Nhiều phòng ban hoặc bộ phận khác nhau được giao các nhiệm vụ khác nhau để thực hiện. Họ được chỉ định trên cơ sở chuyên môn của họ. Nhân viên của từng bộ phận thực hiện nhiệm vụ của mình nhằm đạt được các mục tiêu chung. Cùng bài viết tìm hiểu chức năng phối hợp của kiểm soát là gì? Nội dung chức năng phối hợp?
Mục lục bài viết
1. Chức năng phối hợp của kiểm soát là gì?
Phối hợp là quá trình đảm bảo sự tác động lẫn nhau nhịp nhàng giữa các chức năng của quản lý. Các mục tiêu chung đạt được mà không tốn nhiều thời gian, công sức và tiền bạc với sự giúp đỡ của sự phối hợp.
Một doanh nghiệp hiện đại bao gồm một số phòng ban. Ngày xưa, doanh nghiệp được chia thành các bộ phận như – mua hàng, sản xuất, bán hàng, tài chính và tài khoản. Tuy nhiên, bây giờ một ngày, doanh nghiệp được chia thành các bộ phận sau – mua hàng, sản xuất, kinh doanh, tài chính, tài khoản, nhân sự, nghiên cứu và phát triển, quan hệ công chúng và những thứ tương tự. Sự phân loại các phòng ban hiện nay rất lớn. Vì vậy, tầm quan trọng của sự phối hợp sau đó đã tăng lên.
Người quản lý phải thực hiện năm chức năng có liên quan lẫn nhau trong quá trình quản lý một tổ chức, đó là hệ thống được tạo thành từ các hệ thống con phụ thuộc và liên kết với nhau khác nhau. Người quản lý phải liên kết các nhóm đa dạng này để đạt được mục tiêu chung. Quá trình mà một nhà quản lý đồng bộ hóa các hoạt động của các bộ phận khác nhau được gọi là điều phối.
Phối hợp là lực lượng liên kết tất cả các chức năng khác của quản lý. Nó là sợi dây chung xuyên suốt tất cả các hoạt động như – mua hàng, sản xuất, bán hàng và tài chính để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của tổ chức. Đôi khi nó được coi như một chức năng riêng của quản lý.
Tuy nhiên, đó là bản chất của quản lý để đạt được sự hài hòa giữa các nỗ lực cá nhân nhằm hoàn thành các mục tiêu của nhóm. Mỗi chức năng Quản lý là một bài tập đóng góp riêng cho việc phối hợp. Sự phối hợp là tiềm ẩn và vốn có trong tất cả các chức năng của một tổ chức.
2. Sự cần thiết của chức năng phối hợp trong kiểm soát:
Phối hợp mang lại sự thống nhất hành động và tích hợp các hoạt động khác nhau. Mọi chức năng quản lý cần có sự phối hợp và đồng bộ của các hoạt động khác nhau.
Các chức năng quản lý được thực hiện một cách tốt hơn với sự hỗ trợ của sự phối hợp.
Quy hoạch cần có sự phối hợp giữa kế hoạch chính và kế hoạch phụ. Các kế hoạch của các phòng ban hoặc bộ phận khác nhau sẽ được điều phối để chuẩn bị một kế hoạch cho cả tổ chức. Trong khi thực hiện chức năng tổ chức, cần có sự phối hợp giữa quyền hạn, trách nhiệm và trách nhiệm giải trình ở các cấp.
Cần có sự phối hợp trong chức năng biên chế giữa tính chất công việc và trình độ của người lao động và giữa tính chất công việc và lương thưởng cố định. Trong chức năng chỉ đạo, cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa cấp trên và cấp dưới, giữa mệnh lệnh, chỉ thị, hướng dẫn, v.v. Trong chức năng kiểm soát, cần có sự phối hợp giữa các tiêu chuẩn đặt ra và hiệu suất thực tế.
Phối hợp cần thiết ở tất cả các cấp: Cần có sự phối hợp ở cấp cao nhất để đồng bộ hóa các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu chung của công ty. Ở cấp trung gian, cần có sự phối hợp để cân bằng hoạt động của các bộ phận khác nhau nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Ở cấp quản lý thấp hơn, các hoạt động của người lao động và những người khác được điều phối để đạt được các mục tiêu của bộ phận.
Phối hợp là chức năng quan trọng nhất của mọi tổ chức. Việc tích hợp các chức năng khác nhau sẽ được thực hiện thông qua sự phối hợp. Trong trường hợp không có sự phối hợp, sẽ có sự hỗn loạn và quản lý yếu kém. Sẽ cần có sự phối hợp để đưa ra những điều đúng đắn. Chính vì lý do đó mà trường phái tư tưởng cổ điển đã coi sự phối hợp là một chức năng riêng biệt. Tất cả các chức năng quản lý đều cố gắng đạt được sự tích hợp của các nỗ lực khác nhau và sự phối hợp trở thành bản chất của quản lý.
