Đặt hàng là việc khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ một công ty hay doanh nghiệp. Đơn đặt hàng là một tài liệu ghi lại thông tin về việc đặt hàng, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả và thông tin liên hệ của khách hàng.
Mục lục bài viết
1. Quy định chung về đơn đặt hàng:
Đơn đặt hàng, hay còn gọi là Purchase Order trong tiếng Anh, là một tài liệu quan trọng trong việc đặt hàng và xác nhận các thỏa thuận liên quan đến số lượng lớn hàng hóa, đảm bảo thời gian và chất lượng dịch vụ trong các giao dịch thương mại, sản xuất hoặc cá nhân cần mua bán hàng hoá, sản phẩm với mức giá quy định hoặc số lượng rõ ràng có ràng buộc về pháp lý.
Đơn đặt hàng giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch thương mại quốc tế. Nó thường chứa các thông tin quan trọng như tên của bên bán và bên mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền tệ, thời gian và điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán và thời gian thanh toán, chữ ký của bên bán và bên mua.
Trong thương mại quốc tế, đơn đặt hàng thường chứa các điều khoản của một hợp đồng mua bán ngoại thương. Nếu bên bán chấp nhận đơn đặt hàng đó mà không có bất kỳ điều kiện nào, thì hợp đồng mua bán ngoại thương giữa hai bên sẽ được coi là đã được kí kết.
Việc sử dụng đơn đặt hàng là cách hiệu quả giúp các bên liên quan đạt được một sự thỏa thuận chính xác và bảo vệ quyền lợi của mình. Các sản phẩm được cung cấp cũng đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng.
Vì vậy, đơn đặt hàng là một công cụ hữu ích giúp cải thiện quy trình đặt hàng và đảm bảo rằng các giao dịch thương mại được thực hiện một cách minh bạch và chính xác.
2. Mẫu đơn đặt hàng mới nhất:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số: ……..
Kính gửi: Công ty A
Công ty B có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu.
Nội dung đặt hàng như sau:
STT | Tên mặt hàng | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng:
Thời gian giao hàng: ……
Địa điểm giao hàng:
Phương thức thanh toán:
– Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
– Thanh toán trước …%giá trị hợp đồng,…% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.
…, ngày ….tháng… năm …
Giám đốc công ty
3. Những lưu ý khi làm đơn đặt hàng:
Để đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác, khi làm đơn đặt hàng bên mua cần cung cấp đầy đủ các thông tin yêu cầu trên mẫu đơn đặt hàng, bao gồm số lượng, đơn giá và tính thành tiền tương ứng. Việc này giúp xác nhận số lượng và giá cả hàng hóa, đồng thời làm căn cứ thanh toán sau này.
Bên mua cũng cần ghi rõ địa điểm và thời gian giao hàng để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn và tránh bị phạt. Ngoài ra, càng chi tiết càng tốt các thông tin về mặt hàng, đặc biệt là các thông số kỹ thuật để tránh nhầm lẫn với các mặt hàng khác. Thông tin chi tiết này cũng là cơ sở để 02 bên giao nhận hàng hóa và làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp sau này.
Trên mẫu đơn đặt hàng, bên mua cần ghi rõ phương thức thanh toán, có thể là thanh toán trước 50 – 50 hoặc thanh toán 100% trước khi giao hàng hoặc ngay sau khi nhận hàng. Tuy nhiên, phương thức thanh toán là do sự thỏa thuận giữa 02 bên. Do đó, nếu thông tin này chưa hợp lý, bên nhận đặt hàng có quyền yêu cầu bên đặt hàng điều chỉnh lại.
Bên mua và bên bán có thể chọn hình thức thanh toán trực tiếp hoặc tiến hành chuyển khoản qua ngân hàng để thanh toán hóa đơn.
Sau khi nhận được Đơn đặt hàng từ bên mua, bên bán cần ký, đóng dấu hoặc sử dụng phương thức khác để xác nhận đã nhận được Đơn đặt hàng và gửi lại cho bên đặt mua hàng. Việc này sẽ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch giữa 02 bên.
4. Đơn đặt hàng có thay thế cho hợp đồng mua bán hàng hóa được không?
Hợp đồng mua bán hàng hóa là một thỏa thuận quan trọng giữa người bán và người mua. Nó đảm bảo rằng quá trình mua bán được thực hiện đầy đủ và đúng quy trình, từ đó tránh các rủi ro không mong muốn. Để xác lập một hợp đồng mua bán hàng hóa, có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau như văn bản, điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu.
Theo đó, người bán có trách nhiệm giao hàng cho người mua, chuyển quyền sở hữu hàng hóa và nhận thanh toán. Ngược lại, người mua phải thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận. Hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua, qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam hoặc từ khu phi thuế quan vào thị trường nội địa hoặc từ thị trường nội địa vào khu phi thuế quan.
Tuy nhiên, đơn đặt hàng dù có tính chất là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán nhưng không thể coi là một hình thức thay thế cho hợp đồng mua bán hàng hóa. Cần lưu ý rằng, một hợp đồng mua bán hàng hóa được xác lập rõ ràng và chi tiết sẽ giúp đảm bảo rằng quá trình mua bán được thực hiện một cách chính xác và tránh các rủi ro không mong muốn.
