Cơ sở dữ liệu là gì? Cơ sở dữ liệu tiếng Anh là gì? Ưu điểm cơ sở dữ liệu? Đặc điểm của cơ sở dữ liệu? Vấn đề cần giải quyết về cơ sở dữ liệu? Quản lý cơ sở dữ liệu là gì? Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu?
Trong nhiều năm gần đây, thuật ngữ Cơ sở dữ liệu – Database đã trở nên quen thuộc trong nhiều lĩnh vực. Các ứng dụng tin học vào quản lý ngày càng nhiều và đa dạng, hầu hết các lĩnh vực kinh tế, xã hội… đều đã ứng dụng các thành tựu mới của tin học vào phục vụ công tác chuyên môn của mình. Chính vì lẽ đó mà ngày càng nhiều người quan tâm đến thiết kế, xây dựng và ứng dụng cơ sở dữ liệu (CSDL).
Mục lục bài viết
1. Cơ sở dữ liệu là gì?
CSDL và công nghệ CSDL đã có những tác động to lớn trong việc phát triển sử dụng máy tính. Có thể nói rằng CSDL ảnh hưởng đến tất cả các nơi có sử dụng máy tính như: Kinh doanh (thông tin về sản phẩm, khách hàng,…), Giáo dục (thông tin về sinh viên, điểm,…), Thư viện (thông tin về tài liệu, tác giả, độc giả,…), Y tế (thông tin về bệnh nhân, thuốc…),…
Cơ sở dữ liệu là hệ thống thông tin có cấu trúc, có tính nhất quán được lưu trữ tại các thiết bị lưu trữ, nhằm phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng cho nhiều người, nhiều chương trình khác nhau. Không cơ quan, đơn vị nào có thể phủ nhận được vai trò của dữ liệu.
Các cơ sở dữ liệu được sắp xếp theo cấu trúc riêng, tạo thành các trường dữ liệu hay bản dữ liệu, và có thể liên hệ với nhau. Được người sử dụng chỉnh sửa, bổ sung, truy cập, truy xuất tùy theo mục đích sử dụng khác nhau.
Hệ thống cơ sở dữ liệu có thể khắc phục tất cả các nhược điểm của hệ thông tin khi được tích trữ dưới dạng tệp tin như: Hạn chế tối đa sự trùng lặp, tăng sự chia sẻ về thông tin. Kiểm soát được số người truy xuất và truy cập vào nguồn thông tin nhờ tính năng quyền bảo mật.
Danh bạ điện thoại là một ví dụ về CSDL khi nó là tập hợp các thông tin có ý nghĩa, có cấu trúc và các thông tin này có liên quan với nhau và có thể hệ thống được.
Trong khái niệm này, chúng ta cần nhấn mạnh, CSDL là tập hợp các thông tin có tính chất hệ thống, không phải là các thông tin rời rạc, không có liên quan với nhau. Các thông tin này phải có cấu trúc và tập hợp các thông tin này phải có khả năng đáp ứng nhu cầu khai thác của nhiều người sử dụng một cách đồng thời. Đó cũng chính là đặc trưng của CSDL.
Cơ sở dữ liệu tiếng Anh là: Database
2. Ưu điểm cơ sở dữ liệu:
Từ khái niệm trên, ta thấy rõ ưu điểm nổi bật của CSDL là:
Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất và do đó đảm bảo được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu (Cấu trúc của cơ sở dữ liệu được định nghĩa một lần. Phần định nghĩa cấu trúc này gọi là meta-data, và được Catalog của HQTCSDL lưu trữ).
Đảm bảo sự độc lập giữa dữ liệu và chương trình ứng dụng (Insulation between programs and data): Cho phép thay đổi cấu trúc, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu mà không cần thay đổi chương trình ứng dụng.
Trừu tượng hoá dữ liệu (Data Abstraction): Mô hình dữ liệu được sử dụng để làm ẩn lưu trữ vật lý chi tiết của dữ liệu, chỉ biểu diễn cho người sử dụng mức khái niệm của cơ sở dữ liệu.
