Công nợ là gì? Cách quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả?

1. Công nợ là gì?

Trên nhiều phương diện, khái niệm công nợ là gì tương đối phức tạp, tuy nhiên, bạn có thể hiểu một cách đơn giản là khi người bán/ người mua thực hiện một giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức mà có thể trả góp, trả sau hoặc mua chịu trong một khoảng thời gian nhất định thì đều được gọi là công nợ. Từ khái niệm này, công nợ thường được chia thành 2 dạng là: Công nợ phải thu và công nợ phải trả.

Công nợ phải thu: Công nợ này xuất hiện khi nhà bán hàng đã thực hiện hoạt động đưa hàng hóa tới tay khách hàng và đã có hóa đơn, chứng từ kê khai thuế nhưng vì một lý do hay chính sách nào đó mà khách hàng chưa thanh toán hoặc mới chỉ thanh toán một phần. Công nợ phải thu thường bao gồm các khoản như: Tiền bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đại lý, nhà bán lẻ,…

Công nợ phải trả: Đối với người kinh doanh, công nợ phải trả thường xuất hiện giữa doanh nghiệp/ cửa hàng với nhà cung cấp trong các hoạt động nhập hàng, nguyên liệu hay các khoản công tác phí, công nợ nhà nước,…nhưng chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần.

2. Cách quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả:

2.1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh:

Lập một quy trình quản lý công nợ phải thu theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Trong đó, quy trình cần phải đảm bảo: xác định rõ trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng, cũng như thời gian nhắc nhở… Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán…

Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi, có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán. Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá… kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.

2.2. Xem lại khoản phải thu định kỳ, thường xuyên:

Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.

Định kỳ, kế toán công nợ phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên. Các loại báo cáo cần lập như là: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu – phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ…

2.3. Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng:

Gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chú tâm tới việc nay. Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian. Tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ.

Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hoá đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng. Làm như vậy để tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến thời gian thanh toán.

2.4. Gọi điện thoại nhắc nợ:

Kế toán nên nhắc về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán trước 5-10 ngày bằng email hoặc điện thoại. Và cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng nhẹ nhàng, thoải mái. Lưu ý nên tránh gọi điện cho khách hàng vào những ngày đầu năm, đầu tháng, đầu tuần vì xử lý không khéo dễ gây căng thẳng, khó chịu cho phía khách hàng.

2.5. Duy trì nhật ký thu nợ:

Với mỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi. Những vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng hứa trả tiền vào ngày… cần được ghi chú lại và phản ánh với bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.

2.6. Kế toán công nợ cần có nghiệp vụ chuyên môn tốt:

Đối với kế toán công nợ, cần phải có nghiệp vụ tốt như luôn ghi chép hoặc nhập liệu đầy đủ, chính xác thông tin. Phản ánh kịp thời, rõ ràng về từng đối tượng khách hàng, các khoản phải thu và khoản phải thanh toán. Theo dõi thường xuyên và có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ khi cần thiết, tránh để xảy ra tình trạng bị chiếm dụng vốn hay nợ quá lâu. Cuối tháng nên kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ.

2.7. Duy trì tốt các mối quan hệ:

Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp (như phòng kinh doanh). Ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì bộ phận thu hồi nợ của công ty có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan… để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy.

2.8. Sử dụng Phần mềm bán hàng có chức năng Quản lý công nợ:

+ Có công cụ theo dõi công nợ phải thu, công nợ phải trả một cách chuyên nghiệp.

+ Phần mềm quản lý sẽ giúp theo dõi các đối tác quá hạn, các khoản nợ đến kỳ phải thu.

+ Dựa trên các báo cáo từ phần mềm để xây dựng hệ thống đánh giá tín nhiệm, phân loại khách hàng công nợ.

+ Lập ra các chỉ tiêu đánh giá hệ số công nợ, tốc độ thu hồi công nợ,…

3. Quy trình quản lý công nợ:

3.1. Nợ phải thu:

Để đảm bảo khả năng thu hồi công nợ và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình quản lý công nợ, chủ kinh doanh cần nắm vững các bước trong quy trình quản lý công nợ như sau:

Bước 1: Quản lý công nợ và chính sách chi trả rõ ràng với từng nhóm đối tượng khách hàng.

Bước 2: Tạo quy trình quản lý công nợ phải thu dựa trên tiêu chuẩn và yêu cầu của cửa hàng. Đặc biệt, quy trình quản lý cần đảm bảo được trách nhiệm của từng cá nhân khi làm việc với khách hàng như: làm thế nào để nhắc nhở khách hàng, thời gian nhắc nhở hay kịch bản phù hợp với từng nhóm khách hàng.

Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng để thu hồi nguồn tiền, công nợ trong thời gian ngắn. Nên lưu ý kết hợp các câu lệnh để thúc giục khách hàng trả tiền đúng hạn mà không gây mất thiện cảm và giữ mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.

Bước 4: Đảm bảo khả năng liên hệ với khách hàng để hoàn thiện quy trình thanh toán. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chủ kinh doanh cần áp dụng các hình thức như email, nhắn tin, gọi điện hay hẹn gặp để khách hàng không chậm trễ trong việc hoàn trả nợ.

3.2. Nợ phải trả:

Đối với nợ phải trả, quy trình quản lý hợp lý nên được phân chia theo từng nhà cung cấp. Theo đó, kế toán công nợ cần dựa trên sổ công nợ chi tiết và bảng đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ để xây dựng và theo dõi tình hình công nợ của từng nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể lên kế hoạch trả nợ hợp lý và đúng thời gian hơn, nâng cao uy tín với đối tác của mình.

Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng cần đảm bảo việc lưu trữ đầy đủ các loại báo cáo, chứng từ như tuổi nợ hóa đơn, bảng kê hóa đơn đến hạn, quá hạn thanh toán và bảng kê hóa đơn còn nợ của nhà cung cấp.

Hãy quản lý nợ phải trả theo từng hợp đồng mua hàng. Phương pháp quản lý này đòi hỏi chủ kinh doanh phải xây dựng được chính sách mua hàng hợp lý, khéo léo đàm phán về các vấn đề công nợ cũng như có công cụ quản lý hiệu quả.

Mỗi hợp đồng sẽ có thể có nhiều giai đoạn thanh toán theo từng tiến độ và khối lượng thực hiện, do đó, việc chủ kinh doanh giải quyết tốt những vấn đề trên là yếu tố vô cùng quan trọng.