Chứng từ ghi sổ là gì? Đặc điểm, phân loại và nguyên tắc lập chứng từ ghi sổ?

1. Chứng từ ghi sổ là gì?

Chứng từ ghi sổ là tập hợp những loại chứng từ khác nhau thể hiển số liệu liên quan đến chứng từ gốc. Kế toán sẽ thông qua việc tổng hợp những chứng từ này để lập chứng từ ghi sổ.

Bên cạnh đó, chứng từ ghi sổ còn được sử dụng để lập chứng từ gốc hoặc lập nhiều chứng từ gốc, nhưng những nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc đã hoàn thành cần phải tương ứng.

Khái niệm chứng từ ghi sổ dùng để chỉ về một loại chứng từ được người kế toán sử dụng vào mục đích tập hợp số liệu theo từng lợi sự việc được ghi trong các bản chứng từ gốc, ghi rõ ràng nội dung đó vào trong sổ cho từng sự việc khác nhau. Nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào dữ liệu thể hiện bên trong chứng từ để có thể lập nên chứng từ ghi sổ. Nếu không dựa vào chứng từ thì cũng có thể lấy số liệu từ bảng tổng hợp có cùng nội dung kinh tế, cùng loại mà lập nên chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ có thể thực hiện những chức năng lớn hơn khi nó vừa có thể lập cho một hoặc rất nhiều bản chứng từ gốc. Trong trường hợp lập nhiều chứng từ gốc thì tất cả các loại chứng từ đó đều phải thống nhất cũng một nội dung kinh tế, cùng phát sinh một cách thường xuyên ở trong cùng một tháng.

Chứng từ ghi sổ trong tiếng Anh là Recording vouchers.

Đặc điểm của chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ mang những đặc điểm cơ bản sau:

+ Chứng từ ghi sổ là cơ sở để trực tiếp để ghi chép sổ sách kế toán;

+ Việc ghi chứng từ mang tính tổng hợp theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ;

+ Nội dung thể hiện trên chứng từ ghi sổ phải thể hiện theo nội dung ghi nhận trong Sổ Cái;

+ Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán như: Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; các sổ khác, Thẻ kế toán chi tiết,…

2. Đặc trưng của ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ:

Chứng từ ghi sổ kế toán đòi hỏi người kế toán phải ghi đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh được chứng từ ghi nhận sẽ phải được phân loại, và ghi vào trong sổ theo số thứ tự, đồng thời cũng phải ghi đầy đủ vào trong sổ Cái. Chứng từ ghi sổ thường được áp dụng đối với các đơn vị có quy mô hoạt động từ vừa đến lớn, có sử dụng nhiều nhân lực phục vụ hoạt động kế toán, cần hạch toán nhiều tài khoản kế toán.

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ.” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

– Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.

– Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ cái;

+ Các Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:

+ Hàng ngày hoặc định kỳ:

Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

+ Cuối tháng:

Phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ cái lập bảng cân đối tài khoản.

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

3. Những lưu ý khi lập chứng từ ghi sổ:

Trình tự ghi chứng từ

Thời gian ghi trên chứng từ ghi sổ cần thể hiện theo trình tự thời gian xuyên suốt, cụ thể:

+ Ghi theo ngày hoặc ghi theo định kỳ:

Căn cứ vào các loại chứng từ kế toán hoặc bảng thống kê chứng từ, Quý vị cần kiểm tra thời gian lập chứng từ là ngày/ tháng/ năm nào. Dựa vào thời gian lập để ghi nhận chứng từ ghi sổ vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tiếp đó ghi vào Sổ Cái.

+ Ghi theo tháng:

Cuối tháng kế toán phải khóa sổ và tính tổng số tiền đã phát sinh hay hoàn thành khi thực hiện nghiệp vụ kinh tế trong tháng đó. Căn cứ vào đó để lập bảng cân đối tài khoản.

Đối chiếu các số liệu đã khớp trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp được dùng lập Báo cáo tài chính, Quý vị sẽ lập các chứng từ ghi sổ.

Nội dung trên chứng từ

+ Ghi số hiệu riêng của chứng từ ghi sổ

+ Ghi thời gian lập chứng từ ghi sổ

+ Ghi số tiền, giát trị của chứng từ ghi sổ

+ Cuối trang chứng từ sẽ cộng lũy kế để chuyển trang sau

+ Đầu trang tiếp phải ghi số cộng của trang trước chuyển sang.

Ngoài ra, khi lập chứng từ ghi sổ cần xác định đúng số liệu và kiểm tra lại số liệu ghi nhận trong những tài liệu liên quan. Đảm bảo mục đích tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký và Số Cái trùng khớp nhau.

4. Ý nghĩa của chứng từ ghi sổ kế toán:

Sở dĩ ngành kế toán đã có chứng từ rồi nhưng vẫn đòi hỏi các kế toán viên phải lập chứng từ ghi sổ là bởi vì loại chứng từ này có ý nghĩa, giá trị nhất định của nó đối với quá trình làm việc. Nói một cách cụ thể hơn thì chứng từ kế toán có 03 ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

– Thứ nhất, chứng từ ghi sổ giúp cho người kế toán trưởng quản lý dễ dàng số thứ tự của các chứng từ kế toán.

– Thứ hai, loại chứng từ này sẽ giúp cho những cán bộ quản lý tài chính, cán bộ thuế dễ dàng theo dõi chứng từ theo một trình tự rõ ràng, nội dung của chứng từ được sắp xếp tuân theo một nguyên tắc chủ đề nhất định, từ đó rất tiện cho việc theo dõi các vấn đề kế toán một cách khoa học và chính xác nhất về nội dung.

