Đơn hàng dự trữ là đơn đặt hàng cho một hàng hóa hoặc dịch vụ không thể được lấp đầy tại thời điểm hiện tại do thiếu nguồn cung có sẵn. Cách thức hoạt động của đơn hàng dự trữ?
Đơn hàng dự trữ là thuật ngữ xuất hiện trong kinh doanh thể hiện mối quan hệ giữa nhà bán lẻ và nhà cung ứng (hay nhà bán buôn). Đơn hàng dự trữ thể hiện rất nhiều các nội dung liên quan, bao hàm cả việc thể hiện mặt hàng bán chạy hay không hay cả việc quản lý hàng tồn kho. Có thể, nói đến đây, thì rất khó để hình dung hay vạch ra trong đầu những ý tưởng liên quan đến đơn hàng dự trữ.
Mục lục bài viết
1. Đơn hàng dự trữ là gì?
Đơn hàng dự trữ là đơn đặt hàng cho một hàng hóa hoặc dịch vụ không thể được lấp đầy tại thời điểm hiện tại do thiếu nguồn cung có sẵn. Mặt hàng có thể không được giữ trong kho có sẵn của công ty nhưng vẫn có thể được sản xuất hoặc công ty có thể cần sản xuất thêm sản phẩm.
Còn được gọi là dự trữ, đơn đặt hàng dự trữ cho biết rằng nhu cầu về một sản phẩm nhất định vượt quá những gì người bán đã sản xuất hoặc đặt hàng. Đó có thể là chức năng của việc lập kế hoạch kém, các chính sách quá nghiêm ngặt về nguồn cung an toàn hoặc nhu cầu về một mặt hàng tăng đột biến không lường trước được.
Tránh để xảy ra tình trạng tồn đọng đối với các sản phẩm rẻ tiền hoặc hàng hóa mà khách hàng có thể dễ dàng mua ở nơi khác. Khi các đơn hàng đặt trước được cung cấp, hãy đảm bảo tỷ suất lợi nhuận làm cho nỗ lực hậu cần bổ sung trở nên đáng giá và bạn có thể đáp ứng các yêu cầu đó ngay lập tức. Khoảng thời gian cần thiết để có được một món hàng đã đặt trước cho khách hàng phụ thuộc vào một số yếu tố.
Cần phân biệt giữa đơn hàng dự trữ và hết hàng, theo đó:
Hết hàng có nghĩa là một sản phẩm hiện không còn tồn kho và không có ngày để cung cấp lại, trong khi “đơn hàng dự trữ” có nghĩa là có một ngày xác định để sản phẩm đến tay khách hàng.
Đó là sự khác biệt giữa “Mặt hàng này hiện không có sẵn” và “Mặt hàng này sẽ không được giao [cho đến 2 tuần kể từ bây giờ, trong 10 ngày làm việc, v.v.].” Nói cách khác, có hy vọng trong tương lai gần với lượng hàng đặt trước. Có thể mất một lúc, nhưng bạn sẽ nhận được sản phẩm.
Khi một sản phẩm ‘hết hàng’, có khả năng là trường hợp đó vĩnh viễn hoặc ít nhất là lâu đến mức người bán không thể dự đoán khi nào họ sẽ có lại sản phẩm đó.
2. Cách thức hoạt động của đơn hàng dự trữ:
Trước khi đi vào cách thức hoạt động của đơn hàng dự trữ, phải tìm hiểu nguyên nhân có đơn hàng dự trữ, cụ thể:
Đơn hàng dự trữ xuất hiện vì nhiều lý do – một số trong số đó có thể ngăn ngừa được và những lý do khác đơn giản là ngoài tầm kiểm soát của bạn.
– Nhu cầu bất thường: Khi nhu cầu đối với một mặt hàng hoặc lưu lượng truy cập vào một cửa hàng trực tuyến cao bất thường, có khả năng xảy ra tình trạng tồn đọng. Điều này có thể là do tính thời vụ, xuất hiện trên truyền hình (ví dụ: xuất hiện trên Shark Tank hoặc Good Morning America), được đưa vào danh sách độc quyền (ví dụ: Phát minh hay nhất của Tạp chí TIME, Đồ chơi của năm, v.v.), có bài đăng của người nổi tiếng về sản phẩm của bạn với lượng người theo dõi đông đảo của họ và thậm chí thông qua việc giới thiệu kênh bán hàng mới giúp tăng khả năng hiển thị.
– Cổ phiếu an toàn thấp: Dự trữ an toàn là sản phẩm dư thừa mà bạn dự trữ trong trường hợp khẩn cấp hoặc sự cố chuỗi cung ứng khiến lượng hàng tồn kho ít hơn mức trung bình. Nếu kho hàng an toàn của sản phẩm không được chuẩn bị hoặc đếm chính xác, bạn có thể gặp phải tình trạng khan hàng do không đủ lượng hàng dự trữ (thậm chí để đáp ứng nhu cầu thường xuyên).
– Nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp vấn đề: Nếu nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp của bạn hết nguyên liệu họ cần để sản xuất hàng hóa của bạn, ngừng hoạt động trong một thời gian dài (ví dụ: Tết Nguyên đán) hoặc không thể đạt được mục tiêu sản xuất kịp thời, cửa hàng của bạn có thể gặp phải tình trạng khan hàng.
