Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc sử dụng các hệ thống cơ sở dữ liệu để nhập liệu ngày càng trở nên phổ biến và do đó cần phải có sự góp mặt của nhân viên nhập liệu. Đây cũng là một trong những ngành nghề có sức cạnh tranh khá nhiều. Vậy Data entry clerk là gì? Công việc của nhân viên nhập liệu như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Data entry cleck là gì?
– Data entry cleck( nhân viên nhập liệu) là thành viên của đội ngũ nhân viên sử dụng để nhập hoặc cập nhật dữ liệu vào hệ thống máy tính. Dữ liệu thường được nhập vào máy tính từ tài liệu giấy bằng bàn phím. Bàn phím được sử dụng thường có thể có các phím đặc biệt và nhiều màu sắc để giúp thực hiện tác vụ và tăng tốc công việc.
– Với sự tiên tiến của công nghệ, nhiều nhân viên nhập dữ liệu không còn làm việc với các tài liệu viết tay. Thay vào đó, các tài liệu được quét lần đầu tiên bằng hệ thống OCR / OMR kết hợp ( nhận dạng ký tự quang học và nhận dạng dấu quang học ,) cố gắng đọc tài liệu và xử lý dữ liệu điện tử. Độ chính xác của OCR rất khác nhau dựa trên chất lượng của tài liệu gốc cũng như hình ảnh được quét; do đó nhu cầu liên tục đối với nhân viên nhập dữ liệu. Mặc dù công nghệ OCR liên tục được phát triển, nhiều tác vụ vẫn yêu cầu nhân viên nhập dữ liệu xem xét kết quả sau đó để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu và nhập thủ công bất kỳ thông tin nào bị thiếu hoặc không chính xác.
Công việc thường đòi hỏi kỹ năng thấp , vì vậy các nhân viên kỳ cựu thường được thuê tạm thời sau khi hoàn thành một cuộc điều tra hoặc điều tra dân số lớn. Tuy nhiên, hầu hết các công ty xử lý lượng lớn dữ liệu thường xuyên sẽ dàn trải các hợp đồng và khối lượng công việc trong năm và sẽ thuê bán thời gian .
– Vai trò của nhân viên nhập dữ liệu làm việc với các tài liệu viết tay vật lý đang giảm dần ở các nước phát triển, bởi vì nhân viên trong một công ty thường xuyên nhập dữ liệu của chính họ, như dữ liệu được thu thập hiện nay, thay vì nhờ một nhân viên khác làm nhiệm vụ này. Ví dụ về điều này là một nhân viên điều hành làm việc trong trung tâm cuộc gọi hoặc nhân viên thu ngân trong một cửa hàng. Chi phí là một lý do khác cho sự sụt giảm. Việc nhập dữ liệu đòi hỏi nhiều lao động đối với các lô lớn và do đó, tốn kém, vì vậy các công ty lớn đôi khi sẽ thuê ngoài công việc, ở địa phương hoặc đến các nước thế giới thứ ba, nơi không thiếu lao động phổ thông rẻ hơn.
2. Công việc của nhân viên nhập liệu được xác định như thế nào?
– Nhân viên nhập dữ liệu chịu trách nhiệm cập nhật và duy trì thông tin được lưu giữ trên hệ thống máy tính và nhiệm vụ chính của họ là thêm dữ liệu mới vào hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả, để mở rộng bất kỳ cơ sở dữ liệu nhất định nào. Nhân viên nhập dữ liệu chịu trách nhiệm nhập một khối lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn vào cơ sở dữ liệu, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu cần thiết đều được nhập và duy trì. Ngoài ra, thư ký nhập liệu phải xác minh và chỉnh sửa dữ liệu khi cần thiết. Ngoài nhiệm vụ chính là nhập dữ liệu, nhiều nhân viên nhập dữ liệu còn thực hiện các nhiệm vụ văn phòng chung khác như quét tài liệu và trả lời điện thoại. Nhân viên nhập dữ liệu phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng giáo dục phổ thông (GED). Phần lớn các khóa đào tạo cho nhân viên nhập dữ liệu diễn ra tại chỗ. Ngoài ra, họ phải am hiểu máy tính, có mắt nhìn chi tiết và có kỹ năng đánh máy nhanh.
3. Trách nhiệm của nhân viên nhập dữ liệu:
+ Chuyển dữ liệu từ các định dạng giấy sang các tệp máy tính hoặc hệ thống cơ sở dữ liệu
+ Nhập dữ liệu được cung cấp trực tiếp từ khách hàng
+ Tạo bảng tính với số lượng lớn các số liệu mà không mắc lỗi
+ Duy trì cơ sở dữ liệu bằng cách nhập thông tin tài khoản và khách hàng mới và cập nhật.