– Thứ ba, chứng từ ghi sổ kế toán sẽ giúp cho việc đối chiếu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng đối chiếu số liệu tổng và số được phát sinh ở trong cuốn sổ chứng từ ghi sổ.

Nhìn chung, thông qua chứng từ ghi sổ, chúng ta, đặc biệt là những nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được một phần cơ bản về tình hình phát triển của doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào.

Nguyên tắc khi ghi chứng từ ghi sổ:

Chứng từ ghi sổ chính là căn cứ trực tiếp để cho nhân viên kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp. Bởi vì, chứng từ ghi sổ là một trong hai nhiệm vụ cần thể hiện ở trong sổ kế toán tổng hợp, bao gồm: ghi đúng trình tự về thời gian mà trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đã thể hiện và ghi dựa trên nội dung kinh tế mà cuốn sổ cái thể hiện.

Nguyên tắc thứ hai khi kế toán lập chứng từ ghi sổ đó là lập chứng từ này dựa vào 2 cơ sở chính: một là từng bản chứng từ kế toán, hai là bảng tổng hợp của những chứng từ có cùng nội dung và cùng loại.

Nguyên tắc thứ ba khi lập chứng từ ghi sổ là kế toán viên cần đánh số thứ tự cho các chứng từ đúng với số thứ tự thể hiện bên trong sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, đi kèm theo đó phải đính kèm cả các chứng từ và trước khi ghi sổ chúng thì cần phải được người kế toán trưởng duyệt.

5. Nội dung, trình tự ghi sổ:

– Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập bảng Tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho Kế toán trưởng ( hoặc người phụ trách kế toán ) duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày tháng vào chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

– Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng lập “Bảng cân đối tài khoản”.

– Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản.

Cuối tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó.

Các Bảng Tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. Phân loại văn bản, giấy tờ, chứng từ cần lưu trữ

Theo kinh nghiệm của mình và dựa trên căn cứ qui định lưu trữ tôi phân loại chứng từ cần lưu trữ về kế toán theo các nhóm sau:

– Nhóm Văn bản quản lý

– Nhóm Chứng từ kế toán

– Nhóm Sổ sách kế toán

– Nhóm Báo cáo

– Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán

a) Nhóm Văn bản quản lý Nhóm văn bản quản lý: Là bao gồm các văn bản của đơn vị ban hành hoặc đơn vị chức năng NN ( cơ quan thuế, tài chính…) qui định riêng cho các hoạt động của đơn vị :

VD : qui định chức năng nhiệm vụ phòng KT, phân công công việc trong lĩnh vực kế toán, các qui định của công ty về vận hành bộ máy kế toán, kiểm soát nội bộ, trách nhiệm của các phòng ban khác thi thực hiện giao dịch, mua bán…..

b) Nhóm chứng từ kế toán : – Gồm các chứng gốc, chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ…liên quan trực tiếp đến hạch toán kế toán: VD : phiếu thu, chi, chứng từ nhập xuất hàng hoá, hoá đơn tài chính, bản tổng hợp chứng từ gốc…. Nhóm này có thể chia chi tiết như sau: – Chứng từ xử lý giao dịch – Văn bản, chứng từ hỗ trợ cho từng giao dịch riêng

*Chứng từ xử lý giao dịch quản lý các giao dịch ở mức cơ bản nhất.

Ví dụ: gửi tiền và rút tiền của ngân hàng, giao dịch mua bán bằng tiền mặt, giao nhận hàng hoá …. Những loại này thường có một khối lượng lớn và vì vậy, các giao dịch này cần phải được xác định một cách chính xác, rõ ràng về nội dung và thời gian Những thông tin này rõ ràng là rất quan trọng để có thể đánh giá, phân tích và tra cứu nhanh sau khi đã lưu trữ

*Văn bản chứng từ hỗ trợ giao dịch : Nội dung của chúng là báo cáo lại các trường hợp ngoại lệ và đưa ra những ý kiến tóm tắt về các hoạt động giao dịch. Loại này sẽ hỗ trợ bạn, đơn vị trong việc quản lý một cách có hiệu quả những hoạt động thường ngày của đơn vị. :

VD: Căn cứ về sự biến động trên thị trường GĐ ra quyết định điều chỉnh giá giá bán cho một lần bán hàng cho trực tiếp đơn vị A… Bất kỳ một đơn vị nào trong quá trình hoạt động của mình cũng không thể tránh khỏi việc đưa ra các thông tin bổ sung để hỗ trợ việc thực hiện hoạt động

c) Nhóm sổ kế toán :Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, thẻ kế toán chi tiết

d) Nhóm báo cáo: gồm báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán : tháng, quí năm.

e) Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán : đây là các loại chứng từ dùng là căn cứ để lập chứng từ kế toán

Các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế như: hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, hợp đồng liên doanh, tài liệu liệu quan đến thuế : miễn giảm, phạt, quyết định phân bổ vốn, phân bổ lợi tức, kiểm kê, đánh giá lại hành hóa, định giá tài sản …….

Và cuối cùng một trong những điều kiện kiên quyết cho chương trình kế toán bằng máy : các chứng từ đều phải in ra và có chữ ký, đóng dấu đầu đủ trước khi lưu trữ.

Kết luận: Khi thực hiện công tác kế toán, Quý vị chắc chắn phải nắm rõ các quy định về chứng từ ghi sổ cũng như hình thức để ghi sổ sách kế toán. Đây là công việc chuyên môn nghiệp vụ tương đối phức tạp và đòi hỏi có kiến thức về thuế, kế toán có kinh nghiệm thực hiện lập chứng từ.