Đối chiếu tài khoản là một hoạt động kế toán được thực hiện nhằm tìm kiểm tra tính đồng nhất. Việc đối chiếu được thực hiện bởi các kế toán viên. Vậy đối chiếu tài khoản là gì? Công cụ chính dùng để đối chiếu tài khoản?
Mục lục bài viết
1. Đối chiếu tài khoản là gì?
Đối chiếu tài khoản trong tiếng Anh là Account reconciliation.
Khái niệm.
Đối chiếu tài khoản là một qui trình kế toán được thực hiện bởi kế toán viên. Trong sử dụng các kỹ năng nghiệp vụ, họ thực hiện hoạt động so sánh, đối chiếu hai sổ sách ghi chép số liệu cho cùng một giai đoạn nhất định. Mục đích để kiểm tra xem các số liệu có đúng và đồng nhất hay không. Các dữ liệu được phản ánh trong hai sổ bởi hai chủ thể khác nhau. Nhằm đưa đến khách quan và tính chất so sánh được thực hiện. Đối chiếu tài khoản cũng xác nhận rằng các tài khoản trong sổ cái chung là nhất quán, chính xác và đầy đủ.
Đối chiếu tài khoản là dịch vụ quản lý tiền mặt cho các khách hàng doanh nghiệp. Các hoạt động được diễn ra độc lập thể hiện tính chất không phụ thuộc. Nhằm mục đích của đối chiếu phản ánh chính xác và hiệu quả các khoản chi tiêu của doanh nghiệp. Để phản ánh đúng, các số liệu thể hiện phải trùng khớp giữa hai sổ kế toán. Cũng như trùng với các hóa đơn chứng từ, các báo cáo liên quan.
Thường khách hàng nhận được một bản liệt kê bằng giấy hay bằng điện tử các khoản chi phí được ghi chép lại. Có thể là các séc đã trả, các séc chưa thanh toán. Và thống kê các số dư tài khoản tính đến thời điểm đó. Các dịch vụ càng cung cấp thường xuyên thông tin báo cáo càng giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các số liệu. Dịch vụ này làm giảm các chi phí văn phòng của Công ty. Cũng như thực hiện hoạt động như kiểm toán bên ngoài trên khoản thu-chi các quỹ.
Công cụ cảnh báo gian lận hiệu quả:
Khi có hai nguồn thông tin được cung cấp. Nếu các nội dung phản ánh là giống nhau. Các bên hoàn toàn có cơ sở khẳng định tính chất chính xác được ghi chép. Tuy nhiên, nhìn trên các khía cạnh khác nhau, trong nội dung ghi chép lại có những phần không tương đồng. Ở nhiều trường hợp, nội dung này không được chấp nhận. Do một yếu tố được phản ánh khác nhau. Tuy nhiên một số khác biệt có thể được chấp nhận vì tính thời điểm của khoản thanh toán và tiền gửi.
Do đó, đối chiếu tài khoản đặc biệt hữu ích để giải thích sự khác biệt giữa hai bút toán hoặc số dư tài khoản. Nếu các bên hoàn toàn có thể xác định nguyên nhân của sự khác biệt trong ghi chép. Có thể giải thích được thì yếu tố đó không gây ra tranh chấp. Tuy nhiên, sự khác biệt nếu không rõ ràng có thể cảnh báo gian lận hoặc hoặc khai khống các giao dịch. Khi các số liệu được phản ánh không trung thực, các chênh lệch được thể hiện có thể phản ánh cho sự vi phạm. Do đó, các quyền của chủ thể có thể không được đảm bảo.
Thời điểm thực hiện đối chiếu.
Các doanh nghiệp và cá nhân có thể đối chiếu hồ sơ của họ tại bất cứ thời điểm nào. Có thể là hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng năm. Nó giúp cho việc quản lý được diễn ra với đúng các quyền lợi của họ được đảm bảo. Ngoài ra, việc này giúp họ hoàn toàn quản lý được tính chất ghi chép của sổ kế toán. Bất cứ sự vi phạm hay yếu tố gian lận nào đều có thể bị phát hiện kịp thời. Các điều chỉnh hay giải quyết quyền lợi có thể được tiến hành nhanh chóng. Bên canh các dịch vụ cung cấp trong ghi chép kế toán. Sự minh bạch, phản ánh kịp thời và chính xác cũng là yếu tố giúp các tổ chức tài chính hay các dịch vụ cung cấp trong đối chiếu tài khoản được tin dùng.
2. Các chủ thể có quyền đối chiếu tài khoản:
2.1. Đối chiếu tài khoản của cá nhân tại những tổ chức tài chính:
Định kì, nhiều cá nhân sẽ tiến hành đối chiếu sổ séc và tài khoản card tín dụng của họ. Bằng cách thức so sánh séc đã được viết, biên lai card ghi thiếu và biên lai card tín dụng với bảng sao kê ngân hàng và sao kê card tín dụng. Các biên lại được xuất ra hay những chứng nhận của tổ chức tín dụng gửi họ phải trùng khớp với các sao kê. Các sổ sách được thực hiện đối với các chứng từ giao dịch và việc kế toán của tổ chức tín dụng. Nhằm đảm bảo các khoản được thể hiện đúng là những hoạt động do cá nhân thực hiện.
+ Mục đích.
Loại đối chiếu tài khoản này được phép định vị xem có gian lận trong việc rút tiền. Khi mà các hoạt động được họ tiến hành hoàn toàn trùng khớp với nội dung được phản ánh lại. Các số liệu tài chính cá nhân được minh bạch. Thể hiện không có sự gian lận hay bất cứ sự không hợp lý nào. Các hoạt động này đảm bảo quyền của cá nhân. Đối với việc minh bạch các hoạt động dịch vụ được cung cấp bởi một bên khác. Cũng như đảm bảo việc quản lý tài sản, quản lý chi tiêu trên cơ sở sao kê của tổ chức tài chính.
