Điều khiển trong quản trị là gì? Nội dung và sự cần thiết của chức năng điều khiển

1. Điều khiển trong quản trị là gì?

Quản trị được hiểu theo nhiều góc độ, quan điểm khác nhau. Ví dụ như quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hoạt động riêng rẽ không thể nào đạt được. Với cách hiểu này thì hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức. Hay có quan điểm lại cho rằng quản trị là một quá trình, trong đó chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị; đối tượng quản trị tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra; mục tiêu của quản trị phải được đặt ra cho các chủ thể quản trị và đối tượng quản trị, được xác định trước khi thực hiện sự tác động quản trị. Với cách hiểu này, quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu đã vạch ra một cách tối ưu trong điều kiện biến động của môi trường.

Dù với quan điểm nào, thì quản trị phải gồm ba yếu tố:

– Thứ nhất, phải có chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra tác động quản trị và một đối tượng quản trị tiếp nhận quản trị. Đối tượng bị quản trị phải tiếp nhận sự tác động đó. Tác động có thể chỉ một lần và cũng có thể nhiều lần.

– Thứ hai, phải có một mục tiêu đặt ra cho chủ thể và đối tượng. Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động. Chủ thể quản trị, có thể hiểu chủ thể quản trị bao gồm một người hoặc nhiều người, còn đối tượng quản trị là một tổ chức, một tập thể con người, hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị, đất đai, thông tin,..). Sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị được thực hiện trong một môi trường luôn luôn biến động.

– Thứ ba, phải có một nguồn lực để chủ thể quản trị khai thác và vận dụng trong quá trình quản trị

Từ các yếu tố cơ bản của quản trị nêu trên, chúng ta có thể hiểu điều khiển trong quản trị chính là việc thực hiện các hoạt động định hướng, sắp xếp, chỉ đạo, đôn đốc,…. những người cấp dưới, nhân viên, lao động,… để thực hiện những công việc theo mục tiêu đã đề ra.

2. Sự cần thiết của chức năng điều khiển:

Điều khiển là một chức năng cần thiết của mọi nhà quản trị. Đây là một chức năng quản trị mà mọi nhà quản trị từ chủ tịch đến giám sát viên tuyến đầu phải đảm bảo rằng những gì được hoàn thành sẽ đúng với những gì đã định. Bản chất, phạm vi và mức độ kiểm soát sẽ được điều chỉnh bởi cấp quản trị thực hiện nó. Khu vực và phạm vi kiểm soát cũng được xác định bởi thẩm quyền và trách nhiệm của ban quản trị.

Điều khiển là một hoạt động liên tục: Điều khiển trong quản trị là một hoạt động liên tục. Một nhà quản trị chỉ có thể thành công khi anh ta điều khiển những người cấp dưới và hoàn cảnh xung quanh anh ta một cách thường xuyên. Hoàn cảnh kinh doanh cũng liên tục thay đổi, vì vậy ban lãnh đạo phải áp dụng các kỹ thuật thích hợp để điều khiển.

Điều khiển là hoạt động hướng về phía trước. Bản chất của điều khiển trong quản trị hướng tới tương lai vì trên cơ sở đánh giá hoạt động của bộ phận, các hướng dẫn trong tương lai có thể được chuẩn bị. Nó ngăn chặn sự sai lệch xảy ra bằng cách dự đoán sự xuất hiện của chúng và thực hiện hành động thích hợp trước.

Điều khiển ngụ ý sự tồn tại của các mục tiêu và kế hoạch. Người ta thường nói rằng quá trình điều khiển duy trì mục tiêu, kế hoạch, chính sách và thủ tục đã được xác định trước, v.v …  Không có mục tiêu và mục tiêu, kết quả có thể sẽ khác với mong muốn. Các kế hoạch bổ sung cho các mục tiêu và mục đích làm thế nào để đạt được các mục tiêu.

Điều khiển là định hướng vào con người:
Điều khiển trong quản trị là hướng vào con người. Sự điều khiển đạt được thông qua con người chứ không phải “sự vật”. Đó là những người đạt được sự điều khiển hoặc những người làm sai lệch kết quả đã lập kế hoạch. Thái độ chủ quan của con người quan trọng hơn đối với sự thành công của việc điều khiển hơn là những con số khách quan về hiệu suất.

3. Nội dung của điều khiển trong quản trị:

Các nhà quản lý hàng đầu trong các công ty cũng sử dụng cấu trúc tổ chức để điều khiển luồng công việc và hiệu suất trong công ty của họ. Các nhà điều hành công ty cố gắng tạo ra cơ cấu tổ chức đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ. Một số công ty sắp xếp cấu trúc công ty của họ xung quanh các chức năng khác nhau, chẳng hạn như tiếp thị, tài chính và kỹ thuật.