Nhiều khung nhìn (multi-view) cho các đối người dùng khác nhau: Đảm bảo dữ liệu có thể được truy xuất theo nhiều cách khác nhau. Vì yêu cầu của mỗi đối tượng sử dụng CSDL là khác nhau nên tạo ra nhiều khung nhìn vào dữ liệu là cần thiết.
Đa người dùng (multi-user): Khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng và nhiều ứng dụng khác nhau.
Chính vì vậy việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu là cần thiết. Không những giúp thông tin dữ liệu được đồng nhất, kể cả những thông tin mang tính hệ thống lớn, mà còn có thể chia sẻ được cho nhiều người, sử dụng được nhiều thông tin cùng một lúc nên đáp ứng nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau của cá nhân.
3. Đặc điểm của cơ sở dữ liệu:
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin có sự liên kết với nhau tạo nên tính logic, từ nguồn dữ liệu này có thể tìm kiếm được nguồn dữ liệu khác. CSDL (Cơ sở dữ liệu) được tạo nên có mục đích sử dụng rõ ràng, phù hợp cho một nhóm đối tượng cùng sử dụng đồng thời.
Ví dụ về cơ sở dữ liệu như sau: Trên một trang Web sẽ có 3 phần. Phần lập trình được thiết kế bởi lập trình viên giúp cho trang hoạt động theo mục đích của chủ web. Phần dữ liệu như video, media dùng cho đối tượng người sử dụng với mục đích khai thác thông tin. Phần cơ sở dữ liệu như bài viết, tin tức, đánh giá,.. là do admin cập nhật với nội dung muốn gửi đến người dùng.
Cơ sở dữ liệu xuất hiện rộng rãi ở mọi lĩnh vực trong đời sống ví dụ như lưu trữ danh bạ bạn bè trong điện thoại, lưu trữ bạn bè trong facebook, lưu trữ các địa chỉ mail, yahoo; Lưu trữ lịch sử các hoạt động trên ứng dụng Grab, ứng dụng Uber, ứng dụng Fastgo; Lưu trữ giao dịch tại ngân hàng; Lưu trữ lịch sử cuộc gọi,…
Theo thống kê có khoảng 99,99% các ứng dụng cần đến cơ sở dữ liệu. Như vậy hầu như không đơn vị nào không có nhu cầu sử dụng hệ dữ liệu cả. Từ những dữ liệu đơn giản ví dụ như file text, microsoft access, sqlite,… đến các nguồn dữ liệu lớn và phức tạp như SQL Server hay Oracle,….
4. Vấn đề cần giải quyết về cơ sở dữ liệu:
Để đạt được các ưu điểm trên, CSDL đặt ra những vấn đề cần giải quyết. Đó là
Tính chủ quyền của dữ liệu: Do tính chia sẻ của CSDL nên chủ quyền của CSDL dễ bị xâm phạm.
Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng: Do có nhiều người được phép khai thác CSDL nên cần thiết phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền hạn khai thác CSDL.
Tranh chấp dữ liệu: Nhiều người được phép cùng truy cập vào CSDL với những mục đích khác nhau: Xem, thêm, xóa hoặc sửa dữ liệu. Cần phải có cơ chế ưu tiên truy cập dữ liệu hoặc giải quyết tình trạng xung đột trong quá trình khai thác cạnh tranh. Cơ chế ưu tiên có thể được thực hiện bằng việc cấp quyền (hay mức độ) ưu tiên cho từng người khai thác.
Đảm bảo dữ liệu khi có sự cố: Việc quản lý dữ liệu tập trung có thể làm tăng nguy cơ mất mát hoặc sai lệnh thông tin khi có sự cố mất điện đột xuất hoặc đĩa lưu trữ bị hỏng. Một số hệ điều hành mạng có cung cấp dịch vụ sao lưu ảnh đĩa cứng (cơ chế sử dụng đĩa cứng dự phòng – RAID), tự động kiểm tra và khắc phục lỗi khi có sự cố. Tuy nhiên, bên cạnh dịch vụ của hệ điều hành, để đảm bảo an toàn cho CSDL, nhất thiết phải có một cơ chế khôi phục dữ liệu khi có sự cố xảy ra.