Có sự thống nhất hành động giữa các nhân viên, nhóm và bộ phận, đồng thời mang lại sự hài hòa trong việc thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động khác nhau để đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả. Phối hợp là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ nỗ lực nhóm nào. Khi một cá nhân đang làm việc thì không cần phải phối hợp, do đó, chúng ta có thể nói rằng chức năng điều phối là một sự sắp xếp có trật tự của các nỗ lực nhằm tạo ra sự thống nhất hành động nhằm theo đuổi một mục tiêu chung. Trong một tổ chức, tất cả các bộ phận phải vận hành một bộ phận của một đơn vị gắn kết để tối ưu hóa hiệu suất. Nhiều bộ phận thường thực hiện công việc mà một tổ chức tồn tại
3. Nội dung chức năng phối hợp của kiểm soát:
Chức năng phối hợp của kiểm soát được thể hiện qua nhiều giai đoạn khác nhau, cụ thể:
Lập kế hoạch là giai đoạn cơ bản để đạt được sự phối hợp. Khi các chức năng khác nhau được hoạch định hợp lý và các chính sách khác nhau được tích hợp thì sẽ dễ dàng đạt được sự phối hợp. Nếu giám đốc sản xuất định lập kế hoạch cho sự phát triển của mình thì tốt hơn hết bạn nên tham khảo ý kiến của giám đốc mua hàng, giám đốc nhân sự, giám đốc tài chính, giám đốc bán hàng. Khi sản xuất được lên kế hoạch với sự đồng ý của các nhà quản lý có liên quan khác thì sự phối hợp diễn ra ở cấp kế hoạch.
Nếu các nhà quản lý khác cảm thấy một số khó khăn thì họ sẽ giải thích và các quyết định được cả hai bên chấp nhận sẽ giải quyết được sự khác biệt. Sự phối hợp chắc chắn có thể đạt được ở giai đoạn lập kế hoạch. Giai đoạn lập kế hoạch là thời điểm lý tưởng để mang lại sự phối hợp và họ phải thấy rằng các kế hoạch khác nhau có mối quan hệ thích hợp với nhau.
Phối hợp là một phần thiết yếu của tổ chức. Sự phối hợp là bản chất của tổ chức. Khi một nhà quản lý nhóm và giao các hoạt động khác nhau cho cấp dưới, suy nghĩ về sự phối hợp sẽ được đặt lên hàng đầu trong tâm trí anh ta, các hoạt động liên quan được đặt cùng nhau để tránh sự chậm trễ và nhầm lẫn.
Trong quá trình tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm của những người khác nhau được xác định và ngay cả mối quan hệ giữa các công việc khác nhau cũng được xác định cụ thể. Toàn bộ quá trình tổ chức sẽ dẫn đến sự phối hợp hiệu quả. Một tổ chức có tư tưởng tốt cuối cùng sẽ dẫn đến sự phối hợp.
Thông qua chỉ đạo: Khi người quản lý chỉ đạo cấp dưới của mình, anh ta sẽ điều phối công việc của họ. Anh ta sẽ chỉ dẫn, hướng dẫn và hướng dẫn họ thực hiện một công việc được giao cho họ. Anh ta sẽ chỉ đạo theo cách đảm bảo việc đạt được các mục tiêu tổng thể của tổ chức. Người quản lý nên sử dụng hệ thống nhóm để đưa ra quyết định.
Mọi người nên được tự do bày tỏ lựa chọn của mình. Điều này sẽ tạo ra một loại ràng buộc đạo đức đối với nhân viên làm việc để thực hiện đúng các quyết định này. Công việc điều phối của người quản lý cũng sẽ trở nên dễ dàng. Vì vậy, sự chỉ đạo của nhân viên cũng sẽ dẫn đến sự phối hợp.
Người quản lý được yêu cầu kiểm soát công việc của mọi người trong tổ chức để mọi nỗ lực đều hướng tới các mục tiêu chính. Có thể có những trường hợp khi hiệu suất của cấp dưới không đạt hoặc nó không theo hướng mà lẽ ra phải đạt được. Người quản lý sẽ thực hiện các biện pháp khắc phục khi được yêu cầu.
Anh ta sẽ đồng bộ hóa công việc của cấp dưới để các mục tiêu đạt được một cách dễ dàng. Bản thân chức năng kiểm soát sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp vì nó sẽ yêu cầu đánh giá kết quả hoạt động của cấp dưới và sẽ cho phép người quản lý thực hiện các thay đổi nếu có sai lệch giữa các tiêu chuẩn đặt ra và kết quả đạt được.
Trong khi bố trí nhân sự, người quản lý cần lưu ý tính chất của công việc và loại người cần thiết để quản lý chúng. Anh ta nên đảm bảo số lượng người điều hành phù hợp ở các vị trí khác nhau để thực hiện đúng chức năng của họ. Các giám đốc điều hành có phẩm chất như vậy hoặc được đào tạo để họ có thể hợp tác và phối hợp các nỗ lực của họ.
Chức năng cơ bản của điều phối trong một doanh nghiệp cũng giống như chức năng của người chỉ huy dàn nhạc, người chỉ đạo các hoạt động của dàn nhạc theo cách mà nó tạo ra sự hài hòa trong âm nhạc. Tương tự như vậy, điều phối viên của một doanh nghiệp cũng chỉ đạo các hoạt động của nhóm theo cách thức mang lại những hành động hài hòa và thống nhất nhằm đạt được mục đích chung. Giống như chỉ huy dàn nhạc, người quản lý cũng thực hiện chức năng đảm bảo và duy trì sự thống nhất chỉ đạo trong toàn bộ tổ chức. Do đó, chức năng phối hợp của kiểm soát là điều không thể thiếu.