Các công ty có cơ cấu tổ chức chức năng thường sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của họ. Người quản lý cao nhất có thể thiết lập cơ cấu tổ chức sản phẩm để nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty mình. Và những người sử dụng cơ cấu tổ chức khách hàng có thể điều khiển tốt hơn việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Các nhà quản lý hàng đầu trong các công ty cũng sử dụng các phong cách lãnh đạo khác nhau để điều khiển tổ chức của họ tốt hơn. Ví dụ, những phong cách lãnh đạo này có thể là liên kết hoặc chỉ huy. Phong cách chỉ huy mang tính độc đoán hơn. Người quản lý cao nhất đưa ra tất cả các quyết định và quản lý chặt chẽ công nhân của mình.

Loại phong cách này có thể hiệu quả hơn với các dự án mới, nơi chưa có quy trình nào được thiết lập trước đó. Một nhà quản lý hàng đầu sử dụng phong cách lãnh đạo liên kết thích làm việc theo nhóm giữa các nhân viên. Kiểu lãnh đạo này có thể hiệu quả nhất trong việc điều khiển việc đưa sản phẩm mới ra thị trường.

Các nhà quản lý hàng đầu có thể cần sử dụng một số phong cách lãnh đạo khác nhau với nhân viên của họ. Ví dụ, những người muốn có sự giám sát chặt chẽ hơn có thể phản ứng tốt nhất với phong cách lãnh đạo chỉ huy hơn.

Có nhiều mô hình khác nhau để thực hiện việc điều khiển. Ví dụ như mô hình điều khiển theo lãnh đạo hay điều khiển quan liêu:

Điều khiển theo lãnh đạo là việc sử dụng các hệ thống chính thức về quy tắc, vai trò, hồ sơ và phần thưởng để tác động, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên.

– Các quy tắc đặt ra các yêu cầu về hành vi và xác định phương pháp làm việc.

– Vai trò phân công trách nhiệm và thiết lập các cấp độ quyền hạn.

– Ghi lại các hoạt động tài liệu và xác minh kết quả.

– Phần thưởng cung cấp động lực cho thành tích và công nhận hiệu suất so với các mục tiêu hoặc tiêu chuẩn.

Các tổ chức sử dụng các hệ thống này khi quy mô và độ phức tạp của chúng làm cho các hoạt động không chính thức hơn chỉ dựa trên giao tiếp và mối quan hệ giữa các cá nhân với nhau là không thực tế, không đáng tin cậy và không hiệu quả. Các biện pháp này nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu bằng cách định hình cách thức thực hiện của nhân viên, tạo trách nhiệm giải trình cho các kết quả, theo dõi hiệu suất thực tế và điều chỉnh hành vi khi cần thiết.

Ưu điểm lớn nhất của biện pháp này là nó tạo ra một chu trình chỉ huy và điều khiển cho ban lãnh đạo doanh nghiệp. Việc ra quyết định được sắp xếp hợp lý khi có ít cá nhân tham gia hơn. Vì các tiêu chuẩn và thực tiễn tốt nhất thường được nêu bật trong quá trình ra quyết định, kiểm soát quan liêu làm cho toàn bộ tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.

Một nhược điểm của biện pháp này là nó có thể không khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới bằng cách làm cho một tổ chức trở nên tiêu chuẩn hóa hơn và kém linh hoạt hơn. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể linh hoạt trong một số tổ chức, nhưng không phải một số cá nhân có thể tạo ra tất cả các ý tưởng hoặc kế hoạch khả thi. Điều này có nghĩa là việc điều khiển theo lãnh đạo có thể thu hẹp phạm vi của các ý tưởng và kế hoạch khả thi. Một bất lợi khác là các nhân viên tuyến đầu có thể cảm thấy không được đánh giá cao và không hài lòng vì họ không được phép trình bày ý tưởng của mình; điều này có thể dẫn đến việc luân chuyển nhân viên nhiều. Thông thường, các tổ chức bị điều khiển theo lãnh đạo chặt chẽ nhận thấy mình ít có khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường, ngành của họ hoặc môi trường pháp lý.

Mặc dù cấu trúc tổ chức quan liêu có vẻ ít được mong muốn hơn cấu trúc phẳng hơn, nhưng đôi khi chúng vẫn cần thiết. Ví dụ, trong khi phát triển phần mềm có thể được hưởng lợi từ một cấu trúc tự chủ hơn, thì các ngành khác được hưởng lợi từ các biện pháp điều khiển chặt chẽ và hệ thống phân cấp cao của điều khiển quan kiêu