Chứng từ gốc là gì? Phân biệt giữa chứng từ gốc với chứng từ ghi sổ?

1. Chứng từ gốc là gì?

Chứng từ gốc là tất cả các giấy tờ, hoặc vật có giá trị tương đương, dùng làm căn cứ để chứng minh, xác thực, chứng cứ phát sinh hoạt động nào đó trong nội bộ đơn vị, tổ chức.

Chứng từ gốc thông thường được lập nên trong hoạt nội nội bộ của các đơn vị tổ chức, thực hiện hoạt động nào, giao dịch gì cũng cần lập nên chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn, căn cứ để xác định trách nhiệm của người lập chứng từ gốc, trách nhiệm cả đơn vị, tổ chức.

Chứng từ gốc là loại văn bản chứng từ quan trọng và được các bộ phận trong phòng ban có trách nhiệm liên quan của doanh nghiệp lập nên dựa trên những nghiệp vụ về kinh tế phát sinh xảy ra trong quá trình hoạt động của công ty, doanh nghiệp đó. Nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh đến đâu thì các bộ phận tại đó phải lập tức tiến hành thực hiện các chứng từ, văn bản để xác minh sự việc đến đó theo đúng các quy trình cũng như các quy định chung của cả doanh nghiệp và đúng cả về mặt pháp lý theo đúng quy trình của Luật thuế hiện nay về loại văn bản chứng từ đó. Và những chứng từ này được gọi chung là chứng từ gốc. Vai trò của chúng từ gốc là vô cùng quan trọng và có tính quyết định cao về mặt giá trị pháp lý.

Ngoài ra, một số văn bản chứng từ gốc quan trọng của doanh nghiệp có thể kể đến như: Hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu thu, …

Chứng từ gốc trong tiếng Anh là Original documents

Chứng từ tiếng Anh là: Voucher/Receipt/Document/Report

Nhắc đến chứng từ, thường có những cụm từ liên quan hay đi kèm được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kế toán tài chính như:

+ Hóa đơn được dịch sang tiếng Anh là: Bill

+ Thuế được dịch sang tiếng Anh là: Tax

+ Phí được dịch sang tiếng Anh là: Fee

+ Lệ phí được dịch sang tiếng Anh là: Registration fee

+ Hóa đơn giá trị gia tăng được dịch sang tiếng Anh là: Value Added Tax

+ Phiếu chi được dịch sang tiếng Anh là: Payslip

+ Phiếu thu được dịch sang tiếng Anh là: Receipts

+ Xuất kho được dịch sang tiếng Anh là: Out of stock

+ Phiếu nhập được dịch sang tiếng Anh là: Enter coupon

+ Mua bán hàng hóa được dịch sang tiếng Anh là: Sales of goods

+ Hạch toán được dịch sang tiếng Anh là: Mathematics

+ Đơn đặt hàng được dịch sang tiếng Anh là: Order

+ Bảng kê chi tiền được dịch sang tiếng Anh là: Payment statement

+ Bảng lương được dịch sang tiếng Anh là: Payroll

+ Hợp đồng kinh tế được dịch sang tiếng Anh là: Economic contract

2. Phân biệt giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ:

 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.

+ Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã thực hiện.

+ Chứng từ ghi sổ là căn cứ đề nghị để ghi sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ có thể là chứng từ gốc hoặc chứng từ được lập trên cơ sở chứng từ gốc và phải có chứng từ gốc đính kèm.

• Chứng  từ gốc là gì: Chứng từ gốc là do các phòng ban khác của công ty lập ra dựa trên nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra trong công ty. Nghiệp vụ phát sinh tại đâu thì tại đó phải lập chứng từ, chứng từ đó gọi là chứng từ gốc (Và vấn đề lập chứng từ gốc này phải quy trình, mẫu biểu của Công ty để ra cũng như tuân thủ về mặt chứng từ của Luật thuế). 

Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng tiền cho Ông Tuấn đi công tác 2 ngày tại Hà Nội thì theo quy trình Ông Tuấn sẽ lập 2 chứng từ gốc là Giấy công tác trình sếp duyệt và Giấy đề nghị tạm ứng tiền có chữ ký của người lập và trưởng phòng. Toàn bộ mẫu này phải theo quy trình và quy chế công tác phí của Công ty ban hành

• Chứng từ ghi sổ là gì: là do kế toán lập dùng để ghi sổ và nó phải có chữ Nợ và chữ có trên chứng từ ghi sổ. Nhưng trước khi lập chứng từ ghi sổ thì kế toán phải kiểm tra bộ chứng từ gốc chuyển sang là hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và đầy đủ hay chưa theo quy định của công ty cũng như theo quy định của Luật thuế.

Ví dụ: Cùng với ví dụ trên thì kế toán sẽ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của giấy công tác và giấy đề nghị tạm ứng thì kế toán sẽ lập chứng từ ghi sổ là phiếu chi trong trường hợp này.

Xem mẫu chứng từ ghi sổ có chữ nợ và chữ có và có ký hiệu chứng từ trên đó. Còn chứng từ gốc không có chữ nợ và chữ có. Do đó, cách phân biệt rõ nhất là xem chừng từ nào không có chữ nợ có thì đó là chứng từ gốc

3. Cách phân loại chứng từ gốc:

3.1. Phân loại theo vật mang tin:

Theo vật mang tin thì chứng từ có thể chia làm 2 loại: Chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử:

• Chứng từ bằng giấy là những chứng từ mà các nội dung của nó được lưu giữ trên vật liệu làm bằng giấy.
• Chứng từ điện tử thì thông tin được mã hoá và lưu giữ trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

3.2. Phân loại theo công dụng:

Chứng từ có thể chia thành chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.