Nếu chỉ có đơn đặt hàng thì khi xảy ra tranh chấp có giải quyết theo luật được không ?
Việc tranh chấp trong Đơn đặt hàng có thể dẫn đến xung đột pháp luật nếu không ghi rõ sự điều chỉnh bởi pháp luật quốc gia. Điều này có thể xảy ra khi doanh nghiệp đối tác của bạn và bạn đều có quốc tịch khác nhau và pháp luật của từng quốc gia có thể có những khác biệt.
Để tránh xung đột pháp luật, chúng ta cần đưa vào Đơn đặt hàng rõ ràng các điều khoản và điều chỉnh của pháp luật quốc gia nào sẽ được áp dụng khi có tranh chấp phát sinh. Khi đó, việc giải quyết tranh chấp sẽ trở nên dễ dàng hơn, và bạn sẽ không phải lo lắng về việc xảy ra xung đột pháp luật.
Ngoài ra, để giải quyết tranh chấp một cách công bằng và hiệu quả, bạn có thể tham gia các khóa đào tạo về pháp luật và luật sư chuyên nghiệp để có thể hiểu rõ hơn về quy trình giải quyết tranh chấp và các quy định pháp luật liên quan. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng và kiến thức của mình để có thể giải quyết tranh chấp một cách tốt nhất.
5. Nghĩa vụ tuyên bố và đảm bảo của nhà cung cấp đơn đặt hàng?
Hàng hóa cung cấp (và việc sản xuất, đóng gói, lưu kho, xử lý, vận chuyển theo đó):
– Nhà cung cấp sẽ tuân thủ tất cả các luật, quy định, quy tắc và hướng dẫn của quốc gia nơi hàng hóa được sản xuất và nơi hàng hóa được giao đến.
– Nhà cung cấp sẽ tuân thủ các thông số kỹ thuật, bản vẽ, mẫu hoặc các mô tả khác được nêu trong Đơn đặt hàng hoặc được cung cấp hoặc phê duyệt bởi Bên mua.
– Hàng hóa của nhà cung cấp có chất lượng cao, được làm bằng vật liệu tốt và kỹ thuật xuất sắc, và không có khuyết điểm.
– Trong trường hợp hàng hóa được đặt hàng cho một mục đích cụ thể, hàng hóa được cung cấp phải phù hợp và đầy đủ cho mục đích đó.
– Trong trường hợp không có quy định nào trái ngược với các thông số kỹ thuật, hàng hóa được cung cấp sẽ có chất lượng tốt nhất và đạt tiêu chuẩn cao nhất.
– Ngoài ra, nhà cung cấp cam kết sẽ giao hàng đúng hẹn và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt trong suốt quá trình bán hàng. Đội ngũ chuyên gia của nhà cung cấp luôn sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc quan tâm nào của bạn. Ngoài ra, nhà cung cấp cung cấp bảo hành cho tất cả các sản phẩm của mình để đảm bảo bạn hài lòng với mua hàng của mình. Cảm ơn bạn đã xem xét nhà cung cấp của bạn là lựa chọn.
– Nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ được cung cấp cho khách hàng, nhà cung cấp cam kết sử dụng đội ngũ nhân viên lành nghề và có chuyên môn cao. Tất cả các nhân viên của nhà cung cấp được đào tạo để tuân thủ tất cả các quy định, quy tắc, và hướng dẫn liên quan đến việc thực hiện dịch vụ. Nhà cung cấp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu về an toàn và các yêu cầu khác của Bên Mua đã được truyền đạt đầy đủ và chính xác đến nhà cung cấp.
– Ngoài ra, nhà cung cấp cam kết thực hiện dịch vụ một cách chuyên nghiệp và có trách nhiệm, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nhà cung cấp luôn cố gắng cải tiến dịch vụ của mình để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và đảm bảo sự hài lòng của họ.
Nghĩa vụ của nhà cung cấp:
– Giao hàng và thực hiện dịch vụ theo Đơn Hàng đúng hạn;
– Duy trì, giám sát chương trình an toàn và môi trường liên quan đến dịch vụ và tuân thủ quy định về an toàn, sức khỏe và môi trường của Bên Mua;
– Xin phép và duy trì giấy phép cung cấp dịch vụ;
– Cung cấp các lao động, nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, công cụ, vận chuyển và cơ sở vật chất khác cần thiết để thực hiện Đơn Hàng;
– Điều phối các khâu của dịch vụ;
– Xử lý, vận chuyển và tiêu hủy nguyên vật liệu và chất thải phát sinh từ việc sử dụng các nguyên vật liệu nói trên.
– Không thải bất kỳ chất thải nào tại cơ sở của Bên Mua.
– Kiểm tra trình thiết bị, công cụ, giàn giáo và/hoặc nguyên vật liệu Bên Mua.
– Sử dụng Nguyên vật liệu Bên Mua chỉ khi phù hợp với mục đích sử dụng và trả lại chúng cho Bên Mua.
– Quản lý an toàn người và tài sản trong Địa Điểm Dịch Vụ và tách biệt nó khỏi phần còn lại của cơ sở của Bên Mua.
Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Bộ luật Dân sự 2015
