Chứng từ kế toán là gì? Đặc trưng và phân loại

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là chứng từ thường do phòng kế toán phát hành để ủy nhiệm chi. Nó cũng có thể được gọi là một biên bản ghi nhớ trách nhiệm đối với bất kỳ tổ chức nào. Chứng từ kế toán có thể được coi là một tài liệu dự phòng bằng văn bản cho các khoản thanh toán được thực hiện cho nhà cung cấp hoặc chủ nợ trong bất kỳ tổ chức nào cho hoạt động kinh doanh được thực hiện với bên đó. Tài liệu này đóng một vai trò quan trọng trong việc bắt đầu quá trình xóa bỏ trách nhiệm pháp lý. Tất cả các tài liệu liên quan khác có thể được thu thập và xác minh bằng cách sử dụng một chứng từ.

Chứng từ kế toán khi kiểm đếm cũng có bàn tay đưa ra cơ chế lừa gạt phù hợp. Bộ phận kế toán phải đảm bảo rằng mọi khoản thanh toán cho nhà cung cấp là, Được ủy quyền một cách thích hợpHàng hóa và dịch vụ được nhận so với khoản thanh toán

Thanh toán theo thỏa thuận đã tồn tại từ trướcKhi một chứng từ được phát hành để thanh toán, nó ngụ ý rằng tất cả các điều kiện tiên quyết này của quy trình cơ chế kiểm soát đã được thực hiện và việc thanh toán cho nhà cung cấp là tốt để thực hiện.

Khi tổ chức nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp và phát sinh nghĩa vụ thanh toán thì kế toán về cơ bản phải lập chứng từ kế toán. Các chứng từ đóng vai trò là chứng từ hỗ trợ liên quan đến bất kỳ khoản thanh toán nào được thực hiện và tệp sổ cái. Ngoài ra, chứng từ kế toán được coi là tài liệu nguồn và lưu động mà tổ chức kinh doanh đã thực hiện giao dịch tài chính. Do đó, họ đóng một vai trò quan trọng trong quá trình kiểm toán của tổ chức. Kiểm toán viên bên ngoài coi các chứng từ như một phần bằng chứng kiểm toán. Các giao dịch của tổ chức có thể được kiểm soát và theo dõi dễ dàng với việc sử dụng chứng từ.

2. Đặc trưng của chứng từ kế toán:

Các thành phần của chứng từ kế toánKế toán chứng từ thường là một phần của hệ thống thanh toán thủ công với cơ chế kiểm soát chặt chẽ. Các chứng từ được lập với sự trợ giúp của các tài liệu nguồn như bảng, bàn đối ứng, sổ séc, phiếu thu, phiếu gửi tiền ngân hàng, hóa đơn, giấy báo tiền mặt và các thông tin khác. Các tài liệu nguồn có liên quan đến giao dịch tài chính và cũng đảm bảo sự tồn tại của các giao dịch đó. Dữ liệu và thông tin trên voucher thường chứa như được đề cập dưới đây:

– Số phiếu giảm giá

– Ngày và các loại chứng từ kế toán

– Cột ghi có và ghi nợ

– Cột Chi tiết

– Nó bao gồm một mô tả ngắn gọn về hồ sơ của giao dịch

– Số nhận dạng của nhà cung cấpSố tiền phải trả bằng chữ và số liệu

– Cột cho tổng số

– Ngày đến hạn thanh toán

– Tên của tài khoản mà theo đó trách nhiệm pháp lý được tạo ra

– Các điều khoản và điều kiện để được giảm giá hoặc các chương trình khác

– Dấu duyệt và chữ ký của kế toán

– Chữ ký được ủy quyền của cấp trên

– Chữ ký của người nhậnViệc chuẩn bị các chứng từ kế toán có thể là một công việc khó khăn.

Kế toán phải cảnh giác trong khi chuẩn bị các chứng từ cho giao dịch diễn ra. Từng chi tiết từng phút cần được kiểm tra và xác minh kỹ lưỡng. Dưới đây là một số điểm chính mà kế toán cần lưu ý khi lập chứng từ:

– Các tài liệu hỗ trợ cần được xác minh kỹ lưỡng.

– Người ký được ủy quyền phải ký vào các tài liệu hỗ trợ của chứng từ.

– Kế toán cần sử dụng các loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ.

– Các mặt ghi có và ghi nợ của chứng từ phải được đối chiếu và cân đối.

– Điều cần thiết nhất đối với kế toán là đảm bảo rằng chứng từ có đúng đầu tài khoản đã đề cập. Điều này sẽ đảm bảo rằng giao dịch được ghi đúng vào sổ sách tài khoản.