5. Quản lý cơ sở dữ liệu là gì?
Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là hệ thống được thiết kế để quản lý cơ sở dữ liệu tự động và có trật tự. Các hành động quản lý này bao gồm chỉnh sửa, xóa, lưu thông tin và tìm kiếm (truy xuất thông tin) trong một nhóm dữ liệu nhất định.
Nói một cách dễ hiểu hơn, hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống tự động giúp người dùng có thể kiểm soát các thông tin, tạo, cập nhật và duy trì các CSDL. Trong đó, hai thành phần chính trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là: Bộ xử lý truy vấn (bộ xử lý yêu cầu) và bộ quản lý dữ liệu.
6. Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu:
Trong thời buổi công nghệ số hiện nay, nhiều quy trình, công đoạn hay các hệ thống quản trị đều được mã hóa và vận hành bởi các thiết bị, phần mềm nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất. Trên cơ sở đó, các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu ra đời và đóng vai trò quan trọng trong xử lý và kiểm soát nguồn thông tin. Cụ thể, hệ thống quản trị CSDL có các chức năng chính như sau:
Cung cấp môi trường tạo lập cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị CSDL đóng vai trò cung cấp cho người dùng một ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu để mô tả, khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu.
Cung cấp cách cập nhật và khai thác dữ liệu: Hệ quản trị CSDL cung cấp cho người dùng ngôn ngữ thao tác dữ liệu để diễn tả các yêu cầu, các thao tác cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu. Thao tác dữ liệu bao gồm: Cập nhật (nhập, sửa, xóa dữ liệu), Khai thác (tìm kiếm, kết xuất dữ liệu).
Cung cấp các công cụ kiểm soát, điều khiển các truy cập vào cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo thực hiện một số yêu cầu cơ bản của hệ cơ sở dữ liệu. Bao gồm: (1) Đảm bảo an ninh, phát hiện và ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp. (2) Duy trì tính nhất quán của dữ liệu. (3) Tổ chức và điều khiển các truy cập. (4) Khôi phục cơ sở dữ liệu khi có sự cố về phần cứng hay phần mềm. (5) Quản lí các mô tả dữ liệu.
Trong nghiên cứu thị trường
Với đặc điểm phải khảo sát số lượng lớn mẫu theo các tiêu chí lựa chọn, đồng thời chịu áp lực của khách hàng về việc phải cập nhật số liệu nhanh, chính xác, báo cáo đầy đủ, trong thời gian ngắn, việc sử dụng phần mềm và hệ cơ sở dữ liệu tương ứng hỗ trợ:
– Giảm lượng giấy tờ cần lưu trữ
– Quản lý lượng lớn kết quả khảo sát lâu dài, so sánh kết quả khảo sát qua các năm của cùng 1 khách hàng, cùng 1 chỉ tiêu dễ dàng, tức thời, hiệu quả
– Cuộc khảo sát luôn được cập nhật nhanh chóng, tránh trùng (1 khách hàng chỉ được khảo sát bởi 1 điều tra viên trừ trường hợp khác cho phép), tránh thiếu thông tin (phần mềm cảnh báo khi chưa đầy đủ các thông tin yêu cầu), sai lệch thông tin (do phải nhập lại từ giấy tờ vào file), mất dữ liệu (giấy tờ), tránh thiếu khách hàng cần khảo sát (phần mềm nhắc)
– Một số báo cáo đơn giản được trích xuất tức thời
– Việc kiểm soát điều tra viên và độ trung thực của kết quả điều tra đơn giản hơn
– Chi phí ban đầu có thể tăng lên, tuy nhiên, chi phí triển khai lâu dài giảm xuống.
