Điều phối là gì? Công việc của một nhân viên điều phối cần gì?

1. Điều phối là gì?

Điều phối là quy trình thiết lập các hoạt động năng suất thông qua việc phát hành các đơn đặt hàng và các chỉ dẫn cần thiết theo thời gian và trình tự hoạt động được lên kế hoạch trước được thể hiện trong các tờ lộ trình và lịch trình bốc hàng.

Nói cách khác, một khi một công việc nằm trong khu vực mà một hoạt động sẽ được thực hiện, nó phải được xác định khi nào và ai công việc sẽ được xử lý và cũng như trình tự các lệnh chờ được xử lý. Quyết định giao các công việc khác nhau cho các máy móc và thiết bị khác nhau được gọi là điều phối.

2. Chức năng của điều phối:

– Kiểm tra sự sẵn có của nguyên liệu đầu vào và đảm bảo sự di chuyển của nguyên liệu từ cửa hàng đến quá trình đầu tiên và sau đó từ quá trình này sang quá trình khác.

– Để đảm bảo sự sẵn có của tất cả các phương tiện hỗ trợ sản xuất và kiểm tra.

– Để có được các bản vẽ, thông số kỹ thuật và danh sách vật liệu cần thiết.

– Phân công công việc phù hợp với máy móc, nơi làm việc và người lao động.

– Vấn đề lệnh công việc cho phép hoạt động phù hợp với ngày và thời gian đã lên kế hoạch trước đó và được nhập trên biểu đồ phụ tải và biểu đồ tuyến đường.

– Phát hành phiếu thời gian, thẻ hướng dẫn và các vật dụng cần thiết khác cho người lao động thực hiện các hoạt động khác nhau.

– Việc ban hành lệnh kiểm tra sau mỗi lần vận hành nhằm xác định kết quả về chất lượng của sản phẩm nếu xảy ra hư hỏng quá mức để tìm ra nguyên nhân.

– Hoàn thành công việc, thu thập phiếu thời gian, bản thiết kế và phiếu hướng dẫn và quay trở lại phần thích hợp của sổ quản lý sản xuất.

– Để đảm bảo rằng công việc được chuyển tiếp đến nợ tiếp theo. hoặc nhà kho, v.v.

– Ghi thời gian bắt đầu và hoàn thành công việc vào phiếu thời gian để tính toán khoảng thời gian. Để chuyển tiếp phiếu thời gian vào tài khoản ghi nợ để chuẩn bị tiền lương.

– Ghi lại và báo cáo thời gian không hoạt động của người và máy móc và yêu cầu hành động khắc phục cần thiết.

Điều phối trong Tiếng Anh là “coordinate“.

3. Công việc của một nhân viên điều phối cần gì?

Nhân viên điều phối tùy thuộc vào các công ty sẽ được giao các công việc khác nhau, tuy nhiên, thông thường điều phối viên sẽ chịu trách nhiệm đối với các công việc sau:

– Nhận các cuộc gọi khẩn cấp và không khẩn cấp và ghi lại thông tin quan trọng.

– Giải quyết các vấn đề và yêu cầu bằng cách truyền thông tin hoặc cung cấp giải pháp.

– Nhận và gửi đơn đặt hàng cho sản phẩm hoặc giao hàng.

– Ưu tiên các cuộc gọi theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.

– Sử dụng radio, điện thoại hoặc máy tính để đưa đội, phương tiện hoặc các đơn vị hiện trường khác đến các địa điểm thích hợp.

– Theo dõi lộ trình và trạng thái của các đơn vị hiện trường để điều phối và sắp xếp thứ tự ưu tiên.

– Cung cấp cho các đơn vị hiện trường thông tin về đơn đặt hàng, giao thông, chướng ngại vật và các yêu cầu.

– Nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính và duy trì nhật ký và bản ghi các cuộc gọi, hoạt động và thông tin khác.

