảm các lãng phí, tăng năng suất; tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến và tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết, tạo ý thức luôn hướng đến giảm thiểu các lãng phí, xây dựng nền văn hóa tổ chức.

Như chúng ta thấy vấn đề chất lượng cấp tính có thể làm thay đổi hiện trạng hệ thống , cần có giải pháp để phục hồi hiện trạng, đó là bài toán kiểm sóat chất lượng đã khảo sát ở phần trước, bên cạnh đó vấn đề chất lượng mạn tính là vấn đề thường xuyên xảy ra, cần có giải pháp để thay đổi hiện trạng, để hệ thống tốt hơn, đó là bài toán cải tiến chất lượng sẽ được khảo sát ở chương này.

Việc phân biệt vấn đề chất lượng là quan trọng, vì thứ nhất mỗi loại vấn đề có một cách thức, phương pháp giải quyết vấn đề khác nhau và vấn đề chất lượng cấp tính được giải quyết bởi các công cụ kiểm soát chất lượng. Còn về chất lượng mạn tính như chúng ta thấy nó được khắc phục bởi các giải pháp là bởi các công cụ cải tiến chất lượng và thứ đến, vấn đề chất lượng cấp tính thường là vấn đề cấp bách cần được giải quyết ngay, còn vấn đề chất lượng mạn tính thường là vấn đề thường xuyên, không cấp bách, khó giải quyết, và thường được chấp nhận như một vấn đề không thể tránh được. Một thực tế nguy hiểm là, vấn đề cấp tính thường được ưu tiên giải quyết liên tục mà bỏ quên vấn đề mạn tính là vấn đề gây lãng phí rất lớn. Các tổ chức thường thiếu cơ chế để nhận dạng và loại bỏ lãng phí hay là thiếu cải tiến chất lượng.

Chất lượng  vừa là một cơ hội vừa là thách thức, nhu cầu khách hàng đối với sản phẩm ngày càng cao, cần không ngừng cải tiến chất lượng  sản phẩm. Với vấn đề cả tiến chất lượng của sản phẩm là những hoạt động trong toàn bộ tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu suất, tạo thêm lợi ích cho tổ chức, khách hàng. Như vậy thì đây chính là sự nỗ lực không ngừng nhằm duy trì, nâng cao chất lượng sản phẩm với nguyên tắc sản phẩm sau phải tốt hơn sản phẩm trước và khoảng cách giữa các đặc tính sản phẩm với những yêu cầu của khách hàng ngày càng giảm.

3. Vai trò của dự án cải tiến nhỏ:

Việc gia tăng giá trị sản xuất và sức cạnh tranh đang được doanh nghiệp tính toán một cách cẩn trọng trong bối cảnh kinh tế mang nhiều biến động như hiện nay và với lượng cầu bất ổn, việc phát triển và mở rộng quy mô sản xuất để gia tăng giá trị sản xuất không phải là lựa chọn của hầu hết các doanh nghiệp, thậm chí điều đó là bất khả thi đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, do quy mô vốn và công nghệ còn giới hạn.

Thay vào đó, việc gia tăng giá trị sản xuất thông qua cải tiến năng suất, loại bỏ lãng phí và tiết kiệm được nguồn lực mới là giải pháp hữu ích hơn đối với các doanh nghiệp lúc này cũng chính vì thế, tăng năng và với những cải tiến nhỏ có thể thực hiện trong quá trình sản xuất và hoạt động vận hành không đòi hỏi sự thay đổi quá lớn về hệ thống máy móc thiết bị hay công nghệ, có khi chỉ là những thay đổi nhỏ về cách sắp đặt, lưu trữ như thường thấy trong công tác 5S cũng có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất. Vấn đề trọng yếu nằm trong tư duy nhận diện và loại bỏ được lãng phí trong sản xuất.

Cải tiến năng suất thông qua giảm tiêu hao nhân công

Một số cải tiến công cụ tuy đơn giản, không tốn chi phí nào, tuy nhiên trước đây không có cán bộ quản lý hoặc công công nhân trực tiếp thao tác nào nhận diện được lãng phí đang còn tồn tại cụ thể ngay tại Công ty TNHH In, Đầu tư thương mại Đức Trường, dây chuyền dán băng dính sử dụng 8 lao động thủ công, năng suất trung bình 850 sp/ ca/ công nhân, trong đó cần 4 công nhân cho thao tác miết băng dính và sau khi được nhóm chuyên gia tư vấn từ Trường Đại học Kinh tế Quốc dân tới khảo sát, tư vấn và hướng dẫn doanh nghiệp trong nhận diện và loại bỏ lãng phí, dây chuyền dán băng dính đã được đã được điều chỉnh.

Cải tiến nhỏ giúp tăng năng suất, giảm một nửa số lượng công nhân cho công đoạn

Ví dụ ở trường hợp này có thể là việc cải tiến thiết kế bộ gá có nhiệm vụ miết băng dính tự động ở 2 đầu máy giúp giảm thiểu số lượng công nhân cần thiết cho việc miết băng dính vơi số lượng công nhân yêu cầu hiện tại là 4 người, năng suất sản xuất tăng lên 1700 sp/ ca/ công nhân, tỷ lệ cải thiện về năng suất công đoạn theo tính toán là 100%.

Điều đáng nói, những sáng kiến cải tiến không tốn chi phí, hoặc chi phí nhỏ, hiệu quả lớn là vô cùng thiết thực đối với doanh nghiệp, đăc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi quy mô vốn và quy mô sản xuất còn giới hạn, thì việc đầu tư những dây chuyền máy móc mới, hiện đại là một trở ngại lớn.

Chế tạo bàn xoay phục vụ đóng gói, cải thiện năng suất tổng thể

Điểm chung của hầu hết các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ là các lãng phí trong sản xuất và khó khăn trong thao tác thường ngày không được lãnh đạo, công nhân và đội ngũ quản lý nhìn nhận thấy. Nguyên nhân là do nhận thức còn thụ động, quản lý theo thói quen, đặc biệt là ý thức tự làm chủ của mỗi cá nhân chưa được hình thành, dẫn đến khả năng nhận diện lãng phí và tự đưa ra sáng kiến cải tiến còn hạn chế. Vì thế, song song với việc đưa ra những sáng kiến cải tiến cho thấy hiệu quả rõ rệt cho doanh nghiệp, việc đào tạo tư duy về quản trị sản xuất và kỹ năng nhận diện các lãng phí cho cán bộ quản lý và công nhân là hết sức quan trọng và cần thiết, để có thể phát huy tính tự chủ của mỗi cá nhân. Song song với việc khảo sát, đánh giá lãng phí và hướng dẫn cải tiến, nhóm tư vấn còn chú trọng đến việc đào tạo tư duy và nhận thức từ lãnh đạo, cán bộ quản lý cho tới công nhân trực tiếp thao tác. Có như vậy, doanh nghiệp mới chủ động trong việc cải thiện năng suất thông qua loại bỏ lãng và hiệu quả duy trì các cải tiến được bền vững.