+ Chuẩn bị dữ liệu nguồn để nhập vào máy tính bằng cách biên dịch và sắp xếp thông tin.
+ Thiết lập các ưu tiên đầu vào.
+ Xử lý tài liệu khách hàng và nguồn tài khoản bằng cách xem xét dữ liệu xem có thiếu sót không.
+ Giải quyết các khiếm khuyết bằng cách sử dụng các quy trình chuẩn hoặc trả lại các tài liệu không đầy đủ cho trưởng nhóm để giải quyết.
+ Nhập dữ liệu khách hàng và tài khoản bằng cách nhập thông tin chữ và số trên bàn phím hoặc máy quét quang học theo định dạng màn hình.
+ Duy trì các yêu cầu nhập dữ liệu bằng cách tuân theo các kỹ thuật và thủ tục của chương trình dữ liệu.
+ Xác minh dữ liệu tài khoản và khách hàng đã nhập bằng cách xem xét, chỉnh sửa, xóa hoặc nhập lại dữ liệu.
+ Kết hợp dữ liệu từ cả hai hệ thống khi thông tin tài khoản không đầy đủ.
+ Dọn dẹp các tệp để loại bỏ trùng lặp dữ liệu.
+ Kiểm tra các thay đổi và nâng cấp hệ thống tài khoản và khách hàng bằng cách nhập dữ liệu mới.
+ Bảo mật thông tin bằng cách hoàn thành sao lưu cơ sở dữ liệu.
+ Duy trì hoạt động bằng cách tuân theo các chính sách và thủ tục và báo cáo những thay đổi cần thiết.
+ Duy trì niềm tin của khách hàng và bảo vệ hoạt động bằng cách giữ bí mật thông tin.
+ Đóng góp vào nỗ lực của nhóm bằng cách hoàn thành các kết quả liên quan khi cần thiết
+ Lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu hoặc các tệp điện tử theo yêu cầu
+ Thực hiện sao lưu thường xuyên để đảm bảo dữ liệu được bảo toàn
+ Sắp xếp, tổ chức các thủ tục giấy tờ sau khi nhập liệu để đảm bảo không bị thất lạc
4. Yêu cầu đối với nhân viên nhập liệu:
+ Kinh nghiệm đã được chứng minh với tư cách là nhân viên nhập dữ liệu
+ Kỹ năng đánh máy nhanh; Kiến thức về hệ thống gõ cảm ứng rất được ưu tiên
+ Kiến thức tuyệt vời về các công cụ xử lý văn bản và bảng tính (MS Office Word, Excel, v.v.)
+ Kiến thức làm việc về thiết bị văn phòng và phần cứng máy tính và thiết bị ngoại vi
+ Hiểu biết cơ bản về cơ sở dữ liệu
+ Thông thạo tiếng Anh cả nói và viết và các kỹ năng dịch vụ khách hàng
+ Chú ý đến từng chi tiết
+ Trình độ trung học phổ thông hoặc tương đương
– Ngoài ra, đối với công việc như một nhân viên nhập dữ liệu, một người phải có kỹ năng toán học và tiếng Anh thành thạo . Nhân viên sẽ cần phải rất quen thuộc với phần mềm văn phòng như bộ xử lý văn bản, cơ sở dữ liệu và bảng tính. Một người phải có sự nhanh nhạy, tập trung và kỹ năng phục vụ khách hàng tuyệt vời. Học vấn cao hơn bằng tốt nghiệp trung học thường không được yêu cầu, nhưng một số công ty yêu cầu bằng cử nhân. Các công ty cũng hy vọng người lao động sẽ có một năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.
– Ngoài ra còn có yêu cầu là có thể lấy các hệ thống giấy và chuyển đổi chúng thành các định dạng kỹ thuật số để chúng có thể được bảo quản theo cách ít tốn dung lượng hơn và sẽ kéo dài thời gian. Nhân viên nhập liệu sẽ phải nhập cả dữ liệu văn bản và dữ liệu số vào bảng tính và cơ sở dữ liệu, sử dụng cả gói phần mềm tiêu chuẩn và riêng để đạt được các mục tiêu của tổ chức cụ thể.
– Đối với một công ty gửi thư, nhân viên nhập dữ liệu có thể được yêu cầu nhập số tham chiếu cho các mục thư không đến được nơi gửi thư, để có thể xóa các địa chỉ liên quan khỏi cơ sở dữ liệu được sử dụng để gửi thư đi. Nếu công ty đang biên soạn một cơ sở dữ liệu từ các địa chỉ được viết tay trên một bảng câu hỏi , thì người nhập các địa chỉ đó vào cơ sở dữ liệu sẽ là một nhân viên nhập dữ liệu. Trong một văn phòng tiền mặt, một nhân viên nhập dữ liệu có thể được yêu cầu để nhập các chi phí vào cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng mã số.