Nhìn chung, điều phối viên làm việc trong các ngành vận chuyển hoặc dịch vụ khẩn cấp cung cấp hướng dẫn và thông tin quan trọng cho người gọi. Họ thường đóng vai trò là đầu mối liên lạc đầu tiên cho bất kỳ cuộc gọi khẩn cấp hoặc không khẩn cấp nào và chịu trách nhiệm hướng người gọi đến một bộ phận khác hoặc tiết lộ thông tin hỗ trợ tốt nhất cho người gọi và giải quyết vấn đề của họ. Nhân viên điều độ thường quản lý một hệ thống điều khiển nhiều đường và phải biết cách nhanh chóng sử dụng nó trong tình huống áp suất cao hoặc khẩn cấp.

Họ sử dụng nhiều hệ thống liên lạc để trả lời và phản hồi các câu hỏi của khách hàng, bao gồm điện thoại, máy tính và radio. Điều phối viên thường chịu trách nhiệm giám sát tuyến đường của người lái xe và tình trạng của các đơn vị hiện trường để đảm bảo lịch trình của người lái xe hiệu quả và năng suất.

4. Kỹ năng cần thiết của điều phối viên:

Kỹ năng giữa các cá nhân . Một nhân viên điều phối giỏi phải có khả năng phát triển và giữ mối quan hệ hợp tác và chuyên nghiệp với đồng nghiệp. Cũng như với các giám sát viên và đại diện từ các bộ phận khác.

Kỹ năng Giao tiếp . Mô tả công việc điều phối viên cũng ngụ ý có kỹ năng lắng nghe tích cực tuyệt vời. Họ cũng phải có một thính giác tốt và có một bài phát biểu rõ ràng. Cũng như có thể giao tiếp hiệu quả và làm theo các hướng dẫn phức tạp.

Kỹ năng ra quyết định . Chuyên gia này phải có khả năng phán đoán và đánh giá các tình huống, thiết lập các ưu tiên , cũng như nhanh chóng giải quyết các vấn đề. Họ phải có sự tự tin cũng như sử dụng lý trí và logic để tiếp cận vấn đề và đưa ra kết luận.

Kỹ năng Viết . Kỹ năng viết và chính tả tốt nghĩa là khả năng viết rõ ràng và viết đúng chính tả. Điều này rất quan trọng đối với một chuyên viên với vị trí công việc điều phối viên. Cũng như khả năng làm theo hướng dẫn, thiết lập các ưu tiên và chuyển thông tin khi cần thiết.

Trở thành Chuyên gia Điều phối

Đối với các yêu cầu của công việc, ngoài bằng tốt nghiệp trung học và chứng chỉ ở một số bang còn có một số yêu cầu cá nhân và kỹ thuật phải được đáp ứng để ứng viên được xem xét cho vị trí. Cho dù một người đang ứng tuyển nhân viên điều độ chuyến bay, điều độ viên công ty lai dắt, điều độ viên dịch vụ vận tải đường bộ, điều độ viên giám sát an toàn huấn luyện, nhưng đặc biệt đối với vị trí điều phối viên EMS, bộ kỹ năng cá nhân và kỹ thuật đều giống nhau, cũng như yêu cầu về trình độ học vấn và yêu cầu đào tạo.

Bằng cấp & Đào tạo

Hầu hết các công ty cần người điều phối, có thể là công ty hệ thống báo động, điều phối taxi, hoặc thậm chí điều phối tài xế xe buýt cung cấp đào tạo về công việc. Ngay cả khi nhân viên tiềm năng có kinh nghiệm làm điều phối viên, một số thủ tục có thể hoàn toàn khác giữa công ty này với công ty khác.

Tất nhiên, một trong những chương trình đào tạo quan trọng nhất cho bất kỳ vị trí công việc điều phối viên nào sẽ diễn ra cho các nhân viên điều phối 911 trong tương lai. Đặc biệt đối với những người muốn lấy chứng chỉ, các chương trình đào tạo thường diễn ra thông qua một hiệp hội quốc gia, thông qua tiểu bang, hoặc cả hai. Về khía cạnh đó, bạn cũng có thể xem  bản mô tả công việc EMT .