*Trong quản lý bán hàng
Việc nhiều bộ phận, cá nhân cùng lúc tra cứu, cập nhật thông tin về 1 khách hàng, 1 đơn hàng là điều không thể tránh khỏi. Hệ thống cơ sở dữ liệu đơn giản hóa công việc quản lý khách hàng
Cho phép quản lý hàng triệu khách hàng cùng lúc, lưu trữ toàn bộ các giao dịch, đặc điểm, kết quả, trạng thái… của từng khách hàng
Cùng lúc tra cứu 1 hoặc nhiều khách hàng có các đặc điểm theo yêu cầu
Cập nhật cùng lúc nhiều mặt của cùng một khách hàng theo phân quyền
Bộ phận marketing lưu trữ thông tin về các chiến dịch, danh sách khách hàng tìm kiếm được sau mỗi chiến dịch
Phòng kinh doanh được phép sửa thông tin cơ bản, các thông tin phục vụ chăm sóc khách hàng, các đơn hàng
Bộ phận kho, sản xuất lưu trữ thông tin các thông tin về kết quả sản xuất đơn hàng, tình trạng kho hàng
Bộ phận kế toán lưu trữ các giao dịch liên quan đến đơn hàng, các chi phí phát sinh
Các dữ liệu rời rạc từ các bộ phận trên được thống nhất, lưu trữ xuyên suốt trong suốt quá trình từ lúc tìm được đến lúc bán hàng, xuất hóa đơn và lịch sử giao dịch về sau, giảm tỷ lệ bị trùng khách hàng, cung cấp thêm các thông tin để phân nhóm, xây dựng các chiến dịch chăm sóc khách hàng phù hợp nhất với nhu cầu (theo dữ liệu giao dịch lịch sử) của khách hàng.
Ngoài ra, việc lưu trữ file khách hàng riêng lẻ khiến các công ty gặp khó khăn khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc và cầm toàn bộ dữ liệu khách hàng sang công ty đối thủ. Cơ sở dữ liệu được phân quyền hiệu quả chỉ cho phép nhân viên tìm kiếm, lấy các thông tin cho phép, giảm rủi ro mất khách hàng không đáng có này.
Việc xem xét dữ liệu lịch sử, so sánh dữ liệu qua các năm cũng giúp công ty nhìn nhận các xu hướng tăng giảm doanh thu theo các điều kiện thời gian, môi trường… nhằm chuẩn bị trước các kế hoạch ứng phó phù hợp
Dữ liệu lịch sử nhân viên kinh doanh giúp đánh giá các thế mạnh, yếu của từng nhân viên, giúp công ty xây dựng cơ chế thưởng phạt, đào tạo phù hợp nâng cao kết quả chung.
*Trong quản trị nhân sự
Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ trước khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến cả sau khi nhân sự đó nghỉ khỏi công ty. Mỗi nhân sự bao gồm rất nhiều thông tin rời rạc, rất khó quản lý nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hoặc file riêng lẻ, đặc biệt khi cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc các dữ liệu không “khớp” với nhau không phải là hiếm. Một hệ thống phần mềm phù hợp sẽ giúp ban lãnh đạo công ty:
Thông tin nhân sự được lưu trữ đồng bộ trong suốt quá trình từ trước, trong và sau khi làm việc tại công ty: thông tin cơ bản về nhân sự, các quyết định liên quan, kết quả đánh giá hiệu suất làm việc, mức lương, khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, thăng chức… Các phần mềm thông tin nhân sự giúp quản lý thông tin cá nhân của nhân sự một cách bài bản và xuyên suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
Thông tin được đảm bảo về tính đồng bộ, sẵn sàng, duy nhất, không trùng lặp… và chỉ được xem, sửa bởi những bộ phận / cá nhân được phân quyền phù hợp.
Hệ thống báo cáo giúp đánh giá toàn diện các mặt của nhân sự công ty, từ đó xây dựng các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… hiệu quả, đúng nhu cầu
Giúp xây dựng và đồng bộ hệ thống lương thưởng, phúc lợi phù hợp toàn hệ thống