Đơn hàng dự trữ đại diện cho bất kỳ lượng hàng nào mà khách hàng của công ty đã đặt hàng nhưng chưa nhận được vì hiện tại không có sẵn trong kho. Chỉ vì họ có thể thiếu nguồn cung cấp hàng tồn kho, điều đó không có nghĩa là các công ty không thể hoạt động theo đơn đặt hàng. Trên thực tế, các công ty vẫn có thể kinh doanh ngay cả khi họ không có hàng tồn kho trên sổ sách. Giữ sản phẩm đặt hàng trước giúp thúc đẩy nhu cầu, giữ chân và tăng cơ sở khách hàng cũng như tạo ra giá trị cho sản phẩm của họ.
Đơn hàng dự trữ của một công ty là một yếu tố quan trọng trong phân tích quản lý hàng tồn kho của nó. Số lượng mặt hàng được đặt hàng trước và mất bao lâu để hoàn thành các đơn đặt hàng của khách hàng này có thể cung cấp thông tin chi tiết về cách công ty quản lý hàng tồn kho của mình tốt như thế nào. Một số lượng đơn đặt hàng tương đối có thể quản lý được và có thời gian quay vòng ngắn để hoàn thành các đơn đặt hàng nói chung có nghĩa là công ty đang hoạt động tốt. Mặt khác, thời gian chờ đợi lâu hơn và đơn hàng tồn đọng lớn có thể là vấn đề.
Apple đã phải đặt hàng trước iPhone X ngay sau khi phát hành vào năm 2017. Mặc dù nguồn cung điện thoại ban đầu đã bán hết nhưng nhu cầu vẫn ở mức cao. Theo CNBC, những khách hàng có đơn đặt hàng bị giữ được cho biết thời gian chờ giao hàng của họ là khoảng sáu tuần.
Các tính đơn hàng dự trữ:
Ngay cả khi có hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp, các đơn hàng đặt trước thường yêu cầu các quy trình kế toán và dịch vụ khách hàng đặc biệt vì công ty phải thông báo cho người mua về đơn hàng đặt trước, khi nào họ sẽ bị tính phí và thời điểm dự kiến giao hàng.
Công việc tồn đọng của một công ty thường được chuyển tải dưới dạng một danh mục con của doanh số, dưới dạng con số đô la hoặc theo số lượng đơn vị đã bán hoặc đặt hàng. Thay vì coi đó là một đợt bán hàng đã hoàn thành, đơn hàng đặt trước sẽ được ghi như vậy trên sổ sách của công ty. Điều đó để công ty không phải quay lại và đối chiếu hồ sơ kế toán của họ nếu khách hàng hủy đơn đặt hàng hoặc nếu công ty không thể mua được cổ phiếu.
Sau khi đơn đặt hàng tồn đọng được ghi lại, công ty sẽ đặt hàng. Khi các mặt hàng được nhận, công ty sẽ theo dõi, phân phối sản phẩm dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng. Ngoài ra, các mặt hàng có thể được chuyển trực tiếp. Việc bán hàng sau đó sẽ được ghi lại và đánh dấu là hoàn tất.
Điều quan trọng là các công ty phải tính toán tỷ lệ đặt hàng trước, trong số các chỉ số và KPI quan trọng khác về khoảng không quảng cáo, như độ chính xác của dự báo và thời gian nhận hàng. KPI tỷ lệ đặt hàng ngược đo lường phần nào trong tổng số đơn đặt hàng của khách hàng đối với các mặt hàng được đặt trước, có nghĩa là giao hàng chậm trễ. Nó cho thấy một công ty tích trữ các sản phẩm theo yêu cầu tốt như thế nào.
Các đơn hàng dự trữ ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng vì chúng tạo thêm gánh nặng cho các nhà phân phối và nhà sản xuất. Khi hoàn thành các đơn hàng tồn đọng, các nhà cung cấp cần sản xuất hoặc mua thêm hàng tồn kho được đặt trước bên cạnh lượng hàng tồn kho thông thường của họ. Nếu không có đủ sản phẩm để đáp ứng các đơn đặt hàng này, gánh nặng sẽ được chuyển lên chuỗi cung ứng hoặc các nhà bán lẻ buộc phải hủy các đơn đặt hàng tồn đọng.
Những biến động nhu cầu đột ngột này cuối cùng có thể gây ra cái được gọi là “hiệu ứng bullwhip”, một sự điều chỉnh quá mức của chuỗi cung ứng. Một thực thể càng xa nguồn cung cấp nhu cầu đặt hàng lại, thì càng có nhiều sự không chắc chắn. Ví dụ, các nhà cung cấp ở nước ngoài ở khoảng cách xa với các nhà bán lẻ, khó có thể nhận được thông tin kịp thời về nguyên nhân gây ra tình trạng đặt hàng ngược. Điều đó có thể khiến họ phải phòng ngừa bằng cách tăng sản lượng để đảm bảo có thể đáp ứng nhu cầu hạ nguồn – ngay cả khi các đơn hàng tồn đọng là kết quả của một đợt nắng nóng, như đợt nắng nóng vào tháng 10 dẫn đến việc mọi người săn lùng bộ lọc AC. Do đó, tổng chi phí chuỗi cung ứng tăng lên và các nhà bán lẻ thực sự có thể bị dư thừa hàng tồn kho.
Đơn hàng dự trữ thường xảy ra khi cầu vượt quá cung, cho dù đó là do chiến dịch tiếp thị thành công hay do xu hướng theo mùa. Chúng cũng có thể xảy ra khi có sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng do các trường hợp không lường trước được như thời tiết khắc nghiệt, thách thức với giao thông vận tải, biến động chính trị, thiếu nguyên liệu thô hoặc nhà cung cấp ngừng kinh doanh.