3. Phân loại về chứng từ kế toán:

Cùng với những hiểu biết về ý nghĩa của chứng từ trong kế toán, người kế toán cũng cần có những hiểu biết tường tận về các loại chứng từ. Điều này giúp kế toán chuẩn bị một chứng từ thích hợp liên quan đến giao dịch tài chính. Ngoài ra, các loại chứng từ khác nhau có ý nghĩa và hàm ý khác nhau. Một số loại chứng từ được đề cập dưới đây:

– Thứ nhất, Phiếu thu

Ngân hàng hoặc các khoản thu tiền mặt được ghi nhận thông qua một phiếu thu. Phiếu thu có hai loại, nôm na là phiếu thu ngân hàng và phiếu thu tiền mặt. Phiếu thu tiền mặt được lập cho số tiền nhận được bằng tiền mặt. Chứng từ nhận ngân hàng ghi việc nhận hối phiếu hoặc séc. Điều này ngụ ý rằng số tiền được nhận trong ngân hàng thay vì tiền mặt.

– Thứ hai, Phiếu thanh toán

Phiếu chi ngược lại với phiếu thu. Trong khi chứng từ nhận tiền đưa ra dòng tiền, chứng từ thanh toán mô tả các giao dịch có dòng tiền chảy ra. Trọng tâm của việc lập chứng từ thanh toán là ghi lại các giao dịch tiền mặt và ngân hàng để thanh toán trong một tổ chức. Tương tự như phiếu thu, phiếu chi cũng có hai loại là phiếu chi ngân hàng và phiếu chi tiền mặt. Các khoản thanh toán trong tổ chức thông qua tiền mặt được ghi trong chứng từ thanh toán tiền mặt, trong khi các khoản thanh toán bằng hối phiếu hoặc séc được ghi trong chứng từ thanh toán qua ngân hàng

– Thứ ba, Phiếu ghi nhật ký

Chứng từ ghi sổ còn được gọi là chứng từ chuyển khoản hoặc chứng từ không dùng tiền mặt. Tất cả các giao dịch không liên quan đến tiền mặt hoặc giao dịch ngân hàng hoặc các khoản tiền vào và ra đều được thông qua chứng từ nhật ký. Chúng là bằng chứng tài liệu xác thực cho giao dịch tài chính. Ví dụ, khi hàng hóa được bán theo phương thức tín dụng và không có giao dịch tiền mặt hoặc giao dịch ngân hàng ngay lập tức, thì chứng từ nhật ký được lập cho giao dịch đó. Con nợ được ghi nợ số tiền bán hàng, và tài khoản bán hàng được ghi có để chuyển bút toán kế toán.

– Thứ tư, Phiếu bán hàng

Mọi giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ đều được thông qua chứng từ bán hàng. Chứng từ bán hàng được lập để ghi nhận việc bán hàng bằng tiền và tín dụng được thực hiện trong tổ chức. Tài khoản con nợ có liên quan được ghi nợ, và tài khoản bán hàng được ghi có. Chứng từ bán hàng là bằng chứng và là bằng chứng của giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ trong tổ chức.

– Thứ năm, Phiếu mua hàng

Chứng từ mua hàng ghi lại giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ trong một tổ chức. Giao dịch mua có thể thông qua tiền mặt hoặc ngân hàng hoặc tín dụng. Nhà cung cấp có liên quan được ghi có khi mua hàng được ghi có. Phiếu mua hàng được hỗ trợ thông qua một số tài liệu liên quan như đơn đặt hàng, phiếu mua hàng của nhà cung cấp và các tài liệu khác liên quan đến việc mua hàng được yêu cầu.

– Thứ sau, Phiếu hỗ trợ

Bất kỳ giao dịch nào đã được thực hiện trong tổ chức trong quá khứ đều được ghi lại thông qua một chứng từ hỗ trợ. Nó là bằng chứng tài liệu bằng văn bản cho các sự kiện trong quá khứ trong một tổ chức. Ví dụ, để hỗ trợ chứng từ chính, chứng từ hỗ trợ được đính kèm với hóa đơn chi phí. Các chứng từ hỗ trợ như hóa đơn nhiên liệu có thể đóng vai trò như bằng chứng về việc đưa đón nhân viên.

Chứng từ kế toán rất quan trọng đối với sự bền vững của mọi tổ chức. Nó ghi lại và theo dõi các giao dịch tài chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Đồng thời, chứng từ kế toán giữ cho tổ chức được quản lý và tổ chức hợp lý, sẵn sàng cho bất kỳ loại kiểm toán nào và đảm bảo kiểm soát. Các loại chứng từ kế toán khác nhau có thể được sử dụng theo yêu cầu để đáp ứng nhu cầu cần thiết.