Chứng từ gốc

Chứng từ gốc là một khái rất quan trọng mà mỗi học viên cần hiểu rõ và nhận biết chúng. Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất. Ví dụ như Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu thu v.v.

Chứng từ gốc được chia thành hai loại nhỏ là chứng từ mệnh lênh và chứng từ chấp hành: Trong đó:

• Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để truyền đạt các lệnh sản xuất, kinh doanh hoặc công tác nhất định như lệnh xuất kho, lệnh chi v.v. Chứng từ mệnh lệnh không được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
• Chứng từ chấp hành là chứng từ dùng để ghi nhận các lệnh sản xuất kinh doanh đã được thực hiện và là căn cứ để ghi sổ kế toán như Phiếu thu, Phiếu chi v.v. Các chứng từ gốc có thể do đơn vị tự lập hoặc thu nhận từ bên ngoài. Ví dụ như Phiếu xuất kho là do đơn vị tự lập, Hoá đơn GTGT mà đơn vị nhận được từ người cung ứng vật tư là thu nhận từ bên ngoài.

Chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ là những chứng từ dùng để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung nghiệp vụ để trên cơ sở đó kế toán ghi chép số liệu vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc. Nó chỉ có giá trị khi có các chứng từ gốc liên quan đi kèm.

3.3. Phân loại theo tính chất pháp lý:

Chứng từ kế toán có thể phân biệt thành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.

• Chứng từ bắt buộc là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Ví dụ như Hoá đơn GTGT. Đối với loại chứng từ bắt buộc, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương pháp lập chứng từ. Loại chứng từ bắt buộc được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế.
• Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa trên đó mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể. Chẳng hạn như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho.

3.4. Phân loại theo nội dung kinh tế:

Chứng từ có thể phân chia thành năm loại:

• Chứng từ về lao động tiền lương, chẳng hạn như Bảng chấm công.
• Chứng từ về hàng tồn kho, chẳng hạn như Phiếu xuất kho.
• Chứng từ về tiền tệ, chẳng hạn như Phiếu thu.
• Chứng từ về bán hàng, chẳng hạn như Thẻ quầy hàng.
• Chứng từ về TSCĐ, chẳng hạn như Biên bản bàn giao TSCĐ.

– Chứng từ gốc là gì được thể hiện thông qua cách phân chia như sau:

+ Chứng từ mệnh lệnh là loại chứng từ phát sinh trong nội bộ đơn vị, tổ chức có giá trị truyền đạt, yêu cầu thực hiện theo ví dụ điển hình như lệnh xuất kho, lệnh nhập kho, lệnh chi…

+ Chứng từ chấp hành là loại chứng từ phát sinh trong hoạt động của đơn vị, tổ chức có giá trị ghi nhận việc thực hiện các mệnh lệnh của đơn vị, doanh nghiệp trước đó, chứng từ này có thể xuất phát do đơn vị tự lập, hoặc có nguồn gốc từ bên ngoài ví dụ như phiếu thu, hóa đơn giá trị gia tăng.

– Những loại chứng từ gốc như trên được thể hiện qua những loại chứng từ như sau:

+ Những chứng từ liên quan đến hoạt động mua bán xuất hóa đơn như hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán lẻ, hóa đơn trả lại, hóa đơn hoàn trả.

+ Các chứng từ gốc trong quá trình thực hiện nghiệp vụ như vận chuyển hàng hóa là phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chuyển kho.

+ Các giấy tờ liên quan đến hoạt động thu, chi tiền, chuyển tiền như phiếu thu tiền, phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi, giấy chuyển tiền, giấy nộp tiền.

+ Các chứng từ trong hoạt động liên quan đến tài sản, công cụ dụng cụ như chứng từ điều chỉnh tài sản, chứng từ tăng tài sản, chứng từ giảm tài sản, chứng từ khấu hao tài sản, chứng từ tăng dụng cụ, chứng từ giảm dụng cụ…

– Chứng từ gốc mang lại ý nghĩa rất lớn trong hoạt động của đơn vị, tổ chức, và hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước.

+ Chứng từ gốc là những giấy tờ, hoặc vật giá trị tương đương chứng minh hoạt động của đơn vị, tổ chức có diễn ra theo đúng trình tự, theo quy định của pháp luật

+ Chứng từ gốc là căn cứ để xác định lập nên những chứng từ khác có giá trị phản ánh các nghiệp vụ diễn ra trong hoạt động của đơn vị tổ chức.

+ Chứng từ gốc dùng làm căn cứ để tính các chi phí, dùng làm căn cứ để chi trả các khoản phát sinh trong hoạt động của đơn vị, tổ chức, hay có thể làm căn cứ để chứng minh, chứng cứ khi có phát sinh tranh chấp.

+ Chứng từ gốc cần được lập và tổng hợp thành các loại chứng từ gốc cùng loại để có thể dễ dàng theo dõi, cũng như là cơ sở để đơn vị, tổ chức lập nên các loại chứng từ khác và thực hiện ghi chép vào sổ sách của đơn vị.

Kết luận: Trên đây là một số chia sẻ về chủ đề “chứng từ gốc là gì và cách phân biệt giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ”, một số kiến thức căn bản về chủ đề này sẽ giúp người đọc có câu trả lời tổng thể nhất, giúp cho bạn dễ dàng nắm bắt và thực hiện các nghiệp vụ kế toán của bản thân liên quan đến những loại hình văn bản chứng từ này.