Bằng cách thức đối chiếu tài khoản của họ. Những cá nhân cũng có thể bảo đảm rằng những tổ chức tài chính (FI) không có bất kì lỗi nào trong tài khoản của họ. Do tính chất đa dạng của các hoạt động. Việc thống kê lại giao dịch ngay sau khi phát sinh sẽ hiệu quả hơn cả. Các hoạt động được tiến hành với cường độ cao, phục vụ nhiều đối tượng có thể dẫn đến nhầm lẫn. Với tổ chức tài chính, các điển hình ít khi xảy ra. Tuy nhiên để đảm bảo sự chính xác trong sao kê, cá nhân vẫn cần thực hiện đối chiếu tài khoản. Nó thỏa mãn nhu cầu cho người tiêu cần sử dụng một tranh ảnh tổng thể về chi tiêu của họ.
Khi một tài khoản được đối chiếu. Những giao dịch của bảng sao kê phải khớp với lịch sử giao dịch của chủ tài khoản. So với tài khoản tiền gửi, điều quan trọng là phải tính đến tiền gửi đang chờ xử lí hoặc séc chưa thanh toán trả tiền.
2.2. Đối chiếu tài khoản công ty:
Các sai sót hay gian lận trong sổ sách có thể mang đến sự ảnh hưởng lớn trong quyền lợi doanh nghiệp. Cho nên hoạt động đối chiếu tài khoản luôn được thực hiện thường xuyên. Cũng như giao cho một bên chuyên trách thực hiện dịch vụ. Hoạt động, kiểm toán, kế toán không được quản lý chặt rất dễ dẫn đến thất thoát, nâng khống giá giao dịch tìm kiếm lợi ích không chính đáng.
+ Mục đích.
Doanh nghiệp phải đối chiếu tài khoản của họ để né xảy ra lỗi trong bảng cân đối kế toán. Kiểm tra gian lận trên phản ánh sổ sách mà không phải là thông qua cái nhìn của kiểm toán viên. Nhiều doanh nghiệp thường triển khai đối chiếu bảng cân đối kế toán mỗi tháng. Sau khi đóng sổ kế toán tháng trước. Các hoạt động đảm bảo tiến hành sớm để nhanh chóng đối soát. Từ đó cũng dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh.
Đối chiếu tài khoản để bảo đảm những giao dịch được ghi nhận vào sổ cái chung đúng chuẩn. Đây là dữ liệu tổng quan và trung thực nhất mà công ty giữ lại. Cho nên, các hoạt động xem xét, đưa ra phản ánh đúng nhất tài khoản doanh nghiệp phải được đảm bảo. Kế toán có thể sử dụng những bút toán chỉnh sửa nhưng phải đảm bảo đủ căn cứ đi kèm và phản ánh đúng tính chất.
Một số đối chiếu là thiết yếu để bảo đảm rằng dòng tiền vào và ra đồng bộ giữa báo cáo kết quả buôn bán. Thể hiện các khoản thu chi phát sinh trên thực tế. Nó có ý nghĩa phản ánh dòng tiền của doanh nghiệp. Nếu không được kiểm soát kỹ có thể dẫn đến sự gian lận của một số đối tượng khi tiến hành ghi chép. Các chênh lệch được họ chiếm đoạt.
3. Công cụ chính dùng để đối chiếu tài khoản:
Các bản ghi chép là đối tượng được đánh giá. Hệ thống ghi sổ kép là công cụ chính dùng để đối chiếu tài khoản. Trong đó, các giao dịch được thực hiện đã thanh toán hoặc chưa đều được phản ánh. Với hệ thống ghi nhận bút toán kép, mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh sẽ được ghi vào bên Nợ và bên Có của các đầu tài khoản tương ứng một khoản bằng nhau.
Ví dụ, khi một doanh nghiệp thực hiện bán hàng, kế toán sẽ hạch toán: ghi Nợ tài khoản tiền mặt hoặc các khoản phải thu (được trình bày trên bảng cân đối kế toán). Và ghi Có doanh thu bán hàng (được trình bày trên báo cáo kết quả kinh doanh).
Nhìn chung các nghiệp vụ kế toán được phản ánh lại bằng các sổ ghi chép. Các đối chiếu được tiến hành trên nhiều phương diện. Việc zem xét chi tiết các khoản phát sinh được đối chiếu để tìm kiếm sự thống nhất. Không có tiêu chuẩn nào để thực hiện đối chiếu tài khoản. Chỉ là dựa trên nghiệp vụ của mình, các kế toán viên phải áp dụng phù hợp với đòi hỏi công việc. Việc linh hoạt và ứng dụng mới mang đến hiệu quả cao cho đối chiếu tài khoản. Tuy nhiên, kế toán ghi sổ kép là công cụ phổ biến nhất để đối chiếu và phát hiện lỗi của các định khoản.
Kết luận.
Như vậy, đối chiếu tài khoản là một hoạt động thường xuyên diễn ra trong hoạt động doanh nghiệp. Ngoài ra cũng được thực hiện trong minh bạch tài chính cá nhân tại các tổ chức tài chính. Sự nhất quán giữa các sổ sách ghi chép khác nhau giúp việc sử dụng các khoản tài chính được phản ánh rõ ràng. Các yếu tố trong phân tích, đánh giá và điều chỉnh cũng được tiến hành phù hợp.