Kinh nghiệm làm việc

Đây là một trong những loại công việc mà kinh nghiệm không phải là điều bắt buộc. Nhưng nơi nó có thể tạo ra tất cả sự khác biệt. Tất nhiên, đặc biệt khi nói về dịch vụ EMS, hầu hết các nhà tuyển dụng có xu hướng thuê những người có thể làm việc dưới áp lực và những người biết họ đang làm gì. Vì vậy, mặc dù không bắt buộc phải có kinh nghiệm để có được công việc, nhưng chắc chắn có một số lợi thế.

Các loại vị trí điều phối viên khác có xu hướng tập trung ít hơn vào kinh nghiệm và nhiều hơn vào các kỹ năng cá nhân của mỗi ứng viên. Nếu cuộc sống không suôn sẻ, nhà tuyển dụng muốn có một người đủ tiêu chuẩn để hoàn thành công việc hơn là một người chỉ đơn giản là hiệu quả và đi thẳng vào vấn đề.

Giờ làm việc

Hầu hết cảnh sát, cứu thương và điều phối cứu hỏa có xu hướng làm việc trong môi trường căng thẳng cao. Điều này không chỉ do các cuộc gọi họ nhận được mà còn do lịch trình hỗn loạn liên tục của họ. Thời gian dài làm việc mệt mỏi, cộng với nhu cầu liên tục đối với các dịch vụ khẩn cấp khiến bản mô tả công việc của nhân viên điều phối trở nên rất mệt mỏi.

Nhân viên điều độ khẩn cấp thường phải làm việc ngoài giờ, cuối tuần, đêm và ngày lễ. Thêm vào đó, ca 12 giờ có xu hướng rất phổ biến. Đối với các loại điều độ viên khác, tất cả phụ thuộc vào công ty tuyển dụng. Thêm vào đó, kinh nghiệm cũng là một yếu tố. Một người quản lý điều phối sẽ luôn được ưu tiên cho một ngày làm việc giảm hơn một người trợ lý.

Bất kể họ làm việc trong EMS – có thể là cảnh sát hay xe cứu thương -, như một người chuyển phát nhanh, như một nhân viên hàng không, trong nhà kho, hoặc thậm chí trên máy bay hoặc HVAC, nhân viên điều phối phải luôn sẵn sàng làm việc. Do thời gian làm việc kéo dài và môi trường làm việc căng thẳng nên tất cả các nhân viên điều phối đều phải có thần kinh thép, phản xạ nhanh và rất nhanh nhạy.

Cơ hội thăng tiến 

Có cả tin tốt và tin xấu khi nói về triển vọng công việc của nhân viên điều phối trung bình của bạn. Trước hết, mức độ việc làm của những người có mô tả công việc Cảnh sát, Phòng cháy chữa cháy hoặc Điều phối xe cứu thương sẽ tăng 8% vào năm 2026 , nhanh bằng mức trung bình của tất cả các nghề nghiệp khác.

Công việc này có tính chất cực kỳ căng thẳng, cộng với mức lương thấp và môi trường cạnh tranh cao dẫn đến một số lượng lớn người lao động liên tục rời bỏ nghề nghiệp. Tuy nhiên, điều đó vẫn còn chỗ cho những người mới thuê, vì vậy luôn có những vị trí mở như một điều phối viên khẩn cấp.

Hầu hết các nhân viên vận chuyển khẩn cấp chỉ được yêu cầu có trình độ trung học. Trong khi ở nhiều tiểu bang, người vận hành bình thường phải được chứng nhận. Với mức lương trung bình là 39.476 đô la mỗi năm , mô tả công việc điều phối viên là một mô tả công việc được học trong ngày và thành thạo cả đời.